Revisione - Controllo interno e revisore

La natura e l'ampiezza dell'ambito del lavoro del revisore dipendono dal sistema di controllo interno di un'organizzazione. Il sistema di controllo interno determinerà l'affidabilità del lavoro che un revisore può svolgere. Il revisore esterno è il responsabile ultimo dei conti definitivi.

Il sistema di controllo interno non può sollevare il revisore dei conti dalle sue responsabilità contrattuali nel caso in cui qualcosa vada storto nella contabilità finale, pertanto è dovere del revisore controllare l'intera transazione in dettaglio. Un buon sistema di controllo interno può sollevare il revisore dal controllo dettagliato e può utilizzare il tempo risparmiato per qualsiasi altro lavoro di maggiore importanza.

Discuteremo ulteriormente il controllo interno relativo a diversi aspetti:

Pagamenti in contanti
Vendite in contanti al banco
Vendite in contanti da venditori
Vendite postali
Incassi
Purchases
Sales
Stores
Cespiti
Investments

Pagamenti in contanti

Considerare i seguenti punti durante il controllo interno per i pagamenti in contanti:

Esclusi i pagamenti in contanti piccoli, tutti i pagamenti devono essere effettuati tramite assegni, bozze a vista, RTGS (Real Time Gross Settlement), NEFT (National Electronic Fund Transfer) o qualsiasi altra modalità bancaria di volta in volta disponibile.
La persona che effettua i pagamenti non dovrebbe avere alcun collegamento con la ricezione di contanti.
Ogni fattura o buono pagato deve essere timbrato come "Pagato" per evitare doppi pagamenti per la stessa fattura o buono.
La conferma dei saldi dai creditori dovrebbe essere effettuata direttamente.
Per ogni pagamento è necessario ottenere la ricevuta di cassa.
Per i pagamenti in contanti piccoli sarà responsabile il cassiere minore anziché il cassiere principale.
Petty Cash dovrebbe essere mantenuto sul sistema Imprest.
In assenza di ricevuta di cassa, la fattura o il buono devono essere richiesti alla piccola cassa.
Il registro dei piccoli contanti dovrebbe essere controllato frequentemente dal cassiere.
La riconciliazione bancaria dovrebbe essere eseguita a intervalli regolari.
La polizza di versamento per depositare contanti in banca deve essere compilata dal cassiere e non dalla persona che depositerà il denaro.

Secondo la disposizione data nella sezione 40A (3) della legge sull'imposta sul reddito del 1961 per pagamenti eccedenti Rs. 20.000 / - si afferma che “Laddove il assessee incorre in una spesa e viene pagato in una somma superiore a Rs. 20.000 / - in caso contrario che con assegno o assegno circolare barrato, l'intera spesa non è consentita "

Vendite in contanti al banco

Ogni venditore autorizzato a fare vendite in contanti deve essere specificamente delimitato.
Dovrebbero essere generate quattro copie della ricevuta di cassa, di cui tre verranno consegnate al cliente, di cui una copia al cassiere al momento del pagamento e una copia al gatekeeper al momento della consegna della merce e dell'uscita dal gate e una copia verrà trattenuta dal cliente.
Verranno preparati tre riepiloghi delle vendite, uno dal venditore, il secondo dal cassiere e il terzo dal gatekeeper per conteggiare le vendite in contanti su base giornaliera.
Tutte le vendite in contanti dovrebbero essere depositate in banca su base giornaliera senza alcun fallimento senza detrarre alcuna spesa o commissione da esso.
Il contante ricevuto (come da registratore di cassa), le vendite in contanti e l'importo depositato in banca dovrebbero essere gli stessi.

Vendite da venditori ambulanti

Ad ogni venditore dovrebbe essere emesso un libretto di ricevuta di cassa grezza pre-numerata per la riscossione di debiti o anticipi dai clienti.
La ricevuta finale deve essere inviata direttamente ai clienti.
Senza effettuare alcuna detrazione, i venditori dovrebbero depositare tutti i contanti presso la sede centrale su base giornaliera senza alcun errore.
La riconciliazione regolare del conto dovrebbe essere effettuata con il cliente.
Per evitare qualsiasi frode, ogni venditore dovrebbe essere sostituito e trasferito regolarmente in altre aree.

Vendite postali

Le vendite postali dovrebbero essere registrate in un registro separato.
Dovrebbe essere mantenuto un registro separato per registrare il contante ricevuto contro la vendita postale.
I contanti ricevuti tramite vendita postale devono essere depositati separatamente in banca.
Un controllo regolare e accurato del registro delle vendite e dei pagamenti deve essere effettuato da un funzionario dell'azienda.

Incassi

Un cassiere si occupa delle seguenti attività relative agli incassi:

Registrare le ricevute di contanti immediatamente dopo aver ricevuto il denaro.
Non è autorizzato a tenere contanti con sé.
Non gli è permesso di farne alcuna spesa.
La ricevuta in contanti deve essere depositata in banca su base giornaliera.
Al cassiere non dovrebbe essere consentito di fare la registrazione primaria nei libri contabili.

Acquisti

I moduli di richiesta debitamente firmati dal responsabile del dipartimento devono essere emessi e inviati all'ufficio acquisti, riportando chiaramente la quantità, la qualità e la data di consegna sul modulo di richiesta
L'inchiesta sul materiale richiesto deve essere effettuata dall'ufficio acquisti di diversi fornitori del materiale
L'ordine di acquisto deve essere emesso sulla base dell'offerta più bassa ricevuta dai fornitori. Possono esserci quattro copie dell'ordine di acquisto, una per il fornitore, la seconda per il reparto negozi, la terza per il reparto contabilità e la quarta copia deve essere conservata dal reparto acquisti
Le merci devono essere inviate al deposito dopo un adeguato esame al momento del ricevimento della merce. Il reparto del negozio informerà il reparto interessato per lo stesso.
Dopo la corretta verifica della fattura di acquisto, la stessa deve essere inviata al reparto contabilità per la contabilità e lo scopo di pagamento
Sulla base dell'ordine di acquisto, il reparto contabilità registrerà tale fattura nei nostri libri contabili e, in caso di discrepanze, la nota di addebito dovrebbe essere emessa al fornitore sotto segnalazione al reparto acquisti.
Il pagamento viene effettuato al fornitore in base alla data di scadenza.

I saldi

Dopo aver ricevuto l'ordine di vendita, una copia di esso deve essere inviata al reparto spedizioni per l'ulteriore elaborazione.
Il reparto spedizioni dopo aver ricevuto l'ordine di vendita confeziona il materiale in base all'ordine.
La preparazione e la verifica della fattura vengono eseguite in base all'ordine di vendita.
L'inserimento avviene nel registro uscita merci prima di inviarlo ai clienti.
Il reso di vendita viene inserito nel registro di entrata merci e di conseguenza viene emessa una nota di credito per lo stesso ai clienti.

I negozi

Un negozio è un reparto molto importante e cruciale di qualsiasi settore e un controllo adeguato sul negozio è essenziale per prevenire furti, furti e uso improprio delle scorte. I seguenti punti devono essere considerati per il controllo interno sui negozi:

Ogni negozio deve essere dotato di tutte le strutture in quanto è necessario mantenere l'inventario in ordine e anche la posizione conveniente del negozio è importante per qualsiasi settore.
Una copia in triplice copia del GRN (Nota di entrata merci) deve essere emessa al ricevimento del materiale, una da inviare all'ufficio acquisti insieme alle fatture, la seconda per l'ufficio contabilità e la terza sarà trattenuta dal reparto negozio.
La merce ricevuta deve essere conservata in un luogo appropriato. Una corretta contabilità delle scorte dovrebbe essere presente per il ricevimento delle merci e per l'emissione delle merci.
Dovrebbe essere effettuato lo stock taking fisico a intervalli regolari e la riconciliazione delle scorte con i libri dovrebbe essere fatta senza errori. Ci dovrebbe essere un'azione corretta e rapida in caso di discrepanze.
Se il materiale viene emesso a qualsiasi altro reparto, deve essere specificato nella "Nota di trasferimento del materiale", la restituzione del materiale deve essere sull'MRN (Nota di restituzione del materiale) e il materiale emesso al cliente deve essere sulla base delle vendite Solo fattura.

Cespiti

L'acquisto di immobilizzazioni può essere per la normale aggiunta alle immobilizzazioni, per un nuovo progetto o per l'espansione dell'attività. Le immobilizzazioni sono di natura permanente per guadagnare reddito, ovvero terreni, edifici, impianti e macchinari, mobili e infissi, computer e veicoli, ecc.

Di seguito sono riportati gli importanti controlli relativi alle immobilizzazioni:

La sanzione delle spese in conto capitale dovrebbe essere effettuata da un comitato che può essere istituito a tal fine o dall'autorità competente. La stessa procedura dovrebbe essere seguita in caso di trasferimento o eliminazione di qualsiasi attività.
La distinzione tra spese in conto capitale e entrate è necessaria per una corretta contabilità.
Il registro delle immobilizzazioni dovrebbe essere mantenuto fornendo tutte le descrizioni su quantità, costi e posizione ecc. Delle immobilizzazioni.
Di tanto in tanto dovrebbe esserci una verifica fisica delle immobilizzazioni.
La contabilità e l'ammortamento delle immobilizzazioni devono essere effettuate secondo Accounting Standard-10 pubblicato dall'Institute of Chartered Accountants of India.

Investimenti

I seguenti punti devono essere considerati quando si tratta di investimenti:

La vendita e l'acquisto di investimenti devono essere effettuati solo da una persona autorizzata.
Deve essere preparato un registro dettagliato degli investimenti e deve essere eseguita periodicamente la verifica fisica del documento di titolarità. Questi documenti di proprietà devono essere conservati in custodia dell'azienda.
Dovrebbe essere verificata la correttezza degli addebiti degli intermediari.
Dovrebbe essere effettuato il controllo delle registrazioni contabili a causa di interessi sui dividendi, bonus e rimborso del capitale.
Deve essere eseguita una verifica fisica dell'investimento.