Quản lý sự chú ý - Mô hình khu vực

Quản lý sự chú ý giúp mọi người quản lý căng thẳng, năng suất hơn và quản lý thời gian tốt hơn. Quản lý sự chú ý đòi hỏi bạn không chỉ tập trung mà còn phải thực hiện. Đôi khi, chúng ta thất bại bởi vì chúng ta bị đe dọa bởi thành công. Điều rất quan trọng là phải có một suy nghĩ tích cực trong khi bạn thực hiện một kế hoạch. Điều này sẽ giúp bạn tập trung hơn.

Chúng ta có thể chia sự chú ý thành bốn khu vực khác nhau: Phản ứng, Chủ động, Phân tâm và Lãng phí. Bạn càng chú ý, điều đó càng phản ánh năng suất làm việc cũng như mức độ căng thẳng cá nhân của bạn.

Vùng phản ứng

Các nhà quản lý đặc biệt chú trọng đến khu vực phản ứng, vì họ giải quyết các thời hạn hoàn thành và đưa ra quyết định về các nhiệm vụ đòi hỏi thời gian và sự chú ý. Ví dụ, họ đang tham gia một dự án sắp hết hạn và một trong những nhân viên của họ kêu ốm và anh ta phải sắp xếp để có người điền vào.

Những cuộc khủng hoảng như vậy không giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu hoặc thời hạn của họ. Với những nhiệm vụ lớn xảy ra những tình huống bất ngờ. Hầu hết chúng chủ yếu xảy ra do phân bổ thời gian không hợp lý. Để chuyển từ khu vực phản ứng sang khu vực chủ động, họ nên cố gắng lãng phí ít thời gian hơn để bị phân tâm.

Vùng chủ động

Những người ở khu vực chủ động sẵn sàng làm việc chăm chỉ hơn và thích làm theo một số chiến lược hoặc quy trình để đạt được mục tiêu của họ. Họ luôn thích lên kế hoạch trước cho phù hợp để đạt được mục tiêu. Nếu bạn dành nhiều thời gian hơn ở vùng này, bạn có thể giảm thiểu thời gian của mình trong vùng phản ứng. Vùng này giúp bạn duy trì sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của mình.

Duy trì sự chủ động cũng giúp bạn có thái độ tích cực đối với công việc và đồng nghiệp. Nó giúp bạn lập ngân sách thu nhập, duy trì mối quan hệ thân tình, xem xét các mục tiêu của bạn và điều chỉnh các thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Nó cũng cải thiện hiệu suất của bạn theo thời gian.

Vùng bị phân tâm

Đây là khu vực mà hầu hết chúng ta dành nhiều thời gian hơn chúng ta thực sự phải làm. Những hoạt động này có vẻ như thể chúng đòi hỏi sự chú ý khẩn cấp của bạn, nhưng chúng không thực sự quan trọng. Điều này xảy ra khi mọi người bắt đầu làm bạn mất tập trung hoặc bạn bắt đầu ưu tiên nhu cầu của người khác trước nhu cầu của bạn. Chế độ nhắn tin nhanh, email, cuộc gọi điện thoại hoặc trò chuyện thường xuyên nằm trong khu vực này.

Rời khỏi vùng bị phân tâm

Như bạn đã nhận ra bây giờ, đây không phải là khu vực tốt nhất để ở. Nếu bạn đang ở trong khu vực này, hãy cố gắng rời khỏi nó càng sớm càng tốt. Điều này có thể được thực hiện theo những cách sau:

Turn off email alert- Không phải email nào cũng gấp đến mức cần được trả lời ngay khi bạn nhận được. Thông báo qua email thường khiến bạn mất tập trung và đôi khi đưa bạn từ Vùng chủ động sang Vùng bị phân tâm.
Create a time-blocked schedule- Không giải trí bằng các cuộc điện thoại hoặc email trong khi làm việc. Lên lịch thời gian để gọi lại và trả lời thư, đồng thời duy trì mối quan hệ thân tình.
Set boundaries- Lập thời gian biểu và tuân theo nó. Không bao giờ cho phép người khác làm bạn phân tâm trong hành động của mình, trừ khi nó thực sự khẩn cấp. Một khi bạn bắt đầu tuân theo lịch trình của mình, mọi người sẽ từ từ thích nghi với nó và ngừng làm bạn mất tập trung.

Những phương pháp này sẽ giúp bạn thoát khỏi Vùng bị phân tâm và tập trung hơn vào công việc quan trọng và khẩn cấp. Nó sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc thực sự đòi hỏi sự chú ý của bạn và sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Khu rác thải

Mọi người có xu hướng lãng phí thời gian của họ mà không có bất kỳ sự khiêu khích nào từ bên ngoài. Mọi người trong Khu vực lãng phí này tham gia vào những cuộc tán gẫu vô nghĩa, không làm gì cả, kiểm tra email, buôn chuyện với đồng nghiệp và duyệt trên Facebook, Twitter. Mục tiêu chính của người dân trong khu vực lãng phí là chuyển đến khu vực chủ động. Họ nên nghĩ về những mục tiêu họ muốn đạt được và việc lãng phí thời gian bằng cách mải mê vào những hoạt động không hiệu quả sẽ khiến họ rời xa ước mơ và hoài bão của mình như thế nào.

Mọi người ở đây dành nhiều thời gian để thư giãn và tưởng tượng hơn là thực sự làm điều gì đó hiệu quả hoặc hữu ích. Chuyển sự chú ý của bạn ra khỏi khu vực này có thể được thực hiện theo những cách sau:

Schedule personal time- Không thể lúc nào cũng tập trung vào một nhiệm vụ, vì vậy tốt hơn hết bạn nên nghỉ giải lao một lúc rồi quay trở lại công việc của mình. Luôn dành thời gian cho bản thân để thư giãn, ăn uống, hòa giải và thư giãn.
Limit temptation- Tránh để dành thời gian trò chuyện, sử dụng điện thoại và duyệt internet, thay vào đó hãy tập trung hơn vào công việc. Tốt hơn hết là bạn nên tắt điện thoại di động hoặc luôn nghỉ giải lao. Hãy nhớ rằng sẽ mất cùng một khoảng thời gian để hoàn thành công việc, vì vậy thời gian lãng phí cho những việc vặt vãnh thực sự đang trì hoãn công việc.