Penulisan Efektif-Mulailah

Dengan cara dunia berkembang di sekitar kita, setiap orang saat ini harus menulis, terlepas dari usia, pekerjaan, dan sebutannya. Baik itu untuk tugas sekolah atau mengisi laporan, atau menandatangani faktur - semua orang menulis.

Sementara banyak dari mereka yang "harus" menulis benar-benar menikmati menulis, ada banyak yang menganggap menulis tidak lebih dari sebuah tugas. Masalah dengan orang-orang ini adalah mereka tidak meluangkan waktu sejenak untuk berpikir bagaimana menulis. Akibatnya gaya penulisan mereka memakan waktu, tidak akurat, dan tidak memuaskan.

Sama seperti langkah-langkah untuk menyelesaikan pertanyaan tentang Aljabar, ada beberapa langkah yang dapat diikuti untuk hasil tulisan yang lebih baik. Di sini, di bab ini, kita akan membahas bagaimana Anda seharusnya memulai proses penulisan dokumen bisnis yang efektif.

Bagaimana Memulai

Dari semua langkah tersebut, yang paling sulit (dan yang paling membuat frustrasi) adalah mencari tahu awalnya. Berikut beberapa tip untuk memulai pekerjaan Anda dengan cepat -

Riset untuk menemukan fakta.
Bertukar pikiran untuk mencatat semua ide acak.
Diskusikan draf kasar dengan rekan kerja.
Pertahankan nada tulisan yang ramah dan santai.
Berempati dengan pembaca.
Periksa dan tidur di atasnya.

Perencanaan dan Struktur

Perusahaan menghasilkan dokumen secara teratur, seperti laporan tahunan untuk pemegang saham, buletin bulanan untuk klien, dan editorial untuk karyawannya. Berdasarkan jumlah konten yang Anda rancang, Anda mungkin perlu mengatur data Anda dalam tiga struktur -

Time-based Structure
Struktur ini digunakan saat Anda menulis agenda dan notulen, atau laporan di mana tugas-tugas dialokasikan dan hasilnya dibuat bagan dalam urutan kronologis.
Alphabetical Structure
Struktur ini digunakan ketika dokumen memiliki banyak topik terpisah, yang perlu diletakkan di bawah urutan abjad tertentu (A - Z). Contohnya adalah daftar kata-kata, atau buku tentang buah-buahan dan kalori, di mana nama buah-buahan dicantumkan menurut abjad.
Topic Structure
Struktur yang paling umum digunakan adalah dimana struktur tersebut dibagi menurut topik. Misalnya, situs web mendesain halaman FAQ-nya sedemikian rupa sehingga akan memiliki tiga topik untuk dipilih - "status pengiriman", "keluhan", dan "pembayaran & pengembalian dana", dengan setiap topik memiliki beberapa pertanyaan tentang topik tersebut.

Langkah Efektif untuk Mengatur Konten

Ada beberapa langkah efektif yang akan membantu Anda dalam menyusun konten dalam struktur yang tepat dan mengisi detailnya secara logis sehingga seluruh dokumen terlihat tersinkronisasi dan lengkap. Ini adalah -

Dokumen harus memiliki awal, tengah, dan akhir yang logis.
Atur badan pesan Anda dalam paragraf singkat dan kecil (maks. 4–5).
Ubah konten agar sesuai dengan pembaca Anda.
Jangan pernah kehilangan fokus dan hasil surat yang diinginkan saat menulis.
Jangan mengoreksi diri Anda sendiri saat menulis, edit hanya setelah brainstorming.
Luangkan waktu sebelum Anda mulai mengedit.

Di atas segalanya, seseorang harus selalu mengikuti urutan logis saat menulis dokumen bisnis untuk memastikan dokumen menyampaikan pesan yang benar.