Teknik Manajemen Waktu
Banyak orang memiliki keluhan yang tidak adil bahwa mereka tidak mendapatkan cukup waktu untuk melakukan banyak hal yang mereka ingin lakukan. Sekarang, ketika Presiden suatu negara mengatakan itu, Anda akan setuju dan berkata, "itu orang yang sibuk", tetapi ketika seseorang di antara teman Anda mengatakan itu, itu tidak berarti bahwa dia memiliki sedikit waktu; hanya saja dia memiliki sedikit keterampilan manajemen waktu.
Kami memiliki kecenderungan untuk menjadi bingung antara pekerjaan mendesak dan pekerjaan penting. Ketika dihadapkan pada situasi, di mana Anda harus memilih antara tugas, yang perlu segera ditangani, dan tugas yang kami pahami sangat penting, biasanya kami tidak siap mencoba mencari tahu apa yang menjadi prioritas di sini.
Tugas mendesak seperti mencetak atau meneruskan email dapat menarik perhatian Anda dan mengalihkan fokus dari hal-hal penting. Demikian pula, mengatakan bahwa Anda sibuk dengan rapat penting ketika atasan Anda sedang menunggu untuk berbicara dengan Anda juga bukanlah prioritas yang menyenangkan.
Mempelajari cara membagi dua jenis pekerjaan ini ke dalam rutinitas harian kita, sehingga tugas mendesak kita tidak tumpang tindih dengan tugas penting dan sebaliknya merupakan inti dari konsep manajemen waktu.
Matriks Manajemen Waktu
Eisenhower telah dengan jelas mendefinisikan perbedaan antara tugas mendesak dan tugas penting. Definisi ini sekarang dianggap sebagai landasan klasifikasi penting dalam pekerjaan yang berkaitan dengan waktu.
Menurutnya, tugas mendesak adalah tugas yang menggerakkan sesuatu dan membuat seseorang segera bertindak, baik mental maupun fisik. Ini termasuk panggilan darurat, email, rapat, ngerumpi, naik kereta, membalas pesan yang tidak senonoh, dll.
Di sisi lain, tugas penting adalah tugas yang mengungkapkan nilainya dalam jangka panjang. Mereka adalah hal-hal yang membutuhkan waktu untuk disampaikan dan membutuhkan pemikiran yang matang, santai dan komprehensif. Alasan dibutuhkan waktu untuk menyampaikan adalah karena hal itu melibatkan banyak parameter yang menuntut waktu dan pemikiran yang sama. Penekanannya di sini adalah pada kualitas hasil tindakan.
Dibandingkan dengan ini, tindakan mendesak memerlukan beberapa tindakan yang sangat spesifik dan terbatas, karena fokusnya kurang pada kualitas dan lebih pada menyelesaikannya dalam kerangka waktu yang terbatas.
Ada situasi di mana pekerjaan penting juga bisa menjadi pekerjaan yang mendesak, namun, dalam lingkungan kerja yang ideal, ini adalah situasi yang jarang terjadi.
Dengan mengingat hal ini, tugas dapat disusun dalam kuadran yang disebut "Kuadran Mendesak vs. Penting". Menurut ini, tugas dapat dibagi menjadi empat jenis -
Quadrant-1 = Tugas Mendesak dan Penting
Quadrant-2 = Tugas mendesak dan tidak penting
Quadrant-3 = Tugas tidak mendesak dan penting
Quadrant-4 = Tidak mendesak dan tidak penting Tugas
Quadrant-1- mendefinisikan tugas-tugas yang tidak hanya sangat penting tetapi juga perlu dilakukan dalam suatu periode. Menangani situasi krisis, manajemen bencana, memenuhi tenggat waktu proyek adalah tugas yang menekankan pada keluaran berkualitas tinggi dalam kerangka waktu yang ketat.
Quadrant-2- mendefinisikan tugas-tugas yang mungkin dibutuhkan dalam waktu singkat tetapi mungkin tidak penting. Tugas-tugas seperti naik bus paling awal pada Jumat malam, membalas pesan teks segera setelah kami mendapatkannya, menelepon rekan kerja, meneruskan email sangat mendesak tetapi hasilnya tidak harus berkualitas tinggi.
Quadrant-3- mendefinisikan tugas yang mungkin tidak mendesak tetapi sangat penting. Contohnya seperti membangun hubungan, perencanaan strategis membutuhkan banyak waktu untuk diimplementasikan, tetapi sangat penting.
Quadrant-4- mendefinisikan tugas-tugas yang tidak mendesak, juga tidak penting. Ini termasuk tugas-tugas seperti mengobrol dengan teman, bergosip tentang materi yang tidak relevan. Mereka hanya membuang-buang waktu. Seringkali, ketika kita mengatakan kita tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal yang diklasifikasikan di bawah Kuadran-1, 2, 3 hanya karena mereka sibuk dalam tugas-tugas di bawah kuadran-4.