Penulisan Email yang Efektif

Email banyak digunakan sebagai bentuk alat komunikasi bisnis yang murah namun sangat efektif. Email jarang dicetak, dan digunakan sebagai salinan lunak karena mudah untuk mengarsipkan dan mengambil email. Alasan popularitasnya adalah kemudahan aksesnya, yang dapat digunakan oleh semua orang dalam organisasi mulai dari CEO hingga petugas kebersihan.

Email adalah cara yang efisien untuk mengkomunikasikan informasi dengan cara yang disajikan dengan baik, mudah dibaca dan secara profesional sesuai. Banyak orang mengutip kurangnya waktu sebagai alasan untuk meneruskan email di bawah standar yang berkisar dari tidak lengkap hingga tidak dapat dipahami.

Banyak orang salah mengira email dengan pesan teks, atau setidaknya pendekatan mereka terhadap menulis email menyarankan demikian. Jika demikian, mari kita bahas perbedaan antara percakapan teks dan penulisan email.

Text Message Conversation - Dalam percakapan pesan teks, dua orang dapat bertukar informasi, berbagi detail, memberikan koreksi, dan meminta klarifikasi dengan cara komunikasi bolak-balik yang cepat.
Email- Dibandingkan dengan ini, email dibaca oleh para profesional yang, tergantung pada pekerjaan mereka, dapat menerima antara 20 hingga 200 email sehari. Mereka tidak ingin terlibat dalam percakapan bolak-balik, juga tidak punya waktu untuk menanyakan detail beberapa kali. Mereka hanya ingin memahami isi email, membaca instruksi, memproses informasi, menyelesaikan tugas, dan mengosongkan bagian "belum dibaca" di kotak masuk.

Dengan mengingat hal ini, mari kita bahas beberapa tricks to write effective emails -

Rencanakan pesan Anda.
Gunakan baris subjek untuk menarik perhatian pembaca.
Jaga agar pesan Anda singkat dan jelas.
Jangan ketik seluruh pesan Anda dalam huruf kecil.
Koreksi pesan Anda sebelum mengirimnya dan pertanggungjawabkan.
Jika Anda marah, luangkan beberapa menit untuk menenangkan diri sebelum mengirim email.
Jangan ketik pesan Anda dengan huruf kapital. Ibukota dianggap BERTERIAK.

Dalam kasus-kasus tertentu, emails may not be suitable. Lebih suka menelepon seseorang bila -

Anda harus mendiskusikan informasi pribadi, sensitif atau rahasia.
Anda akan memberi kabar buruk.
Pesan Anda rumit dan artinya mungkin hilang dalam susunan kata.
Anda membutuhkan tanggapan segera.

Resiko Hukum Email

Email adalah mode komunikasi yang disukai untuk banyak tempat kerja, dan ini berarti email membawa banyak informasi yang dapat dirahasiakan. Keamanan dan kerahasiaan informasi di dalam email adalah tanggung jawab bersama dari pengirim dan penerima. Perusahaan memiliki pedoman yang ketat untuk menjaga dokumen dan isinya. Mari kita bahas beberapa pedoman yang paling umum diikuti untuk mencegah penyalahgunaan email.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Anda mengirim atau meneruskan email dengan konten yang menyinggung.
Anda mengirim lampiran yang mengandung virus.
Anda meneruskan email pengirim ke orang lain tanpa izin.
Anda mencoba memalsukan email orang lain atau mengirim email dari akun orang lain.
Anda mencoba menyembunyikan identitas Anda dari penerima saat mengirim email.
Anda menyalin pesan milik orang lain tanpa izin.

Format dari sebuah Format Email

Meskipun sebagian besar dari kita mengirim email tidak resmi ke teman yang mungkin mengandung kesalahan tata bahasa, hal yang sama tidak berlaku saat menulis kepada rekan kerja, terutama saat kita ingin memberi kesan yang baik, karena kali ini kita harus lebih berhati-hati dan diplomatis. Berikut beberapa tip umum tentang format email yang benar -

Latar Belakang

Latar belakang putih default harus digunakan untuk semua email. Latar belakang berwarna atau desain gulungan dianggap tidak profesional dan mengganggu.

Font

Font yang disukai adalah Times New Roman atau Arial, font size-12.

Warna huruf

Font harus hanya biru tua atau hitam.

Detail kontak

Informasi kontak resmi seperti nama, penunjukan, id email, nomor kontak, logo perusahaan, dan alamat korespondensi harus disebutkan di area tanda tangan. Pernyataan pribadi sebaiknya dihindari.

Nama depan dan nama belakang

Mereka harus disebutkan dengan font yang sama seperti yang digunakan di badan email, hanya dua ukuran font yang lebih besar. Font kursif tidak disarankan.

Tanda tangan

Informasi berikut harus diberikan dalam font dan ukuran yang sama seperti badan email.

Designation
Department
Nama & Alamat Perusahaan
Landmark dan Kode Pos.
Nomor kontak
Alamat email
Nomor telepon perusahaan
Nomor faks perusahaan
URL perusahaan
URL perusahaan

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Penafian (dengan contoh)

Gunakan penafian di akhir tanda tangan email Anda dalam font standar, ukuran-8 -

ANDA HARUS MEMBACA PEMBERITAHUAN INI

Informasi yang terkandung dalam email ini dan lampiran apa pun bersifat rahasia dan mungkin tunduk pada hak cipta atau perlindungan kekayaan intelektual lainnya. Anda tidak diizinkan untuk menggunakan atau mengungkapkan informasi ini selain dengan izin tertulis dari pengirim

Contoh Email

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Balas tentang Dekorasi Interior \| Menyelesaikan tanggal dan waktu rapat

yang terhormat

Saya menerima email Anda dengan instruksi untuk menghubungi perusahaan Dekorasi Interior. Oleh karena itu, saya telah menghubungi Hasta La 'Vista, salah satu organisasi paling terkenal dalam memberikan Pelatihan Perilaku, Penilaian Mode, Analisis Psikometri, antara lain.

Mereka telah membalas email saya dan senang dengan prospek kerja sama kami. Mereka meminta saya untuk menjadwalkan pertemuan dengan perwakilan mereka sehingga mereka dapat mengunjungi kami dan menjelaskan detail lainnya secara langsung. Saya telah mengirimkan Syarat & Ketentuan mereka sebagai lampiran PDF bernamaTermske email ini. Silakan baca dan balas.

Sangat berharap mendengar kabar dari anda. Terima kasih. Semoga harimu menyenangkan.

Dengan Hormat