Environnement de planification
La planification est le processus fondamental de la gestion qui évolue progressivement et une approche étape par étape est généralement adoptée. Il implique la détermination d'objectifs et décrit les actions futures nécessaires pour atteindre ces objectifs. Le diagramme ci-dessus représente le processus de planification.
Établir des objectifs et des buts
La première étape du processus de planification de la gestion consiste à identifier les objectifs spécifiques à l'organisation et également à chaque service. Un effort de planification complet pour réussir exige que les gestionnaires de chaque département soient impliqués dans le processus de planification. Ainsi, les objectifs et les buts qui orienteront le cours futur de l'organisation doivent être clairs, concis et spécifiques.
À ce stade, le processus de planification devrait inclure un aperçu détaillé de chaque objectif, y compris la raison de sa sélection et les résultats attendus des projets liés aux objectifs. Les objectifs ainsi établis régissent le cadre de chaque grand département qui, à son tour, contrôle les objectifs des départements subordonnés et ainsi de suite.
Déterminer des alternatives
La prochaine étape consiste à rechercher et découvrir des alternatives qui guideront la réalisation des objectifs fixés. À ce stade, les gestionnaires doivent planifier comment passer de leur poste actuel à leur poste futur décidé.
Les gestionnaires peuvent trouver de nombreuses alternatives, cependant, abandonner les moins souhaitables et restreindre les quelques alternatives souhaitées est ce qui aidera à identifier la meilleure solution. Le gestionnaire peut prendre l'aide de techniques quantitatives, de recherche, d'expérimentation et d'expérience pour déterminer diverses alternatives.
Évaluer et choisir des alternatives
Une fois que des plans d'action alternatifs ont été identifiés, chaque alternative doit être analysée et évaluée à la lumière de ses forces et faiblesses et de sa capacité à atteindre les objectifs organisationnels. Lors de l'évaluation des alternatives, les gestionnaires doivent tenir compte de faits tels que les coûts impliqués, l'intensité des ressources, le délai d'achèvement, la période de gestation, le retour sur investissement, etc.
Les principaux défis d'une évaluation efficace peuvent être l'incertitude quant à l'avenir et aux risques. Divers facteurs intangibles qui ne sont pas sous le contrôle de la direction comme les changements du marché, les facteurs socio-économiques et politiques, etc. ont également une incidence. À ce stade, les gestionnaires peuvent utiliser la recherche opérationnelle et les techniques mathématiques et informatiques pour prédire et analyser les alternatives.
Création d'affectations et de chronologies
Comme les plans sont gelés et classés par ordre de priorité, les délais d'exécution des tâches associées doivent être finalisés. À ce stade, l'affectation des ressources et la ligne d'autorité et de responsabilité doivent également être établies. Le gestionnaire doit tenir compte des capacités des membres du personnel et attribuer la ressource la mieux adaptée au poste.
Les délais de réalisation doivent également être réalistes et équitables. Cette étape du processus de planification est importante car elle apporte une coordination dans les activités des différents départements. Les horaires et la séquence des opérations doivent être communiqués aux services, gestionnaires et personnels concernés pour la mise en œuvre du plan.
Formulation de plans dérivés
Les plans dérivés sont des sous-sections du plan opérationnel. La division du plan global en plans dérivés est nécessaire pour une exécution efficace. Les plans dérivés sont essentiellement nécessaires pour soutenir le plan de base ou général et expliquer les nombreux détails impliqués dans la réalisation d'un vaste plan majeur.
Budgétisation
Une fois les plans finalisés et définis, la dernière étape consiste à les convertir en paramètres quantifiables grâce à la budgétisation. Les budgets sont le plus souvent exprimés en termes d'argent, mais sont également exprimés en heures travaillées, en unités vendues ou en toute autre unité mesurable.
Une entreprise a généralement des budgets globaux représentant la somme totale des revenus et des dépenses, avec le profit ou l'excédent qui en résulte. Chaque département de l'entreprise ou de l'organisation peut avoir son propre budget, généralement des dépenses et des dépenses en capital, qui constituent le budget global. Un exercice de budgétisation bien planifié peut devenir une norme pour mesurer les progrès et l'efficacité du processus de planification.