Thanh toán Viễn thông - Quy trình Thu thập
Sau khi hóa đơn được tạo và gửi cho khách hàng, lý tưởng nhất là tất cả khách hàng sẽ nhận được hóa đơn của mình và thanh toán ngay lập tức. Tuy nhiên, có thể có một số khách hàng không thanh toán hóa đơn của họ và có thể có sự chậm trễ không thể chấp nhận được trong việc thanh toán hóa đơn và do đó các nhà cung cấp dịch vụ phải thực hiện một số hành động cần thiết để khắc phục tình hình và thu thập số dư chưa thanh toán đến hạn (được gọi là tài khoản phải thu, viết tắt là A / R).
Thu tiền là quá trình loại bỏ các khoản phải thu quá hạn trên tài khoản khách hàng. Điều này thường liên quan đến việc gửi thông báo cho khách hàng và thực hiện các hành động thích hợp trong trường hợp không có các khoản thanh toán đến hạn sau ngày đến hạn.
Hệ thống thanh toán hỗ trợ việc xử lý (theo dõi khoản phải thu) cả ở cấp hóa đơn nơi các khoản phải thu được truy xuất trên cơ sở hóa đơn và ở cấp tài khoản, theo đó tất cả số tiền quá hạn cho một tài khoản, trên nhiều hóa đơn, có thể được xử lý bằng một hành động xử lý duy nhất.
Mô hình dunning được sử dụng cho một tài khoản sẽ được chỉ định trên cơ sở loại tín dụng của nó. Quy trình thu thập cốt lõi bao gồm hai mục sau:
Collections Aging Tracking- Đây là quá trình theo dõi các hóa đơn khách hàng chưa được thanh toán trong thời hạn thanh toán đã định. Nó đề cập đến "tuổi của các khoản phải thu"; ví dụ: hóa đơn quá hạn 0-30 ngày, quá hạn 30-60 ngày, v.v.
Collections Actions- Hành động thu tiền là hành động được thực hiện khi khoản phải thu đến một độ tuổi cụ thể. Ví dụ, nên phát các tin nhắn nhắc nhở khách hàng qua đường bưu điện hoặc tin nhắn âm thanh ghi âm.
Lịch trình hành động thu thập
Thông thường, các hành động thu thập được thực hiện theo các bước sau:
Gửi thư nhắc nhở và / hoặc cuộc gọi: Bộ phận dịch vụ khách hàng liên hệ với khách hàng để nhắc việc thanh toán. Vẫn nếu không có khoản thanh toán nào nhận được, thì hãy tiếp tục hành động tiếp theo.
Gửi thư màu đỏ - Ví dụ: thư "Thanh toán trong bảy ngày" được phát hành. Vẫn nếu khoản thanh toán không được nhận, thì hãy tiếp tục hành động tiếp theo.
Ngắt kết nối dịch vụ - Bộ phận quản lý mạng tạm dừng dịch vụ.
Lịch trình thu tiền xác định các hành động thu tiền, hành động nào nên được thực hiện và thời điểm chúng phải được thực hiện khi khách hàng không thanh toán.
Lịch trình thu thập chỉ định một loạt các giai đoạn tạo nên quy trình thu thập. Đối với mỗi giai đoạn, nó bao gồm -
Thời hạn hiệu lực của các khoản phải thu để một hành động xảy ra. Tuổi thực của khoản phải thu được tính bằng cách lấy tuổi thực của khoản phải thu.
Các hành động được thực hiện. Đây có thể là một hành động mà Hệ thống thanh toán phải thực hiện, ví dụ: gửi một thông báo khó hiểu vào một ngày cụ thể.
Hành động có bắt buộc hay không. Nếu một hành động là bắt buộc, các hành động tiếp theo không thể diễn ra cho đến khi hành động này được thực hiện.
Số tiền phải thu tối thiểu dưới mức mà hành động sẽ không diễn ra.
Thao tác thu thập mềm - Thông báo tinh ranh
Trong giai đoạn đầu của quá trình thu tiền, hành động thu tiền mềm thường là gửi một số thông báo khó hiểu, là những thư nhắc nhở và yêu cầu thanh toán đơn giản.
Sau khi một số thông báo khôn ngoan đã được gửi ở các giai đoạn khác nhau, các hành động khác thường được lên lịch. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng đại diện dịch vụ khách hàng (CSR) nên gọi điện cho khách hàng để hỏi lý do tại sao họ chưa thanh toán.
Hành động thu thập khó khăn - Danh sách đen
Nếu các nỗ lực ban đầu không thành công, thì các hành động tích cực hơn có thể được thực hiện như chặn các dịch vụ hoặc ngắt kết nối các dịch vụ hoặc hot-lining (lót nóng là quá trình chuyển hướng lại tất cả các cuộc gọi của khách hàng quá hạn tới nhà điều hành thu tiền).
Nếu tất cả các nỗ lực thu phí đều thất bại, nhà cung cấp dịch vụ có thể xóa sổ tài khoản và đánh dấu số đến hạn là nợ khó đòi hoặc có thể giao (bán) tài khoản cho cơ quan thu phí. Cơ quan thu phí hoạt động dựa trên phần trăm doanh thu thu được. Tuy nhiên, một khi các hóa đơn tài khoản chưa được thu thập được bán cho một cơ quan thu phí, nhà cung cấp dịch vụ không được phép làm việc với khách hàng về các khoản thanh toán.
Ở đây, xóa sổ có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ (nhà điều hành) thay mặt khách hàng xóa các khoản phí và đóng tài khoản. Điều này được thực hiện cho mục đích kế toán, nếu không nó là một tổn thất cho nhà điều hành.
Nhà cung cấp dịch vụ duy trì lịch sử của các tài khoản xóa sổ, còn được gọi là khách hàng trong danh sách đen để chúng không được kích hoạt lại và thông báo cho cơ quan kiểm tra / báo cáo tín dụng về các tài khoản đó.
Tiếp theo là gì?
Hầu hết các khách hàng đều thanh toán trước hạn. Có thể có nhiều kênh khác nhau, được sử dụng để thanh toán.
Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về các loại thanh toán khác nhau và quy trình xử lý từ đầu đến cuối của chúng để giải quyết các hóa đơn.