Keterampilan Menulis Bisnis - Pendahuluan

Penulisan Bisnis membahas kebutuhan untuk menyampaikan komunikasi yang jelas dan ringkas dalam kehidupan profesional - saat berurusan dengan kolega, senior, dan perwakilan organisasi lain. Penulisan bisnis memainkan peran penting dalam organisasi besar di mana komunikasi yang jelas dan transparan sangat penting untuk fungsi mereka. Oleh karena itu, pesan yang dikirim harus jelas, tepat, berdasarkan fakta, dan tidak ambigu.

Penulisan profesional yang jelas dan ringkas sangat penting di banyak bidang, seperti di bidang hukum, teknik, manual teknis, dan label produk, di mana kesalahpahaman dapat berdampak serius.

Mengapa Penulisan Efektif?

Banyak profesional saat ini, terutama di awal karier mereka, mencari panduan tentang keterampilan yang diperlukan untuk penulisan bisnis formal, karena mereka kesulitan dengan tata bahasa dasar, ejaan, dan tanda baca. Ini adalah batasan serius yang menurunkan kepercayaan diri mereka dan membuat mereka menahan diri ketika diminta untuk mendokumentasikan dan menyajikan informasi.

Dengan Keterampilan Menulis Efektif, mereka dapat meningkatkan komunikasi tertulis mereka dan mengelola untuk menyajikan poin dan ide yang selalu mereka miliki tetapi tidak pernah berhasil disajikan. Ini akan meningkatkan kepercayaan diri dan prospek masa depan mereka di perusahaan juga.

Bagaimana Pesan Anda Menggambarkan Anda

Pembaca selalu memberikan kesan tentang Anda dan perusahaan Anda tergantung pada bagaimana mereka menafsirkan email Anda. Tujuan Penulisan Bisnis adalah untuk menyediakan komunikasi yang ringkas dengan mengingat pembaca, citra perusahaan Anda, dan citra Anda. Kata-kata yang kita gunakan dan kalimat yang kita tulis sangat penting dalam membangun persepsi kita di benak pembaca.

Kesalahan Umum dalam Penulisan Bisnis

Dalam hal penulisan bisnis, mandatnya adalah - “kurang sudah cukup”. Banyak orang menggunakan terlalu banyak konten dalam tulisan mereka atau memberikan informasi yang terlalu sedikit dan tidak lengkap. Cukup menantang untuk mencapai keseimbangan di antara keduanya. Mari kita bahas kesalahan yang paling sering ditemukan yang dilakukan penulis -

Banyak yang menggunakan kata-kata besar dan sulit seperti "loggerheads, cumbersome"Untuk mendeskripsikan hal-hal yang dapat dengan mudah dijelaskan menggunakan kata-kata yang lebih sederhana seperti"quarrel, clumsy". Kata-kata ini tidak hanya membingungkan, tetapi juga tidak jelas, karena tidak menjelaskan apa pun dengan jelas.
Gaya formal yang berlebihan - Kalimat seperti "Kami ingin yang terbaik dari niat saya bahwa Anda membuat kehadiran Anda terasa" telah datang dan pergi bersama para penguasa kolonial. “We will be pleased if you come. ” melakukan pekerjaan yang sama dengan setengah kata dan tidak ada kebingungan.
Sekarang, mari kita lihat penyebab utamanya - kesalahan pengetikan dan ejaan, seperti “sprite, meat, usher" dari pada "spirit, meet, user”Tidak hanya mengubah keseluruhan makna kalimat tetapi juga menyebabkan rasa malu. Bayangkan seseorang menulis - "Aku akan menemuimu segera"?
Beberapa profesional pergi ke ekstrim lain dan menulis kalimat yang sangat pendek, dan kadang-kadang, frase yang tidak menjelaskan arti lengkap atau memberikan instruksi yang jelas. Contoh tulisan tersebut adalah - “See u today@5, Meeting tomorrow at 10. ”

Formula AIDA Menulis Persuasif

Jika Anda pernah mengamati iklan dengan cukup cermat, Anda akan melihat pola yang menarik - sesuatu yang sangat menarik perhatian terjadi yang segera menarik perhatian Anda. Deskripsi latar belakang menambah fitur dan manfaat produk yang mulai membangun minat Anda. Sebelum Anda menyadarinya, presentasi yang menarik dan gaya persuasif pasti telah menciptakan keinginan di dalam diri Anda untuk memberikan produk setidaknya satu kali mencoba yang kemudian mengarahkan Anda ke tindakan untuk mendapatkan produk tersebut.

Jika Anda pernah memiliki pengalaman serupa, atau mengenal seseorang yang melakukannya, Anda akan menyadari kekuatan AIDA. Dalam hal ini, tidak mengherankan bahwa itu ditemukan oleh industri pemasaran untuk menarik pelanggan.

Saat ini, teknik AIDA digunakan dalam Business Writing untuk tujuan yang sama - untuk menarik dan mengesankan pembaca dengan presentasi dan persuasi Anda. Empat langkah AIDA adalah -

Attention - Pikat pembaca dengan kalimat yang menarik perhatian.
Interest - Ciptakan minat dengan menyebutkan manfaat dari apa yang disukai pembaca.
Desire - Gunakan paragraf tengah untuk mendorong pembaca ke arah tindakan.
Action - Tindakan yang perlu dilakukan pembaca untuk mendapatkan apa yang diinginkannya.

Penulisan yang Bertujuan

Banyak orang ngeri saat disebut-sebut menulis naskah atau dokumen yang bisa diedarkan di kantor. Alasannya jelas. Ada terlalu banyak parameter untuk dipikirkan saat menulis apa pun untuk penggunaan bisnis. Pilihan kata yang benar, struktur kalimat, ketepatan tata bahasa, ejaan dan penggunaan yang benar, dan tentu saja, gambaran yang akan dibuat pembaca tentang Anda adalah poin yang sangat penting untuk diingat saat menulis untuk rekan kerja Anda.

Sekarang, bagaimana menangani tugas ini? Ada pepatah lama mengatakan bahwa "Well begun is half done. ” Kami juga perlu menerapkan filosofi ini dalam tulisan kami. Kita perlu mencari tahu tujuan di balik tulisan kita, yang akan menjernihkan pikiran kita atas pertanyaan-pertanyaan berikut ini -

Who are your readers?
Ini akan membantu Anda memahami kosakata dan susunan kalimat yang sesuai menurut pembaca.
What is the purpose of your document?
Anda perlu memahami alasan Anda menulis sesuatu.
Why should the readers read your document?
Dengan kata lain, Anda harus memikirkan pesan untuk pembaca di dalam dokumen Anda.
What outcomes you expect?
Setiap tindakan memiliki reaksi yang sama dan berlawanan, oleh karena itu untuk setiap kata yang Anda tulis, pasti ada reaksi yang sama (meskipun tidak harus berlawanan). Artinya, jika Anda ingin mendapatkan reaksi atau hasil yang Anda inginkan, perkataan Anda harus sedemikian rupa sehingga dapat menggambarkan apa yang ingin Anda ungkapkan dengan jelas.

Memulai

Para ahli mengklaim bahwa tujuan sebenarnya dari korespondensi bisnis adalah untuk membangkitkan tindakan langsung atau terlambat dari pembaca Anda. Ingat teknik AIDA? Itu diakhiri dengan Tindakan, dan itu adalah pencapaian yang harus ditargetkan oleh setiap tulisan.

Email yang dikirim dari Manajer dibaca oleh orang-orang di timnya, dan tergantung pada kejelasan instruksi yang digabungkan dengan interpretasi individu dari setiap pembaca, apakah tindakan yang diinginkan telah selesai atau beberapa area tersisa. Jadi, sekarang mari kita fokus pada hal terpenting yang perlu diingat saat mendesain teks apa pun. Saat menulis dokumen bisnis, Anda harus -

Ketahui apa yang ingin Anda tulis.
Tulis apa yang ingin Anda capai.

Mengetahui dua hal ini akan sangat membantu Anda dalam memberi Anda arahan yang benar dalam mendekati konten apa pun, dan salah satu cara paling efektif untuk menemukan pendekatan yang tepat adalah - brainstorming.

Brainstorming

Brainstorming adalah teknik menulis ide apa pun yang muncul di benak Anda tanpa terlalu mengkhawatirkan urutan logis, urutan, tanda baca, dan ejaan. Saat melakukan brainstorming, seseorang tidak perlu khawatir tentang urutan pikiran dan penggunaan kata yang benar. Sebaliknya, seseorang harus fokus mengumpulkan sebanyak mungkin ide dan data yang tersedia tentang subjek tertentu.

Luangkan waktu Anda untuk memikirkan suatu topik. Kumpulkan pikiran Anda dan mulailah menuliskannya secara acak. Biarkan satu ide dengan bebas membawa Anda ke ide terkait lainnya dan seterusnya. Pengumpulan informasi ini perlahan-lahan akan memberi Anda pendekatan terhadap konten. Setelah beberapa waktu, beberapa pendekatan alternatif akan dibentuk. Semakin Anda melihat aliran pemikiran yang telah Anda tulis di atas kertas, semakin banyak ide yang akan terbentuk.

Sekarang cobalah untuk mengatur ide-ide ini dalam alur yang logis. Jangan mulai memeriksa tata bahasa dulu. Coba saja untuk mendapatkan aliran yang seragam. Sekarang semua ide Anda akan disederhanakan. Setelah itu, lakukan pengeditan yang diperlukan seperti mengganti kata tertentu dengan kata yang lebih sesuai, memeriksa tata bahasa, penggunaan kata, ejaan, dan tanda baca.