Thanh toán viễn thông - Quy trình

Thanh toán là tổng hợp tất cả các sự kiện không lặp lại, định kỳ và tính phí trên cơ sở từng tài khoản. Nó cũng là tính toán của tất cả các khoản phí chưa thanh toán và chiết khấu và tiền thưởng có sẵn.

Đầu ra từ quy trình thanh toán là một luồng dữ liệu hóa đơn được gắn thẻ có thể được sử dụng để tạo hóa đơn trên giấy, đĩa hoặc bất kỳ phương tiện nào khác. Công cụ thanh toán, là một phần của Hệ thống thanh toán, tạo hóa đơn.

Quy trình hóa đơn

Sơ đồ sau đây cho thấy sơ đồ cơ bản của Công cụ thanh toán và các chức năng liên quan:

Công cụ thanh toán chọn một tài khoản để tạo hóa đơn và thông tin liên quan sau đây để tạo dữ liệu hóa đơn -

• Tất cả các CDR được xếp hạng cho khách hàng trong tháng lập hóa đơn.

• Tất cả các loại phí (bắt đầu, cài đặt, định kỳ, tạm ngừng, chấm dứt, v.v.) áp dụng cho các sản phẩm và dịch vụ của khách hàng.

• Nếu có bất kỳ khoản hoàn trả nào hoặc bất kỳ khoản phí nào khác được áp dụng.

• Tổng số tiền chưa thanh toán từ các hóa đơn trước.

• Tổng các khoản thanh toán của khách hàng trong tháng nhất định.

• Tổng điều chỉnh được thông qua có lợi cho khách hàng hoặc chống lại khách hàng.

• Tổng chiết khấu cho khách hàng.

• Tổng số thuế áp dụng cho chi phí sử dụng và thuê của khách hàng.

• Thông số cấu hình thanh toán bắt buộc để chạy Công cụ thanh toán; ví dụ, ngày đến hạn thanh toán, v.v.

Thông tin được đề cập ở trên chỉ là một chỉ dẫn và có thể khác nhau giữa các hệ thống thanh toán và hệ thống thanh toán và nhà điều hành.

Billing Engine tạo ra dữ liệu thô có tất cả thông tin cần thiết để tạo hóa đơn cuối cùng và dữ liệu thô này có thể được sử dụng để tạo hóa đơn cuối cùng để gửi cho khách hàng cuối cùng.

Chu kỳ hóa đơn

Khi một khách hàng được thêm vào Hệ thống thanh toán, hệ thống sẽ chỉ định cho khách hàng một Chu kỳ thanh toán được xác định trước. Chu kỳ hóa đơn là ngày mà Billing Engine chạy và tạo hóa đơn cho một nhóm khách hàng.

Nếu có nhiều khách hàng, thì họ được chia thành các chu kỳ thanh toán khác nhau. Ví dụ: một nhóm khách hàng có thể có dữ liệu thanh toán vào ngày 1 hàng tháng; khác có thể có ngày thanh toán vào ngày 15 hàng tháng.

Nếu một khách hàng được chỉ định chạy hóa đơn vào ngày 1 của tháng, điều này sẽ được gọi là của khách hàng nominal bill date. Nhưng vì nhiều lý do khác nhau, nhiều lần việc chạy hóa đơn bị trì hoãn và hóa đơn thực tế được tạo vào một ngày sau đó, điều này sẽ được gọi làactual bill date.

Các loại hóa đơn

Có thể có nhiều loại hóa đơn khác nhau cho một người dùng. Một vài trong số chúng có thể không được một số Hệ thống thanh toán hỗ trợ.

Sr.No.	Loại & Mô tả hóa đơn
1	Initiation bill Thông thường, chỉ được yêu cầu là hóa đơn đầu tiên trên tài khoản. Bao gồm phí sản phẩm và điều chỉnh, nhưng không có sự kiện.
2	Periodic bill Được sản xuất đều đặn. Bao gồm tất cả các khoản phí, sự kiện và điều chỉnh định kỳ.
3	Interim bill Hóa đơn bổ sung chứa các khoản phí do các sự kiện được xử lý cho tài khoản kể từ hóa đơn cuối cùng. Bao gồm tất cả các sự kiện và điều chỉnh, nhưng không có phí định kỳ.
4	Suspension bill Đã gửi khi tài khoản đã bị tạm ngưng. Bao gồm tất cả các khoản phí, sự kiện và điều chỉnh định kỳ.
5	Final bill Được gửi khi tài khoản đã bị chấm dứt để thanh toán tất cả các khoản phí chưa thanh toán đến hạn. Bao gồm tất cả các khoản phí, sự kiện và điều chỉnh định kỳ, cùng với mọi khoản tiền hoàn lại; ví dụ, việc trả lại tiền đặt cọc.
6	Post-final bill Được gửi khi tài khoản bị chấm dứt có khoản phải thu chưa thanh toán sau khi lập hóa đơn cuối cùng. Bao gồm mọi sự kiện và điều chỉnh sau khi chấm dứt, nhưng không tính phí định kỳ.
7	Credit note Một hóa đơn bổ sung có chứa tất cả các điều chỉnh có lợi cho khách hàng được tạo kể từ hóa đơn cuối cùng.
số 8	Summary Statements Một báo cáo tóm tắt có thể được tạo cho phân cấp thanh toán theo hướng khách hàng. Nó có thể tóm tắt tất cả các hóa đơn được tạo ra bởi tất cả các tài khoản liên kết với khách hàng tương ứng. Theo tùy chọn, họ cũng có thể ghép tất cả các hóa đơn vào một bảng sao kê duy nhất.

Hóa đơn được xuất tự động hoặc theo yêu cầu từ khách hàng.

Chế độ thanh toán

Hệ thống thanh toán có thể tạo hóa đơn ở hai chế độ, ví dụ:

• Test (what if?) billing mode- Chế độ này nếu được sử dụng để tạo ra các hóa đơn kiểm tra được định dạng trong khi vẫn giữ nguyên cơ sở dữ liệu. Các hóa đơn này rất hữu ích để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động tốt và kiểm tra sau khi thực hiện các thay đổi đối với các mẫu hóa đơn hoặc biểu giá.

• Khi chạy Công cụ thanh toán ở chế độ thử nghiệm, các cam kết không được thực hiện đối với cơ sở dữ liệu. Vì vậy, sẽ không có bất kỳ tác động nào đến hồ sơ của khách hàng ngay cả sau khi chạy thanh toán thử nghiệm nhiều lần.

• Hóa đơn kiểm tra thường được chạy cho một nhóm khách hàng mẫu. Nếu bạn hài lòng với các hóa đơn kiểm tra, sau đó bạn có thể tiến hành các hóa đơn sản xuất.

• Production (live) billing mode- Chế độ này dùng để xuất phiếu sản xuất bình thường. Hầu hết thời gian, đây là chế độ mặc định cho Công cụ thanh toán.

• Khi một hóa đơn sản xuất được tạo, Billing Engine cập nhật hồ sơ của khách hàng trong cơ sở dữ liệu với tổng số dư chưa thanh toán mà khách hàng phải trả và ngày lập hóa đơn tiếp theo, v.v.

Billing Engine chỉ định các số hóa đơn khác nhau cho tất cả các hóa đơn sản xuất, giúp theo dõi các khoản thanh toán khác nhau được thực hiện so với hóa đơn.

Đàn áp hóa đơn

Có thể có một tình huống khi nó không đáng để tạo ra một hóa đơn và tốt hơn để ngăn chặn các hóa đơn. Sau đây là những loại tình huống như vậy -

• Ngăn chặn các hóa đơn cho các tài khoản không có (hóa đơn hoạt động bằng không) hoặc rất ít giá trị (hóa đơn nhỏ).

• Một loại hóa đơn cụ thể cũng có thể bị chặn nếu nhiều loại hóa đơn được yêu cầu / lên lịch cùng một lúc và do đó ngăn không cho các hóa đơn không cần thiết được gửi cho khách hàng.

Hóa đơn nhỏ là hóa đơn nằm giữa phạm vi được xác định bởi số tiền hóa đơn dương tối thiểu và số tiền hóa đơn âm tối đa, các điều kiện hóa đơn ngoại lệ. Các hóa đơn có giá trị nhỏ được tạo ra và sau đó được loại bỏ khỏi quy trình thanh toán, để chúng không được gửi cho khách hàng.

Hóa đơn đặc biệt

Ví dụ về các hóa đơn ngoại lệ có thể xảy ra là các hóa đơn hoặc hóa đơn cao bất thường, vượt quá giới hạn tín dụng của tài khoản theo một hệ số nhất định. Công cụ thanh toán thực hiện một số kiểm tra cơ bản đối với dữ liệu hóa đơn mà nó tạo ra. Những điều này liên quan đến việc kiểm tra tổng số tiền được lập hóa đơn để đảm bảo rằng các điều kiện sau được đáp ứng:

• Tổng hóa đơn lớn hơn số tiền âm tối thiểu của hóa đơn.

• Tổng hóa đơn nhỏ hơn tổng số hóa đơn dương tối đa.

• Tổng hóa đơn nhỏ hơn hạn mức tín dụng của tài khoản nhân với số nhân hạn mức tín dụng.

Tất cả các điều kiện trên thay đổi từ hệ thống thanh toán đến hệ thống thanh toán và nhà điều hành này sang nhà điều hành khác và chúng được gọi là các điều kiện hóa đơn ngoại lệ.

Lặp lại hóa đơn

Theo mặc định, tất cả các hóa đơn cung cấp bản tóm tắt chi tiết về phí sản phẩm và dịch vụ cùng với phí sử dụng. Nhưng nó không cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các cuộc gọi của khách hàng.

Hóa đơn thành từng khoản có nghĩa là cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ về tất cả các cuộc gọi của khách hàng. Điều này cần nhiều giấy được in hơn. Xu hướng gần đây là gửi hóa đơn từng khoản qua e-mail điện tử và báo cáo tóm tắt được gửi bằng bản sao thực của hóa đơn.

Định dạng hóa đơn

Có Hệ thống Thanh toán, cung cấp các tiện ích Định dạng Thanh toán, có thể được sử dụng để tạo các hóa đơn được định dạng cuối cùng.

Bộ định dạng hóa đơn lấy dữ liệu đầu ra do Công cụ thanh toán tạo ra và thường tạo tệp Post Script hoặc tệp PDF, tệp này có thể được sử dụng bởi Công ty in hóa đơn.

Nếu Hệ thống thanh toán không đủ khả năng để tạo hóa đơn được định dạng, thì hệ thống sẽ tạo một tập hợp các tệp được gắn thẻ cùng với thông tin thanh toán và bất kỳ Người định dạng hóa đơn bên ngoài nào cũng có thể sử dụng thông tin được gắn thẻ đó để tạo hóa đơn được định dạng tốt.

Không có vấn đề gì, nếu Hệ thống thanh toán tạo hóa đơn được định dạng hoặc chúng tôi sử dụng một công cụ bên ngoài để tạo hóa đơn được định dạng này bằng cách sử dụng dữ liệu thô do công cụ lập hóa đơn tạo ra, thì cuối cùng những hóa đơn này sẽ được gửi đến công ty in hóa đơn, người đảm nhận việc tạo bản sao cuối cùng của việc tạo hóa đơn . Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về vấn đề này trong chương tiếp theo "Tạo hóa đơn".

Tiếp theo là gì?

Chương tiếp theo sẽ giải thích quy trình chiết khấu, thực ra là một phần của quy trình xếp hạng và thanh toán, nhưng chúng tôi đã giữ nó như một phần riêng biệt vì có nhiều thứ khác nhau mà các mục cần giải thích thêm.

Chúng tôi sẽ thảo luận về các loại phân cấp chiết khấu khác nhau và có thể được đưa ra tại thời điểm xếp hạng và thanh toán.