MS Access - Objets

MS Access utilise des «objets» pour aider les utilisateurs à répertorier et organiser les informations, ainsi qu'à préparer des rapports spécialement conçus. Lorsque vous créez une base de données, Access vous propose des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules. Les bases de données dans Access sont composées de nombreux objets mais les suivants sont les principaux objets -

Tables
Queries
Forms
Reports

Ensemble, ces objets vous permettent de saisir, stocker, analyser et compiler vos données. Voici un résumé des principaux objets d'une base de données Access;

Table

Table est un objet utilisé pour définir et stocker des données. Lorsque vous créez une nouvelle table, Access vous demande de définir des champs également appelés en-têtes de colonne.

Chaque champ doit avoir un nom et un type de données uniques.
Les tables contiennent des champs ou des colonnes qui stockent différents types de données, comme un nom ou une adresse, et des enregistrements ou des lignes qui collectent toutes les informations sur une instance particulière du sujet, telles que toutes les informations sur un client ou un employé, etc.
Vous pouvez définir une clé primaire, un ou plusieurs champs ayant une valeur unique pour chaque enregistrement et un ou plusieurs index sur chaque table pour aider à récupérer vos données plus rapidement.

Requete

Un objet qui fournit une vue personnalisée des données d'une ou de plusieurs tables. Les requêtes sont un moyen de rechercher et de compiler des données à partir d'une ou plusieurs tables.

Lancer une requête revient à poser une question détaillée sur votre base de données.
Lorsque vous créez une requête dans Access, vous définissez des conditions de recherche spécifiques pour trouver exactement les données souhaitées.
Dans Access, vous pouvez utiliser la fonction de requête graphique par exemple ou vous pouvez écrire des instructions SQL (Structured Query Language) pour créer vos requêtes.
Vous pouvez définir des requêtes pour sélectionner, mettre à jour, insérer ou supprimer des données.
Vous pouvez également définir des requêtes qui créent de nouvelles tables à partir des données d'une ou plusieurs tables existantes.

Forme

Le formulaire est un objet dans une base de données de bureau conçu principalement pour l'entrée ou l'affichage de données ou pour le contrôle de l'exécution d'une application. Vous utilisez des formulaires pour personnaliser la présentation des données que votre application extrait des requêtes ou des tables.

Les formulaires sont utilisés pour saisir, modifier et afficher des enregistrements.
La raison pour laquelle les formulaires sont utilisés si souvent est qu'ils constituent un moyen facile de guider les gens vers la saisie correcte des données.
Lorsque vous entrez des informations dans un formulaire dans Access, les données sont acheminées exactement là où le concepteur de base de données le souhaite dans une ou plusieurs tables associées.

rapport

Le rapport est un objet des bases de données de bureau conçu pour formater, calculer, imprimer et résumer les données sélectionnées.

Vous pouvez afficher un rapport sur votre écran avant de l'imprimer.
Si les formulaires sont destinés à la saisie, les rapports sont destinés à la sortie.
Tout ce que vous prévoyez d'imprimer mérite un rapport, qu'il s'agisse d'une liste de noms et d'adresses, d'un résumé financier pour une période ou d'un ensemble d'étiquettes de publipostage.
Les rapports sont utiles car ils vous permettent de présenter les composants de votre base de données dans un format facile à lire.
Vous pouvez même personnaliser l'apparence d'un rapport pour le rendre visuellement attrayant.
Access vous offre la possibilité de créer un rapport à partir de n'importe quelle table ou requête.

Autres objets MS Access

Jetons maintenant un œil à d'autres objets MS Access.

Macro

Cet objet est une définition structurée d'une ou plusieurs actions que vous voulez qu'Access exécute en réponse à un événement défini. Une macro d'accès est un script pour effectuer un travail. Par exemple, pour créer un bouton qui ouvre un rapport, vous pouvez utiliser une macro qui déclenchera l'action OpenReport.

Vous pouvez inclure des conditions simples dans les macros pour spécifier quand une ou plusieurs actions de la macro doivent être exécutées ou ignorées.
Vous pouvez utiliser des macros pour ouvrir et exécuter des requêtes, pour ouvrir des tables ou pour imprimer ou afficher des rapports.
Vous pouvez également exécuter d'autres macros ou procédures Visual Basic à partir d'une macro.
Les macros de données peuvent être attachées directement à des événements de table tels que l'insertion de nouveaux enregistrements, la modification d'enregistrements existants ou la suppression d'enregistrements.
Les macros de données dans les applications Web peuvent également être des objets autonomes qui peuvent être appelés à partir d'autres macros de données ou objets macro.

Module

Le module est un objet dans des bases de données de bureau contenant des procédures personnalisées que vous codez à l'aide de Visual Basic. Les modules fournissent un flux d'actions plus discret et vous permettent d'intercepter les erreurs.

Tout ce qui peut être fait dans une macro peut également être fait dans un module, mais vous n'obtenez pas l'interface macro qui vous demande ce qui est nécessaire pour chaque action.
Les modules sont beaucoup plus puissants et sont essentiels si vous prévoyez d'écrire du code pour un environnement multi-utilisateur, car les macros ne peuvent pas inclure la gestion des erreurs.
Les modules peuvent être des objets autonomes contenant des fonctions qui peuvent être appelées de n'importe où dans votre application, ou ils peuvent être directement associés à un formulaire ou un état pour répondre aux événements sur le formulaire ou l'état associé.