Excel-Dashboards - Erstellen Sie ein Dashboard

In den vorherigen Kapiteln haben Sie verschiedene Excel-Funktionen kennengelernt, die beim Einrichten Ihres Dashboards hilfreich sind. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ein Dashboard erstellen, dh die Schritte, die erforderlich sind, um das Dashboard einzurichten. Sie werden auch die Vor- und Nachteile von Dashboards kennenlernen.

Da jedes Dashboard auf der spezifischen Absicht basiert, an der das Publikum am meisten interessiert ist, variieren die Dashboard-Komponenten und das Dashboard-Layout von Fall zu Fall.

Erste Vorbereitung

Der erste Schritt beim Erstellen eines Dashboards ist die erste Vorbereitung. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Folgendes zu verstehen:

  • Why do you need the dashboard?- Ist dieses Dashboard für eine bestimmte Aufgabe geeignet, z. B. das Anzeigen des Status eines Projekts, oder muss es ein umfassenderes Ziel erreichen, z. B. das Messen der Geschäftsleistung? Wenn Sie verstehen, warum Sie das Dashboard erstellen, werden Sie beim Entwurf unterstützt.

  • What purpose the dashboard will serve?- Ihr Dashboard sollte nur die Daten hervorheben, die einen Mehrwert bieten. Sie sollten die erforderlichen Daten verstehen. Alles außerhalb ist unnötig.

  • What is the source of data?- Sie sollten verstehen, woher die Daten stammen. Es kann sich lediglich um ein Excel-Arbeitsblatt handeln oder um Datenverbindungen zu Ihrer Excel-Arbeitsmappe aus verschiedenen dynamischen Datenquellen.

  • Who is the audience for the dashboard?- Ist dies für einen Manager, eine Führungskraft, einen Stakeholder, einen externen Anbieter oder ein allgemeines Publikum? Verstehen Sie ihre Anforderungen und Vorlieben, z. B. wie viel Zeit sie für das Betrachten des Dashboards benötigen, welchen Detaillierungsgrad sie erwarten und wie sie die Informationen verarbeiten möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Diagrammtyp auswählen, können Sie anhand der Kenntnis der Zielgruppe entscheiden, ob Sie Beziehungen zwischen Werten anzeigen oder einen bestimmten Vergleich ziehen müssen.

  • Does the dashboard need to be static or dynamic?- Kann das Dashboard regelmäßig aktualisiert werden, z. B. wöchentlich oder monatlich, oder muss es aktualisiert werden, um die Datenänderungen im Backend kontinuierlich zu optimieren? Diese Auswahl ändert die Art und Weise, wie Sie das Dashboard erstellen.

  • Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Kann das Dashboard schreibgeschützt sein oder müssen Sie interaktive Steuerelemente / Funktionen bereitstellen, mit denen bestimmte Personen die Daten nach Bedarf durchsuchen können? Diese Auswahl ändert auch die Art und Weise, wie Sie das Dashboard erstellen.

Wenn Sie Antworten auf diese Fragen haben, entscheiden Sie, welche Excel-Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Dies liegt daran, dass Ihr Ziel und Ihr Fachwissen darin besteht, ein effektives Dashboard zu erstellen, das dem Zweck entspricht.

Identifizieren Sie als Nächstes die Komponenten des Dashboards. Dies können Text, Tabellen, Diagramme, interaktive Steuerelemente usw. sein. Legen Sie mit diesen Komponenten das Dashboard-Layout fest.

Modellieren Sie Ihr Excel-Dashboard auf einer PowerPoint-Folie. Zeichnen Sie Kästchen für jede Komponente, um einen Eindruck vom Layout zu erhalten, und fügen Sie schnelle Skizzen der Komponenten hinzu, die Sie einschließen möchten. Sie können dies auch auf einem Blatt Papier tun. Lassen Sie sich vom Management und / oder der wichtigsten Zielgruppe die Genehmigung für dieses Modell erteilen, bevor Sie mit der Arbeit am eigentlichen Dashboard beginnen. Dies spart Zeit bei Nacharbeiten. Es ist jedoch durchaus möglich, dass Sie einige Änderungen am Dashboard vornehmen müssen, wenn das Dashboard verwendet wird und Sie Feedback erhalten. Das genehmigte Dashboard-Modell ist jedoch ein guter Anfang für Ihre Arbeit.

Organisieren Sie die Datenquelle für das Excel-Dashboard

Bevor Sie das Dashboard in Excel erstellen, müssen Sie die Datenquelle organisieren. In Excel ist dies auf verschiedene Arten möglich -

  • Wenn es sich bei den Daten nur um eine Excel-Tabelle handelt, stellen Sie in der Arbeitsmappe, in der die Daten aktualisiert werden, einen Link zu Ihrer Arbeitsmappe her.

  • Wenn die Daten aus mehreren Excel-Tabellen stammen oder aus verschiedenen Datenquellen stammen, ist es eine gute Option, das Datenmodell in Ihrer Arbeitsmappe zu erstellen.

Sie können die Daten entweder regelmäßig in die Arbeitsmappe importieren oder Datenverbindungen herstellen, um die Daten zu aktualisieren, sobald sie aktualisiert werden, je nachdem, ob das Dashboard statisch oder dynamisch sein muss.

Richten Sie die Excel Dashboard-Arbeitsmappe ein

Nachdem Sie die Daten organisiert haben, müssen Sie Ihre Arbeitsmappe strukturieren. Fügen Sie zwei bis drei Arbeitsblätter in die Arbeitsmappe ein - ein Arbeitsblatt für Ihr Dashboard und ein oder zwei Arbeitsblätter für die Daten (Daten oder PivotTable / PivotCharts oder Power View-Berichte, die Sie ausblenden können). Auf diese Weise können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe organisieren und verwalten.

Bereiten Sie die Daten für das Excel-Dashboard vor

Bereiten Sie anhand der Auswahlmöglichkeiten, dh der Antworten auf die Fragen im Schritt "Erste Vorbereitung", die Daten für das Excel-Dashboard vor. Die Daten können eine der folgenden sein:

  • Ergebnisse der Datenanalyse
  • Ergebnisse der Datenexploration
  • Daten, die sich aus Berechnungen der Eingabedaten ergeben
  • Datenzusammenfassung aus PivotTables oder PowerPivot-Tabellen

Wählen Sie die Dashboard-Komponenten aus

Sie haben die verschiedenen Excel-Funktionen kennengelernt, die Sie in einem Dashboard verwenden können. Wählen Sie basierend auf Ihren Anforderungen an das jeweilige Dashboard eine der folgenden Excel-Funktionen für die Dashboard-Komponenten aus.

  • Tables
  • Sparklines
  • Bedingte Formatierung.
  • Charts
  • Slicers
  • Interaktive Steuerungen
  • PivotTables
  • PivotCharts
  • PowerPivot-Tabellen
  • PowerPivot-Diagramme
  • Power View-Berichte
  • KPIs

Durch Auswahl der Dashboard-Komponenten können Sie sich an Ihrem genehmigten Dashboard-Modelllayout ausrichten.

Identifizieren Sie gegebenenfalls die statischen und dynamischen Komponenten sowie die Komponenten, die für Slicer gruppiert werden sollen.

Identifizieren Sie Teile des Dashboards zum Hervorheben

Identifizieren Sie die Teile des Dashboards, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, z. B.% abgeschlossen oder den aktuellen Status. Sie können für diese eine größere Schriftart sowie eine auffällige Schriftart und Schriftfarbe verwenden.

Entscheiden Sie, wie viel Farbe Sie in Ihr Dashboard integrieren möchten. Diese Entscheidung kann auf der Zielgruppe für das Dashboard basieren. Wenn das Dashboard für Führungskräfte und / oder Manager bestimmt ist, wählen Sie Farben aus, die sich auf die Visualisierung der angezeigten Ergebnisse auswirken. Sie können eine Dashboard-Hintergrundfarbe hinzufügen, damit die Dashboard-Komponenten angezeigt werden. Sie können denselben Farbcode für ähnliche Diagramme oder verwandte Ergebnisse verwenden. Sie können auch die bedingte Formatierung verwenden.

Eine sorgfältige Auswahl der Teile des Dashboards zum Hervorheben macht es effektiv.

Erstellen Sie das Dashboard

Dies ist der entscheidende und letzte Schritt beim Erstellen Ihres Excel-Dashboards. In diesem Schritt werden Ihre Dashboard-Komponenten zusammengestellt, die Sie mithilfe der Excel-Kamera effizient und effektiv ausführen können. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Excel-Kamera verwenden.

Geben Sie dem Armaturenbrett nach dem Zusammenbau den letzten Schliff -

  • Geben Sie dem Dashboard einen Titel.
  • Integrieren Sie einen Zeitstempel.
  • Geben Sie bei Bedarf die Copyright-Informationen an.

In den nächsten Kapiteln erfahren Sie anhand einiger Beispiele, wie Sie mit diesen Schritten ein Dashboard erstellen. Abgesehen von einigen Gemeinsamkeiten gibt es keine universelle Regel oder Layout für ein Dashboard. Es hängt alles von Ihren Anforderungen ab. Ihr Ziel ist es, ein effektives Dashboard zu erstellen.

Verwenden der Excel-Kamera

Mit der Excel-Kamera können Sie Schnappschüsse von Ihren Arbeitsblättern erfassen und in einem anderen Arbeitsblatt platzieren. Sie können beispielsweise eine Tabelle mit bedingter Formatierung in einem Arbeitsblatt erfassen und in Ihrem Dashboard platzieren. Immer wenn die Daten aktualisiert werden, wird das Dashboard aktualisiert, um die geänderten Daten anzuzeigen.

Sie können die Excel-Kamera wie folgt in Ihre Schnellzugriffsleiste aufnehmen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den kleinen Pfeil in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Klicken Sie in der Symbolleistenliste für den Schnellzugriff anpassen auf Weitere Befehle.

Das Dialogfeld Excel-Optionen wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Wählen Sie unter Befehle auswählen aus Alle Befehle aus.
  • Klicken Sie in der Befehlsliste auf Kamera.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen ». Die Kamera wird in der rechten Liste angezeigt.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Das Kamerasymbol wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Ihrer Arbeitsmappe angezeigt.

Sie können die Excel-Kamera wie folgt verwenden:

  • Wählen Sie den Bereich der zu erfassenden Zellen aus.

  • Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Kamera.

Der Zellenbereich wird mit einem gestrichelten Rand angezeigt.

  • Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, in dem Sie den erfassten Bereich platzieren möchten. Es kann Ihr Dashboard-Blatt sein.

  • Klicken Sie auf eine Position, an der Sie es platzieren möchten.

Die erfasste Region wird an diesem Punkt angezeigt.

Wenn Sie Änderungen an den Originaldaten vornehmen, werden die Änderungen im Dashboard angezeigt.

Datums- und Zeitstempel im Excel-Dashboard

Sie können einen Datums- oder Datums- und Zeitstempel in Ihr Dashboard einfügen, um anzuzeigen, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden. Sie können dies mit den Excel-Funktionen TODAY () und NOW () tun.

Geben Sie zum Einfügen eines Datumsstempels = TODAY () in die Zelle ein, in der Sie den Datumsstempel in Ihrem Datenarbeitsblatt platzieren möchten.

Dies zeigt das aktuelle Datum an, wenn die Arbeitsmappe aktualisiert wird.

  • Stellen Sie sicher, dass die Zelle, in der Sie die Funktion TODAY () eingegeben haben, auf das Datumsformat formatiert ist, das Sie anzeigen möchten.

  • Nehmen Sie das Display mit der Kamera auf und platzieren Sie es auf dem Armaturenbrett.

Das Datum im Dashboard gibt das Datum an, an dem die Arbeitsmappe zuletzt aktualisiert wurde.

Mit der Funktion NOW () können Sie auf ähnliche Weise einen Datums- und Zeitstempel in Ihr Dashboard einfügen.

  • Geben Sie = NOW () in die Zelle ein, in der Sie den Datums- und Zeitstempel in Ihr Datenarbeitsblatt einfügen möchten.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Format für Datum und Uhrzeit haben.
  • Nehmen Sie das Display mit der Kamera auf und platzieren Sie es auf dem Armaturenbrett.

Der Datums- und Zeitstempel wird in das Dashboard aufgenommen und gibt das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Arbeitsmappe zuletzt aktualisiert wurde.

Testen, testen und erweitern Sie das Dashboard

Sie müssen Ihr Dashboard testen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt angezeigt werden.

  • Testen Sie es in verschiedenen möglichen Szenarien.
  • Testen Sie die genauen Aktualisierungen (statisch oder dynamisch, wie dies der Fall ist).
  • Testen Sie gegebenenfalls die interaktiven Steuerelemente.
  • Testen Sie das Erscheinungsbild.

Möglicherweise müssen Sie einige Testläufe durchführen, um sicherzustellen, dass Ihr Dashboard Ihren Wünschen entspricht.

Der nächste Schritt besteht darin, das Dashboard von der Zielgruppe bewerten zu lassen, insbesondere von denen, die Ihr Modell-Dashboard genehmigt haben. Da sie das Dashboard verwenden werden, haben sie zweifellos Einfluss auf dessen Verwendung und Wirksamkeit. Mit diesem Feedback können Sie sicherstellen, dass Ihr Dashboard effektiv ist. Zögern Sie nicht, um Feedback zu bitten.

Wenn Sie das Feedback erhalten haben, erweitern Sie es gegebenenfalls um die erforderlichen Änderungen. Ihr Excel-Dashboard ist einsatzbereit.

Teilen Sie das Dashboard

Sie müssen das Excel-Dashboard der Zielgruppe zur Verfügung stellen. Sie können dies auf verschiedene Arten tun.

  • Mailen Sie die Excel-Dashboard-Arbeitsmappe (Sie müssen die Arbeitsblätter außer dem Dashboard-Arbeitsblatt ausblenden. Sie können die Arbeitsmappe auch schützen.).

  • Speichern Sie die Excel-Dashboard-Arbeitsmappe auf einem freigegebenen Netzlaufwerk.

  • Teilen Sie das Dashboard online.

Wenn das Excel-Dashboard statisch ist, können Sie es per E-Mail versenden. Wenn es jedoch dynamisch ist oder über interaktive Steuerelemente verfügt, sollte es eine Verbindung zu den Backend-Daten haben und daher eine Online-Freigabe erfordern.

Sie können ein Excel-Dashboard online mit einer der folgenden Optionen freigeben:

  • Microsoft OneDrive.

    • Mit Ihrem Windows Live-Konto erhalten Sie Zugriff auf OneDrive, in dem Sie Dokumente veröffentlichen und freigeben können.

  • Neues Microsoft Office Online.

  • Microsoft SharePoint.

Sie können die Excel-Arbeitsmappendatei auch als Acrobat Reader-Datei (.pdf) speichern und im Web veröffentlichen. Diese Option gilt jedoch wiederum nur für die statischen Dashboards.

Tipps für effektive Excel-Dashboards

Um ein Excel-Dashboard effektiv zu gestalten, müssen Sie bestimmte Dinge tun und einige vermeiden. Einige Tipps für effektive Excel-Dashboards lauten wie folgt:

  • Halte es einfach.

    • Ein einfaches, leicht verständliches Dashboard ist viel effektiver als ein jazziges Dashboard. Denken Sie daran, dass die Daten hervorgehoben werden müssen.

    • Laut Glenna Shaw müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen der Attraktivität Ihres Dashboards für das Interesse Ihres Publikums herstellen, die jedoch nicht so stilisiert ist, dass die angezeigten Informationen verdeckt werden.

    • Vermeiden Sie besser 3D-Effekte, Verläufe, zusätzliche Formen und unnötige Gadgets.

    • Wenn Sie mit bedingter Formatierung oder Sparklines eine nachdrückliche Anzeige erzielen können, verwenden Sie lieber Tabellen als Diagramme.

  • Verwenden Sie die bedingte Excel-Formatierung.

    • Verwenden Sie die bedingte Excel-Formatierung, die verschiedene Optionen zum automatischen Aktualisieren basierend auf den Werten in Ihrer Tabelle bietet.

  • Wählen Sie geeignete Diagrammtypen aus.

    • Denken Sie daran, dass es keine allgemeine Regel für die Verwendung eines Diagrammtyps gibt. Manchmal vermitteln herkömmliche Diagrammtypen wie Säulendiagramme, Balkendiagramme, Donutdiagramme usw. die Botschaft nachdrücklich mehr als die anspruchsvollen Diagramme, die entstehen.

    • Mit dem Befehl Excel-Diagramme empfehlen können Sie zunächst die geeigneten Diagrammtypen auswerten.

    • Da Sie den Diagrammtyp mit einem einzigen Excel-Befehl ändern können - Diagrammtyp ändern - können Sie herumspielen, um die Anzeige zu visualisieren und das entsprechende Diagramm auszuwählen.

  • Verwenden Sie interaktive Steuerelemente.

    • Verwenden Sie interaktive Steuerelemente wie Bildlaufleisten, Optionsfelder und Kontrollkästchen, mit denen der Benutzer die verschiedenen Aspekte der Daten einfach und effektiv visualisieren kann.

  • Verwenden Sie das Excel-Datenmodell für Big Data.

    • Wenn Sie über große Datenmengen aus verschiedenen Datenquellen verfügen, verwenden Sie besser das Excel-Datenmodell, das Tausende von Datenzeilen mit Speicheroptimierung verarbeiten und Datentabellen mit Beziehungen gruppieren kann.

  • Wählen Sie geeignete Farben.

    • Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl der Farben. Verwenden Sie die Farben mit Bedacht, um eine ausreichende Wirkung zu erzielen, aber überschreiben Sie nicht ihren Zweck. Wenn das Publikum wahrscheinlich farbenblind ist, sollten Sie keine roten und grünen Farben verwenden. In solchen Fällen sind Ampelsymbole zwar für die angezeigten Daten wirksam, für das Dashboard jedoch nicht geeignet. Verwenden Sie stattdessen eine Graustufe.

  • Verwenden Sie Slicer.

    • Slicer sind effektiver als Dropdown-Listen, da sie eine visuelle Wirkung haben.

    • Sie können Diagramme, PivotTables und PivotCharts gruppieren, um einen gemeinsamen Slicer zu verwenden.

  • Gruppieren Sie die Excel-Dashboard-Komponenten.

    • Sie können Ihrem Dashboard visuelles Interesse verleihen, indem Sie eine Form wie ein Rechteck einfügen und Ihre Dashboard-Komponenten, die über dieser Form gruppiert werden können, platzieren. Wenn Sie beispielsweise einen gemeinsamen Slicer verwenden, können Sie alle Dashboard-Komponenten gruppieren, die den Slicer gemeinsam nutzen.

  • Verwenden Sie Excel-Datenhierarchien.

    • Wenn Ihre Daten über angeborene Datenhierarchien verfügen, definieren Sie diese im Datenmodell und verwenden Sie sie, um die Daten interaktiv auf- und abzusuchen.

  • Vermeiden Sie überfüllte Dashboard-Layouts.

    • Denken Sie daran, dass die Anzeige von mehr Informationen als erforderlich das Publikum überfordert und den Fokus auf den eigentlichen Zweck übertrifft.

    • Nehmen Sie keine Daten oder Diagramme in Ihr Dashboard auf, wenn Sie diese beseitigen können.

    • Dies ist ein wichtiger Kontrollpunkt beim Testen Ihres Dashboards. Bewerten Sie jede Dashboard-Komponente, wenn dies erforderlich und ausreichend ist.

    • Die Dashboard-Komponenten und das Layout sollten den einzigen Zweck Ihres Dashboards unterstützen.