Halk Kütüphanesi Yönetimi - Finans

Finans, herhangi bir halk kütüphanesinin bel kemiğidir. Kütüphane yöneticilerinin operasyonları kontrol etmenin yanı sıra kurumun mali durumunu izlemesi ve yönetmesi gerekir. Halk kütüphanesi mali faaliyetleri, fonları yönetme, bütçeleme ve maliyetleri kontrol etme işini içerir. Aynı zamanda varlıkların büyümesini de içerir.

Halk Kütüphanesi için Fon Kaynakları

Halk kütüphaneleri aşağıdaki kaynaklardan para alabilir -

  • Eyaletlere veya illere dağıtılan ulusal fonlar.

  • Belediye şirketi, otopark, vergiler ve diğer gelir yaratma araçlarından elde edilen belediye fonlarını halk kütüphanesine verir. Kütüphanecilerin bu fonlara başvurmaları gerekiyor.

  • Yardım hizmetleri ve ilgilenen kişiler tarafından verilen özel bağışlar.

Bazen fonlar, bilgi kaynaklarının satışı için müzayedeler yapılarak şirket içinde toplanır.

Halk Kütüphanesi Finans Bölümünün İşlevi

Aşağıdakiler, bir halk kütüphanesinin finans departmanı tarafından ele alınan işlevlerdir -

  • Yöneticilere, yöneticilere ve personele finansal raporlama.

  • Bütçe hazırlama ve tahsis

  • Yıllık denetimi yönetmek

  • Tüm makbuzları yönetme

  • Vergileri ve diğer resmi belgeleri hazırlamak

  • Bağışçılara ve hibe kurumlarına raporlama

Bir Halk Kütüphanesinin Finans Döngüsü

Bir Halk Kütüphanesinin finans döngüsü aşağıdaki genel adımları kapsar:

  • Planning- Yönetim ekibi, eksik projeler ve yeni projeler olan kütüphanede yapılması gerekenleri bulmaya çalışır. Daha sonra bulguları yöneticilere önerir. Bu projeler için yaklaşan giderleri değerlendirin. Yöneticileri gözden geçirin ve bir yıl gibi belirli bir dönem için hedefler belirleyin.

  • Budgeting- Tüm gelirleri ve tüm maliyetleri ve devam eden operasyonlar için gereken maliyetleri göz önünde bulundurun. Geçen yılın gelir ve maliyetlerini rakamlarla inceleyin ve analiz edin. Yeni mali / mali yıl için gelir ve maliyetleri tahmin edin.

    • Income Sources - Devletten tahsisatlar, Arkadaşlar çevrelerinin katkısı, bağışlar, bağışlar, kaynak toplama kitap satışı, para cezaları ve ücretler.

    • Expenses - Yakıt, kütüphane materyali, personel maaşları.

  • Operating - Planlanan planı yürütün.

  • Reporting- Mali faaliyetlerin ilerlemesini izlemek için aylık ve yıllık raporlar hazırlayın. Her bir fon için açılış bakiyesini, işlemi ve kapanış bakiyesini kaydeder. Bir bilanço, kütüphanenin genel bir mali resmini verir.

Halk Kütüphanesinde Kaynakların Harekete Geçirilmesi

Halk kütüphanesi yöneticilerinin kütüphane kaynaklarını seferber etmesinin çeşitli yolları vardır. Kaynakların nasıl harekete geçirildiğini bilmek için öncelikle bilinmesi gerekir -

Kaynak Seferberliği nedir?

Farklı kaynaklardan gelir elde etme süreci ve kütüphanenin bilgi kaynaklarını verimli ve ekonomik bir şekilde kullanıcıya ulaştırmaya hazır olması için kullanılan kolektif bir terimdir.

Kaynak Yaratma Yolları

Kütüphane yöneticilerinin etkili bir kaynak seferber etme stratejisi belirlemesi ve kütüphane için fon yaratmak için bunu verimli bir şekilde uygulaması gerekir. Aşağıdakiler kaynak seferberliğinin bazı yollarıdır -

  • Mali destek için bir bağış kurumuyla iletişime geçmek.

  • Kaynak geliştirme programları ve etkinlikleri düzenlemek, konukları katılmaya davet etmek ve kütüphane için bağış talep etmek.

  • Bankalar, sosyal toplantılar ve diğer halka açık alanlar gibi gerçekleşen yerlerde bağış talep etmek için bağış kutuları bulundurmak. Bu uygulama daha az miktar üretir, ancak kayda değerdir.

  • Mobilya, taşıt, kırtasiye, alet gibi ayni bağışlar için toplama noktaları oluşturmak.

  • Kolejlerden ve okullardan kütüphane için gönüllü destek talep etmek.

  • Bir yayın satarak ve satın alma planları sunarak para toplama.

Halk Kütüphanesinin Maliyet Etkinlik Analizi

Mevcut sınırlı fonlar altında, bir halk kütüphanesi bütçesini akıllıca kullanmalıdır. Maliyet Etkililik Analizi (CEA), halk kütüphaneleri tarafından sağlanan hizmetlerin maliyetleri ve etkililiğinin karşılaştırmalı bir analizidir. Bu araç aynı zamanda yönetime bütçe ayırma ve hangi tüm hizmetlerin sağlanacağına karar verme konusunda yardımcı olur. Oran açısından üretilir.

Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)

Halk Kütüphanesinin Maliyet Fayda Analizi

Maliyet Fayda Analizi (CBA), herhangi bir planın uygulanmasının ne kadar zayıf veya mükemmel olduğunu belirlemek için yapılır. Bir programın tüm olumlu ve olumsuz sonuçlarını parasal açıdan ölçer.

Yatırım konusunda karar verme ve iki veya daha fazla alternatifi karşılaştırma söz konusu olduğunda CBA faydalıdır.

Kütüphane yöneticileri tarafından yalnızca Faydalar> Maliyetler olduğunda bir alternatif seçilir.

Total Cost – Total Benefit = Net Benefit

Nerede,

  • Net Fayda + ve ise, Maliyet Fayda + ve olur.

  • Net Fayda –ve ise, Maliyet Fayda –ve'dir.

Halk Kütüphanesi Yıllık raporu

Bir halk kütüphanesinin yıllık raporu normalde aşağıdaki bilgileri içerir -

  • Kütüphanenin misyon beyanı

  • Yönetim kurulu başkanından / mütevelli heyetinden mektup

  • Kütüphane CEO'sundan bir mektup

  • Müşterilerin birkaç tanıklığı

  • Abonelerin birkaç referansı

  • Başarıların kısa açıklamaları ile etiketlenmiş, elde edilen kilometre taşlarını gösteren resimli zaman çizelgesi

  • Bir mali yıl boyunca elde edilen gelirleri ve kullanılan fonları gösteren sayılar ve grafikler

  • Konsolide faaliyet ve mali durum tablosu

  • Bağışçılar, direktörler ve kütüphane şubelerinin listesi