Manajemen Pengetahuan - Panduan Cepat

Manajemen pengetahuan adalah manajemen sistematis dari aset pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan memenuhi persyaratan taktis & strategis. Ini terdiri dari inisiatif, proses, strategi, dan sistem yang menopang dan meningkatkan penyimpanan, penilaian, berbagi, penyempurnaan, dan penciptaan pengetahuan.

Setiap perusahaan harus mendefinisikan manajemen pengetahuan dalam kerangka tujuan bisnisnya sendiri. Manajemen pengetahuan adalah tentang menerapkan pengetahuan dalam situasi baru yang sebelumnya terlalu terbebani atau baru.

Manajemen Pengetahuan adalah Siklus Berkelanjutan

Manajemen pengetahuan saat ini dilihat sebagai siklus berkelanjutan dari tiga proses, yaitu -

Penciptaan dan peningkatan pengetahuan
Distribusi dan sirkulasi pengetahuan
Penambahan dan aplikasi pengetahuan

Manajemen pengetahuan mengungkapkan pendekatan yang disengaja, sistematis dan tersinkronisasi untuk memastikan pemanfaatan penuh basis pengetahuan perusahaan, dipasangkan dengan potensi keterampilan, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individu untuk menciptakan perusahaan yang lebih efisien dan efektif.

Dengan kata sederhana, manajemen pengetahuan menggabungkan keduanya holding and storing dari perspektif pengetahuan, sehubungan dengan aset intelektual.

Ini adalah kolaborasi yang disengaja dan sistematis dari orang-orang, teknologi, proses, gaya dan struktur organisasi untuk menambah nilai melalui penggunaan kembali dan inovasi.

Teori Manajemen Pengetahuan

Ada tiga perspektif berbeda tentang Manajemen Pengetahuan yang mengarah ke estimasi yang berbeda dan definisi yang berbeda.

Manajemen pengetahuan adalah aktivitas bisnis dengan dua aspek utama -

Melaksanakan komponen pengetahuan kegiatan bisnis sebagai perhatian eksplisit bisnis dalam strategi, kebijakan, dan praktik di semua tingkatan organisasi.
Mempertahankan hubungan langsung antara aset intelektual organisasi baik eksplisit (direkam) dan diam-diam (pengetahuan pribadi) dan hasil bisnis yang positif.

Apa yang Dikatakan Perspektif Ilmu Kognitif atau Ilmu Pengetahuan?

Manajemen pengetahuan adalah transformasi pengetahuan dalam bentuk wawasan, pemahaman, dan pengetahuan praktis yang kita semua miliki dalam manifestasi lain seperti buku, teknologi, praktik, dan tradisi dalam semua jenis organisasi dan dalam masyarakat pada umumnya.

Menurut Perspektif Proses / Teknologi

Manajemen pengetahuan adalah konsep di mana informasi diubah menjadi pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti dan tersedia dengan mudah dalam bentuk yang dapat digunakan kepada orang-orang yang dapat memanfaatkannya sesuai dengan kebutuhan mereka.

Mengapa Manajemen Pengetahuan

Penerapan Manajemen Pengetahuan (KM) terletak di bawah empat bidang utama

Globalization of Business - Organisasi saat ini lebih universal, yaitu beroperasi di banyak situs, multibahasa, dan multikultural.
Leaner Organizations- Organisasi mengadopsi strategi lean di mana mereka memahami nilai pelanggan dan fokus pada proses utama untuk terus meningkatkannya. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan nilai sempurna kepada pelanggan melalui proses penciptaan nilai yang sempurna tanpa pemborosan.
Corporate Amnesia- Kami lebih bebas sebagai tenaga kerja, yang menimbulkan masalah terkait kontinuitas pengetahuan untuk organisasi dan tempat dengan tuntutan pembelajaran berkelanjutan dari pekerja pengetahuan. Kami tidak lagi berharap untuk menghabiskan seluruh kehidupan kerja kami dengan organisasi yang sama.
Technological Advances- Dunia semakin terhubung dengan munculnya situs web, ponsel pintar, dan gadget terbaru lainnya. Kemajuan teknologi tidak hanya membantu konektivitas yang lebih baik tetapi juga mengubah ekspektasi. Perusahaan diharapkan hadir secara online sepanjang waktu dengan menyediakan informasi yang diperlukan sesuai kebutuhan pelanggan.

Manajemen Pengetahuan berfungsi sebagai salah satu respons utama terhadap tantangan untuk mencoba menangani lingkungan kerja yang kompleks dan penuh informasi ini. Dengan demikian, Manajemen pengetahuan mungkin paling baik dikelompokkan sebagai ilmu kompleksitas.

Siklus manajemen pengetahuan adalah proses mengubah informasi menjadi pengetahuan dalam suatu organisasi. Ini menjelaskan bagaimana pengetahuan ditangkap, diproses, dan didistribusikan dalam suatu organisasi. Dalam bab ini, kita akan membahas model siklus manajemen pengetahuan yang menonjol.

Hingga saat ini, empat model telah dipilih berdasarkan kemampuannya untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat. Empat model tersebut adalah Zack, dari Meyer dan Zack (1996), Bukowitz dan Williams (2000), McElroy (2003), dan siklus KM Wiig (1993).

Zack	Bukowitz & Williams	WIIG	McElroy
Akuisisi	Dapatkan	Penciptaan	Belajar
Perbaikan	Menggunakan	Sourcing	Validasi
Toko	Belajar	Kompilasi	Akuisisi
Distribusi	Menyumbang	Transformasi	Integrasi
Presentasi	Menilai	Aplikasi	Penyelesaian

Model Manajemen Pengetahuan Zack

Model Zack diekstraksi dari pekerjaan pada desain dan pengembangan produk informasi. Dalam pendekatan Meyer dan Zack, jaringan antara setiap tahap dirancang agar logis dan terstandarisasi.

Dalam siklus ini, tahapan perkembangan utama dari gudang pengetahuan dianalisis dan dipetakan ke tahapan siklus KM.

Tahapannya adalah akuisisi, penyempurnaan, penyimpanan / pengambilan, distribusi, dan presentasi / penggunaan. Siklus ini juga dikenal sebagai "pemurnian".

Akuisisi Data atau Informasi

Akuisisi berkaitan dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan asal-usul bahan mentah seperti ruang lingkup, luasnya, kedalaman, kredibilitas, akurasi, ketepatan waktu, relevansi, biaya, kontrol, dan eksklusivitas.

Prinsip panduannya adalah pepatah terkenal dari "sampah masuk, sampah keluar". Artinya, diperlukan data sumber dengan kualitas terbaik, jika tidak produk intelektual yang diproduksi di hilir akan lebih rendah.

Perbaikan

Penyempitan mungkin bersifat fisik (seperti bermigrasi dari satu media ke media lain) atau logis (seperti restrukturisasi, pelabelan ulang, pengindeksan, dan pengintegrasian.)

Pemurnian juga menentukan pembersihan (seperti membersihkan konten untuk memastikan anonimitas lengkap dari sumber dan pemain kunci yang terlibat) atau standarisasi (seperti menyesuaikan dengan templat praktik terbaik atau pelajaran yang dipetik seperti yang digunakan dalam organisasi tertentu).

Tahap ini juga menambah nilai dengan membuat objek pengetahuan yang lebih mudah digunakan dan dengan menyimpan konten secara lebih fleksibel untuk penggunaan di masa mendatang.

Penyimpanan / Pengambilan

Penyimpanan atau Pengambilan membentuk jembatan antara tahap penambahan dan penyempurnaan upstream yang memberi makan tahap repositori dan downstream pembuatan produk. Penyimpanan dapat berupa fisik (folder file, informasi tercetak) maupun digital (database, perangkat lunak manajemen pengetahuan).

Distribusi

Distribusi menentukan bagaimana produk akan dikirim ke pengguna akhir (seperti faks, cetak, email) dan tidak hanya mencakup media pengiriman tetapi juga waktu, frekuensi, bentuk, bahasa, dan sebagainya.

Presentasi

Konteks memainkan peran penting dalam tahap Presentasi atau Aplikasi. Kinerja dari setiap langkah nilai tambah sebelumnya dievaluasi di sini - misalnya, apakah pengguna memiliki konteks yang cukup untuk dapat menggunakan konten ini? Jika tidak, siklus KM telah gagal memberikan nilai kepada individu dan akhirnya bagi perusahaan.

Repositori dan gabungan "refinery" memungkinkan pengelolaan pengetahuan yang berharga dari suatu perusahaan. Dalam siklus ini, ada juga kesan harus terus memperbarui repositori dan kilang untuk menghindari penghapusan.

Model Meyer dan Zack adalah salah satu gambaran terlengkap dari elemen kunci yang terlibat dalam model manajemen pengetahuan. Untuk lebih spesifiknya, pengertian perbaikan merupakan tahap penting dalam siklus KM dan yang sering diabaikan.

Model Bukowitz & Williams

Bukowitz dan Williams menggambarkan kerangka proses manajemen pengetahuan yang menguraikan "bagaimana organisasi menghasilkan, memelihara dan memperluas stok pengetahuan yang benar secara strategis untuk menciptakan nilai".

Dalam kerangka kerja ini, pengetahuan mencakup repositori pengetahuan, hubungan, teknologi informasi, infrastruktur komunikasi, rangkaian keterampilan fungsional, pengetahuan proses, daya tanggap lingkungan, kecerdasan organisasi, dan sumber eksternal.

Tahapan ini bertujuan pada proses jangka panjang yang lebih mencocokkan modal intelektual dengan kebutuhan strategis.

Get Stage adalah tahap pertama, terdiri dari mencari informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan, memecahkan masalah, atau berinovasi.
Use Stageadalah tahap berikutnya, dan ini berkaitan dengan bagaimana menggabungkan informasi dengan cara yang baru dan menarik untuk mendorong inovasi organisasi. Sorotan terutama pada individu dan kemudian pada kelompok.
The Learn Stagemenunjuk ke proses formal belajar dari pengalaman sebagai cara untuk menciptakan keuntungan kompetitif. Pembelajaran di perusahaan penting karena melayani langkah transisi antara penerapan ide dan generasi ide baru.
The Contribute StageSiklus Manajemen Pengetahuan berkaitan dengan mendorong karyawan untuk memposting apa yang telah mereka pelajari ke basis pengetahuan komunal (seperti gudang). Hanya dengan cara ini, pengetahuan individu dapat dibuat terlihat dan tersedia untuk seluruh organisasi, di mana dan pada saat yang tepat.

Model McElroy

McElroy menguraikan siklus hidup pengetahuan yang terdiri dari proses produksi pengetahuan dan integrasi pengetahuan, dengan serangkaian putaran umpan balik ke memori organisasi, keyakinan, dan klaim, serta lingkungan pemrosesan bisnis.

Rumusan klaim masalah merupakan upaya untuk mempelajari dan menyatakan sifat spesifik dari kesenjangan pengetahuan yang terdeteksi.
Formulasi klaim pengetahuan bertindak sebagai tanggapan atas klaim masalah yang disetujui melalui perolehan informasi dan pembelajaran individu dan kelompok.
Klaim pengetahuan baru diuji dan diperiksa melalui proses evaluasi klaim pengetahuan.
Evaluasi klaim pengetahuan menghasilkan klaim pengetahuan yang bertahan yang akan diintegrasikan sebagai pengetahuan organisasi baru atau klaim pengetahuan yang dipalsukan / belum diputuskan.

Pengalaman yang diperoleh dari penerapan pengetahuan dalam basis pengetahuan organisasi mengarah pada klaim baru dan keyakinan yang dihasilkan, memicu siklus untuk dimulai dari awal lagi.

Dalam produksi pengetahuan, proses utamanya adalah pembelajaran individu dan kelompok. Formulasi klaim pengetahuan, akuisisi informasi; klaim pengetahuan terkodifikasi dan evaluasi klaim pengetahuan.

Proses produksi pengetahuan ini dapat dijelaskan sebagai -

Pembelajaran individu dan kelompok menandai langkah pertama dalam pembelajaran organisasi.
Validasi klaim pengetahuan mencakup kodifikasi di tingkat organisasi.
Prosedur formal sangat penting untuk penerimaan dan kodifikasi inovasi individu dan kelompok.
Penambahan informasi adalah proses di mana organisasi secara sengaja atau tidak sengaja memperoleh klaim pengetahuan atau informasi yang dihasilkan oleh orang lain, biasanya di luar perusahaan. Tahap ini memainkan peran dasar dalam merumuskan klaim pengetahuan baru di tingkat organisasi.

Integrasi pengetahuan adalah proses di mana organisasi mengumumkan klaim pengetahuan baru ke lingkungan operasinya dan menghentikan yang lama. Ini mencakup semua transmisi pengetahuan seperti mengajar, berbagi pengetahuan, dan aktivitas sosial lainnya yang menghubungkan pemahaman tentang pengetahuan organisasi yang dihasilkan sebelumnya dengan pekerja pengetahuan atau mengakomodasi pengetahuan yang baru dicetak.

Salah satu keuntungan dari siklus McElroy adalah penjelasan yang jelas tentang bagaimana pengetahuan diperiksa dan keputusan sadar dibuat, apakah itu akan dimasukkan ke dalam memori organisasi atau tidak. Otorisasi pengetahuan adalah langkah yang secara jelas membedakan manajemen pengetahuan dari manajemen dokumen. Siklus KM bertujuan pada proses untuk mengidentifikasi konten pengetahuan yang bernilai bagi organisasi dan karyawannya

Model WIIG

WIIG menyoroti tiga kondisi yang harus ada agar organisasi dapat menjalankan bisnisnya dengan sukses.

Itu harus memiliki bisnis (komoditas / jasa) dan pelanggan.
Itu harus memiliki sumber daya (orang, anggaran, dan fasilitas).
Itu harus memiliki kekuatan untuk bertindak.

WIIG menandai tujuan utama KM sebagai upaya "untuk membuat organisasi bertindak cerdas dengan memfasilitasi penciptaan, akumulasi, penerapan, dan penggunaan pengetahuan berkualitas". Siklus KM WIIG menunjukkan bagaimana pengetahuan dibangun dan digunakan sebagai individu atau sebagai organisasi.

Gambar berikut menunjukkan empat langkah utama dari model WIIG.

Building knowledge - Dari sumber pengetahuan eksternal dan internal
Holding knowledge - Menyimpan informasi dalam bentuk tertentu
Pooling knowledge - Melalui intranet dan portal manajemen pengetahuan
Applying knowledge - Dalam konteks pekerjaan yang tertanam dalam proses

Siklus Terintegrasi

Berikut ini adalah tiga tahapan utama dari siklus terintegrasi strategi manajemen pengetahuan ketika diperkenalkan di organisasi mana pun -

Penangkapan dan / atau kreasi pengetahuan
Berbagi dan penyebaran pengetahuan
Akuisisi dan penerapan pengetahuan

Knowledge Capture menyatakan identifikasi dan kodifikasi yang sering dari pengetahuan dan pengetahuan internal yang ada (biasanya sebelumnya tidak diketahui) dalam organisasi dan / atau pengetahuan eksternal dari lingkungan.

Knowledge Creation adalah kemajuan pengetahuan baru dan inovasi pengetahuan yang tidak pernah ada sebelumnya dalam organisasi.

Setelah jelas bahwa konten yang baru diidentifikasi memiliki nilai yang memadai, langkah selanjutnya adalah mengontekstualisasikan konten ini. Ini melibatkan menjaga hubungan antara pengetahuan dan mereka yang berpengetahuan tentang konten itu.

Contextualizationjuga menunjukkan mengidentifikasi elemen kunci konten agar lebih cocok dengan berbagai pengguna. Akhirnya, kontekstualisasi berhasil ketika konten baru dengan tegas, tepat namun mulus, tertanam dalam proses bisnis perusahaan.

Siklus manajemen pengetahuan kemudian diperiksa ulang saat pengguna memahami dan memutuskan untuk menggunakan konten.

Pengguna akan memperbarui kegunaan, dan mereka akan memberi sinyal jika sudah usang atau saat pengetahuan ini tidak berlaku.

Semua model Manajemen Pengetahuan yang dijelaskan dalam bab ini mencoba untuk menangani manajemen pengetahuan dari perspektif universal dan lebih luas.

von Krogh dan Roos Model

Model epistemologi organisasi von Krogh dan Roos (1995) adalah model pertama yang secara tepat membedakan antara pengetahuan individu dan pengetahuan sosial.

Model ini menganalisis aspek-aspek berikut

Mengapa dan bagaimana pengetahuan sampai ke pekerja di perusahaan
Mengapa dan bagaimana pengetahuan tersebut sampai di organisasi
Apa arti pengetahuan bagi pekerja dan juga organisasi
Apa saja hambatan dari manajemen pengetahuan organisasi

Dalam model organisasi mereka, pengetahuan dapat ditemukan baik dalam pikiran orang-orang maupun dalam hubungan di antara mereka.

Model ini meneliti sifat manajemen pengetahuan dari perspektif -

Anggota karyawan
Komunikasi dan koneksi
Struktur dan tata letak organisasi
Jaringan antara anggota dan
Manajemen sumber daya manusia

Kelima faktor di atas menciptakan masalah yang dapat menghambat strategi manajemen pengetahuan.

Nonaka dan Takeuchi

Model KM Nonaka dan Takeuchi memiliki basis dalam model universal penciptaan pengetahuan dan pengelolaan kebetulan.

Ada empat mode konversi pengetahuan yang berbeda dalam model konversi pengetahuan Nonaka dan Takeuchi -

Sosialisasi (tacit to tacit) yaitu cara tidak langsung,
Eksternalisasi (tacit to eksplisit) yaitu cara Tidak Langsung ke Langsung,
Kombinasi (eksplisit ke eksplisit) yaitu cara langsung, dan
Internalization (eksplisit to tacit) yaitu Direct to indirect way.

Socializationadalah teknik berbagi pengetahuan diam-diam melalui observasi, peniruan, praktik, dan partisipasi dalam komunitas dan kelompok formal dan informal. Proses ini pada dasarnya didahului dengan penciptaan ruang fisik atau virtual di mana komunitas tertentu dapat berinteraksi di tingkat sosial.

Externalizationadalah teknik mengekspresikan pengetahuan tacit ke dalam konsep eksplisit. Karena pengetahuan tacit sangat terinternalisasi, proses ini adalah kunci untuk berbagi dan menciptakan pengetahuan.

Combinationadalah teknik mengintegrasikan konsep ke dalam sistem pengetahuan. Beberapa contoh atau kasus akan menjadi sintesis dalam bentuk laporan tinjauan, analisis tren, ringkasan eksekutif singkat, atau database baru untuk mengatur konten.

Internalization adalah teknik mewujudkan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan diam-diam.

Model KM Pengertian Choo

The Choo Sense-Making KM Model (1998) berfokus pada

Pembuatan Sense
Penciptaan Pengetahuan
Keterampilan pengambilan keputusan

Ketiga proses yang sangat saling berhubungan ini memainkan peran utama dalam pengungkapan visi pengetahuan organisasi, potensi penciptaan pengetahuan dan komitmennya untuk membawa penciptaan pengetahuan ke hasil yang maksimal.

Sense Making - Tujuan jangka panjangnya adalah jaminan bahwa organisasi akan beradaptasi dan terus berkembang dalam lingkungan yang dinamis dan kompleks melalui aktivitas pencarian dan interpretasi informasi yang sesuai sehingga memungkinkannya untuk memahami perubahan, tren dan skenario tentang klien, pemasok, pesaing dan pihak eksternal lainnya. aktor lingkungan.

Knowledge Creation- Ini adalah proses yang memungkinkan perusahaan untuk membuat atau memperoleh, mengatur dan memproses informasi untuk menghasilkan pengetahuan baru melalui pembelajaran organisasi. Pengetahuan baru yang diperoleh memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan kemampuan dan kapabilitas baru, membuat produk dan layanan baru, meningkatkan yang sudah ada dan mendesain ulang proses organisasinya.

Decision Making- Perusahaan harus memilih opsi terbaik di antara yang masuk akal dan disajikan serta mengejarnya berdasarkan strategi organisasi. Proses pengambilan keputusan di perusahaan dibatasi oleh prinsip rasionalitas yang terikat.

Model ini berfokus pada bagaimana elemen informasi dipilih dan dimasukkan ke dalam tindakan organisasi.

Model WIIG

Model Karl Wiig KM (1993) menandai prinsip dasar yang mengatakan, agar pengetahuan menjadi berguna dan bernilai, harus diatur dan disinkronkan.

Beberapa dimensi penting dalam model WIIGS KM adalah -

Completeness
Connectedness
Kongruensi dan
Perspektif dan tujuan

Completeness- Ini menjelaskan seberapa banyak pengetahuan yang relevan tersedia dari sumber tertentu. Sumber bervariasi dari pikiran manusia ke basis pengetahuan (seperti, taktik atau pengetahuan eksplisit).

Pertama-tama, kita harus memastikan, bahwa pengetahuan itu lengkap jika semua informasi yang tersedia tentang subjek ada di sana tetapi jika tidak ada yang tahu keberadaannya, mereka tidak dapat memanfaatkan pengetahuan ini.

Connectedness- Ini menjelaskan tentang hubungan yang dipahami dengan baik dan didefinisikan dengan baik antara objek pengetahuan yang berbeda. Sebagian besar objek pengetahuan terhubung satu sama lain, semakin terhubung basis pengetahuan maka semakin konsisten isinya dan semakin besar nilainya.

Congruency- Basis pengetahuan kongruen ketika semua fakta, konsep, perspektif, nilai, penilaian, dan hubungan relasional dan koneksi antara objek konsisten. Sebagian besar konten pengetahuan tidak memenuhi cita-cita tersebut.

Perspective and Purpose- Ini adalah teknik di mana kita mengetahui sesuatu tetapi dari sudut pandang tertentu untuk tujuan tertentu. Kami mengatur banyak pengetahuan kami yang diterapkan pada dimensi ganda dari perspektif dan tujuan.

Model ini mencoba untuk mendefinisikan berbagai tingkat internasionalisasi pengetahuan dan oleh karena itu dapat dilihat sebagai penyempurnaan lebih lanjut dari internalisasi kuadran keempat Nonaka dan Takeuchi.

Boisot I-Space

Model ini didasarkan pada konsep kunci informasi yang baik dan berbeda dari aset fisik.

Boisot membedakan informasi dari data dengan menekankan bahwa informasi adalah apa yang pengamat akan ekstrak dari data sebagai fungsi dari harapannya atau pengetahuan sebelumnya.

Model Boisot dapat dilihat sebagai kubus tiga dimensi dengan dimensi sebagai berikut:

Dari yang tidak dimodifikasi menjadi yang dikodifikasi
Dari beton menjadi abstrak
Dari yang tidak terdifusi hingga tersebar

Dia mengusulkan Siklus Pembelajaran Sosial (SLC) yang mengadopsi I-Space untuk memodelkan aliran dinamis pengetahuan melalui serangkaian enam fase -

Scanning - Kebijaksanaan diperoleh dari data yang tersedia atau tersebar secara umum.
Problem-Solving - Masalah diselesaikan dengan menawarkan struktur dan koherensi pada wawasan ini saat pengetahuan menjadi terkodifikasi.
Abstraction - Kebijaksanaan yang baru dikodifikasi digeneralisasikan ke berbagai situasi karena pengetahuan menjadi lebih abstrak.
Diffusion - kebijaksanaan baru dibagikan dengan populasi target dalam bentuk yang terkodifikasi dan abstrak saat pengetahuan menjadi tersebar.
Absorption - Wawasan yang baru dikodifikasi diterapkan pada berbagai situasi yang menghasilkan pengalaman belajar baru karena pengetahuan diserap dan menghasilkan perilaku yang dipelajari dan dengan demikian menjadi tidak dimodifikasi atau diam-diam.
Impacting - Pengetahuan abstrak menjadi tetap dalam praktik konkret, misalnya dalam artefak, aturan atau pola perilaku saat pengetahuan menjadi konkret.

Model Boisot menganggap perusahaan sebagai organisme hidup. Proses mereka dalam menumbuhkan dan mengembangkan aset pengetahuan di dalam perusahaan selalu berubah.

Artinya, perusahaan perlu mengadopsi strategi KM dinamis yang mengakomodasi sifat dinamis dari siklus pembelajaran organisasi.

Model Sistem Adaptif Kompleks

Menurut teori ICAS (Intelligent Complex Adaptive Systems), organisasi dipandang sebagai sistem yang adaptif dan kompleks.

Sistem adaptif yang kompleks mencakup banyak agen independen yang berinteraksi satu sama lain secara lokal dan gabungan perilaku mereka menimbulkan fenomena adaptif yang kompleks.

Model-model ini berisi serangkaian fungsi yang memastikan kelangsungan hidup setiap sistem kehidupan secara umum dan organisasi pada khususnya.

Sistem ICAS didasarkan pada prinsip sibernetika, yang menggunakan mekanisme komunikasi dan kontrol untuk memahami, menggambarkan, dan memprediksi apa yang harus dilakukan oleh organisasi yang layak.

Sistem adaptif melibatkan banyak agen independen yang berinteraksi. Perilaku mereka memungkinkan munculnya beberapa keadaan adaptasi yang kompleks. Model umum dari perilaku kompleks adalah hasil dari semua interaksi. Di dalam model adaptif, elemen cerdas dibuat dari orang-orang yang mengatur dirinya sendiri, tetapi dapat tetap menjadi bagian dari hierarki umum organisasi.

Tantangannya adalah untuk menggunakan keuntungan yang ditawarkan oleh kekuatan rakyat saat mereka bekerja sama, menjaga rasa persatuan global. Organisasi memecahkan masalah dengan membuat opsi, menggunakan sumber daya, baik internal maupun eksternal, yang dapat menambah nilai atas masukan awal.

Akuisisi Pengetahuan dan Aplikasi

Akuisisi pengetahuan adalah proses yang digunakan untuk menggambarkan aturan dan ideologi yang diperlukan untuk sistem berbasis pengetahuan. Ini adalah proses mengekstraksi pengetahuan dari para ahli dan menyusun pengetahuan ini menjadi bentuk yang dapat dibaca.

Beberapa teknik yang digunakan dalam proses penggalian informasi adalah Interviewing, Observations, Protocol Analysis, dan Brainstorming.

Idealnya didorong oleh strategi - misalnya, organisasi memutuskan pengetahuan apa yang dibutuhkan, apa yang dimilikinya, dan kemudian mengisi celah dengan mengembangkan pengetahuan baru atau memperolehnya. Akuisisi pengetahuan memiliki beberapa aplikasi yang akan kita bahas dalam bab ini.

Mengkodifikasi Pengetahuan Eksplisit

Mengubah pengetahuan tak terucap menjadi bentuk kategorikal dengan cara mengkodifikasi, dan memperoleh pengetahuan diam-diam ini sebagai pengetahuan-meta eksplisit (pengetahuan tentang pengetahuan).

Ini pada dasarnya adalah direktori yang mengetahui apa dan bagaimana menghubunginya. Tujuan kodifikasi adalah untuk memudahkan pengorganisasian, penempatan, pembagian, penyimpanan, dan penggunaan pengetahuan.

Materi umum termasuk pengetahuan yang dikodifikasi adalah manual, spreadsheet, sistem dan prosedur pendukung keputusan.

Bagaimanapun, proses kodifikasi umumnya mahal dan sulit untuk membuat kode untuk pemahaman universal juga.

Pembuatan Alat

Penciptaan pengetahuan adalah tentang transfer berkelanjutan, kombinasi, dan konversi berbagai jenis pengetahuan, saat pengguna berlatih, berinteraksi, dan belajar.

Alat pembuatan dan manajemen konten sangat penting untuk menyusun dan mengatur konten pengetahuan untuk setiap pengambilan dan pemeliharaan. Ini terdiri dari alat-alat berikut -

Alat Penulisan
Alat Anotasi
Penambangan Data dan Penemuan Pengetahuan
Templates
Blogs

Alat Penulisan

Alat pembuat otorisasi mencakup perangkat lunak yang memungkinkan pengguna membuat halaman web atau aplikasi multimedia. Ini adalah alat yang digunakan untuk menyatukan berbagai elemen media ke dalam struktur dan aliran.

Alat penulisan selaras dengan tujuan menangkap pengetahuan diam-diam penulis dan membantu menyusun pengetahuan itu ke dalam bentuk eksplisit.

Alat Anotasi

Alat anotasi membantu selain komentar penjelasan ke dokumen setelah dibuat. Komentar dapat bersifat publik maupun pribadi. Alat seperti melacak perubahan di MS Word adalah contoh alat anotasi. Alat ini juga membantu tujuan menangkap pengetahuan diam-diam dengan memungkinkan penulis untuk menghubungkan keahlian mereka ke dokumen tertentu.

Penambangan Data dan Penemuan Pengetahuan

Data mining memelopori pola baru atau tersembunyi dalam data yang berada di beberapa database. Ini mencakup analisis statistik untuk menemukan hubungan, korelasi, dan analisis terkait pasar.

Berbagai alat analisis digunakan dalam penggalian data seperti alat analisis statistik misalnya SAS, rangkaian data mining, dan alat visualisasi data.

Alat ini mencapai tujuan untuk menciptakan pengetahuan baru dengan mampu menganalisis data yang ada dan membuat sesuatu yang berguna darinya. Ini juga membantu dalam memprediksi kejadian di masa depan dan memperkirakan hasil yang diharapkan.

Template

Ini termasuk merancang atau membuat pola dari suatu item yang bertindak sebagai panduan untuk merancang atau membangun item serupa. Alat ini berguna untuk mengatur pengetahuan secara sistematis, dengan mengikuti desain yang telah ditetapkan.

Blog

Ini adalah laman web yang biasanya berfokus pada subjek tertentu. Mereka bisa seperti halaman pribadi yang mirip dengan buku harian pribadi yang diperbarui secara berkala dan dapat diakses publik. Alat web ini sesuai dengan tujuan untuk memperoleh pengetahuan, dengan penulis dapat mengekspresikan ide dan pendapat unik mereka.

Alat Berbagi dan Diseminasi

Ini termasuk groupware dan alat kolaboratif. Alat-alat ini bertindak sebagai pendorong aliran pengetahuan dan aktivitas berbagi pengetahuan di antara personel.

Groupware memanggil kelas perangkat lunak (program) yang memungkinkan untuk bekerja bersama saat berada jauh dari satu sama lain.

Di sini, kolaborasi terutama disebut sebagai groupware, atau perangkat lunak produktivitas kelompok kerja. Misalnya - LAN (Local Area Network)

Biasanya, groupware mendukung operasi berikut -

Perlindungan Kata Sandi dokumen
Jadwalkan pertemuan dan alokasikan sumber daya
Distribusi file
Buletin elektronik
Email (surat elektronik)
Kalender Grup
Sistem penulisan kolaboratif
Sistem Komunikasi Video
Sistem Obrolan
Wikis

Strategi manajemen pengetahuan adalah pendekatan umum berbasis masalah untuk menentukan strategi dan tujuan operasional dengan prinsip dan pendekatan KM khusus. Ini membantu dalam menjawab pertanyaan seperti -

Pendekatan manajemen pengetahuan mana, atau serangkaian pendekatan, yang akan membawa nilai paling besar bagi perusahaan?
Bagaimana perusahaan dapat memprioritaskan alternatif, ketika salah satu atau beberapa alternatif menarik dan sumber daya terbatas?

Strategi Manajemen Pengetahuan yang baik memiliki komponen berikut -

A Stated Business Strategy and Objectives - Harus memiliki produk atau layanan, pelanggan sasaran, saluran distribusi atau pengiriman yang dirujuk, karakterisasi lingkungan peraturan, pernyataan misi atau visi.
A Description of Knowledge-Based Business Issues - Perlu kolaborasi, kebutuhan untuk menyamakan perbedaan kinerja, kebutuhan untuk inovasi, dan kebutuhan untuk mengatasi informasi yang berlebihan.
An Inventory of Available Knowledge Resources - Modal pengetahuan, modal sosial, modal infrastruktur.
An Analysis of Recommended Knowledge Leverage - Poin yang menjelaskan apa yang dapat dilakukan dengan pengetahuan dan artefak pengetahuan yang diidentifikasi di atas dan daftar proyek manajemen Pengetahuan yang dapat dilakukan dengan maksud untuk memaksimalkan ROI dan nilai bisnis.

Audit Pengetahuan

Suatu jasa audit pengetahuan menandai kebutuhan dan penggunaan pengetahuan informasi inti dalam suatu organisasi. Ini juga menguraikan kesenjangan, duplikasi, dan aliran dan bagaimana mereka berkontribusi pada tujuan bisnis serta pemilik, pengguna, penggunaan, dan atribut utama dari aset pengetahuan inti.

Ini menghasilkan jenis hasil berikut -

Identifikasi aset dan aliran pengetahuan inti seperti siapa yang menciptakan, siapa yang menggunakan.
Identifikasi kesenjangan informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengelola bisnis secara efektif.
Bidang-bidang kebijakan informasi dan kepemilikan yang membutuhkan kemajuan. Peluang untuk meminimalkan biaya penanganan informasi.
Peluang untuk meningkatkan koordinasi dan akses ke informasi yang umumnya dibutuhkan.

Pemahaman yang lebih baik tentang kontribusi pengetahuan terhadap hasil bisnis.

Analisis GAP

Ini melibatkan pembentukan keadaan sumber daya pengetahuan dan tingkat KM saat ini dan yang diinginkan. Proyek khusus didefinisikan lebih lanjut untuk mengatasi kesenjangan tertentu yang diidentifikasi dan disepakati sebagai bidang prioritas tinggi.

Analisis kesenjangan yang baik membahas poin-poin berikut -

Perbedaan utama antara status KM organisasi saat ini dan yang diinginkan.
Buat daftar hambatan untuk implementasi KM seperti budaya di mana "pengetahuan adalah kekuatan" atau di mana kepemilikan individu atas pengetahuan secara konsisten dihargai.
Dapatkan poin leverage KM atau pendukung seperti inisiatif yang ada yang dapat dikembangkan.
Identifikasi peluang untuk berkolaborasi dengan inisiatif bisnis lain seperti menggabungkan tujuan kontinuitas pengetahuan dengan inisiatif perencanaan suksesi di Sumber Daya Manusia.
Melakukan analisis risiko seperti pengetahuan yang akan segera “keluar dari pintu” karena akan segera pensiun atau pengetahuan yang berisiko karena hanya sedikit individu yang kompeten di bidang ini dan sangat sedikit keahlian mereka dalam aset pengetahuan yang berkode atau berwujud.
Redundansi dalam organisasi seperti kasus tangan kanan yang tidak mengetahui apa yang dilakukan tangan kiri.
Kehadiran silo pengetahuan seperti grup, departemen, atau individu yang menimbun pengetahuan atau memblokir aliran pengetahuan yang mengalir ke grup, departemen, atau kolega lain.

Analisis ini selanjutnya digunakan untuk membuat daftar dan memprioritaskan tujuan KM yang akan ditangani oleh organisasi.

Aset intelektual umumnya dikategorikan sebagai modal manusia (seperti pengetahuan pekerja pengetahuan yang "disewa" oleh organisasi), modal struktural (seperti kebijakan, prosedur, dan aplikasi yang "dimiliki" organisasi), dan pelanggan atau hubungan modal (seperti nilai hubungan pelanggan dan loyalitas yang telah dibangun selama bertahun-tahun).

Berbagai teknik pengukuran KM yang cukup canggih tersedia sekarang yang dapat membantu menilai seberapa baik kemajuan organisasi. Ini melibatkan benchmarking, metode Balanced Scorecard, dan matriks house of quality.

Sebelum memperkenalkan sistem berbasis metrik, kami harus menjelaskan apa yang kami ingin jawaban dari metrik tersebut. Metrik umumnya membantu kami menjawab beberapa pertanyaan, seperti -

Apakah Manajemen Pengetahuan berfungsi sesuai kebutuhan? Dan jika tidak, apa yang perlu diperbaiki?
Apakah eksekusi sesuai jalur, dan jika tidak, apa yang perlu diperbaiki?
Apakah orang melakukan apa yang ditugaskan untuk mereka lakukan? Siapa yang melakukannya dengan baik, siapa yang tidak melakukannya dengan baik?
Apakah kita memberikan nilai? Jika tidak, mari berhenti, atau cari cara yang lebih baik.

Measuring KM Implementation

Hal pertama yang harus dilakukan mungkin ingin mengukur, dan seberapa baik kita mengelola untuk mengimplementasikan KM.

Saat kami menjalankan penilaian Anda pada awal penerapan KM, kami akan mengembangkan beberapa metrik dasar yang dapat Anda ukur peningkatannya.

Protokol penilaian KM mengukur berbagai aspek aliran pengetahuan dalam suatu organisasi, dan memungkinkan Anda mengidentifikasi penghambat dan hambatan aliran pengetahuan. Menjalankan kembali penilaian nanti memungkinkan Anda mengukur kemajuan.

Measuring KM Compliance

Mari kita asumsikan bahwa seorang karyawan bernama Steve telah memperkenalkan kerangka kerja manajemen pengetahuan ke organisasi, dengan beberapa akuntabilitas yang jelas dan harapan yang jelas dalam bentuk kebijakan dan standar KM.

Pada tahap ini, Steve mungkin ingin mengukur apakah orang memenuhi harapan ini, dengan menggunakan alat dasbor dan analitis untuk melacak anggota proyeknya dalam sebuah organisasi. Dasbor serupa akan dibutuhkan dalam fungsi lain dari suatu organisasi.

Measuring KM Activity

Hal ini juga berguna untuk memperkenalkan beberapa metrik berbasis aktivitas untuk melacak berbagai elemen sistem manajemen Pengetahuan Anda.

Measuring Business Outcome

Secara umum diyakini bahwa, manajemen pengetahuan mengarah pada peningkatan kinerja yang berkelanjutan. Ketika pengetahuan meningkat, begitu pula efisiensi dan hasil dari suatu organisasi. Oleh karena itu, semakin kita menerapkan metode ini dan menerapkannya, semakin baik kinerja bisnisnya.

Pembandingan

Tolok ukur adalah perburuan praktik terbaik di seluruh industri yang mengarah pada kinerja yang unggul. Ini adalah metrik Manajemen Pengetahuan yang cukup lugas yang merupakan titik awal yang baik.

Benchmarking pada dasarnya terdiri dari studi tentang perusahaan serupa untuk menentukan bagaimana hal-hal dilakukan dengan baik untuk menyesuaikan metode ini untuk digunakan sendiri. Pendekatan ini paling baik diringkas dengan pepatah Hindu - “ketahuilah yang terbaik untuk menjadi yang terbaik”.

Ada dua jenis pembandingan umum -

Internal benchmarking - Perbandingan dengan unit lain dalam perusahaan yang sama atau perbandingan satu unit selama periode waktu yang berbeda.
External benchmarking - Perbandingan dengan perusahaan lain.

Balanced Scorecard

Metode Balanced Scorecard (BSC) adalah sistem penilaian dan manajemen yang memungkinkan perusahaan untuk memperjelas visi dan strategi mereka dan menerjemahkannya ke dalam tindakan. Ini menawarkan umpan balik pada proses bisnis internal dan hasil eksternal untuk terus meningkatkan kinerja dan hasil strategis.

Balanced Scorecard adalah kerangka kerja konseptual untuk mengubah visi organisasi menjadi seperangkat indikator kinerja yang didistribusikan di antara empat dimensi -

Financial Dimension - Melibatkan langkah-langkah seperti pendapatan operasi, laba atas modal yang digunakan, dan nilai tambah ekonomi.
Customer Dimension - Ini terkait dengan langkah-langkah seperti kepuasan pelanggan, retensi, dan pangsa pasar di segmen sasaran.
Internal Business Processes - Terdiri dari ukuran-ukuran seperti biaya, keluaran, dan kualitas.
Learning and Growth - membahas ukuran seperti kepuasan, retensi, dan rangkaian keterampilan pekerja.

Melalui BSC, suatu perusahaan dapat memantau baik kinerjanya saat ini (keuangan, kepuasan pelanggan, dan hasil proses bisnis) dan upayanya untuk meningkatkan proses, memotivasi dan mendidik karyawan, dan meningkatkan sistem informasi - kemampuannya untuk belajar dan meningkatkan.

Metode Balanced Scorecard berlaku untuk perusahaan yang menguntungkan dan tidak menguntungkan serta untuk perusahaan sektor swasta dan publik. Ini memberikan sejumlah keuntungan signifikan, termasuk penerjemahan tujuan abstrak menjadi item tindakan yang dapat terus dipantau. Selain itu, metode Balanced Scorecard memberikan ukuran obyektif dari skenario saat ini, dan membantu memulai perubahan yang diperlukan untuk beralih dari keadaan perusahaan saat ini ke masa depan yang diinginkan.

Rumah Metode Kualitas

Metode House of Quality ditemukan untuk menunjukkan hubungan antara kualitas yang sebenarnya, karakteristik kualitas, dan karakteristik proses. Itu dilakukan dengan menggunakanFishbone Diagram, dengan kualitas sejati di kepala dan fitur kualitas dan proses di tulang.

Teknik ini juga dikenal sebagai Quality Function Deployment (QFD), karena menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan fungsi pemasaran, desain, pengembangan, teknik, manufaktur, dan layanan. Ini dapat digunakan untuk layanan serta produk perangkat lunak.

QFD adalah satu-satunya sistem kualitas komprehensif yang bertujuan khusus untuk memuaskan pelanggan. Ini berkonsentrasi pada memaksimalkan kepuasan pelanggan (kualitas positif), diukur dengan metrik, seperti bisnis berulang dan pangsa pasar.

Ini berfokus pada penyampaian nilai dengan mencari kebutuhan yang diucapkan dan tidak diucapkan, mengubahnya menjadi target desain, dan mengkomunikasikan target ke seluruh organisasi.

Selain itu, ini memungkinkan pelanggan untuk memprioritaskan kebutuhan mereka, memberi tahu kami bagaimana kinerja kami dibandingkan dengan pesaing kami, dan kemudian mengarahkan kami untuk mengoptimalkan fitur-fitur yang akan memberikan keunggulan kompetitif terbesar.

Budaya organisasi

Budaya organisasi menggambarkan nilai-nilai dan kepercayaan yang merupakan bagian integral dari apa yang seseorang pilih untuk dilihat dan diserap. Ini terdiri dari persepsi bersama tentang realitas, tentang bagaimana segala sesuatu dan bagaimana seharusnya. Selanjutnya, budaya komunitas dan kelompok menentukan kemauan dan kondisi untuk berbagi pengetahuan dengan anggota lain dari perusahaan.

Dengan demikian, knowledge and knowledge sharing, tidak terlepas dari budaya organisasi. Antarmuka budaya adalah interaksi sosial, jaringan komunikasi yang membentuk komunitas.

Budaya organisasi juga dapat dijelaskan dari segi sebab dan akibatnya. Menggunakan perspektif hasil, budaya dapat didefinisikan sebagai pola perilaku yang terwujud, pola perilaku yang konsisten yang diamati di seluruh kelompok individu, atau "cara kita melakukan sesuatu di sekitar sini." Jadi, budaya mendefinisikan cara yang konsisten di mana orang melakukan tugas, memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, memperlakukan pelanggan dan karyawan, dan sebagainya.

Menggunakan perspektif proses, budaya didefinisikan sebagai seperangkat mekanisme seperti nilai informal, norma, dan kepercayaan yang mengontrol bagaimana individu dan kelompok dalam suatu organisasi berkomunikasi satu sama lain dan orang-orang di luar organisasi.

Berbagai Jenis Budaya

Skema klasifikasi ini menghasilkan empat jenis budaya organisasi -

Communal- Memberi rasa memiliki, meskipun juga didorong oleh tugas. Pemimpin budaya ini pada dasarnya sangat inspiratif dan karismatik. Kekurangannya adalah mereka sering memberikan pengaruh yang terlalu banyak dan anggota lain jarang vokal.
Networked- Di sini, para anggota diperlakukan sebagai teman dan keluarga. Orang-orang terhubung erat satu sama lain dan saling mencintai. Mereka bersedia membantu satu sama lain dan berbagi informasi. Kekurangan dari budaya ini adalah orang-orang begitu baik satu sama lain sehingga mereka enggan untuk menunjukkan dan mengkritik kinerja yang buruk.
Mercenary- Ini berfokus pada tujuan yang ketat. Di sini anggota diharapkan dapat mencapai tujuan dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Karena setiap orang bertujuan untuk mencapai tujuan dan objektivitas, hanya ada sedikit ruang untuk klik politik. Kekurangannya adalah mereka yang kinerjanya buruk mungkin diperlakukan tidak manusiawi.
Fragmented- Di sini rasa memiliki dan identifikasi dengan organisasi biasanya sangat lemah. Para individualis terdiri dari organisasi, dan komitmen mereka pertama-tama terhadap anggota individu dan pekerjaan tugas. Kekurangannya adalah kurangnya kerjasama.

Analisis Budaya Organisasi

Pada dasarnya budaya organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu -

Artifacts - Ini meniru elemen yang terlihat seperti proses, struktur, tujuan, iklim, kode pakaian, furnitur, dll. Orang asing dapat melihatnya tetapi mungkin tidak mengerti mengapa hal itu terjadi.
Espoused Values- Nilai-nilai yang di dukung oleh para pemimpin. Mereka sebagian besar didasarkan pada asumsi bersama tentang bagaimana perusahaan harus dijalankan. Jika ada ketidaksesuaian yang meyakinkan antara nilai-nilai yang dianut kepemimpinan dan persepsi ini, perusahaan mungkin dalam masalah.
Assumptions- Ini adalah nilai otentik dari budaya tersebut. Mereka pada dasarnya merujuk pada pandangan diam-diam tentang dunia itu sendiri (seperti sifat manusia). Sekali lagi, kesimpulan ini harus berkorelasi setidaknya sampai tingkat tertentu dengan nilai-nilai kepemimpinan yang dianut agar organisasi berfungsi dengan lancar.

Pengaruh Budaya pada Individu

Ada tiga cara dasar di mana budaya mempengaruhi individu yaitu -

Social Norms - Ini hanyalah ekspektasi perilaku bahwa orang akan bertindak dengan cara tertentu dalam situasi tertentu.
Shared Values- Nilai bersama adalah kesadaran, keinginan afektif atau keinginan orang yang membimbing perilaku mereka. Misalnya, individu yang menginternalisasi nilai kejujuran merasa bersalah saat mereka menipu atau berpura-pura.
Shared Mental Model- Ini mendefinisikan hubungan kausal antara dua barang tahan lama. Gagasan bahwa orang bergantung pada model mental dapat ditelusuri kembali ke realitas yang digunakannya untuk mengantisipasi peristiwa. Model mental dibangun dari persepsi, imajinasi, atau pemahaman wacana.

Budaya organisasi mencakup seperangkat norma, rutinitas, dan aturan tak terucapkan tentang bagaimana hal-hal dilakukan dalam organisasi itu. Budaya organisasi dapat berada dalam kondisi kedewasaan yang berbeda, dan ini dapat dinilai menggunakan berbagai model kematangan organisasi dan KM.

Model kematangan didefinisikan sebagai model deskriptif dari tahapan yang dilalui organisasi saat mereka mendefinisikan, menerapkan, berkembang, dan meningkatkan proses mereka.

Model ini bertindak sebagai panduan untuk memilih proses, strategi perbaikan dengan membantu penentuan kemampuan proses saat ini dan identifikasi masalah yang paling penting untuk peningkatan kualitas dan proses dalam domain tertentu, seperti rekayasa perangkat lunak atau rekayasa sistem.

Model Maturitas KM

Terdapat beberapa model kematangan organisasi dan KM, yang sebagian besar berasal dari Capability Maturity Model (CMM).

CMM dikembangkan untuk menjelaskan tahapan proses pengembangan perangkat lunak, dan model tersebut kemudian diperbarui menjadi Model Integrasi Kematangan Kemampuan pada tahun 2000 (Tim Proyek CMMI, 2002) dengan cara yang lebih baik.

Model Kematangan Kemampuan menjelaskan lima tingkat evolusi di mana organisasi mengelola prosesnya. Lima tahapan CMM adalah sebagai berikut -

Initial - Proses diimprovisasi, kacau, jarang didefinisikan.
Repeatable - Proses dasar ditetapkan, dan tingkat disiplin dipertahankan untuk tetap berpegang pada proses ini.
Defined - Semua proses didefinisikan dengan tepat, didokumentasikan, distandarisasi, dan diintegrasikan satu sama lain.
Managed - Proses dikelola dengan mengumpulkan data rinci tentang proses dan persyaratan kualitasnya.
Optimizing - Perbaikan proses yang berkelanjutan diafiliasikan dan dilakukan oleh umpan balik kuantitatif dan dari uji coba ide dan teknologi baru.

Model Kematangan Infosys KM

Sekali lagi, lima tingkat kematangan ditentukan, dan setiap tingkat dicirikan oleh efisiensi siklus hidup pengetahuan, yang terdiri dari -

Akuisisi Pengetahuan
Penyebaran Pengetahuan
Penggunaan Kembali Pengetahuan

Default

Satu-satunya cara untuk menciptakan pengetahuan organisasi adalah melalui pelatihan formal.
Ada kekurangan manajemen pengetahuan.

Reaktif

Pengetahuan hanya dibagikan jika dibutuhkan.

Sadar

Sistem KM dasar dikembangkan dan memenuhi persyaratan bisnis.
Kegiatan berbagi pengetahuan didorong secara olahraga.
Keunggulan KM mulai terwujud.

Yakin

Sistem KM seluruh perusahaan telah di-root.
Kualitas dan penggunaan konten terjamin.
Penggunaan kembali pengetahuan di tingkat proyek.

Berbagi

Berbagi pengetahuan menjadi bagian dari budaya organisasi.
Batasan organisasi dibuang.
Proses pengetahuan terus berkembang.

Model Maturitas CoP

Model siklus hidup Wenger CoP memberikan karakteristik yang baik untuk menilai apakah jaringan informal ada dalam sebuah organisasi dan apakah mereka diakui dan didukung oleh organisasi.

Model siklus hidup menunjukkan bahwa komunitas harus memiliki tingkat kedewasaan dan pengelolaan pengetahuan untuk mulai menciptakan nilai bagi anggotanya dan bagi organisasi secara keseluruhan.

Fitur utama dari model kematangan adalah sebagai berikut -

Paulk organizational Maturity - mewakili persetujuan dari teknologi atau proses baru dalam suatu perusahaan, yang sangat cocok untuk pengenalan fungsi KM baru.
Fujitsu organizational Maturity - menyediakan cara yang cepat dan mudah untuk menilai seberapa bersatu atau meresapnya suatu budaya dalam suatu perusahaan, yang dapat memberikan panduan berharga baik dalam memilih lokasi KM percontohan, jika perusahaan berada pada tahap awal, atau dalam berfokus pada penyelarasan KM dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
Paulzen and Perc Maturity - Ini sangat mirip dengan model KM Infosys dan hibah untuk pengenalan tambahan inisiatif KM ke dalam organisasi berdasarkan fase kematangan KM.
Forrester Group KM maturity - Model yang menandai bagaimana karyawan memperoleh model konten yang relevan, yang sangat cocok untuk pengenalan tambahan layanan dukungan pengetahuan dalam suatu organisasi.

Keterampilan yang diperlukan untuk anggota tim manajemen pengetahuan berkisar dari kesadaran bisnis hingga keterampilan manajemen, kemampuan belajar, keterampilan komunikasi dan interpersonal, serta keahlian manajemen informasi dan teknologi informasi.

Profesional KM harus mahir dalam mengambil informasi, mengevaluasi atau menilai informasi, mengatur dan menganalisis konten, menyajikan konten, memastikan keamanan konten, dan berkolaborasi seputar konten yang berharga.

Salah satu pendekatan terbaik untuk membentuk tim Manajemen Pengetahuan yang efektif adalah dengan mendefinisikan berbagai jenis profesional manajemen pengetahuan dan jenis keterampilan, atribut, dan latar belakang yang idealnya harus mereka miliki.

Tim impian KM secara kolektif memiliki keterampilan komunikasi, kepemimpinan, keahlian dalam metodologi KM, proses, alat, negosiasi yang diikuti dengan perencanaan strategis, dikombinasikan dengan atribut berikut, yaitu, mengetahui organisasi, tetap terhubung ke atas, mengadopsi pandangan sistem, dan menjadi pengambil risiko yang intuitif.

Peran Manajemen Pengetahuan

Peran yang terlibat dalam manajemen pengetahuan sangat berbeda. Ini termasuk kategori berikut -

Knowledge leaders, juga diperkenalkan sebagai knowledge management champions, yang bertanggung jawab untuk mempromosikan KM dalam perusahaan.
Knowledge managers bertanggung jawab atas perolehan dan pengelolaan pengetahuan internal dan eksternal.
Knowledge navigators bertanggung jawab untuk mengetahui di mana pengetahuan dapat ditemukan, juga disebut broker pengetahuan.
Knowledge synthesizers bertanggung jawab untuk menyediakan pencatatan pengetahuan yang signifikan ke memori organisasi, juga disebut sebagai pengawas pengetahuan.
Content editors bertanggung jawab untuk mengkodifikasi dan menyusun konten, juga dikenal sebagai manajer konten yang berurusan dengan menangkap dan mendokumentasikan peneliti pengetahuan, penulis, editor.

Manajemen Pengetahuan - Peran & Tanggung Jawab

Peran dan tanggung jawab utama dapat diringkas sebagai berikut -

Designing Information Systems - Termasuk merancang, mengevaluasi, atau memilih konten informasi, struktur database, pengindeksan dan representasi pengetahuan, antarmuka, jaringan, dan teknologi.
Managing Information Systems - Termasuk menjaga integritas, kualitas, mata uang data, memperbarui, memodifikasi, meningkatkan sistem, dan mengoperasikan sistem.
Managing Information Resources - Termasuk mengelola sumber daya informasi organisasi untuk mendukung misi organisasi dan untuk keunggulan kompetitif.
Training - Termasuk pembinaan, pendampingan, komunitas permulaan praktik dan dukungan pelatihan siklus hidup, dan umpan balik pelajaran yang dipetik, praktik terbaik ke dalam konten pelatihan.
Serving as Information Agency - Bermain sebagai konsultan informasi atau pemandu untuk klien: menasihati, melatih, membimbing informasi, sumber informasi, penggunaan informasi, bertindak sebagai agen atas nama klien: mengumpulkan, mengevaluasi, menganalisis, mensintesis, dan meringkas informasi untuk klien.
Maintaining Healthy Relations - untuk sistem / teknologi informasi.
Designing and generating information services - dan produk publikasi, database, sistem informasi, produk multimedia, dan cerita dari bercerita
Workshops - Dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan konten untuk lokakarya organisasi internal.
Offering Knowledge Journalists - Karyawan dapat menawarkan layanan mereka dengan menyediakan konten yang berwawasan berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka.

Etika dalam Manajemen Pengetahuan

Teori etika dibagi menjadi tiga bidang subjek umum -

Meta Ethics- Menyelidiki dari mana asalnya prinsip etika, standar kita, dan apa artinya. Jawaban meta-etis atas pertanyaan tentang masalah yang berkaitan dengan kebenaran universal, kehendak Tuhan, peran akal dalam penilaian etis, dan makna istilah etis itu sendiri.
Normative Ethics- Dibutuhkan tugas yang lebih praktis, yaitu mencapai standar moral yang mengatur perilaku benar dan salah. Ini termasuk mengartikulasikan kebiasaan baik yang harus kita peroleh, tugas yang harus kita ikuti, atau konsekuensi dari perilaku kita terhadap orang lain.
Applied Ethics - Ini melibatkan pemeriksaan masalah kontroversial yang tepat, seperti masalah lingkungan dan bagaimana pelapor akan diperlakukan.

Etika dalam Manajemen Pengetahuan terdiri dari menghargai manusia. Etika juga dianggap perkara sederhana, tapi itu salah paham. Banyak etika dapat disaring ke batas-batas yang dapat membantu karyawan organisasi tetap berada di sisi yang benar dari kebijakan organisasi dan membantu memperjelas masalah etika.

Mengelola kewajiban etis melibatkan empat proses utama -

Prevention, menggunakan kode etik dan praktik operasi standar, prinsip-prinsip dan menyediakan landmark, pagar.
Detection, menggunakan sistem otomatis untuk mencapai dan memantau kepatuhan etika dan untuk memverifikasi penggunaan yang tepat atas aset perusahaan.
Reporting, di mana karyawan dapat mengatasi perilaku tidak etis tanpa mengalami pembalasan apa pun.
Investigation, yang seringkali membutuhkan bantuan dari luar agar menjadi menyeluruh, adil, dan netral.

Penggunaan Kembali Pengetahuan

Markus (2001) mengidentifikasi tiga peran utama dalam penggunaan kembali pengetahuan -

Knowledge Producer - Desainer asli dari pengetahuan tersebut
Knowledge Intermediary- Orang yang mengemas dan menyiapkan pengetahuan sehingga dapat disimpan, diambil, dan dibagikan. Ini termasuk sejumlah fungsi seperti pengindeksan, kategorisasi, standarisasi, penerbitan, pemetaan, dll.
Knowledge Consumer - Orang yang merupakan penerima dan pengguna akhir dari pengetahuan yang dimaksud.

Dua jenis penggunaan kembali pengetahuan yang sangat umum adalah -

Internal - Di sini produser pengetahuan menggunakan pengetahuannya sendiri di masa mendatang.
External - Pekerja pengetahuan menggunakan pengetahuan orang lain.

Repositori Pengetahuan

Repositori Pengetahuan adalah database online yang secara sistematis menyerap, mengatur, dan mengkategorikan informasi berbasis pengetahuan.

Mereka pada dasarnya adalah database pribadi yang mengelola informasi perusahaan dan kepemilikan, tetapi repositori publik juga ada untuk mengelola intelijen domain publik.

Mereka juga dikenal sebagai repositori pembelajaran digital, repositori objek digital, dan sistem pendukung kinerja elektronik.

Ini membantu organisasi menghubungkan orang-orang dengan informasi dan keahlian di seluruh dunia melalui perpustakaan online yang dapat dicari, forum diskusi dan elemen lainnya.

Fitur utama dari gudang pengetahuan digital yang efektif adalah -

Centralization - Berbagai macam perangkat lunak digital, dan konten yang dikurasi dari berbagai sumber, dapat disimpan di lokasi pusat yang dapat diberi tag, dibagikan, dan dikomentari secara global dalam satu antarmuka yang konsisten.
Content Management- Luasnya konten pembelajaran meliputi file audio visual, simulasi, data, modul pembelajaran, artikel, blog, video YouTube, panduan praktik terbaik, kemampuan pemantauan, dan informasi kontak. Konten dapat dicari dengan kata kunci, hasil pembelajaran, dan sarana lainnya.
Cost Savings - Repositori berpotensi mengurangi biaya pelatihan dan pendidikan dengan membuat materi kursus yang terjangkau dapat diakses, mengurangi kebutuhan akan pelatihan di kelas, dan merangsang pembelajaran informal yang produktif.
Access Control- Dengan membatasi bagian konten individu melalui otentikasi kata sandi dan fungsi keamanan lainnya, kurator dapat mencapai berbagai tujuan. Kontrol akses sering kali melibatkan pengamanan informasi kepemilikan dan perlindungan kekayaan intelektual. Beberapa, tetapi tidak semua, repositori menggunakan Digital Rights Management (DRM) untuk melindungi dan memonetisasi kekayaan intelektual di pasar.
Record Management - Repositori dapat berintegrasi dengan sistem manajemen pembelajaran untuk menyatu dengan mulus ke dalam program manajemen pembelajaran dan bakat.

Beberapa tantangan utama yang dihadapi oleh fungsi manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut -

Security- Mengakomodasi tingkat keamanan yang tepat untuk manajemen pengetahuan adalah kuncinya. Informasi yang sadar harus dilindungi dari sebagian besar pengguna, sekaligus memungkinkan akses mudah ke mereka yang memiliki kredensial yang tepat.
Getting People Motivated - Mengalahkan tantangan budaya organisasi dan mengembangkan budaya yang mencakup pembelajaran, berbagi, perubahan, peningkatan tidak dapat dilakukan dengan teknologi.
Keeping Up With Technology- Mengatur bagaimana pengetahuan harus dibagikan, mentransfernya dengan cepat, dan efektif merupakan tantangan besar. Struktur yang terus berubah berarti belajar bagaimana menjadi pintar, cepat, gesit dan responsif - semua hal yang harus dapat diselesaikan oleh alat KM.
Measuring Knowledge- Pengetahuan bukanlah sesuatu yang dapat dengan mudah diukur, dan jauh lebih kompleks karena disalin dari hubungan dan pengalaman manusia. Fokusnya harus pada tujuan distribusi daripada hasil atau upaya.
Overpowering Shared Leadership - Sebagai pemimpin pengetahuan, orang yang bersangkutan memiliki tanggung jawab untuk bekerja sama dengan sesama rekan kerja, membujuk mereka untuk membagikan basis pengetahuannya untuk kepentingan organisasi.
Keeping Accurate Data - Ini juga merupakan fungsi dasar untuk menyimpan data dasar yang bersifat akurat dan otentik.

Manajemen Pengetahuan - Masalah Penelitian

Beberapa sampel topik penelitian KM meliputi:

Mekanisme yang tepat dimana pengetahuan dan pembelajaran dilembagakan dan tertanam dalam memori perusahaan.
Mendukung komunitas praktik dan meningkatkan pendidikan profesional.
Cara terbaik untuk membuat cerita bekerja paling baik dan persyaratannya.
Desakan dalam diri karyawan untuk saling berbagi ilmu atau sebaliknya menimbunnya.
Langkah-langkah yang dapat diambil manajemen untuk meningkatkan berbagi pengetahuan di antara karyawan.
Penerapan weblog dalam penelitian KM.
Jenis pengumpulan data yang berbeda dan bagaimana mereka dapat dianalisis.
Menemukan kesenjangan antara teori dan implementasi sistem dan prinsip manajemen pengetahuan?

KM untuk Individu, Komunitas, dan Organisasi

Manajemen pengetahuan berkontribusi terhadap manfaat karyawan individu, praktik komunitas, dan organisasi itu sendiri.

Manajemen Pengetahuan untuk Individu

Membantu mereka melakukan pekerjaannya secara efisien dan menghemat waktu melalui pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik.
Mengembangkan rasa ikatan komunitas dalam organisasi dan membuat orang selalu diperbarui.
Memperkenalkan tantangan dan peluang untuk berkontribusi.

Manajemen Pengetahuan untuk Komunitas

Mempromosikan keterampilan profesional
Menjadi pendampingan peer-to-peer
Menyediakan jaringan dan kolaborasi yang lebih efektif
Menumbuhkan kode etik profesional yang dapat diikuti oleh anggota
Memastikan bahasa yang sama

Manajemen Pengetahuan untuk Organisasi

Membantu mendorong strategi
Menyelesaikan masalah dengan cepat
Mengedarkan praktik terbaik
Meningkatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan

Seorang pemimpin pengetahuan (atau juara) adalah orang dengan atau tanpa gelar Chief Knowledge Officer (CKO), Kepala Manajemen Pengetahuan, atau yang serupa. Namun, dia dikenal luas sebagai orang yang menentukan arah untuk manajemen pengetahuan dan memajukannya.

Kami memiliki lima pendekatan kepemimpinan pengetahuan yang luas. Mereka adalah -

Pendekatan Kontingensi
Pendekatan Perilaku
Pendekatan Transformasional
Pendekatan Transaksional
Pendekatan Trait

Pendekatan Kontingensi

Berbagai metode Manajemen Pengetahuan tidak saling eksklusif dan kami tidak dapat mengklaim satu pendekatan secara naluriah lebih baik dari yang lain.

Pendekatan kontingensi didasarkan pada asumsi bahwa tidak ada pendekatan universal atau praktik terbaik untuk mengelola atau menyelesaikan masalah yang berbeda. Pencarian konstan untuk metode solusi dan manajemen yang tepat untuk situasi dan kondisi yang berbeda mencirikannya. Ini adalah pendekatan kreatif dan sistem.

Ini juga mengakui kebutuhan akan fleksibilitas, bergantung pada proses yang diterapkan untuk mencapai tujuan tertentu dan menekankan bahwa kesesuaian pendekatan Manajemen Pengetahuan akan bergantung pada konteks bisnis dan sumber daya yang tersedia.

Pendekatan Budaya / Perilaku

Pendekatan Perilaku berawal dari manajemen perubahan dan rekayasa ulang proses bisnis. Ini menganggap pengetahuan sebagai masalah manajerial. Berdasarkan pendekatan ini, meskipun teknologi diperlukan untuk pengelolaan sumber daya pengetahuan eksplisit, itu bukan satu-satunya solusi untuk pengelolaan pengetahuan. Dalam pendekatan ini, fokusnya lebih pada inovasi, kreativitas dan pembelajaran daripada berfokus pada manipulasi sumber daya atau penciptaan pengetahuan secara eksplisit.

Distribusi dan berbagi pengetahuan tertanam dalam interaksi dan jaringan di antara orang-orang dan pengelompokan mereka yang dilembagakan, misalnya, tim dan organisasi, yang memungkinkan kita untuk mengakses beragam sumber daya intelijen.

Pendekatan Transformasional

Kepemimpinan transformasional memiliki kemampuan untuk mempengaruhi persepsi karyawan melalui pengembalian yang didapat organisasi dalam bentuk manfaat modal manusia. Pemimpin transformasional memiliki kemampuan untuk membuat manfaat tersebut lebih besar dengan menambahkannya dalam proses manajemen pengetahuan, mendorong komunikasi antarpribadi di antara karyawan dan menciptakan budaya organisasi.

Kepemimpinan transformasional meningkatkan tingkat inovasi organisasi melalui penciptaan lingkungan atau budaya partisipatif dan dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung dengan mengubah budaya organisasi yang mendukung berbagi pengetahuan dan manajemen dalam organisasi.

Pemimpin transformasional mempromosikan budaya di mana karyawan memiliki otonomi untuk berbicara tentang pengalaman mereka. Terlihat bahwa pemimpin transformasional lebih inovatif daripada pemimpin transaksional dan laisse-faire.

Pendekatan Transaksional

Gaya kepemimpinan transaksional dibentuk oleh konsep reward and punishment. Pemimpin transaksional percaya bahwa kinerja karyawan sangat bergantung pada kedua faktor ini.

Ketika ada dorongan, para pekerja melakukan upaya terbaik mereka dan bonus dalam bentuk uang dalam banyak kasus. Dalam kasus, jika mereka gagal mencapai target yang ditetapkan, mereka harus dihukum. Pemimpin transaksional lebih memperhatikan persyaratan fisik dan keamanan karyawan.

Pendekatan Sifat

Pendekatan sifat untuk manajemen pengetahuan diturunkan dengan mempelajari karakteristik unik dari pemimpin yang sukses dan yang tidak berhasil. Daftar sifat yang dihasilkan kemudian dibandingkan dengan calon pemimpin untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan mereka.

Pemimpin yang sukses cenderung memiliki ciri dan kemampuan kepribadian yang lebih unggul daripada pemimpin yang kurang efektif. Pendekatan sifat mengidentifikasi sekumpulan sifat inti dari pemimpin yang sukses untuk memprediksi keefektifan seorang calon pemimpin. Meskipun sifat-sifat ini tidak menjamin bahwa seorang pemimpin akan sukses atau tidak, mereka dipandang sebagai prasyarat yang memberi orang-orang potensi kepemimpinan.