Lập hóa đơn Viễn thông - Xử lý Thanh toán
Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, khách hàng sẽ bắt đầu thanh toán hóa đơn của họ. Việc xử lý các khoản thanh toán hóa đơn vào hệ thống thanh toán được gọi là xử lý thanh toán.
Các khoản thanh toán của khách hàng được chuyển vào tài khoản của khách hàng. Nếu có bất kỳ hóa đơn nào chưa thanh toán, thì hóa đơn nào được thanh toán tùy thuộc vào phương pháp kế toán của tài khoản. Có hai loại phương pháp kế toán -
Balance forward accounting - Sử dụng phương pháp này, nếu một số lượng hóa đơn còn thiếu, các khoản thanh toán đã nhận được phân bổ cho các hóa đơn theo tuổi của khoản phải thu, với hóa đơn cũ nhất được tạo trước.
Open item accounting- Phương pháp này cho phép các khoản thanh toán được phân bổ vào các hóa đơn cụ thể. Kế toán khoản mục mở đặc biệt hữu ích khi xử lý các khoản thanh toán từ khách hàng doanh nghiệp.
Phương thức thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng các phương thức thanh toán khác nhau được nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ; ví dụ: khách hàng có thể thực hiện thanh toán bằng các phương thức thanh toán như séc, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc chuyển khoản, hoặc gửi tiền mặt trực tiếp.
Một nhà điều hành có thể có nhiều tài khoản ngân hàng mà họ sẽ nhận thanh toán trực tiếp qua các tài khoản ngân hàng. Các tài khoản ngân hàng này được coi là tài khoản giữ và gửi chi tiết thanh toán đến hệ thống thanh toán trong các tệp văn bản.
Nếu các khoản thanh toán được nhận bên ngoài hệ thống thanh toán theo cách thủ công hoặc điện tử, thì các khoản thanh toán đó sẽ được tải lên hệ thống bằng cách sử dụng quy trình tự động để giải quyết các hóa đơn.
Thanh toán tự động
Hệ thống thanh toán cung cấp phương tiện để nắm bắt thông tin thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ và các phương thức thanh toán tự động hàng tháng.
Nếu phương thức thanh toán được đặt tự động bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, các yêu cầu thanh toán được tạo tự động sau mỗi hóa đơn hoặc vào một ngày nhất định và những yêu cầu này được gửi đến cổng thanh toán (hoặc ngân hàng) để ủy quyền thanh toán.
Khi tất cả các khoản thanh toán được ủy quyền, chúng sẽ được tải lên hệ thống thanh toán để giải quyết các hóa đơn đến hạn.
Thanh toán thủ công
Nếu các khoản thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt hoặc séc, thì nó có thể được nhập vào hệ thống trả trước cho khách hàng hoặc nếu khoản này được thu bởi một số đại lý, thì tất cả các khoản thanh toán đó sẽ được thu thập và đăng lên hệ thống thanh toán bằng các phương pháp tự động do thanh toán cung cấp hệ thống.
Đối với tất cả các khoản thanh toán đã nhận, các tệp thanh toán được chuẩn bị với định dạng xác định trước và sau đó chúng được tự động đẩy đến một vị trí xác định trước từ nơi Hệ thống thanh toán nhận và tải lên cơ sở dữ liệu thanh toán.
Có thể có một tình huống, khi thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc séc không được thực hiện. Nếu khoản thanh toán này đã được đăng vào hệ thống, thì nó cần phải hủy để điều chỉnh số tiền. Hệ thống thanh toán cung cấp các tiện ích để xử lý các khoản thanh toán không thành công hoặc bị hủy.
Giao diện thanh toán
Một giao diện được ràng buộc giữa hệ thống thanh toán và bất kỳ hệ thống bên ngoài nào khác để nhận thanh toán. Giao diện cho phép hai hệ thống giao tiếp với nhau dựa trên các quy tắc được xác định trước.
Ví dụ: một tệp văn bản đơn giản có thể là giao diện thanh toán giữa ngân hàng và hệ thống thanh toán. Nếu giao diện dựa trên tệp, các ngân hàng sẽ tiếp tục gửi chi tiết thanh toán bằng tệp thanh toán ở định dạng được xác định trước.
Có thể có một giao diện dựa trên API trực tuyến giữa ngân hàng và hệ thống thanh toán. Nếu có giao diện trực tuyến, thì ngân hàng sẽ gọi API được cung cấp để đăng thanh toán trực tiếp vào hệ thống thanh toán.
Theo cách tương tự, có thể có các giao diện dựa trên tệp hoặc trực tuyến được cung cấp cho bên thứ ba liên quan đến việc thu tiền thanh toán.
Tiếp theo là gì?
Cho đến nay, chúng ta gần như đã đi hết vòng đời của một khách hàng viễn thông. Chương tiếp theo rất quan trọng để hiểu tình huống tranh chấp phát sinh giữa nhà khai thác và khách hàng.