MS Access - Guide rapide

Microsoft Access est un système de gestion de base de données (SGBD) de Microsoft qui combine le moteur de base de données relationnel Microsoft Jet avec une interface utilisateur graphique et des outils de développement logiciel. Il fait partie de la suite d'applications Microsoft Office, incluse dans les éditions professionnelles et supérieures.

• Microsoft Access n'est qu'une partie de la stratégie globale de gestion des données de Microsoft.

• Il stocke les données dans son propre format basé sur le moteur de base de données Access Jet.

• Tout comme les bases de données relationnelles, Microsoft Access vous permet également de lier facilement les informations associées. Par exemple, les données client et commande. Cependant, Access 2013 complète également d'autres produits de base de données car il dispose de plusieurs fonctionnalités de connectivité puissantes.

• Il peut également importer ou se lier directement à des données stockées dans d'autres applications et bases de données.

• Comme son nom l'indique, Access peut travailler directement avec des données provenant d'autres sources, y compris de nombreux programmes de base de données PC populaires, avec de nombreuses bases de données SQL (Structured Query Language) sur le bureau, sur des serveurs, sur des mini-ordinateurs ou sur des ordinateurs centraux, et avec des données stockées sur Serveurs Web Internet ou intranet.

• Access peut également comprendre et utiliser une grande variété d'autres formats de données, y compris de nombreuses autres structures de fichiers de base de données.

• Vous pouvez exporter et importer des données directement à partir de fichiers de traitement de texte, de feuilles de calcul ou de fichiers de base de données.

• Access peut fonctionner avec les bases de données les plus courantes qui prennent en charge la norme ODBC (Open Database Connectivity), notamment SQL Server, Oracle et DB2.

• Les développeurs de logiciels peuvent utiliser Microsoft Access pour développer des logiciels d'application.

Microsoft Access stocke des informations appelées base de données. Pour utiliser MS Access, vous devrez suivre ces quatre étapes -

• Database Creation - Créez votre base de données Microsoft Access et spécifiez le type de données que vous stockerez.

• Data Input - Une fois votre base de données créée, les données de chaque jour ouvrable peuvent être entrées dans la base de données Access.

• Query - C'est un terme sophistiqué pour décrire essentiellement le processus de récupération des informations de la base de données.

• Report (facultatif) - Les informations de la base de données sont organisées dans une belle présentation qui peut être imprimée dans un rapport d'accès.

Architecture

• Access appelle tout ce qui peut avoir un nom un objet. Dans une base de données de bureau Access, les principaux objets sont des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros, des macros de données et des modules.

• Si vous avez travaillé avec d'autres systèmes de base de données sur des ordinateurs de bureau, vous avez peut-être vu le terme base de données utilisé pour désigner uniquement les fichiers dans lesquels vous stockez des données.

• Mais, dans Access, une base de données de bureau (.accdb) comprend également tous les principaux objets liés aux données stockées, y compris les objets que vous définissez pour automatiser l'utilisation de vos données.

Microsoft Access a l'aspect et la convivialité des autres produits Microsoft Office en ce qui concerne sa présentation et ses aspects de navigation, mais MS Access est une base de données et, plus spécifiquement, une base de données relationnelle.

• Avant MS Access 2007, l'extension de fichier était *.mdb, mais dans MS Access 2007, l'extension a été modifiée en *.accdb extension.

• Les premières versions d'Access ne peuvent pas lire les extensions accdb, mais MS Access 2007 et les versions ultérieures peuvent lire et modifier les versions antérieures d'Access.

• Une base de données de bureau Access (.accdb ou .mdb) est un SGBDR entièrement fonctionnel.

• Il fournit toutes les fonctionnalités de définition de données, de manipulation des données et de contrôle des données dont vous avez besoin pour gérer de gros volumes de données.

• Vous pouvez utiliser une base de données de bureau Access (.accdb ou .mdb) en tant que SGBDR autonome sur un poste de travail unique ou en mode client / serveur partagé sur un réseau.

• Une base de données de bureau peut également servir de source de données pour les données affichées sur les pages Web de l'intranet de votre entreprise.

• Lorsque vous créez une application avec une base de données de bureau Access, Access est le SGBDR.

Définition des données

Voyons maintenant ce qu'est la définition de données -

• Dans un document ou une feuille de calcul, vous avez généralement une liberté totale pour définir le contenu du document ou de chaque cellule de la feuille de calcul.

• Dans un document, vous pouvez inclure des paragraphes de texte, un tableau, un graphique ou plusieurs colonnes de données affichées avec plusieurs polices.

• Dans la feuille de calcul, vous pouvez avoir des données de texte en haut pour définir un en-tête de colonne pour l'impression ou l'affichage, et vous pouvez avoir différents formats numériques dans la même colonne, selon la fonction de la ligne.

• Un SGBDR vous permet de définir le type de données dont vous disposez et la manière dont les données doivent être stockées.

• Vous pouvez également généralement définir des règles que le SGBDR peut utiliser pour garantir l'intégrité de vos données.

• Par exemple, une règle de validation peut garantir que l'utilisateur ne peut pas stocker accidentellement des caractères alphabétiques dans un champ devant contenir un nombre.

Manipulation de données

Travailler avec des données dans le SGBDR est très différent de travailler avec des données dans un programme de traitement de texte ou de tableur.

• Dans un document de traitement de texte, vous pouvez inclure des données tabulaires et exécuter un ensemble limité de fonctions sur les données du document.

• Vous pouvez également rechercher des chaînes de texte dans le document d'origine et, avec les contrôles ActiveX, inclure des tableaux, des graphiques ou des images d'autres applications.

• Dans une feuille de calcul, certaines cellules contiennent des fonctions qui déterminent le résultat souhaité, et dans d'autres cellules, vous entrez les données qui fournissent les informations de source pour les fonctions.

Un SGBDR vous offre de nombreuses façons de travailler avec vos données. Par exemple,

• Vous pouvez rechercher des informations dans une seule table ou demander une recherche complexe dans plusieurs tables associées.

• Vous pouvez mettre à jour un seul champ ou plusieurs enregistrements avec une seule commande.

• Vous pouvez écrire des programmes qui utilisent des commandes SGBDR pour récupérer les données que vous souhaitez afficher et permettre à l'utilisateur de mettre à jour les données.

Access utilise le puissant langage de base de données SQL pour traiter les données de vos tables. À l'aide de SQL, vous pouvez définir l'ensemble des informations dont vous avez besoin pour résoudre un problème particulier, y compris les données de peut-être de nombreuses tables.

Contrôle des données

Les feuilles de calcul et les documents de traitement de texte sont parfaits pour résoudre les problèmes d'un seul utilisateur, mais ils sont difficiles à utiliser lorsque plusieurs personnes doivent partager les données.

• Lorsque vous avez besoin de partager vos informations avec d'autres, le SGBDR vous donne la flexibilité de permettre à plusieurs utilisateurs de lire ou de mettre à jour vos données.

• Un SGBDR conçu pour permettre le partage de données fournit également des fonctionnalités garantissant qu'aucune personne ne peut modifier les mêmes données en même temps.

• Les meilleurs systèmes vous permettent également de regrouper les modifications (également appelées transaction) de sorte que toutes les modifications ou aucune des modifications n'apparaissent dans vos données.

• Vous voudrez peut-être également vous assurer que personne d'autre ne peut voir aucune partie de la commande tant que vous ne l'avez pas entièrement saisie.

• Étant donné que vous pouvez partager vos données Access avec d'autres utilisateurs, vous devrez peut-être définir certaines restrictions sur ce que les différents utilisateurs sont autorisés à voir ou à mettre à jour.

MS Access utilise des «objets» pour aider les utilisateurs à répertorier et à organiser les informations, ainsi qu'à préparer des rapports spécialement conçus. Lorsque vous créez une base de données, Access vous propose des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules. Les bases de données dans Access sont composées de nombreux objets mais les suivants sont les principaux objets -

• Tables
• Queries
• Forms
• Reports

Ensemble, ces objets vous permettent de saisir, stocker, analyser et compiler vos données. Voici un résumé des principaux objets d'une base de données Access;

Table

Table est un objet utilisé pour définir et stocker des données. Lorsque vous créez une nouvelle table, Access vous demande de définir des champs également appelés en-têtes de colonne.

• Chaque champ doit avoir un nom et un type de données uniques.

• Les tables contiennent des champs ou des colonnes qui stockent différents types de données, comme un nom ou une adresse, et des enregistrements ou des lignes qui collectent toutes les informations sur une instance particulière du sujet, telles que toutes les informations sur un client ou un employé, etc.

• Vous pouvez définir une clé primaire, un ou plusieurs champs ayant une valeur unique pour chaque enregistrement et un ou plusieurs index sur chaque table pour aider à récupérer vos données plus rapidement.

Requete

Un objet qui fournit une vue personnalisée des données d'une ou plusieurs tables. Les requêtes sont un moyen de rechercher et de compiler des données à partir d'une ou plusieurs tables.

• Lancer une requête revient à poser une question détaillée sur votre base de données.

• Lorsque vous créez une requête dans Access, vous définissez des conditions de recherche spécifiques pour trouver exactement les données souhaitées.

• Dans Access, vous pouvez utiliser la fonction de requête graphique par exemple ou vous pouvez écrire des instructions SQL (Structured Query Language) pour créer vos requêtes.

• Vous pouvez définir des requêtes pour sélectionner, mettre à jour, insérer ou supprimer des données.

• Vous pouvez également définir des requêtes qui créent de nouvelles tables à partir des données d'une ou de plusieurs tables existantes.

Forme

Le formulaire est un objet dans une base de données de bureau conçu principalement pour l'entrée ou l'affichage de données ou pour le contrôle de l'exécution d'une application. Vous utilisez des formulaires pour personnaliser la présentation des données que votre application extrait des requêtes ou des tables.

• Les formulaires sont utilisés pour saisir, modifier et afficher des enregistrements.

• La raison pour laquelle les formulaires sont utilisés si souvent est qu'ils constituent un moyen facile de guider les gens vers la saisie correcte des données.

• Lorsque vous entrez des informations dans un formulaire dans Access, les données sont acheminées exactement là où le concepteur de base de données le souhaite dans une ou plusieurs tables associées.

rapport

Le rapport est un objet des bases de données de bureau conçu pour le formatage, le calcul, l'impression et la synthèse des données sélectionnées.

• Vous pouvez afficher un rapport sur votre écran avant de l'imprimer.

• Si les formulaires sont destinés à la saisie, les rapports sont destinés à la sortie.

• Tout ce que vous prévoyez d'imprimer mérite un rapport, qu'il s'agisse d'une liste de noms et d'adresses, d'un résumé financier pour une période ou d'un ensemble d'étiquettes de publipostage.

• Les rapports sont utiles car ils vous permettent de présenter les composants de votre base de données dans un format facile à lire.

• Vous pouvez même personnaliser l'apparence d'un rapport pour le rendre visuellement attrayant.

• Access vous offre la possibilité de créer un rapport à partir de n'importe quelle table ou requête.

Autres objets MS Access

Jetons maintenant un œil à d'autres objets MS Access.

Macro

Cet objet est une définition structurée d'une ou plusieurs actions que vous voulez qu'Access exécute en réponse à un événement défini. Une macro d'accès est un script pour effectuer un travail. Par exemple, pour créer un bouton qui ouvre un rapport, vous pouvez utiliser une macro qui déclenchera l'action OpenReport.

• Vous pouvez inclure des conditions simples dans les macros pour spécifier quand une ou plusieurs actions de la macro doivent être exécutées ou ignorées.

• Vous pouvez utiliser des macros pour ouvrir et exécuter des requêtes, pour ouvrir des tables ou pour imprimer ou afficher des rapports.

• Vous pouvez également exécuter d'autres macros ou procédures Visual Basic à partir d'une macro.

• Les macros de données peuvent être attachées directement à des événements de table tels que l'insertion de nouveaux enregistrements, la modification d'enregistrements existants ou la suppression d'enregistrements.

• Les macros de données dans les applications Web peuvent également être des objets autonomes qui peuvent être appelés à partir d'autres macros de données ou objets macro.

Module

Le module est un objet dans des bases de données de bureau contenant des procédures personnalisées que vous codez à l'aide de Visual Basic. Les modules fournissent un flux d'actions plus discret et vous permettent d'intercepter les erreurs.

• Tout ce qui peut être fait dans une macro peut également être fait dans un module, mais vous n'obtenez pas l'interface de macro qui vous demande ce qui est nécessaire pour chaque action.

• Les modules sont beaucoup plus puissants et sont essentiels si vous prévoyez d'écrire du code pour un environnement multi-utilisateur, car les macros ne peuvent pas inclure la gestion des erreurs.

• Les modules peuvent être des objets autonomes contenant des fonctions qui peuvent être appelées de n'importe où dans votre application, ou ils peuvent être directement associés à un formulaire ou un rapport pour répondre aux événements sur le formulaire ou le rapport associé.

Dans ce chapitre, nous couvrirons le processus de base de démarrage d'Access et de création d'une base de données. Ce chapitre explique également comment créer une base de données de bureau à l'aide d'un modèle et comment créer une base de données à partir de zéro.

Pour créer une base de données à partir d'un modèle, nous devons d'abord ouvrir MS Access et vous verrez l'écran suivant dans lequel différents modèles de base de données Access sont affichés.

Pour afficher toutes les bases de données possibles, vous pouvez faire défiler vers le bas ou vous pouvez également utiliser la zone de recherche.

Entrez le projet dans la zone de recherche et appuyez sur Entrée. Vous verrez les modèles de base de données liés à la gestion de projet.

Sélectionnez le premier modèle. Vous verrez plus d'informations relatives à ce modèle.

Après avoir sélectionné un modèle lié à vos besoins, saisissez un nom dans le champ File name et vous pouvez également spécifier un autre emplacement pour votre fichier si vous le souhaitez.

Maintenant, appuyez sur l'option Créer. Access téléchargera ce modèle de base de données et ouvrira une nouvelle base de données vide comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Maintenant, cliquez sur le volet de navigation sur le côté gauche et vous verrez tous les autres objets fournis avec cette base de données.

Cliquez sur la navigation Projets et sélectionnez le type d'objet dans le menu.

Vous verrez maintenant tous les types d'objets - tables, requêtes, etc.

Créer une base de données vide

Parfois, les exigences de base de données peuvent être si spécifiques que l'utilisation et la modification des modèles existants nécessitent plus de travail que la simple création d'une base de données à partir de zéro. Dans ce cas, nous utilisons une base de données vierge.

Step 1 - Commençons maintenant par ouvrir MS Access.

Step 2- Sélectionnez Base de données de bureau vide. Entrez le nom et cliquez sur le bouton Créer.

Step 3 - Access créera une nouvelle base de données vierge et ouvrira la table qui est également complètement vide.

Chaque champ d'une table a des propriétés et ces propriétés définissent les caractéristiques et le comportement du champ. La propriété la plus importante d'un champ est son type de données. Le type de données d'un champ détermine le type de données qu'il peut stocker. MS Access prend en charge différents types de données, chacun avec un objectif spécifique.

• Le type de données détermine le type des valeurs que les utilisateurs peuvent stocker dans un champ donné.
• Chaque champ peut stocker des données constituées d'un seul type de données.

Voici quelques-uns des types de données les plus courants que vous trouverez utilisés dans une base de données Microsoft Access typique.

Type de données	La description	Taille
Texte court	Texte ou combinaisons de texte et de chiffres, y compris les nombres qui ne nécessitent pas de calcul (par exemple, numéros de téléphone).	Jusqu'à 255 caractères.
Texte long	Texte volumineux ou combinaisons de texte et de chiffres.	Jusqu'à 63 999 caractères.
Nombre	Données numériques utilisées dans les calculs mathématiques.	1, 2, 4 ou 8 octets (16 octets si défini sur ID de réplication).
Date / heure	Valeurs de date et d'heure pour les années 100 à 9999.	8 octets
Devise	Valeurs monétaires et données numériques utilisées dans les calculs mathématiques impliquant des données avec une à quatre décimales.	8 octets
Numéro automatique	Un numéro séquentiel unique (incrémenté de 1) ou un nombre aléatoire attribué par Microsoft Access chaque fois qu'un nouvel enregistrement est ajouté à une table.	4 octets (16 octets si défini sur ID de réplication).
Oui Non	Valeurs Oui et Non et champs qui ne contiennent qu'une des deux valeurs (Oui / Non, Vrai / Faux ou Activé / Désactivé).	1 bit.

• Si vous utilisez des versions précédentes d'Access, vous remarquerez une différence pour deux de ces types de données.

• Dans Access 2013, nous avons désormais deux types de données: texte court et texte long. Dans les versions précédentes d'Access, ces types de données étaient appelés texte et mémo.

• Le champ de texte est appelé texte court et votre champ mémo est maintenant appelé texte long.

Voici quelques-uns des autres types de données plus spécialisés parmi lesquels vous pouvez choisir dans Access.

Types de données	La description	Taille
Attachement	Fichiers, tels que des photos numériques. Plusieurs fichiers peuvent être joints par enregistrement. Ce type de données n'est pas disponible dans les versions antérieures d'Access.	Jusqu'à environ 2 Go.
Objets OLE	Les objets OLE peuvent stocker des images, de l'audio, de la vidéo ou d'autres BLOB (grands objets binaires)	Jusqu'à environ 2 Go.
Hyperlien	Texte ou combinaisons de texte et de nombres stockés sous forme de texte et utilisés comme adresse de lien hypertexte.	Jusqu'à 8 192 (chaque partie d'un type de données Hyperlien peut contenir jusqu'à 2 048 caractères).
Assistant de recherche	L'entrée de l'Assistant Liste de choix dans la colonne Type de données en mode Création n'est pas réellement un type de données. Lorsque vous choisissez cette entrée, un assistant démarre pour vous aider à définir un champ de recherche simple ou complexe. Un champ de recherche simple utilise le contenu d'une autre table ou d'une liste de valeurs pour valider le contenu d'une seule valeur par ligne. Un champ de recherche complexe vous permet de stocker plusieurs valeurs du même type de données dans chaque ligne.	Dépend du type de données du champ de recherche.
Calculé	Vous pouvez créer une expression qui utilise les données d'un ou de plusieurs champs. Vous pouvez désigner différents types de données de résultat à partir de l'expression.	Vous pouvez créer une expression qui utilise les données d'un ou de plusieurs champs. Vous pouvez désigner différents types de données de résultat à partir de l'expression.

Ce sont tous les différents types de données que vous pouvez choisir lors de la création de champs dans une table Microsoft Access.

Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des tables. Étant donné que les autres objets de base de données dépendent fortement des tables, vous devez toujours commencer la conception d'une base de données en créant toutes ses tables, puis en créant tout autre objet. Avant de créer des tables, examinez attentivement vos besoins et déterminez toutes les tables dont vous avez besoin.

Essayons de créer le premier tableau qui stockera les informations de contact de base concernant les employés comme indiqué dans le tableau suivant -

Nom de domaine	Type de données
EmployeelD	Numéro automatique
Prénom	Texte court
Nom de famille	Texte court
Adresse 1	Texte court
Adresse 2	Texte court
Ville	Texte court
Etat	Texte court
Zip *: français	Texte court
Téléphone	Texte court
Type de téléphone	Texte court

Disons maintenant un texte court comme type de données pour tous ces champs et ouvrons une base de données vide dans Access.

C'est là que nous avons laissé les choses. Nous avons créé la base de données, puis Access a automatiquement ouvert cette vue table-une-feuille de données pour une table.

Passons maintenant à l'onglet Champ et vous verrez qu'il est également créé automatiquement. L'ID qui est un champ NuméroAuto agit comme notre identificateur unique et est la clé primaire de cette table.

Le champ ID a déjà été créé et nous souhaitons maintenant le renommer en fonction de nos conditions. Ceci est une table Employé et ce sera l'identifiant unique de nos employés.

Clique sur le Name & Caption option dans le ruban et vous verrez la boîte de dialogue suivante.

Remplacez le nom de ce champ par EmployeeIDpour le rendre plus spécifique à ce tableau. Entrez les autres informations facultatives si vous le souhaitez et cliquez sur OK.

Nous avons maintenant notre champ d'identification d'employé avec la légende ID d'employé. Ceci est automatiquement défini sur le numéro automatique, nous n'avons donc pas vraiment besoin de changer le type de données.

Ajoutons maintenant quelques champs supplémentaires en cliquant sur click to add.

Choisir Short Textcomme le champ. Lorsque vous choisissez du texte court, Access met alors en évidence ce nom de champ automatiquement et il vous suffit de taper le nom du champ.

Type FirstNamecomme nom de champ. De même, ajoutez tous les champs obligatoires comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Une fois tous les champs ajoutés, cliquez sur l'icône Enregistrer.

Vous allez maintenant voir le Save As boîte de dialogue, dans laquelle vous pouvez entrer un nom de table pour la table.

Entrez le nom de votre table dans le champ Nom de la table. Ici letblpréfixe signifie table. Cliquons sur Ok et vous verrez votre tableau dans le volet de navigation.

Vue de conception de table

Comme nous avons déjà créé une table en utilisant Datasheet View. Nous allons maintenant créer une autre table en utilisant leTable Design View. Nous allons créer les champs suivants dans ce tableau. Ces tableaux stockeront certaines informations pour divers projets de livres.

Nom de domaine	Type de données
ID du projet	Numéro automatique
Nom du projet	Texte court
Rédacteur en chef	Texte court
Auteur	Texte court
PStatus	Texte court
Contrats	Attachement
ProjectStart	Date / heure
ProjetFin	Date / heure
Budget	Devise
Remarques sur le projet	Texte long

Passons maintenant à l'onglet Créer.

Dans le groupe des tableaux, cliquez sur Tableau et vous pouvez voir que cela est complètement différent de la vue Feuille de données. Dans cette vue, vous pouvez voir lefield name et data type cote à cote.

Nous devons maintenant faire ProjectID une clé primaire pour cette table, alors sélectionnons ProjectID et cliquez sur Primary Key option dans le ruban.

Vous pouvez maintenant voir une petite icône de clé qui apparaîtra à côté de ce champ. Cela montre que le champ fait partie de la clé primaire de la table.

Sauvegardons cette table et donnons un nom à cette table.

Cliquez sur OK et vous pouvez maintenant voir à quoi ressemble ce tableau dans la feuille de données.

Cliquons sur le bouton d'affichage de la feuille de données dans le coin supérieur gauche du ruban.

Si vous souhaitez apporter des modifications à cette table ou à un champ spécifique, vous n'avez pas toujours besoin de revenir en mode Création pour le modifier. Vous pouvez également le modifier à partir de la vue Feuille de données. Mettons à jour le champ PStatus comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Cliquez sur Ok et vous verrez les changements.

Une base de données Access n'est pas un fichier dans le même sens qu'un document Microsoft Office Word ou un Microsoft Office PowerPoint. Au lieu de cela, une base de données Access est une collection d'objets tels que des tables, des formulaires, des rapports, des requêtes, etc. qui doivent fonctionner ensemble pour qu'une base de données fonctionne correctement. Nous avons maintenant créé deux tables avec tous les champs et propriétés de champ nécessaires dans notre base de données. Pour afficher, modifier, insérer ou supprimer des données dans une table dans Access, vous pouvez utiliser le mode Feuille de données de la table.

• Une feuille de données est un moyen simple de consulter vos données en lignes et en colonnes sans aucune mise en forme particulière.

• Chaque fois que vous créez une nouvelle table Web, Access crée automatiquement deux vues que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement pour la saisie de données.

• Une table ouverte en mode Feuille de données ressemble à une feuille de calcul Excel et vous pouvez taper ou coller des données dans un ou plusieurs champs.

• Vous n'avez pas besoin d'enregistrer explicitement vos données. Access valide vos modifications dans la table lorsque vous déplacez le curseur vers un nouveau champ de la même ligne ou lorsque vous déplacez le curseur vers une autre ligne.

• Par défaut, les champs d'une base de données Access sont définis pour accepter un type spécifique de données, tel que du texte ou des nombres. Vous devez entrer le type de données que le champ est configuré pour accepter. Si vous ne le faites pas, Access affiche un message d'erreur -

Ajoutons quelques données dans vos tables en ouvrant la base de données Access que nous avons créée.

Sélectionnez le Views → Datasheet Afficher l'option dans le ruban et ajouter des données comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

De même, ajoutez des données dans le deuxième tableau ainsi que dans la capture d'écran suivante.

Vous pouvez maintenant voir que l'insertion de nouvelles données et la mise à jour des données existantes sont très simples en mode Feuille de données comme dans une feuille de calcul. Mais si vous souhaitez supprimer des données, vous devez d'abord sélectionner la ligne entière, comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Appuyez maintenant sur le bouton de suppression. Cela affichera le message de confirmation.

Cliquez sur Yes et vous verrez que l'enregistrement sélectionné est maintenant supprimé.

Une requête est une demande de résultats de données et d'action sur les données. Vous pouvez utiliser une requête pour répondre à une question simple, pour effectuer des calculs, pour combiner des données de différentes tables, ou même pour ajouter, modifier ou supprimer des données de table.

• Au fur et à mesure que la taille des tables augmente, elles peuvent avoir des centaines de milliers d'enregistrements, ce qui rend impossible pour l'utilisateur de sélectionner des enregistrements spécifiques de cette table.

• Avec une requête, vous pouvez appliquer un filtre aux données de la table, de sorte que vous n'obteniez que les informations souhaitées.

• Les requêtes que vous utilisez pour récupérer des données dans une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes de sélection.

• Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées requêtes d'action.

• Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données pour un formulaire ou un état.

• Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter à l'aide d'un formulaire ou d'un état se trouvent souvent dans plusieurs tables différentes.

• La partie délicate des requêtes est que vous devez comprendre comment en construire une avant de pouvoir les utiliser.

Créer une requête de sélection

Si vous souhaitez consulter les données de certains champs uniquement dans une table, ou consulter les données de plusieurs tables simultanément ou peut-être simplement voir les données basées sur certains critères, vous pouvez utiliser le Selectrequete. Voyons maintenant un exemple simple dans lequel nous allons créer une requête simple qui récupérera des informations à partir detblEmployeestable. Ouvrez la base de données et cliquez sur leCreate languette.

Cliquez sur Query Design.

dans le Tables onglet, sur le Show Table boîte de dialogue, double-cliquez sur le tblEmployees table et puis Close la boîte de dialogue.

Dans la table tblEmployees, double-cliquez sur tous les champs que vous souhaitez voir comme résultat de la requête. Ajoutez ces champs à la grille de création de requête, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Cliquez maintenant Run sur le Design onglet, puis cliquez sur Run.

La requête s'exécute et affiche uniquement les données des champs spécifiés dans la requête.

Les critères de requête vous aident à récupérer des éléments spécifiques à partir d'une base de données Access. Si un élément correspond à tous les critères que vous entrez, il apparaît dans les résultats de la requête. Lorsque vous souhaitez limiter les résultats d'une requête en fonction des valeurs d'un champ, vous utilisez des critères de requête.

• Un critère de requête est une expression qu'Access compare aux valeurs de champ de requête pour déterminer s'il faut inclure l'enregistrement qui contient chaque valeur.

• Certains critères sont simples et utilisent des opérateurs et des constantes de base. D'autres sont complexes et utilisent des fonctions, des opérateurs spéciaux et incluent des références de champ.

• Pour ajouter des critères à une requête, vous devez ouvrir la requête en mode Création.

• Vous identifiez ensuite les champs pour lesquels vous souhaitez spécifier des critères.

Exemple

Regardons un exemple simple dans lequel nous utiliserons des critères dans une requête. Ouvrez d'abord votre base de données Access, puis allez dans l'onglet Créer et cliquez sur Conception de requête.

Dans l'onglet Tables de la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur le tblEmployees table, puis fermez la boîte de dialogue.

Ajoutons maintenant un champ à la grille de requête tel que EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle et Email comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête et vous ne verrez que ces champs comme résultat de la requête.

Si vous souhaitez voir uniquement ceux dont le JobTitle est Coordinateur Marketing, vous devrez ajouter les critères pour cela. Revenons à la conception de la requête et dans la ligne Critères de JobTitle, entrez Marketing Coordinator.

Laissez-nous maintenant exécuter à nouveau votre requête et vous verrez que seul le titre du poste de coordinateurs marketing est récupéré.

Si vous souhaitez ajouter des critères pour plusieurs champs, ajoutez simplement les critères dans plusieurs champs. Disons que nous voulons récupérer les données uniquement pour «Marketing Coordinator» et «Accounting Assistant»; nous pouvons spécifier l'opérateur de ligne OR comme indiqué dans la capture d'écran suivante -

Laissez-nous maintenant exécuter à nouveau votre requête et vous verrez les résultats suivants.

Si vous devez utiliser la fonctionnalité du ANDopérateur, vous devez spécifier l'autre condition dans la ligne Critères. Disons que nous voulons récupérer tous les assistants comptables, mais uniquement les titres de coordinateur marketing avec «Pollard» comme nom de famille.

Laissez-nous maintenant exécuter à nouveau votre requête et vous verrez les résultats suivants.

Dans MS Access et d'autres systèmes de SGBD, les requêtes peuvent faire beaucoup plus que simplement afficher des données, mais elles peuvent en fait effectuer diverses actions sur les données de votre base de données.

• Les requêtes d'action sont des requêtes qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer plusieurs enregistrements à la fois.

• L'avantage supplémentaire est que vous pouvez prévisualiser les résultats de la requête dans Access avant de l'exécuter.

• Microsoft Access fournit 4 types différents de requêtes d'action -

  • Append

  • Update

  • Delete

  • Make-table

• Une requête d'action ne peut pas être annulée. Vous devez envisager de faire une sauvegarde de toutes les tables que vous mettrez à jour à l'aide d'une requête de mise à jour.

Créer une requête d'ajout

Vous pouvez utiliser une requête d'ajout pour récupérer des données d'une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table. Créons une nouvelle table dans laquelle nous ajouterons des données dutblEmployeestable. Ce sera une table temporaire à des fins de démonstration.

Appelons-le TempEmployees et cela contient les champs comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

dans le Tables onglet, dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur le tblEmployeestable, puis fermez la boîte de dialogue. Double-cliquez sur le champ que vous souhaitez afficher.

Laissez-nous exécuter votre requête pour afficher les données en premier.

Revenons maintenant à la conception de la requête et sélectionnez le Append bouton.

Dans le type de requête, sélectionnez le bouton d'option Ajouter. Cela affichera la boîte de dialogue suivante.

Sélectionnez le nom de la table dans la liste déroulante et cliquez sur OK.

Dans la grille de requête, vous pouvez le voir dans le Append To ligne tous les champs sont sélectionnés par défaut sauf Address1. En effet, ce champ Address1 n'est pas disponible dans leTempEmployeetable. Nous devons donc sélectionner le champ dans la liste déroulante.

Examinons le champ Adresse.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête et vous verrez le message de confirmation suivant.

Cliquez sur Yes pour confirmer votre action.

Lorsque vous ouvrez le TempEmployee table, vous verrez que toutes les données sont ajoutées du tblEmployees à la table TempEmployee.

Voyons comment créer des requêtes dans ce chapitre.

Créer une requête de mise à jour

Vous pouvez utiliser une requête de mise à jour pour modifier les données de vos tables et vous pouvez utiliser une requête de mise à jour pour entrer des critères afin de spécifier les lignes à mettre à jour. Une requête de mise à jour vous offre la possibilité de consulter les données mises à jour avant d'effectuer la mise à jour. Revenons à l'onglet Créer et cliquez sur Conception de requête.

Dans l'onglet Tables, dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur le tblEmployees table, puis fermez la boîte de dialogue.

Sur le Designonglet, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mettre à jour et double-cliquez sur le champ dans lequel vous souhaitez mettre à jour la valeur. Disons que nous voulons mettre à jour le prénom de «Rex» en «Max».

dans le Update rangée de la Designgrid, entrez la valeur mise à jour et dans la ligne Critères, ajoutez la valeur d'origine que vous souhaitez mettre à jour et exécutez la requête. Cela affichera le message de confirmation.

Cliquez sur Yes et allez à la vue feuille de données et vous verrez le premier enregistrement - FirstName est mis à jour à «Max» maintenant.

Créer une requête de suppression

Vous pouvez utiliser une requête de suppression pour supprimer des données de vos tables et vous pouvez utiliser une requête de suppression pour entrer des critères afin de spécifier les lignes à supprimer. Une requête de suppression vous offre la possibilité d'examiner les lignes qui seront supprimées avant d'effectuer la suppression. Allons à laCreate onglet à nouveau et cliquez sur Query Design.

Dans l'onglet Tables de la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur l'icône tblEmployees table, puis fermez la boîte de dialogue.

Sur le Design onglet, dans le Query Type groupe, cliquez sur Delete et double-cliquez sur le EmployeeID.

Dans la ligne Critères de la grille de conception, tapez 11. Ici, nous voulons supprimer un employé dont l'ID employé est 11.

Exécutons maintenant la requête. Cette requête affichera le message de confirmation.

Cliquez sur Yes et allez à votre vue Feuille de données et vous verrez que l'enregistrement d'employé spécifié est maintenant supprimé.

Créer une requête Créer une table

Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une nouvelle table à partir de données stockées dans d'autres tables. Allons à laCreate tab à nouveau et cliquez Query Design.

Dans l'onglet Tables, dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur le tblEmployees table, puis fermez la boîte de dialogue.

Sélectionnez tous les champs que vous souhaitez copier dans une autre table.

Dans le type de requête, sélectionnez le Make Table bouton d'option.

Vous verrez la boîte de dialogue suivante. Entrez le nom de la nouvelle table que vous souhaitez créer et cliquez sur OK.

Exécutez maintenant votre requête.

Vous verrez maintenant le message suivant.

Cliquez sur Yes et vous verrez une nouvelle table créée dans le volet de navigation.

La meilleure partie des requêtes est que vous pouvez enregistrer et exécuter la même requête encore et encore, mais lorsque vous exécutez la même requête encore et encore en modifiant uniquement les critères, vous pouvez envisager la requête pour accepter les paramètres.

• Si vous souhaitez fréquemment exécuter des variantes d'une requête particulière, envisagez d'utiliser une requête de paramètre

• La requête de paramètres récupère des informations de manière interactive, invitant l'utilisateur final à fournir des critères avant l'exécution de la requête.

• Vous pouvez également spécifier le type de données qu'un paramètre doit accepter.

• Vous pouvez définir le type de données pour n'importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de définir le type de données pour les données numériques, monétaires ou date / heure.

• Lorsque vous spécifiez le type de données qu'un paramètre doit accepter, les utilisateurs voient un message d'erreur plus utile s'ils saisissent le mauvais type de données, comme la saisie de texte lorsque la devise est attendue.

• Si un paramètre est défini pour accepter des données de texte, toute entrée est interprétée comme du texte et aucun message d'erreur ne s'affiche.

Exemple

Jetons maintenant un coup d'œil à un exemple simple en créant une requête de paramètre. Laissez-nous ouvrir votre base de données et sélectionnez Conception de requête dans l'onglet Créer une table.

Double-cliquez sur le tblProjects et fermez le Show boite de dialogue.

Sélectionnez le champ que vous souhaitez voir comme résultat de la requête, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Dans la grille de création de requête, dans la ligne Critères de la colonne ProjectStart, tapez [Enter a project start data]. La ficelle[Enter a project start data]est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requête demande une entrée, et le texte estEnter a project start data est l'invite de paramètre s'affiche.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête et vous verrez l'invite suivante.

Entrons maintenant la date suivante.

Cliquez sur OK pour confirmer.

En conséquence, vous verrez les détails du projet qui a commencé le 2/1/2007. Allons en mode Création et réexécutons la requête.

Entrez la date comme dans la capture d'écran ci-dessus et cliquez sur OK. Vous verrez maintenant les détails du projet qui a débuté le 5/1/2008.

Les requêtes présentent de nombreux avantages. Vous pouvez enregistrer et exécuter la même requête encore et encore, et souvent vous souhaitez ajouter des critères alternatifs.

Vous pouvez ajouter des critères alternatifs des deux manières suivantes:

• Vous pouvez utiliser l'opérateur OR pour combiner deux ensembles de critères.
• Vous pouvez également utiliser la grille de création de requête, mais au lieu de spécifier des critères sur la même ligne, vous devrez la séparer sur plusieurs lignes.

Exemple

Prenons un exemple simple de critères alternatifs. Ouvrez la base de données et dans l'onglet Créer, sélectionnezQuery Design.

Double-cliquez sur tblEmployee et fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

Double-cliquez sur tous les champs que vous souhaitez voir comme résultat de la requête.

Vous pouvez maintenant voir que le critère alternatif est spécifié dans différentes lignes du LastNamechamp. Lorsque vous exécutez cette requête, vous verrez les employés dont le nom de famille est soitPollard ou Manning. Exécutons maintenant cette requête.

Comme vous pouvez le voir, seuls deux employés ont été récupérés, en raison des autres critères.

Si vous souhaitez ajouter des critères alternatifs dans plusieurs champs, vous devrez utiliser des lignes différentes pour tous les champs. Ajoutons maintenant un autre critère alternatif où nous pouvons récupérer des informations pour les employés dont le nom de famille est soitPollard ou Manning ou le titre du poste est Accounting Assistant.

Exécutons maintenant cette requête.

Vous verrez maintenant le résultat suivant.

Dans ce chapitre, nous comprendrons les bases de la relation entre les données. Avant de parler et de créer des relations entre différentes données, examinons pourquoi nous en avons besoin. Tout revient à la normalisation.

Normalisation

La normalisation de la base de données, ou simplement la normalisation, est le processus d'organisation des colonnes (attributs) et des tables (relations) d'une base de données relationnelle pour minimiser la redondance des données. Il s'agit du processus de fractionnement des données sur plusieurs tables pour améliorer les performances globales, l'intégrité et la longévité.

• La normalisation est le processus d'organisation des données dans une base de données.

• Cela inclut la création de tables et l'établissement de relations entre ces tables selon des règles conçues à la fois pour protéger les données et pour rendre la base de données plus flexible en éliminant la redondance et les dépendances incohérentes.

Examinons maintenant le tableau suivant qui contient des données, mais le problème est que ces données sont assez redondantes, ce qui augmente les risques de faute de frappe et de formulation incohérente lors de la saisie des données.

CustID	Nom	Adresse	Biscuit	Quantité	Prix	Total
1	Ethel Smith	12 Main St, Arlington, VA 22201 S	Pépite de chocolat	5	2,00 $	10,00 $
2	Tom Wilber	1234 Oak Dr., Pékin, IL 61555	Choc Chip	3	2,00 $	6,00 $
3	Ethil Smithy	12 Main St., Arlington, VA 22201	Pépite de chocolat	5	2,00 $	10,00 $

Pour résoudre ce problème, nous devons restructurer nos données et les décomposer en plusieurs tables pour éliminer certaines de ces redondances, comme indiqué dans les trois tableaux suivants.

Ici, nous avons une table pour les clients, le 2 ^e une est pour les commandes et le 3 ^e un est pour les cookies.

Le problème ici est que le simple fait de fractionner les données dans plusieurs tables n'aidera pas à déterminer comment les données d'une table sont liées aux données d'une autre table. Pour connecter des données dans plusieurs tables, nous devons ajouter des clés étrangères auOrders table.

Définition des relations

Une relation fonctionne en faisant correspondre des données dans des colonnes clés, généralement des colonnes portant le même nom dans les deux tables. Dans la plupart des cas, la relation correspond à la clé primaire d'une table, qui fournit un identificateur unique pour chaque ligne, avec une entrée dans la clé étrangère dans l'autre table. Il existe trois types de relations entre les tables. Le type de relation créé dépend de la manière dont les colonnes associées sont définies.

Examinons maintenant les trois types de relations -

Relations un-à-plusieurs

Une relation un-à-plusieurs est le type de relation le plus courant. Dans ce type de relation, une ligne de la table A peut avoir plusieurs lignes correspondantes dans la table B, mais une ligne de la table B ne peut avoir qu'une seule ligne correspondante dans la table A.

Par exemple, les tables Clients et Commandes ont une relation un-à-plusieurs: chaque client peut passer plusieurs commandes, mais chaque commande provient d'un seul client.

Relations plusieurs-à-plusieurs

Dans une relation plusieurs-à-plusieurs, une ligne de la table A peut avoir plusieurs lignes correspondantes dans la table B, et vice versa.

Vous créez une telle relation en définissant une troisième table, appelée junction table, dont la clé primaire est constituée des clés étrangères de la table A et de la table B.

Par exemple, la table Clients et la table Cookies ont une relation plusieurs-à-plusieurs qui est définie par une relation un-à-plusieurs entre chacune de ces tables et la table Commandes.

Relations un à un

Dans une relation biunivoque, une ligne de la table A ne peut avoir plus d'une ligne correspondante dans la table B, et vice versa. Une relation un-à-un est créée si les deux colonnes associées sont des clés primaires ou ont des contraintes uniques.

Ce type de relation n'est pas courant car la plupart des informations liées de cette manière se trouveraient toutes dans un seul tableau. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour -

• Divisez un tableau en plusieurs colonnes.
• Isolez une partie d'une table pour des raisons de sécurité.
• Stockez des données de courte durée pouvant être facilement supprimées en supprimant simplement la table.
• Stockez les informations qui s'appliquent uniquement à un sous-ensemble de la table principale.

Dans ce chapitre, nous comprendrons la nécessité de créer des relations entre des tables liées. L'un des objectifs d'une bonne conception de base de données est de supprimer la redondance des données.

• To achieve that goal, you divide your data into many subject-based tables so that each fact is represented only once.

• To do this, all the common fields which are related to each other are placed in one table.

• To do this step correctly, you must first understand the relationship between your tables, and then specify these relationships in your Access database.

Why Create Table Relationships?

MS Access uses table relationships to join tables when you need to use them in a database object. There are several reasons why you should create table relationships before you create other database objects, such as forms, queries, macros, and reports.

• To work with records from more than one table, you often must create a query that joins the tables.

• The query works by matching the values in the primary key field of the first table with a foreign key field in the second table.

• When you design a form or report, MS Access uses the information it gathers from the table relationships you have already defined to present you with informed choices and to prepopulate property settings with appropriate default values.

• When you design a database, you divide your information into tables, each of which has a primary key and then add foreign keys to related tables that reference those primary keys.

• These foreign key-primary key pairings form the basis for table relationships and multi-table queries.

Let us now add another table into your database and name it tblHRData using Table Design as shown in the following screenshot.

Click on the Save icon as in the above screenshot.

Enter tblHRData as table name and click Ok.

tblHRData is now created with data in it.

Let us now understand One-to-One Relationship in MS Access. This relationship is used to relate one record from one table to one and only one record in another table.

Let us now go to the Database Tools tab.

Click on the Relationships option.

Select tblEmployees and tblHRData and then click on the Add button to add them to our view and then close the Show Table dialog box.

To create a relationship between these two tables, use the mouse, and click and hold the EmployeeID field from tblEmployees and drag and drop that field on the field we want to relate by hovering the mouse right over EmployeeID from tblHRData. When you release your mouse button, Access will then open the following window −

The above window relates EmployeeID of tblEmployees to EmployeeID of tblHRData. Let us now click on the Create button and now these two tables are related.

La relation est maintenant enregistrée automatiquement et il n'est pas vraiment nécessaire de cliquer sur le bouton Enregistrer. Maintenant que nous avons créé les relations les plus élémentaires, passons maintenant à la table pour voir ce qui s'est passé avec cette relation.

Ouvrons le tblEmployees table.

Ici, sur le côté gauche de chaque enregistrement, vous verrez un petit signe plus par défaut. Lorsque vous créez une relation, Access ajoute automatiquement une sous-feuille de données à cette table.

Cliquons sur le signe plus et vous verrez que les informations relatives à cet enregistrement se trouvent sur le tblHRData table.

Clique sur le Save icône et ouvrir tblHRData et vous verrez que les données que nous avons saisies sont déjà là.

La grande majorité de vos relations sera probablement celle-ci avec de nombreuses relations où un enregistrement d'une table a le potentiel d'être lié à de nombreux enregistrements d'une autre table.

Le processus pour créer une relation un-à-plusieurs est exactement le même que pour créer une relation un-à-un.

Commençons par effacer la mise en page en cliquant sur le Clear Layout option sur le Design tab.

Nous allons d'abord ajouter une autre table tblTasks comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Clique sur le Save icône et entrez tblTasks comme nom de table et accédez au Relationship vue.

Clique sur le Show Table option.

Ajouter tblProjects et tblTasks et fermez le Show Table boite de dialogue.

Nous pouvons recommencer le même processus pour relier ces tableaux. Cliquez et maintenez ProjectID à partir de tblProjects et faites-le glisser jusqu'à ProjectID à partir de tblTasks. De plus, une fenêtre de relations apparaît lorsque vous relâchez la souris.

Cliquez sur le bouton Créer. Nous avons maintenant une relation très simple créée.

Dans ce chapitre, laissez-nous comprendre la relation plusieurs-à-plusieurs. Pour représenter une relation plusieurs-à-plusieurs, vous devez créer une troisième table, souvent appelée table de jonction, qui décompose la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-plusieurs. Pour ce faire, nous devons également ajouter une table de jonction. Ajoutons d'abord un autre tableautblAuthers.

Créons maintenant un many-to-many relationship. Nous avons plus d'un auteur travaillant sur plus d'un projet et vice versa. Comme vous le savez, nous avons un champ Auteur dans tblProjects, nous avons donc créé une table pour cela. Nous n'avons plus besoin de ce champ.

Sélectionnez le champ Auteur et appuyez sur le bouton Supprimer et vous verrez le message suivant.

Cliquez sur Yes. Il va maintenant falloir créer une table de jonction. Cette table de jonction contient deux clés étrangères, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Ces champs de clé étrangère seront les clés primaires des deux tables liées ensemble - tblAuthers et tblProjects.

Pour créer une clé composite dans Access, sélectionnez ces deux champs et dans le table tools design onglet, vous pouvez cliquer directement sur cette clé primaire et cela marquera non pas un mais les deux champs.

La combinaison de ces deux champs est le tables’ unique identifier. Sauvegardons maintenant ce tableau soustblAuthorJunction.

La dernière étape pour rapprocher les relations plusieurs-à-plusieurs est de revenir à cela relationships view et créez ces relations en cliquant sur Show Table.

Sélectionnez les trois tableaux en surbrillance ci-dessus et cliquez sur le bouton Ajouter, puis fermez cette boîte de dialogue.

Cliquez et faites glisser le AuthorID champ de tblAuthors et placez-le au-dessus du tblAuthorJunction table AuthorID.

La relation que vous créez est celle qu'Access considérera comme une relation un-à-plusieurs. Nous appliquerons également l'intégrité référentielle. Allumons maintenantCascade Update et cliquez sur le Create bouton comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Tenons maintenant le ProjectID, faites-le glisser et déposez-le juste au-dessus de ProjectID de tblAuthorJunction.

Nous allons Enforce Referential Integrity et Cascade Update Related Fields.

Voici les relations plusieurs-à-plusieurs.

Les caractères génériques sont des caractères spéciaux qui peuvent remplacer des caractères inconnus dans une valeur de texte et sont pratiques pour localiser plusieurs éléments avec des données similaires, mais pas identiques. Les caractères génériques peuvent également aider à obtenir une base de données sur une correspondance de modèle spécifiée.

Access prend en charge deux jeux de caractères génériques car il prend en charge deux normes pour le langage de requête structuré.

• ANSI-89
• ANSI-92

En règle générale, vous utilisez les caractères génériques ANSI-89 lorsque vous exécutez queries et find-and-replace opérations sur les bases de données Access telles que *.mdb et *.accdb des dossiers.

Vous utilisez les caractères génériques ANSI-92 lorsque vous exécutez des requêtes sur des projets Access - Accéder aux fichiers connectés aux bases de données Microsoft SQL Server. Les projets Access utilisent la norme ANSI-92 car SQL Server utilise cette norme.

Caractères génériques ANSI-89

Le tableau suivant répertorie les caractères pris en charge par ANSI-89 -

Personnage	La description	Exemple
*	Correspond à n'importe quel nombre de caractères. Vous pouvez utiliser l'astérisque (*) n'importe où dans une chaîne de caractères.	wh* trouve quoi, blanc, et pourquoi, mais pas un instant ni regarder.
?	Correspond à n'importe quel caractère alphabétique unique.	B?ll trouve la balle, la cloche et le bec.
[]	Correspond à n'importe quel caractère entre crochets.	B[ae]ll trouve la boule et la cloche, mais pas la facture.
!	Correspond à tout caractère non entre crochets.	b[!ae]ll trouve le bec et le taureau, mais pas la boule ou la cloche.
-	Correspond à n'importe lequel d'une plage de caractères. Vous devez spécifier la plage dans l'ordre croissant (de A à Z, pas de Z à A).	b[a-c]d trouve mauvais, bbd et bcd.
#	Correspond à n'importe quel caractère numérique unique.	1#3S trouve 103, 113 et 123.

Caractères génériques ANSI-92

Le tableau suivant répertorie les caractères pris en charge par ANSI-92 -

Personnage	La description	Exemple
%	Correspond à n'importe quel nombre de caractères. Il peut être utilisé comme premier ou dernier caractère de la chaîne de caractères.	wh% trouve quoi, blanc, et pourquoi, mais pas un instant ni regarder.
_	Correspond à n'importe quel caractère alphabétique unique.	B_ll trouve la balle, la cloche et le bec.
[]	Correspond à n'importe quel caractère entre crochets.	B[ae]ll trouve la boule et la cloche, mais pas la facture.
^	Correspond à tout caractère non entre crochets.	b[^ae]ll trouve le bec et le taureau, mais pas la boule ou la cloche.
-	Correspond à n'importe lequel d'une plage de caractères. Vous devez spécifier la plage dans l'ordre croissant (de A à Z, pas de Z à A).	b[a-c]d trouve mauvais, bbd et bcd.

Exemple

Examinons maintenant un exemple simple d'utilisation de ces caractères génériques en ouvrant la conception de la requête.

Ajoutez les tableaux en surbrillance et fermez le Show Table boite de dialogue.

Ajoutez les champs dans la grille de requête que vous souhaitez voir comme résultat de la requête.

Exécutez votre requête.

Revenons à la query design et ajoutez une invite pour le nom du projet.

Maintenant, lancez votre requête et supposons que vous ne connaissez pas le nom exact du projet, mais que vous savez que le nom du projet contient les mots «potion». Cliquez surOk.

L'étape ci-dessus ne génère aucun résultat. En effet, Access recherche une correspondance exacte dans leproject name field. Il cherche ce projet qui a le motpotion en son nom.

Si vous le souhaitez afin que les utilisateurs puissent entrer des caractères génériques pour remplacer les caractères inconnus, vous devez ajuster les critères et inclure l'opérateur like.

Lorsque vous exécutez la requête, les utilisateurs peuvent utiliser des caractères génériques pour remplacer n'importe quel nombre de caractères.

Supposons que vous sachiez que le mot potion apparaît quelque part dans le titre mais vous ne savez pas exactement où.

Vous pouvez ajouter un * pour remplacer n'importe quel nombre de caractères avant le mot potion, puis en ajouter un autre après le. Cliquez surOk.

Il est toujours bon pour les utilisateurs de connaître les caractères génériques qu'ils peuvent saisir. Mais il y a des utilisateurs qui peuvent ne pas connaître les caractères génériques qu'ils peuvent et ne peuvent pas saisir. Dans ce cas, vous pouvez saisir vous-même les caractères génériques.

Dans cette situation, entre les Likeet notre invite de paramètres, nous pouvons ajouter ces caractères génériques et il existe maintenant une manière très spécifique d'écrire cela. Après le motlikeentre guillemets, entrez le caractère générique que nous utilisons. Dans ce cas, nous avons utilisé «*» pour remplacer n'importe quel nombre de caractères. Nous allons maintenant ajouter ceci au paramètre. Pour ce faire, nous avons besoin d'une esperluette(&)symbole et un espace. Nous allons maintenant répéter cette étape et ajouter une autre esperluette (&) car nous joignons ce caractère générique à tous les critères saisis pour ce nom de projet par l'utilisateur, puis «*» entre guillemets.

Exécutons à nouveau notre requête. Entrez le motpotion dans l'invite sans aucun caractère générique.

La requête suivra maintenant ces caractères génériques de chaque côté de ce qui est entré ici. Nous devons simplement taper potion et appuyer sur Entrée.

Nous obtenons maintenant les résultats que nous recherchions et les résultats seront les mêmes quelle que soit la saisie des utilisateurs.

Disons que nous voulons trouver chaque projet avec le mot «le» dans le titre. Ensuite, vous devez simplement taper le mot etEnter ou cliquez sur Ok.

Avec cette requête, il devient plus facile de rechercher des projets avec le mot «le» dans leur nom. Le ^deuxième niveau de résultats peut également inclure les noms de projet avec le mot «mère» où «le» fait partie du mot.

Dans MS Access, une expression est comme une formule dans Excel. Cela consiste en un certain nombre d'éléments qui peuvent être utilisés seuls ou en combinaison pour produire un résultat. Les expressions peuvent inclure des opérateurs, des constantes, des fonctions et des identificateurs.

• Les expressions peuvent être utilisées pour effectuer diverses tâches, de la récupération de la valeur d'un contrôle ou de la fourniture de critères à une requête à la création de contrôles et de champs calculés ou à la définition d'un niveau de groupe pour le rapport.

• Dans ce chapitre, nous nous concentrerons sur la création d'un type d'expression très spécifique appelé expression calculée. Nous allons créer plusieurs champs calculés qui calculeront et afficheront des données qui ne sont stockées nulle part dans la base de données elle-même mais calculées à partir de champs séparés stockés.

Nous avons maintenant une nouvelle base de données Access qui contient plus de données à calculer.

Exemple

Essayons un exemple pour comprendre cela. Nous allons récupérer des informations à partir d'une variété de tableaux -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails et tblBooks et passer en revue une variété de domaines.

Exécutons maintenant la requête et vous verrez les résultats suivants.

Nous voulons un calcul très simple pour un sous-total qui prendra la quantité de livres commandés et la multipliera par le prix de vente au détail du livre. C'est une bonne idée de commencer chaque expression ou toute expression par un nom pour appeler ce champ. Appelons celui-cisubtotal.

L'expression complète (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])inclut le nom de la table, le premier tblOrdersDetails entre crochets car c'est là que réside notre champ de quantité. Maintenant, une exclamation indique à Access de rechercher dans cette table un champ QTY et de le multiplier par le champ de prix de détail dans tblBooks.

Essayons d'exécuter votre requête et vous verrez à la fin le champ de sous-total.

Disons que nous voulons calculer notre taxe de vente. Dans la grille de requête, nous ferons exactement de la même manière que nous le faisions auparavant et cette fois, nous appellerons simplement le champ Taxe et multiplions le sous-total par un taux de taxe de neuf pour cent.

Laissez-nous exécuter à nouveau votre requête et vous verrez le nouveau Tax field à la fin.

Un index est une structure de données, une structure de données spéciale conçue pour améliorer la vitesse de récupération des données. Si vous recherchez souvent une table ou triez ses enregistrements selon un champ particulier, vous pouvez accélérer ces opérations en créant un index pour le champ. Microsoft Access utilise des index dans une table lorsque vous utilisez un index dans un livre pour rechercher des données.

• Dans certains cas, comme pour une clé primaire, Access crée automatiquement un index pour vous.
• À d'autres moments, vous souhaiterez peut-être créer un index vous-même.
• Un index stocke l'emplacement des enregistrements en fonction du champ ou des champs que vous choisissez d'indexer.
• Une fois qu'Access a obtenu l'emplacement à partir de l'index, il peut récupérer les données en se déplaçant directement vers l'emplacement correct.
• De cette manière, l'utilisation d'un index peut être considérablement plus rapide que de parcourir tous les enregistrements pour trouver les données.
• Les index peuvent accélérer les recherches dans les requêtes, mais ils peuvent également ralentir les performances lors de l'ajout ou de la mise à jour d'enregistrements.

Voyons maintenant ce que Microsoft Access crée par défaut et comment les créer nous-mêmes et apprenons à supprimer les index inutiles. Ouvrez letblEmployees table dans la base de données Access que nous avons créée.

• Nous n'avons pas vraiment joué avec les index dans cette base de données mais cela ne veut pas dire que nous n'en avons pas.
• En fait, tout champ défini comme clé primaire dans Access est automatiquement indexé.
• Access crée des index secondaires supplémentaires en fonction des noms de vos champs.

Passons maintenant au menu Fichier et sélectionnez Options.

Vous verrez la fenêtre Options d'accès.

Aller à la Object Designerset vous verrez une section intitulée AutoIndex lors de l'importation / création et dans la zone de texte, vous verrez ID; clé; code; num. Par défaut, Access ajoute automatiquement un index secondaire aux champs qui commencent ou se terminent par ces noms et qui s'applique aux champs que vous avez importés ainsi que ceux que vous avez créés manuellement.

Si vous souhaitez rendre un champ indexé, vous pouvez accéder à la Field languette.

Sélectionnez n'importe quel champ que vous souhaitez indexer et cochez la case Indexé dans la section Validation de champ. Vous disposez également d'autres options pour créer ou supprimer un index. Vous pouvez revenir auDesign View.

Vous pouvez ajuster les index en sélectionnant n'importe quel champ. Vous pouvez également voir comment ils sont indexés dans la zone des propriétés de champ ci-dessous. Tout champ qui aNosélectionné à côté de indexé, signifie qu'il n'y a pas d'index pour ce champ donné. Vous pouvez changer cela en cliquant sur le menu déroulant et en choisissant les deux autres options -Yes (Duplicate OK) et Yes (No duplicates).

La dernière option Yes (No Duplicates)signifie qu'Access interdira automatiquement les valeurs en double dans ce champ. Créons maintenant un index pour notre champ de nom.

Laissez-nous sélectionner LastName pour indexer et dire Yes (Duplicates OK). Au fur et à mesure que nous enregistrons, Access crée cet index. Un autre domaine dans lequel vous pouvez afficher et ajuster vos index pour une table est la zone de conception des tables dans leShow/Hide groupe.

Si vous cliquez sur ce bouton Index, cela fera apparaître une vue spéciale affichant tous les index créés pour cette table.

Nous avons maintenant deux index pour tblEmployees - un qui a été créé automatiquement en fonction du champ de clé primaire et un que nous venons de créer pour le champ LastName. Voici les différentes manières de traiter les index dans les tables Microsoft Access.

Dans ce chapitre, nous expliquerons comment calculer sur un groupe d'enregistrements dans Access. Nous avons créé un champ qui calcule ligne par ligne ou enregistrement par enregistrement pour créer un champ de total de ligne ou de sous-total, mais que se passe-t-il si nous voulons calculer vers le bas par un groupe d'enregistrements plutôt que par des enregistrements individuels. Nous pouvons le faire en créant ce que l'on appelle unAggregate Query.

Requête agrégée

Une requête agrégée également appelée requête de totaux ou de résumé est une somme, une masse ou des détails de groupe. Il peut s'agir d'un montant total ou brut ou d'un groupe ou d'un sous-ensemble d'enregistrements. Les requêtes agrégées peuvent effectuer un certain nombre d'opérations. Voici un tableau simple répertoriant certaines des façons de totaliser sur un groupe d'enregistrements.

S. Non	Fonctions d'agrégation et description
1.	Sum Ajoute les valeurs de champ
2.	Avg Moyenne des valeurs de champ
3.	Min Valeur de champ la plus basse (minimum)
4.	Max Valeur de champ la plus élevée (maximum)
5.	Count Comptage des valeurs (enregistrements)
6.	StDev Écart type des valeurs de champ, y compris les champs de date / heure
sept.	Var Variance des valeurs de champ, y compris la date / l'heure

Laissez-nous ouvrir votre base de données et aller à la conception de requête et inclure les tableaux suivants -

Fermez cette boîte de dialogue et les deux champs suivants seront affichés comme indiqué dans la grille de requête dans la capture d'écran suivante.

Ceci est une requête simple et nous affichons seulement deux champs - book title et quantity et lorsque nous l'exécutons, nous voyons chaque commande individuelle dans notre base de données.

Exécutons maintenant cette requête et vous verrez les résultats suivants.

C'est pourquoi les titres de livres se répètent. Des commandes distinctes ont été passées ici pour chacun de ces livres et elles ont été commandées en différentes quantités. Supposons que nous voulons voir un résumé du seul titre de livre qui n'a été répertorié qu'une seule fois. Et puis la somme de la quantité indiquée à côté.

Passons maintenant à la vue Conception et dans l'onglet Conception, vous verrez un symbole Sigma. Ceci est votre bouton de totaux.

Cliquez sur le symbole sigma qui ouvrira une autre ligne sous votre champ dans la ligne du tableau et à partir de là, vous pouvez spécifier comment vous regroupez cette requête.

Nous allons maintenant regrouper par titre de livre et additionner notre champ de quantité.

Si nous cliquons sur group by areaet cliquez ensuite sur le menu déroulant, toutes les options seront répertoriées. Dans ce cas, nous choisirons l'optionSum puis exécutez votre requête.

Vous pouvez maintenant voir chaque livre individuel ainsi que toutes les commandes individuelles affichées à côté du nom du livre.

Concaténation dans l'accès

Nous avons appris le processus de normalisation, en stockant les informations dans des champs séparés. Parfois, vous voulez voir ou afficher des données ensemble, comme combiner les champs du prénom et du nom en un seul champ. Vous pouvez afficher ces informations ensemble en créant un champ calculé qui concatène une ou plusieurs chaînes. Vous pouvez également ajouter d'autres caractères comme une virgule ou un point que vous voudrez peut-être.

• Pour concaténer dans Access, il existe deux opérateurs différents que vous pouvez utiliser ampersand (&) et le plus (+) signe.

• L'esperluette combinera deux chaînes en une seule tandis que le signe plus combinera deux chaînes et propagera les valeurs NULL, par exemple, si une valeur est NULL, l'expression entière est évaluée à null.

Exemple

Prenons un exemple simple pour comprendre le processus de création d'une nouvelle requête à l'aide de la conception de requête. Cela va être une requête très simple qui extrait des informations de la table de nos clients.

Ajoutons maintenant tblCustomerstable ferme cette boîte de dialogue d'affichage de table. Nous allons essayer une concaténation avec quelques champs nommés simples.

Ajoutons maintenant les champs du prénom et du nom et exécutons la requête.

Comme vous pouvez le voir, le prénom et le nom sont séparés en deux champs différents.

Nous devons afficher ces informations ensemble.

Revenir à la Design View et dans le troisième champ, créez un nouveau champ appelé full name. Maintenant, ajoutez le nom complet et tapez l'expression qui concatène ces deux champs ensemble.

Laissez-nous exécuter la requête et vous verrez un nouveau champ calculé.

Il peut concaténer les informations de ces deux champs ensemble, mais cela n'apparaît pas exactement comme nous le souhaitons. Il exécute tout ce texte ensemble parce qu'il fonctionne comme nous l'avons demandé. Nous devrons maintenant demander à Access d'ajouter un espace entre les informations de ces deux champs.

Revenons maintenant à la vue Conception et ajoutons une autre section à cette expression.

Ajoutez un espace entre guillemets et une autre esperluette. Cela permet à Access de prendre les informations de ce champ de prénom; ajoutez-le avec un espace, puis ajoutez les informations du champ de nom à la toute fin. Maintenant, exécutez à nouveau la requête et vous verrez les résultats suivants.

Les requêtes agrégées sont parfaites si vous ne recherchez qu'un seul nombre spécifique, mais si vous souhaitez résumer des informations comme un résumé de type feuille de calcul, vous pouvez envisager d'essayer une requête de tableau croisé. Lorsque vous souhaitez restructurer les données récapitulatives pour les rendre plus faciles à lire et à comprendre, pensez à utiliser unCrosstab Query.

• Une requête de tableau croisé est un type de Select Query. Lorsque vous exécutez une requête d'analyse croisée, les résultats s'affichent dans une feuille de données. Cette fiche technique a une structure différente des autres types de fiches techniques.

• La structure d'une requête d'analyse croisée peut la rendre plus facile à lire qu'une simple requête de sélection qui affiche les mêmes données, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

De loin, le moyen le plus simple de créer une requête d'analyse croisée dans Access consiste simplement à utiliser l'assistant fourni avec Access pour créer votre requête d'analyse croisée. Passons maintenant à l'onglet Créer, dans les groupes de requêtes et cliquez sur l'assistant de requête.

Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez voir toutes sortes de requêtes spéciales. Vous pouvez créer un assistant de requête simple comme nous l'avons fait jusqu'à présent depuis le mode Création. Le second est celui que nous voulons - la requête de tableau croisé qui affiche les données dans une feuille de calcul compacte au format. Maintenant, sélectionnez la requête de tableau croisé et cliquez sur OK.

Le premier écran de l'assistant vous demandera quelle table ou requête contient les champs souhaités pour les résultats de votre requête de tableau croisé. Clique sur leQueries bouton radio et sélectionnez qryOrdersInformation - c'est celui que nous avons créé précédemment qui contient le sous-total, la taxe de vente, etc. Cliquez sur Next.

Nous allons maintenant examiner les champs disponibles à partir de cette requête. Il vous invitera à entrer les valeurs de champ souhaitées comme en-têtes de ligne. Disons que nous voulons une simple liste de tous nos différents titres de livres. Sélectionnez maintenant les champs de titre du livre et envoyez-le à votre zone de champ sélectionnée et cliquez surNext.

Dans la boîte de dialogue ci-dessus, la question est de savoir ce que vous voulez utiliser comme en-têtes de colonne et cela dépend vraiment de ce que vous voulez évaluer. Supposons que vous souhaitiez consulter notresales by date, choisissez TransactionDate et cliquez Next.

La question dans la boîte de dialogue ci-dessus est une question spécialisée basée sur le champ que nous avons précédemment sélectionné car nous avons choisi une colonne date / heure. Il nous demande si nous voulons regrouper nos informations de colonne date / heure par intervalle spécifique. Sélectionnez l'option année et cliquez surNext.

La question suivante dans la boîte de dialogue ci-dessus demande quel nombre voulez-vous calculer pour chaque colonne de l'intersection de lignes. Dans ce cas, on peut aller par quantité de livres vendus en sélectionnantquantity (QTY) et Sommez des fonctions et cliquez sur Next.

Le tout dernier écran de votre assistant va demander what do you want to name your query et plus loin, cliquez sur Finish à View that query.

Nous avons maintenant des informations livre par livre et également des informations sur les ventes totales, comme lorsque chacune de ces ventes a eu lieu.

Une base de données est un ensemble de tables de données qui permettent des relations logiques entre elles. Vous utilisez des relations pour connecter les tables par des champs qu'elles ont en commun. Une table peut faire partie de n'importe quel nombre de relations, mais chaque relation a toujours exactement deux tables. Dans une requête, une relation est représentée par unJoin.

Qu'est-ce que Join

Une jointure spécifie comment combiner des enregistrements de deux ou plusieurs tables dans une base de données. Conceptuellement, une jointure est très similaire à une relation de table. En fait, les jointures servent à interroger les relations avec les tables.

Voici les deux types de jointures de base dont nous parlerons dans ce chapitre -

• La jointure intérieure
• La jointure externe

Les deux peuvent facilement être créés à partir d'un queries design view.

Jointure interne

Comprenons maintenant Inner Join -

• Le type de jointure le plus courant est une jointure interne qui est également le type de jointure par défaut dans Microsoft Access.
• Inner Join affichera uniquement les lignes ou les enregistrements où les champs joints des deux tables sont égaux.
• Ce type de jointure examine ces champs communs et les données qu'ils contiennent. Il n'affiche que les correspondances.

Jointure externe

Comprenons maintenant ce qu'un Outer Join est -

• Une jointure externe affiche toutes les lignes d'une table et uniquement les lignes ou enregistrements de l'autre table où les champs joints sont égaux.
• En d'autres termes, une jointure externe affiche toutes les lignes d'une table et uniquement les lignes correspondantes de l'autre table.

Il existe également d'autres types de jointure -

Jointure externe gauche et jointure externe droite

Comprenons maintenant Left Outer Join et Right Outer Join -

• Vous pouvez choisir le tableau qui affichera toutes les lignes.
• Vous pouvez créer une jointure externe gauche qui inclura toutes les lignes de la première table.

• Vous pouvez créer une jointure externe droite qui inclura toutes les lignes de la deuxième table.

Passons maintenant à la Create et créez une requête à partir de Design View. SélectionnertblProjects et tblTasks et fermez la boîte de dialogue Afficher la table comme dans la capture d'écran suivante.

Ajouter le ProjectName champ de tblProjects, et TaskTitle, StartDate et DueDate de tblTasks table.

Exécutons maintenant la requête.

Nous affichons uniquement les enregistrements de quelques projets. Quelques-uns de ces projets comportent de nombreuses tâches associées à ce projet et ces informations sont liées viaProjectID champ.

• Lorsque nous créons cette requête dans Microsoft Access, Access prend cette relation à partir des relations que nous avons créées.

• Par défaut, il crée ce qu'on appelle un Inner Join between these two fields, entre ces deux tableaux, et c'est ainsi qu'il met en relation ces informations à partir de ces deux tableaux.

• Il ne nous montre que les correspondances, donc lorsque nous exécutons cette requête, de nombreux autres projets sont répertoriés dans tblProjects qui n'apparaissent pas dans le cadre de nos enregistrements définis dans cette requête, et c'est à cause de la manière dont ces deux tables sont jointes, via cette jointure interne, qui est encore une fois cette jointure par défaut pour toute requête.

Cependant, si vous souhaitez modifier la relation, Supposons que vous souhaitiez créer une jointure externe, ou en d'autres termes, afficher tous les projets de tblProjects, chaque enregistrement qui se trouve dans cette table, ainsi que toutes les tâches de tblTasks- Ouvrir les propriétés de jointure; nous pouvons le faire simplement en double-cliquant sur la ligne de relation.

Access affichera le nom de la table de gauche et le nom de la table de droite dans la boîte de dialogue Propriétés de jointure.

• Le nom de la colonne de gauche et le nom de la colonne de droite et le premier bouton radio ne doivent inclure que les lignes où les champs de jointure des deux tables sont égaux et c'est la jointure interne et c'est ce qui est sélectionné par défaut lors de la création de relations, lors de la création d'une jointure dans la requête, mais vous pouvez la modifier.

• Nous avons également deux autres options; nous pouvons inclure tous les enregistrements detblProjects, et seuls les enregistrements de tblTasks où les champs joints sont égaux et celui-ci est Left Outer Join.

• Nous avons une troisième option, inclure tous les enregistrements de tblTasks et uniquement les enregistrements de tblProjects où les champs joints sont égaux et celui-ci est Right Outer Join.

Ce sont les différents types de jointures que vous pouvez créer facilement à partir de la vue Conception. Laissez-nous sélectionner la deuxième option, qui est Left Outer Join, et cliquez surOk.

Examinons maintenant les autres étapes -

Lorsque vous regardez la ligne de relation, vous verrez une petite flèche pointant vers ProjectID dans tblTasks. Lorsque vous exécutez cette requête, vous verrez les résultats suivants.

Comme vous pouvez le voir, il nous montre chaque nom de projet, qu'il ait ou non une tâche associée. Vous verrez également un tas de champs nuls. Tout cela sera vide car il n'y a aucune information connexe danstblTasks, d'où viennent ces champs. Passons maintenant à laDesign View à nouveau et double-cliquez sur la ligne de relation.

Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, sélectionnez la troisième option qui correspond à la jointure externe droite et cliquez sur Ok.

Maintenant, regardez notre ligne de relation. Vous verrez qu'une petite flèche pointe maintenant versProjectID dans tblProjects. Lorsque vous exécutez cette requête, vous verrez les résultats suivants.

Auto-jointures

L'auto-jointure est un autre type de jointure. Une auto-jointure met en relation les champs correspondants de la même table. Par exemple, regardez la table de l'employé avec un champ de superviseur, qui fait référence au même type de numéro stocké dans un autre champ de la même table - l'ID d'employé.

Si nous voulions savoir qui est le superviseur de Kaitlin Rasmussen, nous devrons prendre le numéro stocké dans ce champ de superviseur et le rechercher dans le même tableau exact dans ce champ d'identification d'employé afin de savoir que Charity Hendricks est le superviseur.

Cette table n'est pas la structure idéale pour une base de données relationnelle car elle n'est pas normalisée.

Si nous avons une situation où nous voulons créer une requête qui répertorie simplement les noms des employés à côté des noms de leurs superviseurs, il n'y a pas de moyen simple de l'interroger à moins de créer une auto-jointure.

Pour voir une auto-jointure, créez une table avec les champs suivants et entrez des données.

Ici, nous voulons créer à nouveau une liste avec le prénom de l'employé puis le nom du superviseur. Créons une requête à partir duquery design view.

Maintenant, ajoutez tblEmployees les tables.

Fermez cette boîte de dialogue.

Maintenant, ajoutez le prénom et le nom de nos employés.

Nous avons maintenant besoin d'un moyen de créer une relation entre cette table et elle-même. Pour ce faire, nous devons ouvrirthe show table dialog box et ajoutez tblEmployees une fois de plus.

Nous avons créé une autre copie de la même table dans cette vue de requête. Maintenant, nous devons créer une auto-jointure. Pour ce faire, cliquez sur Superviseur danstblEmployees table et maintenez le bouton de la souris enfoncé et déposez-le juste au-dessus du EmployeeID dans cette table copiée - tblEmployees_1. Ensuite, ajoutez le prénom et le nom de cette table copiée.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête et vous verrez les résultats suivants.

Il affiche les noms des employés à côté des noms de leurs supérieurs. Et c'est ainsi que vous créez une auto-jointure dans Microsoft Access.

Dans ce didacticiel, nous avons créé une variété de requêtes de sélection, principalement à partir de la vue Conception. Mais dans Access, nous pouvons utiliser des assistants de requête spéciaux pour créer quelques requêtes de sélection spécifiques. Le premier est l'assistant de recherche de doublons. L'Assistant de recherche de requêtes en double crée une requête qui localise les enregistrements avec des valeurs de champ en double dans une seule table ou requête.

Comme nous l'avons vu, les bases de données relationnelles sont conçues pour éviter de stocker des informations en double. Mais malgré cette conception, les utilisateurs entrent parfois accidentellement des informations en double.

Exemple

Dans la table d'un client, vous pouvez ajouter accidentellement le même client deux fois. Dans de tels cas, le client aura la même adresse, mais des identifiants clients différents, ce qui peut créer des problèmes de reporting. Dans cette situation, vous pouvez utiliser leduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.

Ouvrons maintenant notre base de données Access qui contient tblAuthers table et allez à la Create et, dans le groupe de requêtes, sélectionnez query wizard.

Si vous voyez la capture d'écran suivante, vous avez le choix entre quatre assistants différents. Sélectionnez lefind duplicates query wizard et cliquez Ok.

Le tout premier écran de l'assistant de recherche de doublons vous demandera quelle table ou quelle requête vous souhaitez rechercher pour d'éventuels doublons. Disons que nous voulons vérifier la table de notre auteur pour nous assurer que le même auteur n'a pas été entré accidentellement deux fois. Alors, sélectionnez tblAuthors et cliquez surNext.

• Le deuxième écran de l'assistant vous demandera quels champs peuvent contenir des informations en double.

• En règle générale, vous n'utiliserez pas votre champ de clé primaire, car, là encore, lorsque vous désignez un champ dans Access comme clé primaire, Access n'autorisera pas la saisie de doublons.

• Nous examinerons tout autre champ ou une combinaison de champs.

Nous pouvons rechercher par le nom ou le prénom et le nom de famille, ou vous pouvez rechercher par leur adresse postale, ou pour être plus précis avec leur numéro de téléphone ou leur anniversaire.

Faisons maintenant une recherche par prénom, nom de famille et anniversaire et cliquez sur Next.

L'écran suivant de cet assistant vous demandera les champs que nous souhaitons afficher dans notre requête. Pour cela, appuyez sur la double flèche, tous les champs seront déplacés vers la zone des champs de requête supplémentaires, et seront ajoutés à nos résultats de requête.

Cliquons maintenant Next. Cela nous amènera au dernier écran de cet assistant de requête.

Dans l'écran suivant, saisissez comment vous souhaitez nommer votre requête.

Par défaut, il va le nommer find duplicates pour plus whatever the name of the object that you're querying. Dans ce cas,tblAuthors, mais vous pouvez également lui donner un autre nom et cliquer sur finish.

Ici, Access a trouvé un doublon possible, et ce sera l'auteur Jose Caline qui a le même anniversaire, la même adresse, le même numéro de téléphone mais des AuthorIDs différents.

Celui-ci a définitivement été entré deux fois par accident. Nous avons maintenant ajouté tous les champs à notre requête, nous pourrions simplement aller supprimer l'enregistrement. Nous devons également nous assurer que nous n'avons aucun enregistrement lié dans une autre table.

Sélectionnez un enregistrement et choisissez Supprimer comme dans la boîte de dialogue suivante.

Access vous donne une invite, "Vous êtes sur le point de supprimer un enregistrement." Cliquez sur Oui si vous souhaitez continuer.

Si vous souhaitez voir comment cet assistant a créé cette requête, accédez au mode Création et voyez tout ce qui a été ajouté à cette requête.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, nous avons nos champs et certains critères spécifiques sous le champ du prénom.

C'est ainsi que cet assistant recherche ces informations en double. C'est de loin la méthode la plus simple pour trouver des doublons.

Dans Access, il existe un autre assistant très utile et c'est Find Unmatched Query Wizard. L'Assistant Rechercher des requêtes sans correspondance crée une requête qui recherche des enregistrements ou des lignes dans une table qui n'ont aucun enregistrement associé dans une autre table.

Comme nous l'avons déjà expliqué, comment les données se rejoignent dans les requêtes et comment la plupart des requêtes recherchent les correspondances entre deux ou plusieurs tables.

• Il s'agit de la jointure par défaut dans Access, par exemple, si nous concevons une requête avec deux tables, tblCustomers et tblOrderset joindre ces deux tables par les CustomerIDs, cette requête ne renverra que les résultats qui correspondent. En d'autres termes, les clients qui ont passé des commandes.

• Il y a des moments où nous ne voulons pas voir les correspondances, par exemple, nous pouvons ne vouloir voir aucun client dans notre base de données - les clients qui n'ont pas encore passé de commande.

• C'est exactement ce que fait la requête de recherche sans correspondance.

Il existe également de nombreuses autres utilisations possibles de ce type de requête.

Dans notre base de données, nous pouvons l'utiliser pour voir quels auteurs n'ont pas encore écrit de projet ou vous pouvez l'utiliser pour voir quels employés n'ont pas encore choisi de prestations de santé. Ouvrons maintenant votre base de données qui contientCustomers et Orderstable; allez dans l'onglet Créer et cliquez sur le bouton de l'assistant de requête.

Sélectionnez le Find Unmatched Query Wizard et cliquez Ok.

Dans ce scénario, nous rechercherons les clients qui n'ont pas passé de commande. Dans le premier écran, il demande quelle table ou requête contient les enregistrements souhaités dans les résultats de la requête.

Nous voulons maintenant une liste de clients de tblCustomers. Sélectionnez cette option et cliquez surNext.

Dans l'écran suivant, vous devez spécifier which table or query contains the related records. En d'autres termes, quel tableau utilisez-vous pour comparer avec le premier. Pour cela, nous devons trouver ceux qui n'ont pas passé de commande. Nous devons sélectionner le tableau qui contient des informations sur toutes les commandes -tblOrders. Maintenant, cliquezNext.

Dans l'écran suivant, vous devez spécifier quelle information se trouve dans les deux tableaux.

• Il s'agit généralement d'une sorte de clé primaire, de clé étrangère, de champ ou de relation.
• Si vous avez une relation existante dans votre base de données, Access sélectionnera et fera correspondre ces champs pour vous.
• Mais, si vous avez d'autres champs que vous pouvez joindre, contenant des informations similaires, vous pouvez également le choisir ici.

Ici, nous avons CustID sélectionné par défaut dans les deux champs dans «tblCustomers» et les champs dans «tblOrders». Maintenant, cliquezNext.

Dans l'écran suivant, vous pouvez sélectionner et choisir les champs que vous souhaitez voir affichés dans les résultats de la requête.

Choisissons maintenant tous les champs disponibles et cliquons sur la double flèche. Cela déplace tous lesavailable fields à la selected fieldssurface. Maintenant, cliquezNext.

Le dernier écran vous permettra de choisir un nom pour votre requête et de cliquer Finish.

Ici, nous avons un client répertorié comme ce client qui n'a pas encore passé de commande chez nous.

Vous pouvez également voir comment cette requête a été créée. Pour cela, vous devez revenir à laDesign View.

Cet assistant a créé un Outer Join entre tblCustomer et tblOrders et le Is Nullcritères est ajouté au CustID à partir de tblORders. Ceci afin d'exclure certains enregistrements. Dans ce cas, ce sont les clients qui ont passé des commandes, ou qui ont des informations associées dans tblOrders.

Les formulaires dans Access sont comme des vitrines dans les magasins qui facilitent l'affichage ou l'obtention des éléments souhaités. Étant donné que les formulaires sont des objets par lesquels vous ou d'autres utilisateurs pouvez ajouter, modifier ou afficher les données stockées dans votre base de données de bureau Access, la conception de votre formulaire est un aspect important. Vous pouvez faire beaucoup de choses en termes de conception avec les formulaires dans Microsoft Access. Vous pouvez créer deux types de formulaires de base -

• Formes liées
• Formulaires non liés

Formes liées

Comprenons maintenant ce que Bound Forms sont -

• Les formulaires liés sont connectés à une source de données sous-jacente telle qu'une table, une requête ou une instruction SQL.
• Les formes liées sont ce à quoi les gens pensent généralement lorsqu'ils pensent à l'objectif d'un formulaire.
• Les formulaires doivent être remplis ou utilisés pour saisir ou modifier des données dans une base de données.
• Des exemples de formulaires liés seront généralement ce que les utilisateurs utilisent pour saisir, afficher ou modifier des données dans une base de données.

Formulaires non liés

Examinons les formulaires non liés -

• Ces formulaires ne sont pas connectés à un enregistrement sous-jacent ou à une source de données.
• Les formulaires non liés peuvent être des boîtes de dialogue, des tableaux de commutation ou des formulaires de navigation.
• En d'autres termes, les formulaires non liés sont généralement utilisés pour naviguer ou interagir avec la base de données dans son ensemble, par opposition aux données elles-mêmes.

Types de formulaires liés

Il existe de nombreux types de formulaires liés que vous pouvez créer dans Access. Laissez-nous comprendre les types -

Formulaire d'article unique

C'est le plus populaire et c'est là que les enregistrements sont affichés - un enregistrement à la fois.

Formulaire d'articles multiples

Cela affiche plusieurs enregistrements à la fois à partir de cette source de données liée.

Formulaire divisé

Le formulaire est divisé en deux, verticalement ou horizontalement. Une moitié affiche un seul élément ou enregistrement, et l'autre moitié affiche une liste ou fournit une vue de feuille de données de plusieurs enregistrements de la source de données sous-jacente.

Créer des formulaires

Il existe quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour créer des formulaires dans Access. Pour cela, ouvrez votre base de données et allez dans leCreate tab. Dans le groupe Formulaires, dans le coin supérieur droit, vous verrez le bouton Assistant Formulaire.

Cliquez sur ce bouton pour lancer l'assistant de formulaire.

Sur ce premier écran de l'assistant, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez afficher sur votre formulaire et vous pouvez choisir parmi les champs de plusieurs tables ou d'une requête.

Supposons que nous voulons simplement avoir un formulaire rapide que nous allons utiliser pour la saisie de données pour nos informations sur les employés.

De Tables/Queries liste déroulante, sélectionnez tblEmployeestable. Cliquez sur la double flèche pour déplacer tous les champs à la fois.

Laissez-nous simplement laisser ce tableau, et cliquez Next.

L'écran suivant de l'Assistant Formulaire vous demandera la mise en page que nous souhaitons pour notre formulaire. Nous avonscolumnar, tabular, datasheet and justifiedmises en page. Nous allons choisir la disposition en colonnes ici, puis cliquer surNext.

Dans l'écran suivant, nous devons donner un titre à notre formulaire. Appelons-lefrmEmployees.

Une fois que vous avez donné un titre à votre formulaire, vous pouvez ouvrir le formulaire pour voir à quoi il ressemble, ou vous pouvez commencer à saisir des informations dans votre tableau. Ou vous pouvez choisir l'option pour modifier la conception du formulaire. Laissez-nous choisir la première option pouropen the form to view or enter information et cliquez Finish.

Maintenant, regardez la capture d'écran suivante. Voici à quoi ressemble votre formulaire. Il s'agit d'un formulaire à un seul élément, ce qui signifie qu'un enregistrement est affiché à la fois et plus bas, vous pouvez voir les boutons de navigation, ce qui nous indique que cela affiche l'enregistrement 1 sur 9. Si vous cliquez sur ce bouton, il se déplacera au prochain enregistrement.

Si vous voulez accéder au tout dernier enregistrement de ce formulaire ou de cette table, vous pouvez utiliser le bouton juste à côté de cette flèche droite, la flèche avec une ligne après, c'est le dernier bouton d'enregistrement. Si vous souhaitez ajouter des informations sur les nouveaux employés, allez à la fin de ces enregistrements, puis après 9 enregistrements, vous verrez un formulaire vierge dans lequel vous pouvez commencer à saisir les informations du nouvel employé.

Ceci est un exemple de la façon dont vous pouvez créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire. Fermons maintenant ce formulaire et allons dans l'onglet Créer. Nous allons maintenant créer un formulaire légèrement plus compliqué à l'aide de Wizard. Cliquez sur l'Assistant Formulaire et cette fois, nous choisirons les champs de quelques tables différentes.

Dans cet assistant de formulaire, choisissons tblProjects pour Tables/Querieset sélectionnez quelques champs disponibles tels que ProjectID, ProjectName, ProjectStart et ProjectEnd. Ces champs seront maintenant déplacés vers les champs sélectionnés.

Sélectionnez maintenant tblTaskspour les tables / requêtes et envoyer sur le TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate et PercentComplete. Cliquez surNext.

Ici, nous voulons récupérer des données à partir de quelques objets différents. Nous pouvons également choisir parmi les options sur la façon dont nous voulons organiser notre formulaire. Si nous voulons créer un formulaire plat, nous pouvons choisir d'organiser partblTasks, qui créera ce formulaire unique, avec tous les champs disposés en vue à plat, comme indiqué ci-dessus.

Cependant, si nous voulons créer une forme hiérarchique basée sur cette relation un-à-plusieurs, nous pouvons choisir d'organiser nos données par tblProjects.

Dans la fenêtre ci-dessus, nous avons la possibilité d'inclure un subform pour tblTasks, ou nous pouvons en faire un formulaire lié. Ce formulaire lié est l'endroit où tblProjects aura un bouton qui lancera ce deuxième formulaire filtré sur le projet que nous avons sélectionné dans ce formulaire de projets sous-jacent. Choisissons maintenant leForm with subform(s), puis cliquez sur Next.

Dans l'écran suivant, vous pouvez choisir une mise en page pour votre sous-formulaire. La vue Feuille de données est sélectionnée par défaut. La vue Feuille de données est similaire à la vue Tableau. Maintenant, cliquezNext.

Dans l'écran suivant, vous devez fournir un nom pour vos formulaires. Entrez le nom souhaité et cliquez surFinish.

Access vous donnera un aperçu de ce à quoi ressemble votre formulaire. En plus, vous avez les contrôles sur votre formulaire principal, qui provient de notreProjectstable. En descendant, vous verrez un sous-formulaire. C'est comme un formulaire dans un formulaire.

Formulaire d'articles multiples

Vous pouvez également créer un type de formulaire spécifique. Pour cela, vous pouvez cliquer sur leMore Forms menu déroulant.

Depuis le menu, vous pouvez créer un Multiple Items forme, un Datasheet forme, un Split forme, ou même un Modal Dialogforme. Ce sont généralement des formes liées; sélectionnez l'objet que vous souhaitez être lié à ce formulaire. Cela ne s'applique pas aux formulaires de la boîte de dialogue modale.

Pour créer ce type de formulaire, vous devrez d'abord sélectionner l'objet dans le volet de navigation. Laissez-nous sélectionnertblEmployees ici.

Continuez en cliquant sur More Forms et Multiple Items.

L'étape ci-dessus créera en outre un formulaire Éléments multiples, répertoriant tous les employés.

Formulaire divisé

Ce type de formulaire est divisé en deux moitiés égales, verticalement ou horizontalement. La moitié affiche un seul élément ou enregistrement et l'autre moitié affiche une liste ou une vue de feuille de données de plusieurs enregistrements de la source de données sous-jacente.

Choisissons maintenant tblEmployees dans le volet de navigation puis sur Createlanguette. SélectionnerSplit Form dans le menu Plus de formulaires et vous verrez le formulaire suivant dans lequel le formulaire est divisé verticalement.

Nous avons appris plusieurs façons de créer des formulaires de saisie de données simples. Bien que les formulaires facilitent le processus de saisie des données; ceux-ci peuvent ne pas servir à d'autres fins que vous souhaiteriez. Ils peuvent ne pas être accrocheurs ou conviviaux pour ce que vous avez prévu.

• Lors de la création d'un formulaire, la première chose que vous voudrez probablement faire est de redimensionner ou de déplacer les contrôles.
• Vous devrez peut-être également ajouter un contrôle ou supprimer un contrôle.

Nous allons maintenant discuter de la manière de modifier votre formulaire de manière simple.

Contrôles

Il s'agit simplement d'un terme générique utilisé pour décrire tout objet sur un formulaire ou un rapport qui affiche des données, effectue des actions ou des éléments utilisés pour des décorations telles qu'une ligne. En d'autres termes, un contrôle est à peu près tout ce qui est placé sur un formulaire ou un état.

Les éléments suivants peuvent être considérés comme des contrôles -

• Objets tels que les étiquettes.
• Zones de texte non liées ou liées que vous pouvez utiliser pour ajouter, modifier ou même calculer une expression.
• Boutons de commande qui exécutent des actions telles que Save, Open un e-mail ou Print et ces boutons sont également appelés contrôles.
• C'est juste un terme générique pour tout objet sur un formulaire ou un état.

Nous allons maintenant examiner les différents aspects de rendre un formulaire présentable et comprendre comment éditer et modifier un formulaire. Ouvrons maintenant notre formulaire Articles multiples qui répertorie tous les employés detnlEmployees.

Comme vous pouvez le voir, une liste d'employés, mais ne ressemble pas vraiment à une liste très conviviale. Nos contrôles sont surdimensionnés. Ils sont trop grands, espacés et ne fournissent pas une vue de liste très utile.

Pour modifier l'apparence de vos contrôles sur ce formulaire, vous disposez de deux vues de formulaire que vous pouvez utiliser. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur leView menu déroulant.

Vous disposez de la vue Mise en page ou de la vue Conception, et ces deux vues sont utilisées pour modifier votre formulaire. La vue Formulaire s'ouvre par défaut; c'est la vue que vous utiliserez pour interagir avec ou modifier la source de données sous-jacente.

Pour modifier l'apparence du formulaire lui-même, nous devons d'abord accéder à la vue Mise en page.

Lorsque vous passez à la vue Mise en page, une série d'onglets contextuels apparaît.

En haut d'Access, vous verrez une zone marquée Form Layout Tools avec trois onglets - onglet Conception, un onglet Réorganiser et un onglet Format et chacun de ces onglets a différentes options pour mettre en forme l'aspect ou l'apparence du formulaire.

Lorsque vous prenez votre souris et cliquez sur l'un de ces contrôles, vous remarquerez qu'Access mettra en évidence une zone donnée de ce formulaire et que tous les contrôles de cette zone sont ombrés d'un orange clair tandis que le contrôle réel que vous sélectionnez sera ombré plus sombre que le précédent ou avoir une bordure orange plus foncée autour de l'endroit où vous cliquez.

Ici, vous pouvez redimensionner vos contrôles comme vous le souhaitez en cliquant et en faisant glisser votre souris pour redimensionner la hauteur ou la largeur ou les deux de ce contrôle.

Sur ce formulaire particulier, lorsque vous redimensionnez un contrôle unique, vous modifiez également la taille du reste de vos contrôles sur votre formulaire, cela est dû à la façon dont ces contrôles sont regroupés. Ajustez maintenant tous les champs comme vous le souhaitez en utilisant la fonction cliquer et glisser de la souris.

C'est un moyen rapide de modifier la hauteur et la largeur des contrôles dans votre formulaire à partir de cette vue de mise en page.

Thèmes

Dans Access, il existe des méthodes de base pour mettre en forme vos formulaires en utilisant des thèmes, des couleurs et des styles de police intégrés, en personnalisant les couleurs de remplissage et en ombrant les lignes alternatives. Ouvrons maintenantfrmEmployees.

Les formulaires créés par Access sont clairs et simples. Ils ont une barre bleue sur le dessus et un fond blanc.

Si vous souhaitez voir comment vous pouvez styliser ces formulaires, vous pouvez accéder au mode Création ou au mode Mise en page et explorer certaines des options dont vous disposez dans l'onglet Conception dans la zone Thèmes.

Si vous cliquez sur la galerie déroulante des thèmes, vous avez de nombreux thèmes pré-créés à essayer. Passer votre souris sur l'un d'entre eux vous donnera un aperçu des changements tels que les couleurs et les tailles de police et la police réelle utilisée. Pour appliquer un style particulier, cliquez simplement avec votre souris dessus et vous pouvez voir à quoi cela ressemble.

Si vous aimez le thème mais que vous souhaitez changer les couleurs, vous pouvez ajuster les couleurs en retournant au groupe Thèmes de l'onglet Conception et en choisissant la couleur que vous aimez. Vous pouvez également créer des couleurs personnalisées pour correspondre aux couleurs de votre entreprise.

De même, vous avez également le choix entre une série de styles de police. Vous pouvez en choisir une parmi les nombreuses qui sont pré-construites avec la suite Office ou vous pouvez personnaliser ces polices, en choisissant une police de titre spécifique, une police de corps et même en créant un nom personnalisé pour ce groupe de polices et en enregistrant.

Revenons à frmEmployees. Dans ce formulaire, vous verrez que chaque ligne alternative est ombrée en gris clair.

L'option de formatage est appelée Alternate Row Color et si vous souhaitez l'ajuster sous une forme multiple, accédez à la Design View.

Sélectionnez cette section de détail, puis accédez à l'onglet Format et dans le groupe d'arrière-plan, vous devriez voir une option pour Alternate Row Color. Vous pouvez modifier les couleurs des lignes alternées. Pour voir à quoi cela ressemble, accédez simplement à la vue Formulaire ou à la vue Mise en page.

Si vous ne voulez pas du tout d'ombrage, vous pouvez choisir No Color comme votre Alternate Row Color et c'est plus l'aspect traditionnel des versions antérieures d'Access.

Access comprend un contrôle de navigation qui permet de basculer facilement entre les différents formulaires et états de votre base de données. Un formulaire de navigation est simplement un formulaire qui contient un contrôle de navigation. Les formulaires de navigation sont un excellent ajout à toute base de données de bureau.

• Microsoft Access offre plusieurs fonctionnalités pour contrôler la façon dont les utilisateurs naviguent dans la base de données.

• Nous avons déjà utilisé le volet de navigation pour parcourir tous les objets Access que nous créons, tels que les formulaires, les requêtes, les tables, etc.

• Si vous souhaitez créer votre propre structure de navigation et permettre aux utilisateurs de trouver plus facilement les objets spécifiques dont ils ont vraiment besoin, vous pouvez créer un formulaire de navigation, qui est un formulaire qui utilise un contrôle de navigation afin que les utilisateurs puissent utiliser ou afficher des formulaires et des rapports. directement depuis ce formulaire de navigation principal.

Exemple

Prenons maintenant un exemple simple dans lequel nous allons créer le formulaire de navigation. Pour cela, allez dans l'onglet Créer; dans le groupe Formulaires, vous verrez ce menu déroulant de navigation.

Dans ce menu, vous verrez différentes mises en page pour savoir comment organiser vos formulaires et rapports que vous souhaitez intégrer dans ce formulaire de navigation.

• Il y en a un avec des onglets horizontaux, un avec des onglets verticaux - où tous les onglets sont alignés à gauche, une disposition d'onglets verticaux où tous les onglets sont alignés à droite.

• Il y a une disposition d'onglets horizontaux qui a deux niveaux, donc si vous avez beaucoup d'objets que vous souhaitez afficher en haut, vous pouvez l'utiliser.

• Vous pouvez en avoir un dans lequel vous avez à la fois des onglets horizontaux et des onglets verticaux, alignés à gauche ou à droite.

Dans l'exemple suivant, nous utiliserons des onglets horizontaux et des onglets verticaux. Pour créer cette mise en page ou ce formulaire de navigation, cliquez simplement dessus, et Access créera un formulaire indépendant, avec un contrôle de navigation dessus.

Pour ajouter des objets à ce formulaire de navigation, le moyen le plus simple de le faire est de passer par votre vue de mise en page, en faisant simplement glisser et déposer les objets à l'endroit où vous souhaitez qu'ils apparaissent.

Laissez-nous maintenant traîner frmProjects formulaire à partir du volet de navigation et déposez-le sur le [Ajouter nouveau] en haut.

De même, faites glisser frmAuthers formulaire dans le volet de navigation et déposez-le à gauche du bouton Ajouter un nouveau.

Ajoutons maintenant d'autres formulaires liés aux projets tels que frmSubTasks, frmCurrentProjects etc.

Ajoutons maintenant des onglets supplémentaires en haut. Nous ajouterons d'abord lefrmEmployees forme.

Maintenant, vous verrez que vos autres boutons de projet ont disparu de la gauche et c'est parce qu'ils sont attachés à l'onglet Projet. Tous les boutons que vous voyez sur la gauche sont liés à ce que vous avez sélectionné en haut. Maintenant, avec l'onglet Employé sélectionné, laissez-nous faire glisser les informations relatives aux employés vers la gauche.

Maintenant, nous avons les informations sur le projet sur un onglet, les informations sur les employés sur l'autre. De même, vous pouvez ajouter plus d'onglets selon vos besoins. Comme vous pouvez voir que le nom des onglets n'est pas approprié, commençons à renommer certains de ces onglets pour les rendre plus conviviaux. Le moyen le plus simple est de double-cliquer sur n'importe quel onglet ou sur n'importe quel bouton à gauche et de le renommer comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Lorsque vous entrez des données sous n'importe quelle forme, il peut être plus rapide et plus facile de sélectionner une valeur dans une liste que de se souvenir d'une valeur à saisir. Une liste de choix permet également de s'assurer que la valeur saisie dans un champ est appropriée. Un contrôle de liste peut se connecter à des données existantes ou afficher des valeurs fixes que vous entrez lorsque vous créez le contrôle. Dans ce chapitre, nous verrons comment créer une zone de liste déroulante dans Access.

Boîte combo

Une zone de liste déroulante est un objet ou un contrôle qui contient une liste déroulante de valeurs que l'utilisateur peut sélectionner.

• Le contrôle de zone de liste déroulante fournit un moyen plus compact de présenter une liste de choix.
• La liste est masquée jusqu'à ce que vous cliquiez sur la flèche déroulante.
• Une liste déroulante vous donne également la possibilité de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste.
• De cette manière, le contrôle de zone de liste déroulante combine les fonctionnalités d'une zone de texte et d'une zone de liste.

Exemple

Prenons maintenant un exemple simple de création d'une zone de liste déroulante. Nous avons créé un formulaire pour un employé comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Nous voulons maintenant créer une zone de liste déroulante pour le type de téléphone car nous savons que le type de téléphone doit être soit Home, Cell ou Work. Ces informations doivent être disponibles dans la liste déroulante et l'utilisateur n'a pas besoin de saisir ces informations.

Passons maintenant à la Design Viewpour ce formulaire. Sélectionnez lePhone Type champ et appuyez sur supprimer.

Une fois le champ Type de téléphone supprimé, accédez à l'onglet Conception.

Choisissons maintenant Use Control Wizards dans le menu Contrôles, puis sélectionnez le contrôle de zone de liste déroulante dans le menu, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Maintenant, dessinez la zone de liste déroulante où vous voulez et lorsque vous relâchez votre souris, vous verrez la boîte de dialogue Assistant Zone de liste déroulante.

Ici, vous avez différentes options pour les données; sélectionnons la 2 ^ème option dans laquelle, nous ajouterons les valeurs et cliquerons sur Suivant.

Entrez les valeurs que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante et cliquez sur Next.

Cliquez sur Next encore.

Entrer le label pour votre combo et cliquez sur Finish.

Vous pouvez voir que la zone de liste déroulante est créée mais elle n'est pas alignée sur un autre champ. Commençons par le faire en sélectionnant tous les champs, puis en accédant à l'onglet Organiser.

À gauche, vous verrez le Stackedoption. Cliquez sur ce bouton.

Vous pouvez maintenant voir que les champs sont alignés.

Pour rendre la taille de chaque champ identique, nous avons différentes options, cliquons sur le bouton Taille / Espace.

Dans la liste déroulante, cliquez sur To Shortest.

Allez maintenant à la Form vue.

Un utilisateur peut désormais sélectionner facilement n'importe quelle option pour le type de téléphone.

Dans ce chapitre, nous couvrirons la vue SQL. Chaque fois que vous créez une requête dans la conception de requête, Access crée automatiquement la requête SQL pour vous. Cela récupère en fait les données des tables. Pour voir comment votre requête est créée en SQL lorsque vous la créez dans la conception de requête, laissez-nous ouvrir votre base de données.

Sélectionnez le Query Design du Create et ajoutez le tblEmployees table.

Sélectionnez le champ que vous souhaitez voir comme résultat de la requête, puis exécutez votre requête.

Vous pouvez maintenant voir toutes les informations sur les employés comme résultat de la requête. Vous avez sélectionné certains champs dans la grille de requête; en même temps, MS Access a également créé une requête SQL avec les résultats obtenus à partir de votre grille de requête.

Pour afficher le SQL, accédez à l'onglet Accueil. SélectionnerSQL View dans le menu Affichage et vous verrez le SQL de votre requête.

Exemple

Ce qui suit est un autre exemple dans lequel, nous verrons les projets en cours.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête.

Pour voir le SQL, sélectionnez la vue SQL dans le menu Affichage.

Vous pouvez voir la requête SQL qui est générée automatiquement par Access. Cela permet de récupérer les données de deux tables.

Un outil de mise en forme particulièrement utile dans Access est la possibilité d'appliquer Conditional Formattingpour mettre en évidence des données spécifiques. Prenons un exemple simple de mise en forme conditionnelle.

Exemple

Dans cet exemple, nous utiliserons un formulaire fSubCurrentProjects dans notre base de données.

Nous avons une liste de tous les projets dans cette base de données et nous avons également quelques nouveaux champs comme le On Time Status et le Number of Late Tasks. Ce formulaire est créé à partir d'une autre requête.

Dans cette requête, nous avons une jointure entre une table et une requête qui affichera le nombre de dates d'échéance ou le nombre de projets dont les tâches sont en retard. Nous avons également ici un champ calculé qui utilise la fonction IF pour déterminer si le nombre de la date d'échéance est supérieur à zéro. Il affichera alors les motsLate si le projet est en retard ou On Time si ce projet spécifique n'a pas de tâches en retard.

Exemple 1

Dans cet exemple, nous utiliserons le formulaire ci-dessus pour comprendre comment vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des informations spécifiques. Nous allons maintenant mettre en évidence chaque projet qui est actuellement en retard. Pour appliquer la mise en forme conditionnelle à un champ ou à plusieurs champs, nous devrons basculer vers la vue Mise en page.

Maintenant, sélectionnez le On Time Status champ.

Maintenant, allez dans l'onglet Format.

Sur cet onglet Format, vous devriez voir un groupe appelé Mise en forme de contrôle et un bouton spécial pour la mise en forme conditionnelle. Cliquons maintenant sur le formatage conditionnel.

Vous verrez maintenant un gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle et nous n'avons actuellement aucune règle appliquée à ce contrôle. Créons maintenant une nouvelle règle en cliquant sur le bouton Nouvelle règle.

Vous verrez maintenant une boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme. Nous allons d'abord spécifier le type de règle que nous allons créer et ici nous avons deux options. La première option consiste àcheck the values in the current record or to use an expression, et la deuxième option est de compare this record with the other records.

Nous avons maintenant une seule des deux valeurs dans notre forme; soit À l'heure ou le mot En retard et qui provient de la requête donnée. Choisissons maintenant le "Field Value Is"Dans la première zone de liste déroulante, puis sélectionnez"equal to”De la deuxième zone de liste déroulante. Maintenant, tapez le mot "Late»Entre guillemets.

Nous pouvons maintenant définir notre mise en forme conditionnelle, à quoi nous voulons que ce champ ressemble si le mot Lateapparaît dans ce champ. Changeons maintenant la couleur de la police en rouge et faisons-labold, italic et underline, et c'est notre règle conditionnelle. Cliquons maintenantOk puis cliquez sur Apply, et Ok encore.

Vous pouvez voir que le mot Lateest formaté maintenant. Ceci est un exemple de la façon de créer une règle de format conditionnel très basique.

Exemple 2

Prenons un autre exemple. Ici, nous allons faire le titre ou le nom du projetred et bold, italic et underline. Sélectionnez le contrôle de nom de projet sur votre formulaire.

Nous allons maintenant revenir à notre onglet Format et cliquer sur Mise en forme conditionnelle et créer une nouvelle règle pour ce contrôle spécifique, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus.

Ici, nous ne vérifierons pas la valeur du champ actuel que nous avons sélectionné, mais nous la vérifierons par rapport à un autre champ de ce formulaire. SélectionnerExpression Is dans la première liste déroulante, puis cliquez sur le bouton… à la fin comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Dans les catégories d'expression, vous avez chaque objet unique qui se trouve sur ce formulaire. Double-cliquez surCountofDueDate. Cela enverra la référence à ce contrôle ou à ce champ à notre générateur d'expression et à la condition si elle est supérieure à zéro. Maintenant, cliquez sur Ok.

Cliquons maintenant sur OK, puis cliquez sur Appliquer et OK à nouveau.

C'était un exemple de mise en forme conditionnelle sur un champ basé sur des valeurs dans un autre champ.

Exemple 3

Regardons maintenant un autre exemple de mise en forme conditionnelle. Supposons que nous voulons voir quels projets sont plus en retard ou ont plus de tâches en retard que d'autres projets en retard. Sélectionnez l'option Mise en forme conditionnelle.

Cliquez sur le bouton Nouvelle règle pour créer une nouvelle règle, puis cliquez sur OK comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Dans la nouvelle règle de mise en forme, nous allons maintenant sélectionner un type de règle "Compare to other records». Changeons encore leBar color to red. Nous voulons que notre barre la plus courte représente la valeur la plus basse et la barre la plus longue représente la valeur la plus élevée. Cliquons maintenant sur OK, puis cliquez sur Appliquer et OK à nouveau.

Vous pouvez maintenant voir l'ombrage conditionnel appliqué comme dans la capture d'écran ci-dessus. Passons maintenant à la vue Formulaire.

Dans ce chapitre, nous couvrirons Controls and Propertiesdisponible dans Access. Nous apprendrons également comment ajouter des contrôles aux formulaires. Les contrôles sont les parties d'un formulaire ou d'un état que vous utilisez pourenter, edit, ou displayLes données. Les contrôles vous permettent d'afficher et de travailler avec des données dans votre application de base de données.

• Le contrôle le plus fréquemment utilisé est la zone de texte, mais les autres contrôles incluent des boutons de commande, des étiquettes, des cases à cocher et des contrôles de sous-formulaire / sous-état.

• Il existe différents types et types de contrôles que vous pouvez créer, mais tous tomberont dans l'une des deux catégories - lié ou non.

Contrôles liés

Voyons maintenant ce que sont les contrôles liés -

• Les contrôles liés sont ceux qui sont liés à une source de données spécifique dans votre base de données, comme un champ et une table ou une requête.
• Les valeurs peuvent être du texte, des dates, des nombres, des cases à cocher, des images ou même des graphiques.
• Vous utilisez des contrôles liés pour afficher les valeurs provenant des champs de votre base de données.

Contrôles non liés

Voyons maintenant ce que sont les contrôles non liés -

• Les contrôles non liés en revanche ne sont pas liés à une source de données et n'existent que dans le formulaire lui-même.
• Il peut s'agir de texte, d'images ou de formes telles que des lignes ou des rectangles.

Types de contrôle

Vous pouvez créer différents types de contrôles dans Access. Ici, nous en discuterons quelques-uns courants tels que la zone de texte, l'étiquette, les contrôles d'onglet de bouton, etc.

Zone de texte

• En règle générale, tout ce qui se trouve dans une zone de texte sera lié, mais pas toujours.

• Vous pouvez utiliser ces contrôles pour interagir avec les données stockées dans votre base de données, mais vous pouvez également avoir des zones de texte indépendantes.

• Les contrôles calculés effectueront une sorte de calcul basé sur une expression que vous écrivez et que les données ne sont stockées nulle part dans votre base de données.

• Il est calculé à la volée et ne vit que sur cette seule forme.

Étiquettes

• Les étiquettes seront toujours du texte et non liées.
• Normalement, les étiquettes ne sont connectées à aucune source de votre base de données.
• Les étiquettes sont utilisées pour étiqueter d'autres contrôles de votre formulaire, tels que des zones de texte.

Bouton

• C'est un autre type de contrôle populaire; ces boutons de commande exécutent généralement une macro ou un module.
• Les boutons sont généralement utilisés pour interagir avec les données ou les objets de votre base de données.

Contrôles des onglets

• Les contrôles d'onglet vous donnent une vue à onglets des contrôles ou autres contrôles de votre formulaire.
• L'ajout d'onglets à un formulaire peut le rendre plus organisé et plus facile à utiliser, en particulier si le formulaire contient de nombreux contrôles.
• En plaçant les contrôles associés sur des pages distinctes du contrôle onglet, vous pouvez réduire l'encombrement et faciliter votre travail avec les données.

Hyperlien

• Hyperlien crée un lien hypertexte sur votre formulaire vers autre chose. Il peut s'agir d'une page Web ou même d'un autre objet ou d'un emplacement dans votre base de données.

Quelques autres contrôles

Examinons maintenant quelques autres contrôles -

• Vous pouvez également créer un contrôle de navigateur Web et un contrôle de navigation, des groupes, des sauts de page, des zones de liste déroulante.

• Vous pouvez créer des graphiques, des lignes, des boutons bascule, des zones de liste, des rectangles, des cases à cocher, des cadres d'objets non liés, des pièces jointes, des boutons d'option, des sous-formulaires et des sous-rapports, des cadres d'objets liés et même placer des images sur votre formulaire.

Exemple

Examinons maintenant un exemple simple de certains de ces contrôles en créant un nouveau formulaire vierge. Aller à laCreate onglet dans le forms groupe et cliquez sur Blank Form.

L'étape ci-dessus ouvrira un formulaire non lié, qui n'est encore attaché à aucun élément de notre base de données.

Par défaut, il s'ouvrira en mode mise en page comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus.

Passons maintenant à la vue Conception pour ajouter des champs.

Dans l'onglet Conception, cliquez sur la feuille de propriétés.

Sur la feuille de propriétés, cliquez sur la flèche déroulante et assurez-vous que Formulaire est sélectionné, puis accédez à l'onglet Données.

Sous l'onglet Données, vous verrez que la source d'enregistrement reste vide. Supposons que nous souhaitons créer un formulaire qui sera lié à deux tables différentes de notre base de données. Cliquez maintenant sur le bouton…. Il ouvrira en outre son propre générateur de requêtes.

Sélectionnez les tables contenant les données que vous souhaitez afficher; cliquez sur le bouton Ajouter puis fermez cette boîte de dialogue.

Sélectionnez maintenant tous les champs de tblEmployees et faites-les glisser vers la grille de requête, et ajoutons de même tous les champs de tblHRData.

Maintenant, cliquez sur Enregistrer sous et donnez un nom à cette requête.

Appelons-le qryEmployeesData et cliquez Ok puis fermez le générateur de requêtes.

Vous pouvez maintenant voir la requête comme sa source d'enregistrement. Nous avons maintenant lié ce formulaire à un objet de notre base de données, dans ce cas qryEmployeesData. Nous pouvons maintenant commencer par ajouter des contrôles à ce formulaire et pour ajouter l'un des contrôles, aller dans l'onglet Conception et afficher vos options dans le groupe des contrôles.

Dans le menu Contrôles, vous verrez que l'assistant Utiliser le contrôle est mis en surbrillance comme dans la capture d'écran ci-dessus. Ce petit bouton a cette boîte en surbrillance autour de lui par défaut. Cela signifie que les assistants de contrôle sont activés. C'est comme un interrupteur à bascule. Lorsque vous cliquez sur l'interrupteur à bascule, les assistants s'éteignent. Cliquez à nouveau dessus pour activer les assistants.

Cliquons maintenant sur l'étiquette et faites glisser cette étiquette et saisissez les informations sur les employés, puis accédez à l'onglet Format pour la formater comme dans la capture d'écran suivante.

Vous pouvez choisir d'appliquer un style gras ou de modifier la taille de police du texte à l'intérieur de cette étiquette, etc. Ce contrôle apparaît dans la section détail de votre formulaire. Il est plus judicieux de positionner cette étiquette dans la section d'en-tête du formulaire, qui n'est pas encore visible.

Faites un clic droit n'importe où dans l'arrière-plan de ce formulaire et choisissez Form Header comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Déplacez ce contrôle dans la zone En-tête de formulaire. Créons maintenant d'autres contrôles à partir de l'onglet Conception. À ce stade, disons, nous voulons distribuer tous nos champs dans deux onglets différents.

Dans le menu de contrôle, vous pouvez voir le contrôle des onglets qui créera des onglets sur votre formulaire. Cliquez sur l'onglet contrôle et dessinez-le sur votre formulaire dans la section détail comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Il créera deux onglets - page 2 et page 3 comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Commençons maintenant par ajouter quelques contrôles à ce contrôle d'onglet.

Si nous voulons afficher des informations stockées dans notre requête sous-jacente, cliquez sur le bouton Add Existing Fields option du ruban dans le groupe Outils pour afficher tous les champs disponibles de notre requête sous-jacente.

Pour amener les champs existants sur la page, sélectionnez tous les champs disponibles dans la liste des champs comme dans la capture d'écran suivante.

Maintenant, faites glisser les champs vers la page 2 du contrôle onglet comme dans la capture d'écran suivante.

Maintenant, allez dans l'onglet Organiser et sélectionnez le Stacked disposition.

Sur la deuxième page, ajoutons maintenant les champs restants de cette requête.

Vous pouvez effectuer tous les ajustements nécessaires à la taille et à la largeur de ces commandes pour obtenir l'apparence que vous souhaitez.

Une fois le formatage terminé, cliquez sur le Save As icône pour enregistrer le formulaire avec le nom souhaité.

Cliquez sur OK et accédez à la vue Formulaire pour afficher toutes les informations de ce formulaire.

Le contrôle onglet divise nos contrôles ou nos champs en deux écrans pour faciliter la visualisation et l'ajout d'informations.

Dans ce chapitre, nous couvrirons les bases des rapports et comment créer des rapports. Les rapports offrent un moyen d'afficher, de formater et de résumer les informations de votre base de données Microsoft Access. Par exemple, vous pouvez créer un rapport simple des numéros de téléphone pour tous vos contacts.

• Un rapport se compose d'informations extraites de tables ou de requêtes, ainsi que d'informations stockées avec la conception de rapport, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques.

• Les tables ou requêtes qui fournissent les données sous-jacentes sont également appelées source d'enregistrement du rapport.

• Si les champs que vous souhaitez inclure tous existent dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement.

• Si les champs sont contenus dans plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement.

Exemple

Nous allons maintenant prendre un exemple simple pour comprendre le processus de création d'un rapport très simple. Pour cela, nous devons aller dans l'onglet Créer.

Avant de cliquer sur le bouton Rapport pour créer un rapport de base, assurez-vous que la requête appropriée est sélectionnée. Dans ce cas,qryCurrentProjectsest sélectionné dans votre volet de navigation. Cliquez maintenant sur le bouton Rapport, qui générera un rapport basé sur cette requête.

Vous verrez que le rapport est ouvert en mode Mise en page. Cela fournit un moyen rapide d'ajuster la taille ou la largeur de l'un de vos champs que vous voyez sur le rapport. Ajustez maintenant les largeurs de colonne pour que tout rentre mieux.

Faites défiler vers le bas et ajustez le contrôle de page en bas.

C'était un moyen très rapide de créer un rapport très simple. Vous pouvez également apporter des modifications et des ajustements mineurs à partir de la vue de conception du rapport.

• Tout comme les formulaires, un rapport est composé de différentes sections.
• Vous avez la section des détails, où se trouvent la plupart de vos données.
• Vous verrez également un en-tête de page et une section de pied de page; ceux-ci apparaissent en haut et en bas de chaque page de votre rapport.

Modifions maintenant le titre du rapport et donnons-lui un autre nom.

Cliquez sur l'icône Enregistrer pour enregistrer votre rapport.

Vous obtiendrez la boîte de dialogue ci-dessus.

Saisissez un nom pour votre rapport et cliquez sur OK. Si vous souhaitez voir à quoi ressemblera réellement ce rapport, dans Aperçu avant impression, vous pouvez revenir au bouton Afficher et cliquer sur Aperçu avant impression pour voir à quoi ressemblerait ce rapport une fois imprimé sur papier ou au format PDF.

À l'aide des outils situés dans le coin inférieur droit, vous pouvez effectuer un zoom avant ou un zoom arrière. Vous disposez également de certains boutons dans l'onglet Aperçu avant impression qui apparaissent automatiquement lorsque vous basculez vers Aperçu avant impression. Dans la section zoom, vous avez une vue pour une page, deux pages; ou si vous avez un rapport plus long, vous pouvez afficher quatre pages à la fois, huit pages ou douze pages. Vous pouvez également ajuster des choses simples telles que la taille du papier que vous utilisez pour imprimer, les marges de votre rapport, l'orientation, le nombre de colonnes, la mise en page, etc. Et c'est ainsi que vous pouvez créer un fichier très rapidement rapport simple à l'aide du bouton Rapport de l'onglet Créer.

Créer un rapport à l'aide de la conception de rapport

La conception de rapport est une autre méthode pour créer un rapport rapide dans Access. Pour cela, nous devons utiliser le bouton Vue de conception de rapport, qui ressemble au bouton Conception de formulaire. Cela créera un rapport vierge et l'ouvrira directement dans la vue de conception, vous permettant de modifier la source de contrôle et d'ajouter des champs directement dans la vue de conception du rapport.

Passons maintenant à l'onglet Créer et cliquez sur le bouton Conception du rapport.

Cela ouvrira un rapport vierge ou un rapport non lié, ce qui signifie que ce rapport n'est connecté à aucun autre objet de notre base de données.

Sous l'onglet Conception du groupe Outils, sélectionnez la feuille de propriétés. Cela ouvrira le volet Propriétés.

Sous l'onglet Données, attribuez une source d'enregistrement à ce rapport, pour le connecter à un objet de base de données comme dans la capture d'écran suivante.

Sélectionner qryLateProjects à partir de la liste déroulante et maintenant, l'étape suivante consiste à parcourir et à ajouter des champs à ce rapport en cliquant sur le bouton Ajouter la liste des champs existants dans l'onglet Conception.

Sélectionnez les champs comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Faites glisser les champs vers votre rapport comme dans la capture d'écran ci-dessus. Accédez à l'onglet Organiser et dans le groupe Tableau, vous avez le choix entre plusieurs options.

Il existe une mise en page empilée et une mise en page tabulaire, qui est une mise en page très similaire à une feuille de calcul. Choisissons la mise en page tabulaire.

Vous pouvez voir qu'il déplace toutes les étiquettes vers la zone d'en-tête de page. Ces étiquettes n'apparaîtront qu'une seule fois en haut de chaque page et la requête de données se répétera pour chaque enregistrement de la section Détails. Maintenant, vous pouvez effectuer quelques ajustements pour élargir votre champ ProjectName.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, il y a beaucoup d'espace entre la section Détail et le pied de page.

Faites glisser le pied de page vers le haut pour réduire l'espace comme dans la capture d'écran suivante. Nous allons maintenant aller dans l'onglet Conception et cliquer sur le bouton Afficher et choisir Affichage du rapport.

Vous pouvez maintenant voir que certains noms de projets ne sont pas complets; vous pouvez régler cela avec la vue de conception ou vous pouvez utiliser la vue de mise en page pour le faire.

C'est ainsi que nous créons un rapport simple à partir de la vue Conception.

Dans ce chapitre, nous allons apprendre à formater des rapports. Vous constaterez qu'il existe de nombreuses similitudes entre le formatage des rapports et le formatage des formulaires, mais il existe quelques outils et astuces spécifiques aux rapports. Examinons maintenant le concept de sections de rapport et de regroupement.

Pour cela, nous devons ouvrir un rapport que nous avons créé dans le dernier chapitre. Ici, nous allons voir comment certaines de ces informations sont affichées sur le rapport.

Ici, nous allons commencer par la section rapport et le regroupement.

Passons maintenant à la vue Conception de ce rapport.

Vous pouvez voir qu'il n'y a pas grand chose à regarder et qu'ici seuls l'en-tête de page, la section des détails et le pied de page sont visibles. Vous pouvez ajouter très facilement quelques sections supplémentaires.

Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur ce rapport et vous verrez En-tête / pied de page et En-tête / pied de page du rapport. Ce rapport particulier n'a pas cet en-tête / pied de page de rapport visible. Sélectionnez cette option et revenons à la vue du rapport.

Vous pouvez voir que cela ajoute simplement une petite zone colorée tout en haut du rapport. Dans la vue Conception, développez cette zone en passant la souris en haut de ce séparateur d'en-tête de page, en cliquant et en faisant glisser vers le bas. Cela ajoutera plus de zone à l'en-tête du rapport.

Dans la vue du rapport, vous verrez maintenant plus de zone tout en haut du rapport, comme dans la capture d'écran suivante.

Les commandes En-tête et pied de page du rapport apparaissent en haut de la première page de ce rapport. Le pied de page du rapport contrôle ce que vous voyez à la toute dernière page au bas du rapport.

L'en-tête et le pied de page du rapport sont différents de votre en-tête et pied de page. Tout ce qui est placé dans l'en-tête de page apparaîtra en haut de chaque page. De même, tout ce qui est placé dans le pied de page se répète au bas de chaque page.

Vous pouvez maintenant ajouter des niveaux de regroupement supplémentaires et, pour ce faire, vous assurer que le tri de groupe et la surface totale sont activés.

Dans la section Regroupement et totaux de l'onglet Conception, cliquez sur le bouton Regrouper et trier qui ouvrira la zone Grouper, Trier et Total en bas, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Vous pouvez maintenant ajouter des groupes ou des regroupements supplémentaires sur n'importe quel contrôle que vous avez dans votre rapport. Cliquons maintenant sur Ajouter un groupe.

Dans la capture d'écran ci-dessus, vous pouvez voir la source de contrôle sous-jacente pour le rapport avec le nom du projet, le titre de la tâche, la date d'échéance et le pourcentage d'achèvement. Disons maintenant que nous voulons regrouper toutes nos tâches tardives par projet, alors sélectionnez Nom du projet dans la liste.

Vous verrez maintenant un niveau de regroupement supplémentaire ProjectName Headerau-dessus de votre section de détails. Au lieu que le nom du projet apparaisse à côté de chaque tâche individuelle en retard, nous pouvons maintenant déplacer ce contrôle jusqu'à cet en-tête de nom de projet. Vous pouvez le sélectionner, puis appuyer surCtrl + X sur votre clavier pour couper cela de cette section de détails et cliquez n'importe où dans l'arrière-plan de cet en-tête de nom de projet, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller ce contrôle dans cet en-tête de nom de projet.

Vous pouvez maintenant accéder à la vue du rapport et voir les ajustements effectués pour regrouper les éléments du rapport comme dans la capture d'écran suivante.

Chaque projet a son propre petit niveau sur sa propre ligne, puis sous cette zone, vous verrez toutes les tâches en retard pour le projet ci-dessus. Maintenant que cela a été modifié, vous pouvez commencer à formater votre rapport en mode Mise en page.

Si vous souhaitez agrandir le nom du projet, faites glisser la ligne ci-dessous et modifiez la taille de la police à 20 dans l'onglet Format.

Vous pouvez augmenter la largeur du contrôle pour couvrir toute la largeur de la page.

Pour supprimer la bordure autour du contrôle, cliquez sur le contour de la forme dans l'onglet Format comme dans la capture d'écran suivante.

Sélectionnez le Transparent option.

Passons maintenant à la vue de conception comme dans la capture d'écran suivante.

Ajustez le titre de la tâche à gauche de votre page comme dans la capture d'écran suivante.

Apportons maintenant les données de la section En-tête de page au ProjectName section d'en-tête utilisation Ctrl+X et Ctrl+V.

Revenons maintenant à la vue du rapport. Vous verrez maintenant que les étiquettes apparaissent directement au-dessus des commandes qu'elles décrivent.

Si vous remarquez, vous verrez qu'il n'y a pas d'espace entre les tâches et le nom du projet suivant. Il devrait y avoir un espace supplémentaire entre les deux. Pour cela, il faut ajouterProjectName Footer.

Maintenant, allez dans la vue Conception.

Dans la zone Groupe, tri et total, cliquez sur le bouton Plus à côté du nom du projet.

Vous trouverez maintenant toutes les options pour regrouper et trier par nom de projet comme dans la capture d'écran suivante.

Ici, nous avons une propriété appelée Without a Footer Section. Changeons cette option en cliquant sur cette petite flèche à côté des motsWithout a Footer Section.

Changez-le en With a Footer Section.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, la section ProjectName Footer sous la section Details est ajoutée. Cela servira de pied de page pour ce groupe de noms de projet.

Revenons maintenant à la vue du rapport.

Pour supprimer l'ombrage ou l'apparence de l'arrière-plan pour les zones en alternance dans la section Détails et dans la zone Nom du projet, revenez en mode Création.

Modifions d'abord la section Détails en cliquant sur le séparateur de détails, puis ouvrons la feuille de propriétés.

Sous l'onglet Format, modifiez le Alternate Back Color à No Color comme dans la capture d'écran suivante.

De même, modifiez la couleur de fond alternative en Aucune couleur pour l'en-tête ProjectName et le pied de page ProjectName et accédez à la vue Rapport.

Vous pouvez maintenant voir à quoi ressemble le rapport. Pour voir comment vos données seront imprimées page par page, passons à l'aperçu avant impression.

Voici à quoi il ressemblera lorsque vous l'imprimerez.

Dans ce chapitre, nous travaillerons avec les fonctions intégrées. Dans Access, il existe près d'une centaine de fonctions intégrées et il est presque impossible de couvrir chacune d'entre elles. Dans ce chapitre, nous aborderons la structure de base, la syntaxe et utiliserons certaines des fonctions les plus populaires, ainsi que les pièges, afin que vous puissiez explorer certaines des autres fonctions par vous-même.

Les fonctions

Une fonction est une procédure VBA qui effectue une tâche ou un calcul et renvoie un résultat. Les fonctions peuvent généralement être utilisées dans les requêtes, mais il existe d'autres endroits où vous pouvez utiliser des fonctions.

• Vous pouvez utiliser des fonctions dans les propriétés du tableau, par exemple, si vous souhaitez spécifier une valeur par défaut pour un champ de date / heure, vous pouvez utiliser la date ou le Now pour appeler les informations de date / heure actuelles de votre système et saisir cette valeur automatiquement.

• Vous pouvez également utiliser des fonctions dans une expression lorsque vous créez un champ calculé ou utiliser les fonctions dans des contrôles de formulaire ou d'état. Vous pouvez utiliser des fonctions même dans les arguments de macro.

• Les fonctions peuvent être assez simples, ne nécessitant aucune autre information à appeler, ou simplement référencer un champ à partir d'une table ou d'une requête.

• D'un autre côté, ils peuvent également devenir assez compliqués, avec plusieurs arguments, des références de champ et même d'autres fonctions imbriquées dans une autre fonction.

Examinons maintenant quelques exemples d'utilisation des fonctions intégrées.

Fonctions de date et d'heure

Comprenons maintenant les fonctions Date et Heure -

• La fonction Date () est conçue pour renvoyer la date système actuelle. Cette fonction ne nécessite aucun argument de fonction ni aucune information supplémentaire. Tout ce que vous avez à faire est d'écrire le nom de la fonction et ceux qui ouvrent et ferment les parenthèses.

• Il existe deux fonctions intégrées très similaires Time () et Now ().

• La fonction Time () renvoie uniquement l'heure système actuelle et la fonction Now () renvoie à la fois la date et l'heure système actuelles.

• Selon les données que vous souhaitez suivre, stocker ou interroger, vous disposez de trois fonctions intégrées et faciles à utiliser pour vous aider dans cette tâche.

Ouvrons maintenant votre base de données et créons une nouvelle requête à l'aide de la conception de requêtes et ajoutons tblProjects et tblTasks.

Ajoutez ProjectName à partir de tblProjects et TaskTitle, StartDate et DueDate à partir de tblTasks et exécutez votre requête.

Vous pouvez maintenant voir toutes les différentes tâches de tous les projets. Si vous souhaitez afficher les tâches du projet en cours à la date du jour, nous devons spécifier un critère à l'aide d'unDate() Fonction pour regarder les projets qui commencent à la date d'aujourd'hui ou après.

Précisons maintenant les critères sous le StartDate.

Le critère commence par un opérateur greater than symbol, suivi d'un equal to symbol et alors Date Function.

Lorsque nous exécutons cette requête, toutes les tâches se produiront soit à la date d'aujourd'hui, soit à l'avenir, comme dans la capture d'écran suivante.

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser la fonction Date () comme critère de requête.

• Disons maintenant que cette requête doit être plus flexible en termes de dates à partir de cette semaine.

• Nous avons quelques tâches différentes qui ont commencé cette semaine, qui n'apparaissent pas dans cette liste actuelle, en raison de nos critères. Il regarde les dates de début qui sont égales à aujourd'hui ou plus.

Si nous voulons voir les tâches qui ont commencé cette semaine, qui ne sont pas encore terminées ou devraient se terminer aujourd'hui, revenons à la vue Conception.

Ici, nous ajouterons quelques informations supplémentaires à ces critères. En fait, nous voulons qu'il soit supérieur ou égal à la date d'aujourd'hui moins sept jours.

Si nous tapons moins sept et exécutons la requête, vous pouvez également voir les tâches qui ont commencé cette semaine.

Fonction DateDiff ()

La fonction DateDiff () est une autre fonction de date / heure très populaire. La fonction DateDiff renvoie un Variant (long), spécifiant le nombre d'intervalles de temps entre deux dates spécifiées. En d'autres termes, il calcule la différence entre deux dates et vous pouvez choisir l'intervalle selon lequel la fonction calcule cette différence.

Disons maintenant que nous voulons calculer l'âge de nos auteurs. Pour cela, nous devons d'abord créer une nouvelle requête et ajouter notre table auteurs, puis ajouter les champs FirstName, LastName et BirthDay.

Nous pouvons calculer l'âge des personnes en calculant la différence entre leur date de naissance ou anniversaire et quelle que soit la date du jour.

Essayons d'utiliser la fonction DateDiff dans un nouveau champ.

Appelons-le Age suivi de deux points, puis écrivons DateDiff Function.

• Le premier argument de fonction de la fonction DateDiff est l'intervalle, tapez donc «yyyy».
• L'argument de fonction suivant est la première date à partir de laquelle nous voulons calculer, qui, dans ce cas, sera le champ Anniversaire.
• Le troisième argument de fonction est quelle que soit la date du jour.

Maintenant, exécutez votre requête et vous verrez le nouveau champ qui indique l'âge de chaque auteur.

Fonction Format ()

La fonction Format () renvoie une chaîne, contenant une expression mise en forme selon les instructions contenues dans une expression de format. Voici la liste des formats définis par l'utilisateur qui peuvent être utilisés dans la fonction Format () .ss

Réglage	La description
aaaa	An
q	Trimestre
m	Mois
y	Jour de l'année
ré	journée
w	Jour de la semaine
ww	La semaine
h	Heure
n	Minute
s	Seconde

Revenons maintenant à votre requête et ajoutons plus de champs dans le même en utilisant la fonction Format ().

Tapez la fonction de format. Le premier argument de fonction sera une expression, qui peut être presque n'importe quoi. Prenons maintenant le champ anniversaire comme première et la prochaine chose est d'écrire notre format. Dans ce cas, nous avons besoin de mois, mois, jour, jour. Écrivez «mmjd» entre guillemets, puis exécutez votre requête.

Il prend maintenant la date du champ anniversaire, 4 est le mois et 17 est le jour.

Ajoutons «mmm» et «mmmm» au lieu de «mmdd» dans les champs suivants comme dans la capture d'écran suivante.

Exécutez votre requête et vous verrez les résultats comme dans la capture d'écran suivante.

Dans le champ suivant, il renvoie les 3 premiers caractères du nom du mois pour cet anniversaire et dans le dernier champ, vous obtiendrez le nom complet du mois.

Pour voir le mois suivi de l'année à partir de l'anniversaire, ajoutons le "yyyy" ainsi que le montre la capture d'écran suivante.

Laissez-nous exécuter à nouveau votre requête.

Vous verrez maintenant le mois suivi d'une virgule puis de l'année.

Fonction IIf ()

La fonction IIf () est une abréviation de «Si immédiat» et cette fonction évalue une expression comme vraie ou fausse et renvoie une valeur pour chacune. Il a jusqu'à trois arguments de fonction, qui sont tous obligatoires.

• Le premier argument est toute expression que vous souhaitez évaluer.
• L'argument suivant représente la partie vraie, qui peut être une valeur ou une expression renvoyée si votre première expression est vraie.
• Le dernier argument est ce que vous voulez retourner si votre expression est fausse.

Exemple

Prenons un exemple simple. Nous allons créer une nouvelle requête en utilisant la conception de requête et ajouter la table tblAuthors, puis ajouter les champs suivants.

Vous pouvez maintenant voir que nous avons trois champs - FirstName, MiddleInitial, LastName, puis ce champ concaténé, qui rassemble les trois champs. Laissez-nous exécuter votre requête pour voir le résultat de cette requête.

Maintenant, vous pouvez voir le résultat de la requête, mais vous remarquerez également que certains enregistrements n'ont pas d'initiale au milieu. Par exemple, l'enregistrement Joyce Dyer n'a pas d'initiale au milieu, mais dans le champ FullName, vous verrez la période qui n'a pas vraiment besoin d'être là. Revenez donc à la vue Conception. Ici, nous allons concaténer le nom d'une manière différente en utilisant la fonction IIf.

Écrivons le nom dans un autre champ et appelons-le FullName1, puis tapez la fonction IIf.

• Le premier argument de la fonction Immediate If va être votre expression. Dans l'expression, nous verrons si le champ initial du milieu est vide ou nul.

• L'argument suivant est la vraie partie. Donc, si l'initiale du milieu est nulle, nous voudrions afficher le FirstName et le LastName.

• Maintenant, pour notre partie fausse - si le MiddleInitial n'est pas nul, nous voudrions afficher le FirstName, le MiddleInitial et le LastName.

Laissez-nous maintenant exécuter votre requête et vous verrez les résultats comme dans la capture d'écran suivante.

Dans ce chapitre, nous aborderons les bases des macros dans Access. Une macro est un outil qui vous permet d'automatiser des tâches et d'ajouter des fonctionnalités à vos formulaires, rapports et contrôles.

• Les macros dans Access fonctionnent un peu différemment des macros dans Word ou Excel, où vous enregistrez essentiellement une série de frappes et les lisez plus tard.

• Les macros d'accès sont construites à partir d'un ensemble d'actions prédéfinies, vous permettant d'automatiser les tâches courantes et d'ajouter des fonctionnalités aux contrôles ou aux objets.

• Les macros peuvent être des objets autonomes visibles à partir du volet de navigation ou incorporées directement dans un formulaire ou un rapport. Une fois que vous avez créé des objets de base de données tels que des tables, des formulaires et des rapports, les macros peuvent fournir un moyen rapide et facile de lier tous ces objets ensemble pour créer une application de base de données simple que tout le monde peut utiliser ou même modifier, avec relativement peu de formation.

• Les macros offrent un moyen d'exécuter des commandes sans avoir besoin d'écrire ou même de connaître le code VBA, et il y a beaucoup de choses que vous pouvez réaliser simplement avec des macros.

Créer une macro

Commençons par créer une macro très simple qui ouvre un formulaire lorsqu'un bouton de commande est cliqué. Pour cela, nous devons ouvrir votre base de données et le formulaire frmEmployeeData dans lequel nous avons créé deux onglets.

Dans ce formulaire, nous pouvons ajouter un bouton permettant aux utilisateurs d'ouvrir toutes les informations de l'emploi.

Passons maintenant à la vue Conception de ce formulaire et ajoutons un bouton dans le menu Contrôles. Lorsque vous relâchez votre souris, vous verrez la boîte de dialogue Assistant Bouton de commande.

Il existe plusieurs façons de créer cette action de macro, mais le moyen le plus simple consiste simplement à utiliser l'Assistant Bouton de commande.

Pour les actions courantes comme l'ouverture d'un formulaire, sélectionnez Opérations sur formulaire dans la liste Catégories, puis sélectionnez Ouvrir le formulaire dans la liste Actions et cliquez sur Suivant comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Vous devez spécifier le formulaire que vous souhaitez ouvrir avec le bouton de commande. Pour l'instant, sélectionnonsfrmJobs et cliquez Next.

Dans cet écran, nous avons deux options, nous pouvons open the form and display a very specific record, ou nous pouvons open the form and show all the records. Laissez-nous sélectionner la deuxième option et cliquez sur Suivant comme dans la capture d'écran ci-dessus.

Nous pourrions avoir le bouton de commande lui-même pour afficher une image ou vous pouvez sélectionner le texte d'affichage. Ici, nous voulons que le texte Afficher les travaux s'affiche et cliquez maintenant sur Suivant.

Vous pouvez maintenant donner un nom significatif à votre bouton de commande comme dans la capture d'écran ci-dessus. Cela peut être utilisé dans d'autres codes ou d'autres macros. Appelons çacmdViewJobs et cliquez Finish.

Maintenant, allez dans la vue Formulaire.

Vous verrez maintenant un bouton Afficher les travaux sur votre formulaire. Cliquons dessus.

Vous avez maintenant un formulaire ouvert, mais vous ne verrez aucune information. Revenons à la vue Conception du formulaire frmEmployeeData. Assurez-vous que le bouton de commande est sélectionné et cliquez sur l'onglet Événement dans la feuille de propriétés.

En cliquant, vous verrez une macro intégrée créée par l'assistant. Si vous souhaitez maintenant modifier cette macro, cliquez sur le bouton… pour ouvrir la macro générée par l'assistant.

Ceci est le concepteur de macros et sur la droite, vous verrez le catalogue d'actions. C'est là que toutes vos actions vivront dans des dossiers. Vous avez les options de saisie de données, importation / exportation de données, etc., et à gauche dans la zone principale, vous avez une autre macro. Il ne contient qu'une seule action, et en cliquant sur cette action, vous pouvez afficher d'autres propriétés pour cette action spécifique.

Vous verrez le nom du formulaire et vous pouvez appuyer sur cette flèche déroulante pour afficher les formulaires disponibles dans votre base de données. Vous pouvez modifier la façon dont ce formulaire est affiché, vous pouvez l'ouvrir en mode Formulaire, en mode Création, en aperçu avant impression à votre choix. Vous pouvez appliquer un nom de filtre ou une condition Where. Ici, nous voulons changer le mode de données car frmJobs est réglé sur le mode d'ajout qui permet uniquement l'ajout de nouveaux enregistrements. Nous pouvons remplacer cela ici dans cette macro en la changeant en mode d'édition.

Maintenant, enregistrez votre macro, puis fermez le Concepteur de macros et revenez en mode Formulaire.

Cliquons à nouveau sur Afficher les emplois.

Vous pouvez maintenant voir qu'il ouvre votre formulaire frmJobs et vous permet de faire défiler tous les emplois disponibles dans notre base de données.

Dans ce chapitre, nous parlerons de l'importation de données dans Access et des types de données que vous pouvez importer à l'aide d'Access. Normalement, les données sont stockées dans divers formats, fichiers et emplacements, ce qui rend difficile leur obtention et leur utilisation. Si vous avez des données dans une feuille de calcul, une liste SharePoint ou un autre format, vous pouvez les importer dans une base de données Access en quelques étapes seulement, ce qui les rend beaucoup plus facilement disponibles dans Access.

• La commande Enregistrer sous est généralement utilisée pour enregistrer un document dans un autre format, afin que vous puissiez l'ouvrir dans un autre programme.

• Dans Access, vous ne pouvez pas utiliser la commande Enregistrer sous de la même manière, vous pouvez enregistrer des objets Access en tant qu'autres objets Access, mais vous ne pouvez pas enregistrer une base de données Access en tant que fichier de feuille de calcul.

• Pour enregistrer Access en tant que fichier de feuille de calcul, vous devrez utiliser la fonction d'importation de l'onglet Données externes.

Différents types d'accès aux données peuvent importer

Pour comprendre quel type de données vous pouvez importer dans les données Access, laissez-nous ouvrir votre base de données et accédez à l'onglet Données externes.

Dans le groupe Import & Link, vous pouvez voir les différents types d'options disponibles pour l'importation de données dans Access. Voici les formats d'importation de données les plus couramment utilisés.

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Access
• Bases de données ODBC (par exemple, SQL Server)
• Fichiers texte (délimités ou de largeur fixe)
• Fichiers XML

Exemple

Regardons un exemple simple d'importation de données à partir d'un fichier Excel. Voici les données du fichier Access.

Pour importer les données dans Access, nous devons d'abord ouvrir la base de données Access, puis accéder à l'onglet Données externes comme dans la capture d'écran suivante.

Dans le groupe Import & Link, vous verrez une option Excel. Cliquons sur cette option.

Parcourez le fichier Excel à partir duquel vous souhaitez importer des données, puis nous avons différentes options pour stocker les données. Laissez-nous sélectionner la première option et cliquez sur OK.

Ici, vous verrez l'aperçu de vos données. Maintenant, cliquez sur Suivant.

Dans l'aperçu, vous pouvez maintenant voir que la première ligne contient les en-têtes de colonne. Cochez maintenant la case et cliquez sur Suivant.

Vous verrez maintenant une boîte de dialogue où vous pouvez définir le type de données pour chaque colonne / champ. Si vous ne souhaitez importer aucun champ, cochez simplement la case qui dit ne pas importer le champ. Une fois que vous avez terminé avec le champ FirstName, cliquez simplement sur le champ MiddleInitial.

Passons maintenant en revue tous les champs, puis cliquez sur Suivant.

Voici les différentes options pour la clé primaire. Laissez-nous sélectionner la première option et cliquez sur Suivant.

Dans la dernière boîte de dialogue, vous pouvez entrer le nom de la table de votre choix et cliquer sur Terminer.

Si vous souhaitez enregistrer toutes ces étapes, cochez la case et fermez la boîte de dialogue.

Passons maintenant au volet de navigation. Vous verrez une nouvelle table est ajoutée ici et lorsque vous ouvrez la table nouvellement ajoutée, vous verrez toutes vos données dans Access.

Exemple

Examinons maintenant un autre exemple d'importation de données à partir de la base de données Access. Revenons à l'onglet Externe.

Dans le groupe Import & Link, cliquez sur l'option Access.

Parcourez la base de données Access à partir de laquelle vous souhaitez importer les données, puis sélectionnez la première option qui dit Importer des tables, des requêtes, un formulaire, etc. Maintenant, cliquez sur OK.

Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez voir différents onglets pour les tables, les requêtes, les formulaires, etc. à partir desquels vous pouvez sélectionner le type de données que vous souhaitez importer.

Allons à la Reportsonglet et sélectionnez le rapport que vous souhaitez importer; vous pouvez également sélectionner toutes les données en cliquant sur leSelect Allbouton. Laissez-nous sélectionnerProjects et cliquez Ok.

Maintenant, fermez la boîte de dialogue. Dans le volet de navigation, vous verrez qu'un nouveau rapport est ajouté. Ouvrons ce rapport et vous verrez toutes les données de ce rapport.

Dans ce chapitre, nous allons comprendre comment exporter des données depuis Access. L'exportation de données est en fait l'opposé de l'importation de données. Lors de l'importation de données, nous apportons des données d'autres formats dans Access, tandis que lors de l'exportation, nous sauvegardons les données dans d'autres formats.

Pour comprendre quel type de données vous pouvez exporter à partir des données Access, laissez-nous ouvrir votre base de données et accédez à l'onglet Données externes.

Dans le groupe Exporter, vous pouvez voir les différents types d'options disponibles pour l'exportation de données depuis Access. Voici les formats d'exportation de données les plus couramment utilisés -

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Access
• Bases de données ODBC (par exemple, SQL Server)
• Fichiers texte (délimités ou de largeur fixe)
• Fichiers XML

Exemple

Regardons un exemple simple d'exportation de données depuis Access. Ouvrez votre base de données à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données. Dans le volet de navigation, sélectionnez l'objet à partir duquel vous souhaitez exporter les données.

Vous pouvez exporter les données des objets table, requête, formulaire et rapport, etc. Sélectionnons les qryAllProjects, puis allons dans l'onglet Données externes.

Dans l'onglet Données externes, cliquez sur le type de données vers lesquelles vous souhaitez exporter. Par exemple, pour exporter des données dans un format qui peut être ouvert par Microsoft Excel, cliquez sur Excel.

Access démarre l'assistant d'exportation. Dans l'assistant, vous pouvez définir les informations telles que le nom et le format du fichier de destination, s'il faut inclure le formatage et la mise en page, les enregistrements à exporter. Une fois que vous avez terminé avec les informations requises, cliquez sur OK.

Sur cet écran de l'assistant, Access vous demande généralement si vous souhaitez enregistrer les détails de l'opération d'exportation. Si vous pensez devoir effectuer la même opération de façon récurrente, sélectionnez leSave export steps case à cocher et fermez la boîte de dialogue.

Le fichier Excel suivant s'ouvre.

Supposons maintenant que vous souhaitiez exporter des données vers un fichier texte, dans l'onglet Données externes, cliquez sur le fichier texte.

Spécifiez les options d'exportation et cliquez sur OK. Vous verrez la boîte de dialogue Encoder, dans laquelle nous voulons exporter les données dans l'encodage par défaut.

Sélectionnez la première option et cliquez sur OK.

Sur cet écran de l'assistant, Access vous demande généralement si vous souhaitez enregistrer les détails de l'opération d'exportation. Si vous pensez devoir effectuer la même opération de façon récurrente, sélectionnez leSave export steps case à cocher et fermez la boîte de dialogue.

Vous verrez maintenant que le fichier texte est ouvert.

De même, vous pouvez également explorer d'autres options. Ainsi, il est fortement recommandé de jouer également avec d'autres fonctionnalités d'import-export.