सहयोगात्मक लेखन - संपादन रणनीति

जब अंतिम मसौदे की समीक्षा करने और इसे संशोधित करने की बात आती है, तो टीम को रणनीतियों को डिजाइन करना चाहिए जो उन्हें टीम के लेखन का मूल्यांकन करने और संपादित करने में मदद करें, जैसे कि गुणवत्ता नियंत्रण उपाय लागू करना, आवधिक समीक्षा रखना और प्रतिक्रिया साझा करना। प्रतिक्रिया इस बात पर होनी चाहिए कि लेखन क्या है -

• पाठकों के उपयोग को संबोधित करने के अपने प्राथमिक लक्ष्य को पूरा किया।
• सभी कॉपीराइटिंग और संपादन समस्याओं की पहचान की और उन्हें संबोधित किया।
• दस्तावेज़ के सभी अंतिम क्षेत्रों की समीक्षा की और उन्हें संपादित किया।

चूंकि ये बैठकें दस्तावेज के कुछ हिस्सों के डिजाइन किए जाने के बाद आयोजित की जाती हैं, इसलिए टीम को कई मुद्दों का अनुमान लगाना होगा जो लेखन प्रक्रिया के दौरान क्रॉप कर सकते हैं, जैसे कि कॉपी करना, व्याकरण का उपयोग, सामग्री की जाँच, आदि।

उसके बाद, उन्हें परियोजना की स्थिति का उल्लेख करना होगा, विचलन पर ध्यान देना होगा, यदि कोई हो, प्रारंभिक योजना और कार्यों की सूची से जो पहले कार्य योजना और वर्तमान एक के बीच अंतर का कारण बना। इस प्रक्रिया को निम्नलिखित दो खंडों में विभाजित किया गया है -

• ड्राफ्ट की समीक्षा करें
• अनौपचारिक प्रगति रिपोर्ट

आइए इन दो खंडों पर विस्तार से चर्चा करते हैं।

ड्राफ्ट की समीक्षा करें

इस सेगमेंट में, टीम अपूर्ण दस्तावेजों को स्वीकार करते हुए और परियोजना में उनके लिए जगह बनाने के लिए अपने दस्तावेज पेश करेगी।

अपनी प्रस्तुति के बाद के चरणों में, वे वर्णन करेंगे कि इन स्थानों में क्या उल्लेख किया जाएगा।

टीम के प्रत्येक सदस्य के पास टीम के अन्य सदस्यों की समीक्षा और मूल्यांकन करने का अधिकार होना चाहिए।

प्रतिक्रिया संक्षिप्त, सटीक और विशिष्ट होनी चाहिए ताकि सदस्य शीघ्रता से कार्य कर सकें।

अनौपचारिक प्रगति रिपोर्ट

अनौपचारिक प्रगति रिपोर्ट को साप्ताहिक मेमो की तरह संरचित किया जा सकता है जो टीम की प्रगति पर एक स्पष्ट विचार देता है। टीम के सदस्यों को शुरू में एक दूसरे की प्रगति रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

ज्ञापन में निम्नलिखित प्रश्नों का समाधान होना चाहिए -

• बैठक में किसने भाग लिया?
• कौन बैठक से चूक गया, और क्यों?
• क्या एजेंडे पर वस्तुओं की सूची पर चर्चा की गई थी?
• कार्य योजनाओं का अगला क्रम क्या था?
• बहुत प्रतिभागी की भागीदारी और प्रगति की स्थिति क्या है?

इन प्रगति रिपोर्टों में टीम के सभी सदस्यों के नाम, उनके संपर्क नंबर, यानी आसान संपर्क के लिए फोन नंबर और ईमेल पते शामिल होने चाहिए।