समन्वय और कार्य रिकॉर्ड

सफलता किसी एक व्यक्ति द्वारा नहीं बल्कि एक टीम के रूप में मिलती है जो एक के रूप में एक साथ आती है

- जीलन फरार, अमेरिकन सिंगर-सॉन्ग राइटर, ऑथर, पब्लिशर, और फिल्म प्रोड्यूसर

यदि विभिन्न विभागों को शरीर के अंगों के रूप में देखा जाता है, तो हाउसकीपिंग विभाग को तंत्रिकाओं के एक जाल के रूप में देखा जा सकता है जो अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न अंगों के साथ समन्वय रखता है।

समन्वय और प्रलेखन के बिना उद्योग में कोई भी काम पूरा नहीं होता है। हाउसकीपिंग विभाग भी इसका अपवाद नहीं है। इसे दैनिक रूप से काम करने और काम करते समय प्रलेखन औपचारिकताओं को पूरा करने के लिए होटल व्यवसाय में अन्य विभागों के साथ ही विभाग के भीतर समन्वय करना होगा।

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हाउसकीपिंग कंट्रोल डेस्क का महत्व

हाउसकीपिंग कंट्रोल डेस्क सभी होटल हाउसकीपिंग स्टाफ के लिए केंद्र या संपर्क का एक बिंदु है। नियंत्रण डेस्क पर, नई जानकारी प्राप्त की जाती है और इसे संबंधित कर्मचारियों के बीच वितरित किया जाता है।

जैसा कि हाउसकीपिंग का काम मुख्य रूप से मेहमानों को सर्वोत्तम सेवा प्रदान करने की दिशा में उन्मुख है, इस विभाग को बिना किसी संचार अंतराल के जानकारी साझा करने की दिशा में काम करने की आवश्यकता है। इस डेस्क को यह भी सुनिश्चित करना होगा कि हाउसकीपिंग स्टाफ और होटल के अन्य सभी विभागों के बीच समन्वय सुचारू हो।

हाउसकीपिंग कंट्रोल डेस्क के कार्य

होटल हाउसकीपिंग निम्नलिखित कार्य करता है -

  • मेहमानों द्वारा किए गए सभी अनुरोधों को एकत्रित करना।

  • कर्मचारियों की दिनचर्या या विशेष कार्यक्रम की तैयारी के बारे में जानकारी देने से पहले कर्मचारी अपनी आस्तीन बदल लेते हैं।

  • हाउसकीपिंग स्टाफ को नियमित कर्तव्यों / परिवर्तित कर्तव्यों को सौंपना।

  • कर्मचारियों से कार्य रिपोर्ट एकत्रित करना।

  • चेक-आउट कमरा नंबर एकत्र करना और इसे फर्श पर्यवेक्षक को अद्यतन करना।

  • प्रमुख कैबिनेट को संभालना जिसमें सभी मंजिलों की मास्टर कुंजी और हाउसकीपिंग स्टोर कीज़ शामिल हैं।

  • प्रपत्रों और रजिस्टरों के विभिन्न रिकॉर्ड बनाए रखना।

अन्य विभागों के साथ हाउसकीपिंग का समन्वय

काम करते समय, गृह विभाग को निम्नलिखित विभागों के साथ समन्वय करने की आवश्यकता होती है -

हाउसकीपिंग-फ्रंट ऑफिस समन्वय

  • अधिभोग की जानकारी साझा करना जो भविष्य के अधिभोग, बजट और कर्मचारियों की आवश्यक संख्या का अनुमान लगाने में मदद करता है।

  • होटल परिसर के सार्वजनिक क्षेत्रों की सफाई।

  • वीआईपी मेहमानों, कॉर्पोरेट या बड़े परिवार समूहों या रहने वालों के रूप में एयरलाइन क्रू जैसे विशेष ध्यान की आवश्यकताएं।

  • दैनिक कार्यालय के कर्मचारियों के लिए तैयार वर्दी का संग्रह और तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-खाद्य और पेय समन्वय

  • दावत की घटनाओं और पार्टियों को दूर करना।

  • रसोई में कीट नियंत्रण।

  • एफएंडबी विभाग से भिगोया हुआ लिनन और वर्दी का संग्रह और एफएंडबी कर्मचारियों को प्रतिदिन तैयार लिनन और वर्दी का प्रावधान।

  • अतिथि गलियारों से ट्रे की निकासी।

  • वीआईपी सुविधाओं या स्वागत पेय जैसे अतिथि कमरों में विशेष अतिथि सुविधाओं का स्थान।

हाउसकीपिंग-बिक्री और विपणन विभाग समन्वय

  • गेस्ट रूम में प्रमोशनल ब्रोशर, रेट कार्ड या पेन स्टैंड जैसे अन्य सामानों की आपूर्ति।

  • एस एंड एम विभाग से गंदे वर्दी का संग्रह और एस एंड एम कर्मचारियों को दैनिक वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-मानव संसाधन विभाग समन्वय

  • हाउसकीपिंग विभाग के लिए नए कर्मचारियों का अधिग्रहण।

  • हाउसकीपिंग स्टाफ के सदस्यों जैसे वेतन, समय के साथ, चिकित्सा उपचार आदि का मुआवजा।

  • नए कर्मचारियों के लिए मूल्यांकन या इनाम, प्रेरण और प्रशिक्षण कार्यक्रम द्वारा कर्मचारियों के प्रदर्शन के लिए प्रेरणा।

  • मानव संसाधन विकास मंत्रालय से गंदे वर्दी का संग्रह और मानव संसाधन विकास कर्मचारियों के लिए तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-सुरक्षा विभाग समन्वय

  • होटल की संपत्ति, और चाबियों की सुरक्षा।

  • होटल में आग और चोरी की रोकथाम।

  • किसी भी असामाजिक गतिविधियों जैसे किसी भी संदिग्ध गतिविधियों, जुआ, या मेहमानों के कमरे या होटल परिसर में मेहमानों द्वारा की गई तस्करी की रोकथाम।

  • मानव संसाधन विकास मंत्रालय से गंदे वर्दी का संग्रह और मानव संसाधन विकास कर्मचारियों के लिए तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-वर्दीधारी सेवा विभाग समन्वय

  • पोर्टर्स, डोरमैन, ड्राइवरों से गंदे वर्दी का संग्रह, और उन्हें दैनिक तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-अकाउंट्स विभाग समन्वय

इसके बारे में जगह लेता है -

  • हाउसकीपिंग स्टाफ के भुगतान से संबंधित मुद्दे।

  • लेखा विभाग से कालिख की वर्दी का संग्रह और प्रतिदिन लेखा कर्मचारियों को तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-इंजीनियरिंग विभाग समन्वय

  • सफाई और बागवानी उपकरण की गलत कार्यप्रणाली, दोषपूर्ण विद्युत शक्ति बिंदु, झुकाव पाइप, एयर कंडीशनिंग रखरखाव या इस तरह के किसी अन्य कार्य से संबंधित मुद्दे।

  • इंजीनियरिंग और प्रौद्योगिकी कर्मचारियों से गंदे वर्दी का संग्रह और उनके लिए दैनिक तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग-रखरखाव विभाग समन्वय

  • टूटे हुए फर्नीचर और जुड़नार की मरम्मत और रखरखाव।
  • होटल में आवश्यक क्षेत्र की पेंटिंग।
  • गेस्ट रूम में रिपेयरिंग पाइप और इलेक्ट्रिक पॉइंट।
  • रखरखाव कर्मचारियों से गंदे वर्दी का संग्रह और उन्हें दैनिक तैयार वर्दी का प्रावधान।

हाउसकीपिंग द्वारा बनाए गए महत्वपूर्ण रजिस्टर

रजिस्टरों का उपयोग महत्वपूर्ण जानकारी दर्ज करने के लिए किया जाता है। जब ड्यूटी में बदलाव होता है और कर्मचारी काम करते हैं तो वे बहुत मददगार होते हैं। रजिस्टर स्पष्ट और समय पर रिकॉर्ड रखने के उद्देश्य से सेवा करते हैं जिससे अच्छे संचार को बढ़ावा मिलता है। यहां हाउसकीपिंग कंट्रोल डेस्क द्वारा बनाए गए कुछ महत्वपूर्ण रजिस्टर हैं -

प्रस्थान रजिस्टर

यह अतिथि कमरे की स्थिति जैसे V, VD, या VC की जाँच करने के बाद अतिथि की जाँच के बाद ट्रैक करने के लिए रखा जाता है। यह सीओ गेस्ट रूम में मिनी बार पेय पदार्थों की खपत को भी ट्रैक करता है।

अपेक्षित आगमन रजिस्टर

यह पूर्व-पंजीकृत मेहमानों और उनकी प्रोफ़ाइल को नियमित / वीआईपी / अन्य, वैवाहिक स्थिति, अपेक्षित चेक-इन समय और किसी विशेष अनुरोध को पूरा करने का ट्रैक रखता है।

कमरे की स्थिति रजिस्टर

यह रजिस्टर सभी कमरों की सूची और उनकी वर्तमान स्थिति जैसे V, VC, OOO, OOS आदि को रिकॉर्ड करता है।

गेस्ट कॉल रजिस्टर

यह अतिथि कमरों और आसन्न क्षेत्र के लिए प्रासंगिक निर्देशों या नोट्स को रिकॉर्ड करता है। यह गतिविधियों और उनकी अवधि पर नज़र रखने में बहुत उपयोगी है।

नवीनतम कॉल रजिस्टर
अनु क्रमांक। दिनांक कमरा क्रमांक। मेहमान का नाम कॉल / अनुरोध उद्धार करने का समय इनको अग्रेषित फू ल स्थिति

अतिथि ऋण रजिस्टर

यह रजिस्टर मेहमानों को दिए गए ऋण मदों की डिलीवरी और वसूली को रिकॉर्ड करने के लिए रखा जाता है। इस रजिस्टर का सामान्य प्रारूप इस प्रकार है -

नवीनतम ऋण क्षेत्र
अनु क्रमांक। दिनांक कमरा क्रमांक। मेहमान का नाम अनुरोध उद्धार करने का समय पुनर्प्राप्त करने का समय द्वारा वितरित द्वारा बरामद स्थिति

अनुपलब्ध अनुच्छेद रजिस्टर

यदि होटल (उपभोग्य वस्तुओं के अलावा) के स्वामित्व वाला कोई भी लेख चेक-आउट कमरे में गायब पाया जाता है, तो यह इस रजिस्टर में दर्ज किया जाता है।

अतिथि आपूर्ति नियंत्रण रजिस्टर

यह रजिस्टर अतिथि आपूर्ति रिकॉर्ड करने के लिए बनाए रखा जाता है। सामान्य प्रारूप नीचे दिखाया गया है -

दोस्तों की आपूर्ति
अनु क्रमांक। तल / मद कलम / पेंसिल पेय / चीनी / क्रीमर पाउच शावर कैप ... घमंड सेट करता है विवरण

नुकसान / टूटना रजिस्टर

यदि अतिथि कक्ष में रखी गई कोई होटल संपत्ति क्षतिग्रस्त या टूटी हुई पाई जाती है, तो उसे इस रजिस्टर में दर्ज किया जाता है। यहाँ एक नमूना रजिस्टर है -

डैमेज / ब्रेक रेजिस्टर
अनु क्रमांक। दिनांक क्षतिग्रस्त आइटम कमरा क्रमांक। द्वारा खोजा गया विवरण

खोया / पाया रजिस्टर

यदि एक हाउसकीपिंग गेस्ट रूम अटेंडेंट चेक-आउट रूम में कोई अतिथि-स्वामित्व वाला लेख छोड़ता है, तो उसे लॉस्ट / फाउंड रजिस्टर में दर्ज किया जाता है और हाउसकीपिंग विभाग के एक ही सेल में भेज दिया जाता है। यह होटल के परिसर में पाए जाने वाले किसी भी व्यक्तिगत लेख को भी रिकॉर्ड करता है।

LOST और फ़ाउंड रेजिस्टर
अनु क्रमांक। दिनांक मद विवरण द्वारा खोजा गया पर मिला द्वारा उठाया गया संपर्क संख्या संकेत

कुंजी रजिस्टर

यह अतिथि कमरों की जारी की गई चाबियों, कमरों की मैटर चाबियों और महत्वपूर्ण तिजोरियों और फर्श की चाबियों को नोट करने के लिए एक रजिस्टर है।

प्रमुख रजिस्टर
अनु क्रमांक। दिनांक कुंजी आईडी मंजिल नं। कमरा क्रमांक। जारी करने का समय सिफ्ट के अंत में स्थिति (लौटी / गायब)

लिनन नियंत्रण रजिस्टर

यह कपड़े धोने और अतिथि कमरे या भोजन क्षेत्र के बीच लिनन की आवाजाही को रिकॉर्ड करता है। यह हाउसकीपिंग स्टाफ को साफ और गंदे कपड़े धोने का ट्रैक रखने में आसान बनाता है।

हाउसकीपिंग में चेकलिस्ट और रिपोर्ट

होटल प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न विभिन्न हाउसकीपिंग चेकलिस्ट और रिपोर्ट हैं।

जाँच सूची

जाँचकर्ताओं को यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि सभी काम बिना किसी काम के पूरे किए जाएं। हाउसकीपिंग स्टाफ द्वारा संदर्भित और भरे गए विभिन्न चेकलिस्ट हैं। कुछ महत्वपूर्ण हैं -

  • अतिथि आपूर्ति चेकलिस्ट
  • अतिथि कक्ष सफाई चेकलिस्ट
  • गेस्ट बाथरूम क्लीनिंग चेकलिस्ट
  • बीच क्षेत्र सफाई चेकलिस्ट
  • स्विमिंग पूल सफाई चेकलिस्ट
  • गार्डन कीपिंग चेकलिस्ट
  • एसपीए के लिए हाउसकीपिंग स्टैंडर्ड चेकलिस्ट
  • फिटनेस सेंटर के लिए हाउसकीपिंग स्टैंडर्ड चेकलिस्ट

रिपोर्टों

रिपोर्टें अधिभोग के पिछले रिकॉर्ड, सफाई कार्यक्रम, और कमरों की भविष्य की स्थिति की भविष्यवाणी करने के लिए उपयोगी हैं। आइए देखते हैं हाउसकीपिंग विभाग के लिए उत्पन्न रिपोर्ट -

Housekeeping Report

यह प्रत्येक कमरे के हाउसकीपिंग स्थिति की रिपोर्ट करने के लिए प्रत्येक पारी के अंत में उत्पन्न हो सकता है।

हाउसकीपिंग रिपोर्ट
कमरा क्रमांक। कमरे जैसा जाने की तिथि कारोबार कमरे की जगह एच / के स्थिति हाउसकीपर

Housekeeping Assignment Report

यह कमरे के परिचारकों के समय-निर्धारण और कमरे के निरीक्षण को रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक है।

Housekeeping Occupancy Report

यह रिपोर्ट उन मेहमानों की सूची दिखाती है जिन्होंने होटल में वयस्कों और बच्चों की संख्या, रातों की संख्या और हाउसकीपिंग की स्थिति जैसे विवरणों के साथ चेक-इन किया है। यह रिपोर्ट कब्जे वाले कमरे, कब्जे वाले कमरे, चेक-आउट कमरे और खाली या अवरुद्ध कमरों के लिए अपेक्षित है। यह रिपोर्ट सफाई के लिए शेड्यूलिंग रूम के लिए बनाई गई है।

OCCUPANCY REPORT
Rm No. आरएम प्रकार मेहमान का नाम वयस्क बच्चा रातों की संख्या तारीख पर बारी एच / के स्थिति