Audit - Transactions commerciales

Garantie du livre d'achat

Le but principal de la validation du livre d'achat est de confirmer que chaque facture d'achat est entrée dans le livre d'achat et que les factures entrées dans le livre d'achat sont contre les marchandises réellement reçues et le paiement est effectué pour ces achats réels.

Nous discuterons plus en détail des principales tâches d'un auditeur concernant la garantie des achats à crédit.

Contrôle interne des achats

L'auditeur doit étudier l'adéquation du système de contrôle interne dans une organisation. Le système de contrôle interne normal des achats est présenté ci-dessous -

Le département qui a besoin de matériel ou le département du magasin enverra la demande d'achat au département des achats après l'avoir fait signer par le chef du département. La qualité et la quantité du matériel requis doivent être clairement mentionnées sur la demande.
Après avoir obtenu une demande autorisée du magasin ou d'un autre service, le service des achats invitera des devis de différents fournisseurs; le service achat choisira alors le meilleur devis avec les meilleurs produits de qualité.
Un bon de commande sera émis au fournisseur de marchandises qui est prêt à fournir les marchandises aux conditions les plus favorables. Une copie du bon de commande sera envoyée au fournisseur de marchandises, la deuxième au département du magasin, la troisième au service comptable et la quatrième au service réception des marchandises, et une copie sera conservée par le service des achats lui-même. .
Lors de la réception des marchandises, le bon de réception des articles (MRN) sera émis par le service de réception des marchandises après le contrôle et la vérification de la quantité, du prix et de la qualité du matériel des marchandises avec bon de commande. Le matériel ainsi que la note de réception du matériel seront envoyés au département du magasin, un exemplaire de chacun des MRN sera envoyé au service des comptes et au service des achats.
Après vérification de la facture d'achat et du MRN, le service comptable passera la facture pour paiement et le paiement sera effectué par le service comptable selon les modalités de paiement.

L'auditeur doit vérifier le système de contrôle interne complet comme indiqué ci-dessus.

Fonctions de l'auditeur

L'auditeur doit vérifier et vérifier les éléments suivants:

Enregistrement de tous les bons de commande.
Vérification de la quantité, du prix et des conditions de paiement de la facture d'achat avec les bons de commande.
Vérification de la réception effective des marchandises.
Vérification de l'enregistrement correct de la facture d'achat dans le livre d'achat.
L'achat de marchandises doit être uniquement à des fins commerciales, et non pour un usage personnel d'un partenaire, d'un directeur ou d'un dirigeant de l'entreprise.
L'auditeur doit vérifier les états des comptes des fournisseurs.

Attestation du carnet de retour d'achat

Il y a des moments où, en raison de la qualité des produits achetés ou en raison de l'offre excédentaire de produits commandés ou pour toute autre raison, les produits sont retournés au fournisseur. L'auditeur doit vérifier les points suivants -

Une note de débit ou une facture de retour d'achat doit être préparée en mentionnant le numéro de la facture d'achat d'origine, la quantité, le prix, les taxes applicables, etc. Celles-ci doivent être conformes à la facture d'achat originale avec laquelle le matériel a été acheté.
Une note de crédit correspondante doit être reçue du fournisseur.
Un carnet de retour des marchandises distinct doit être conservé.
L'ajustement du montant de la facture de retour de marchandises doit être effectué lors des paiements au fournisseur.

Garantie des marchandises envoyées en consignation

Tenez compte des points suivants pour la vérification des marchandises expédiées en consignation -

Les marchandises envoyées en consignation par le principe à son agent ne constituent pas une vente.
L'entrée en vente ne doit être effectuée que lorsque les marchandises sont effectivement vendues par l'agent.
Au moment de l'évaluation du stock de principe (Expéditeur), les biens invendus se trouvant à la garde de l'agent (Destinataire) doivent également être considérés comme des stocks.
Des livres séparés pour les marchandises expédiées en consignation devraient être tenus par l'expéditeur.
En fin d'année, le destinataire envoie un relevé indiquant les marchandises reçues, au cours de l'année, les marchandises vendues et le stock d'invendus en fin d'année.
L'auditeur doit vérifier la facture proforma, le registre de sortie des marchandises, etc.

Attestation de vente de crédit

La plupart des ventes sont effectuées à crédit et le système de contrôle interne correspondant est indiqué ci-dessous -

Contrôle interne pour la vente à crédit

Un registre des bons de commande distinct doit être tenu indiquant le détail des marchandises commandées, le nom du client, le numéro de commande, la quantité commandée, le délai d'expédition, le prix, le mode de livraison, les conditions de paiement, les détails des taxes et de l'assurance. La commande client doit être inscrite dans le registre dès sa réception.
La commande de vente sera envoyée au service d'expédition.
Le service d'expédition organisera le matériel à envoyer au client.
Sur la base du bon de commande et du challan d'expédition, une facture de vente est émise.
Les factures de vente doivent être inscrites à la fois dans le registre sortant et dans le livre des ventes.
Le paiement sera reçu selon les conditions de paiement.

Fonctions de l'auditeur

Un auditeur doit vérifier l'ensemble du système de contrôle interne de la vente tel que décrit ci-dessus.
La facture de vente doit coïncider avec le bon de commande.
Le registre de vente vérifiera les factures de vente.
La vente de biens d'équipement ne doit pas être enregistrée dans le compte de vente.
Le calcul de la facture de vente doit être vérifié en cas de facturation manuelle.
La comptabilisation des taxes doit être effectuée dans un compte distinct comme les droits d'accise, la taxe sur les services, la TVA, la taxe de vente centrale, etc.
Aucune facture de vente ne doit être non enregistrée dans le livre des ventes.
Seules les ventes de l'année en cours doivent être enregistrées pour l'année en cours.
Les factures annulées doivent être conservées séparément pour vérification par l'auditeur.
Aucune entrée séparée pour la remise commerciale ne doit être passée; il doit être ajusté dans la valeur des ventes.

Garantie du retour de vente

Il peut y avoir de nombreuses raisons pour le retour des marchandises vendues par les clients. Peu d'entre eux sont une mauvaise fourniture de matériel, une quantité excédentaire ou une qualité inférieure à la norme, etc. L'auditeur doit soigneusement vérifier les points suivants -

Un registre de retour de vente distinct doit être tenu pour le retour de vente.
La note de crédit doit être émise après avoir obtenu la sanction appropriée de l'officier responsable.
Le registre d'entrée des marchandises doit être vérifié.
La raison du retour des marchandises doit être analysée.
La date de retour des marchandises doit être vérifiée avec une note de débit ou de crédit, le registre d'entrée des marchandises.
Les registres du magasin doivent être vérifiés.
Le compte client doit être crédité du montant du retour de vente.
Au moment de l'évaluation du stock de clôture, les marchandises retournées doivent être évaluées au «prix de revient ou au prix du marché, selon le plus bas».

Marchandises vendues en vente ou base de retour

La plupart des sociétés d'achat en ligne font leurs affaires sur la base de vente ou de retour. Le client réserve sa commande en ligne, sur la base de la commande, les marchandises sont envoyées au client par courrier ou par transport, le client reçoit les marchandises et effectue le paiement au courrier ou il peut retourner les marchandises immédiatement après l'ouverture du colis au cas où il n'est pas satisfait . Même après avoir accepté la livraison des marchandises et en avoir effectué le paiement, le client est normalement autorisé à retourner les marchandises dans le délai stipulé (généralement 15 jours), au cas où il ne serait pas satisfait de la qualité du produit.

L'auditeur doit soigneusement vérifier tous les processus et la documentation sur la base de ce qui précède et prendre en compte les points suivants -

La facture de vente ne peut être établie qu'après réception de la confirmation du client ou après expiration du délai stipulé.
Les marchandises envoyées en vente ou en retour doivent être considérées comme des stocks de clôture si l'approbation de la vente n'est pas reçue ou si le délai stipulé n'est pas expiré.
Une copie de la facture de vente sera envoyée au client.

Biens vendus sur le système d'achat à la location

Tenez compte des points suivants lorsque vous vous portez garant d'une vente à la location -

Biens vendus au prix de location-vente qui est le coût + profit.
Le paiement est à recevoir par tranches.
Le profit sur la vente à bail ne peut être comptabilisé que sur la base de l'acompte effectivement débloqué.
La provision pour bénéfices dans le bilan doit être constituée sur la base des versements en attente.
Le montant de cette provision sera déduit du compte du débiteur.

Vente à terme

S'il existe un accord entre le vendeur et l'acheteur pour la vente d'une quantité spécifique de bien à une date ultérieure, il s'agit d'une vente à terme. L'auditeur doit vérifier que la vente ne peut pas être réservée avant cette date et sans expédition de marchandises au client. En cas de livraison partielle, le bénéfice peut être comptabilisé partiellement sur la base de la vente effective.

Vente de sous-produits

Le sous-produit est automatiquement produit au moment de la fabrication ou la production de tout produit principal est appelé sous-produit. Par exemple, le tourteau de moutarde est un sous-produit de l'huile de moutarde. La vente peut être traitée séparément si le volume de vente des sous-produits est élevé ou il peut être réduit par rapport au coût du produit. Selon la nature et le volume de l'industrie, l'auditeur peut définir un programme d'audit intelligent après en avoir discuté avec la direction.

Vente de ferraille

La ferraille est produite lors de la fabrication du produit dans le cours normal de la production. La ferraille est un article vendable et vendu à un vendeur de ferraille, qui s'en occupe. L'auditeur doit vérifier les conditions de stockage, le volume de ferraille effectivement produit, les devis des vendeurs de ferraille, la quantité vendue, les taxes applicables et le paiement reçu.

Attestation du livre journal

En plus du livre de caisse, du livre d'achat, du livre de vente, du livre de retour d'achat et du livre de retour de vente, les écritures suivantes sont enregistrées dans le livre de journal -

Entrées d'ouverture et de clôture
Provisions diverses pour impôts et créances douteuses
Provision pour dépréciation
Intérêts reçus et intérêts payés
Transférer des écritures et des ajustements
Attribution d'actions, appels d'actions, confiscations et réémission d'actions confisquées
Vente et achat d'actifs
Entrées de factures à recevoir, de factures à payer et de refus de paiement

Il existe de nombreuses chances de commettre des fraudes de la part de tout haut fonctionnaire par le biais de ces entrées. Par conséquent, l'auditeur doit être très prudent lors de l'audit des transactions du journal et doit demander toutes les preuves documentaires au fur et à mesure qu'il en a besoin pendant son audit.

Autres aspects importants

L'auditeur doit toujours être prudent lors de l'audit d'une transaction commerciale. Les points suivants doivent être pris en compte pour le même -

Fonds de commerce

L'exactitude et la vérification des stocks dans le commerce sont d'une grande importance dans toute industrie. Le stock de clôture d'un an devient le stock d'ouverture de l'année suivante, donc un contrôle constant est très important. Stock d'ouverture + achat - vente doit être égal au stock de clôture. Cette équation peut être vraie, s'il y a une différence pour une raison quelconque, l'auditeur doit vérifier et vérifier la raison derrière cela. Les points suivants doivent être pris en compte lors de la vérification et de la vérification du stock commercial.

Échantillon au client et perte de stock pendant le traitement, le chargement, le déchargement, l'incendie et les fuites, etc.
Vente ou achat en transit.
Retour vente toujours exclu en stock et retour achat inclus en stock.
Non ajustement des marchandises reçues ou envoyées sur la base de la vente ou du retour.

Le stock est évalué sur la base d'une vérification physique à la fin de l'année et doit concorder avec le solde comptable. Il doit y avoir un système de contrôle interne efficace pour contrôler le stock commercial.

Éléments de capital et de revenu

L'auditeur doit toujours faire attention à la distinction entre les éléments de capital et de revenu, sinon le profit de l'entreprise sera surévalué ou sous-évalué et les résultats financiers ne présenteront pas une image fidèle de l'organisation.

Actifs courants et actifs fictifs

Une surévaluation des actifs courants représentera un profit plus élevé et vice-versa; par exemple, l'inclusion des créances irrécouvrables dans le compte du débiteur. Les actifs fictifs sans valeur doivent être radiés comme des brevets ou des marques déposées sans utilité.

L'auditeur doit veiller à ce que les actifs courants et les actifs fictifs soient évalués au réel, sinon le profit sera sous-estimé ou surestimé.