MS Access - Importation de données
Dans ce chapitre, nous parlerons de l'importation de données dans Access et des types de données que vous pouvez importer à l'aide d'Access. Normalement, les données sont stockées dans divers formats, fichiers et emplacements, ce qui rend difficile leur obtention et leur utilisation. Si vous avez des données dans une feuille de calcul, une liste SharePoint ou un autre format, vous pouvez les importer dans une base de données Access en quelques étapes seulement, ce qui les rend beaucoup plus facilement disponibles dans Access.
La commande Enregistrer sous est généralement utilisée pour enregistrer un document dans un autre format, afin que vous puissiez l'ouvrir dans un autre programme.
Dans Access, vous ne pouvez pas utiliser la commande Enregistrer sous de la même manière, vous pouvez enregistrer des objets Access en tant qu'autres objets Access, mais vous ne pouvez pas enregistrer une base de données Access en tant que fichier de feuille de calcul.
Pour enregistrer Access en tant que fichier de feuille de calcul, vous devrez utiliser la fonction d'importation de l'onglet Données externes.
Différents types d'accès aux données peuvent importer
Pour comprendre quel type de données vous pouvez importer dans les données Access, laissez-nous ouvrir votre base de données et accédez à l'onglet Données externes.
Dans le groupe Import & Link, vous pouvez voir les différents types d'options disponibles pour l'importation de données dans Access. Voici les formats d'importation de données les plus couramment utilisés.
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- Bases de données ODBC (par exemple, SQL Server)
- Fichiers texte (délimités ou de largeur fixe)
- Fichiers XML
Exemple
Regardons un exemple simple d'importation de données à partir d'un fichier Excel. Voici les données du fichier Access.
Pour importer les données dans Access, nous devons d'abord ouvrir la base de données Access, puis accéder à l'onglet Données externes comme dans la capture d'écran suivante.
Dans le groupe Import & Link, vous verrez une option Excel. Cliquons sur cette option.
Parcourez le fichier Excel à partir duquel vous souhaitez importer des données, puis nous avons différentes options pour stocker les données. Laissez-nous sélectionner la première option et cliquez sur OK.
Ici, vous verrez l'aperçu de vos données. Maintenant, cliquez sur Suivant.
Dans l'aperçu, vous pouvez maintenant voir que la première ligne contient les en-têtes de colonne. Cochez maintenant la case et cliquez sur Suivant.
Vous verrez maintenant une boîte de dialogue où vous pouvez définir le type de données pour chaque colonne / champ. Si vous ne souhaitez importer aucun champ, cochez simplement la case qui dit ne pas importer le champ. Une fois que vous avez terminé avec le champ FirstName, cliquez simplement sur le champ MiddleInitial.
Passons maintenant en revue tous les champs, puis cliquez sur Suivant.
Voici les différentes options pour la clé primaire. Laissez-nous sélectionner la première option et cliquez sur Suivant.
Dans la dernière boîte de dialogue, vous pouvez entrer le nom de la table de votre choix et cliquer sur Terminer.
Si vous souhaitez enregistrer toutes ces étapes, cochez la case et fermez la boîte de dialogue.
Passons maintenant au volet de navigation. Vous verrez une nouvelle table est ajoutée ici et lorsque vous ouvrez la table nouvellement ajoutée, vous verrez toutes vos données dans Access.
Exemple
Examinons maintenant un autre exemple d'importation de données à partir de la base de données Access. Revenons à l'onglet Externe.
Dans le groupe Import & Link, cliquez sur l'option Access.
Parcourez la base de données Access à partir de laquelle vous souhaitez importer les données, puis sélectionnez la première option qui dit Importer des tables, des requêtes, un formulaire, etc. Maintenant, cliquez sur OK.
Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez voir différents onglets pour les tables, les requêtes, les formulaires, etc. à partir desquels vous pouvez sélectionner le type de données que vous souhaitez importer.
Allons à la Reportsonglet et sélectionnez le rapport que vous souhaitez importer; vous pouvez également sélectionner toutes les données en cliquant sur leSelect Allbouton. Laissez-nous sélectionnerProjects et cliquez Ok.
Maintenant, fermez la boîte de dialogue. Dans le volet de navigation, vous verrez qu'un nouveau rapport est ajouté. Ouvrons ce rapport et vous verrez toutes les données de ce rapport.
