Auditing - Transazioni di trading
Vouching of Purchase Book
Lo scopo principale alla base della convalida del libro acquisti è confermare che ogni fattura di acquisto sia inserita nel libro acquisti e che le fatture inserite nel libro acquisti siano a fronte delle merci effettivamente ricevute e che il pagamento venga effettuato per tali acquisti effettivi.
Discuteremo ulteriormente i principali doveri di un revisore in materia di convalida degli acquisti di crediti.
Controllo interno per acquisti
Il revisore deve studiare l'adeguatezza del sistema di controllo interno in un'organizzazione. Di seguito si riporta il normale sistema di controllo interno per gli acquisti:
Il reparto che richiede materiale o il reparto negozio invierà la richiesta di acquisto al reparto acquisti dopo averla firmata dal capo del reparto. La qualità e la quantità del materiale richiesto dovrebbero essere chiaramente menzionate nella richiesta.
Dopo aver ottenuto la richiesta autorizzata dal negozio o da un altro reparto, il reparto acquisti inviterà preventivi da diversi fornitori; l'ufficio acquisti sceglierà quindi il miglior preventivo con i migliori prodotti di qualità.
Verrà emesso un ordine di acquisto al fornitore di beni che è pronto a fornire la merce a termini e condizioni più favorevoli. Una copia dell'ordine di acquisto verrà inviata al fornitore della merce, la seconda al reparto magazzino, la terza all'ufficio contabilità e la quarta al reparto ricevimento merci, e una copia sarà trattenuta dall'ufficio acquisti stesso .
Al ricevimento della merce, la nota di ricevimento materiale (MRN) verrà emessa dal reparto ricevimento merci dopo il controllo e la verifica di quantità, prezzo e qualità del materiale delle merci con l'ordine di acquisto. Il materiale insieme alla nota di ricevimento del materiale verrà inviato al reparto negozio, una copia di ogni MRN verrà inviata al reparto contabilità e al reparto acquisti.
Dopo la verifica della fattura di acquisto e dell'MRN, il reparto contabilità passerà la fattura per il pagamento e il pagamento verrà effettuato dal reparto contabilità secondo i termini di pagamento.
Il Revisore deve verificare il completo sistema di controllo interno come sopra indicato.
Doveri di Revisore
Il revisore dei conti deve controllare e verificare quanto segue:
Registrazione di tutti gli ordini di acquisto.
Verifica quantità, prezzo e condizioni di pagamento della fattura di acquisto con gli ordini di acquisto.
Verifica dell'effettiva ricezione della merce.
Verifica della corretta registrazione della fattura di acquisto nel registro acquisti.
L'acquisto di beni deve essere esclusivamente per scopi commerciali, non per uso personale di qualsiasi partner, direttore o funzionario dell'azienda.
Il revisore dei conti dovrebbe verificare gli estratti conto dei fornitori.
Vouching of Purchase Return Book
Ci sono momenti in cui a causa della qualità della merce acquistata oa causa di una fornitura eccessiva di merce ordinata o per qualsiasi altro motivo, la merce viene restituita al fornitore. Il revisore deve verificare i seguenti punti:
Deve essere preparata una nota di addebito o una fattura di reso di acquisto che indichi il numero della fattura di acquisto originale, la quantità, il prezzo, le imposte applicabili, ecc. Questi dovrebbero essere conformi alla fattura di acquisto originale a fronte della quale è stato acquistato il materiale.
Una nota di credito corrispondente dovrebbe essere ricevuta dal fornitore.
È necessario mantenere un registro separato per i resi delle merci.
La rettifica dell'importo della fattura di restituzione della merce deve essere eseguita durante i pagamenti al fornitore.
Vouching di merci inviate in conto deposito
Considerare i seguenti punti per la convalida delle merci inviate in conto deposito:
Le merci inviate in conto deposito in base al principio al suo agente non sono una vendita.
L'entrata in vendita deve essere effettuata solo quando le merci sono effettivamente vendute dall'agente.
Al momento della valutazione delle scorte di principio (Mittente), anche le merci invendute che giacciono a disposizione dell'agente (Destinatario) dovrebbero essere considerate come scorte.
Lo speditore deve tenere libri separati per le merci inviate in conto deposito.
A fine anno il destinatario invia una dichiarazione attestante la merce ricevuta, nel corso dell'anno, la merce venduta e le giacenze invendute a fine anno.
Il revisore deve verificare la fattura proforma, il registro delle merci in uscita, ecc.
Vouching of Credit Sale
La maggior parte delle vendite avviene a credito e di seguito si riporta il sistema di controllo interno delle stesse:
Controllo interno per vendita di crediti
Dovrebbe essere mantenuto un registro separato degli ordini di vendita che mostri i dettagli delle merci ordinate, il nome del cliente, il numero dell'ordine, la quantità ordinata, il tempo previsto per la spedizione, il prezzo, la modalità di consegna, i termini di pagamento, i dettagli delle tasse e dell'assicurazione. L'ordine di vendita deve essere inserito nel registro non appena ricevuto.
L'ordine di vendita verrà inviato al reparto spedizioni.
Il reparto spedizioni organizzerà il materiale da inviare al cliente.
In base all'ordine di vendita e allo sfidante di spedizione, viene emessa la fattura di vendita.
Le fatture di vendita devono essere inserite sia nel registro delle uscite che nel registro delle vendite.
Il pagamento verrà ricevuto secondo i termini di pagamento.
Doveri di Revisore
Un revisore deve verificare il sistema di controllo interno completo della vendita come descritto sopra.
La fattura di vendita deve essere verificata con l'ordine di vendita.
Il registro delle vendite controllerà le fatture di vendita.
La vendita di beni strumentali non deve essere registrata nel conto delle vendite.
Il calcolo della fattura di vendita deve essere verificato in caso di fatturazione manuale.
La contabilizzazione delle imposte dovrebbe essere in conti separati come accise, imposta sui servizi, IVA, imposta centrale sulle vendite, ecc.
Nessuna fattura di vendita deve essere rimossa nel registro delle vendite.
Solo le vendite dell'anno in corso dovrebbero essere registrate per l'anno in corso.
Le fatture annullate devono essere tenute separate per la verifica del revisore.
Non deve essere passata alcuna voce separata per lo sconto commerciale; dovrebbe essere aggiustato nel valore delle vendite.
Vouching of Sales Return
Le ragioni per la restituzione della merce venduta da parte dei clienti possono essere molteplici. Pochi di loro sono fornitura errata di materiale, quantità in eccesso o qualità inferiore allo standard, ecc. Il revisore deve controllare attentamente quanto segue:
Per la restituzione della vendita dovrebbe essere mantenuto un registro separato dei resi di vendita.
La nota di credito deve essere emessa dopo aver ottenuto l'appropriata sanzione dal funzionario responsabile.
Il registro delle merci in entrata dovrebbe essere controllato.
Il motivo della restituzione della merce deve essere analizzato.
La data di restituzione della merce deve essere verificata con nota di addebito o accredito, registro di entrata merci.
I record del negozio dovrebbero essere controllati.
All'account del cliente dovrebbe essere accreditato l'importo della restituzione della vendita.
Al momento della valutazione delle scorte finali, le merci restituite devono essere valutate al "prezzo di costo o di mercato, a seconda di quale sia il più basso".
Beni venduti in vendita o in base al reso
La maggior parte delle società di acquisti online svolge la propria attività in base alla vendita o al reso. Il cliente prenota il proprio ordine online, sulla base dell'ordine la merce viene spedita al cliente tramite corriere o trasporto, il cliente riceve la merce ed effettua il pagamento al corriere ragazzo oppure può restituire la merce subito dopo l'apertura del pacco nel caso in cui non fosse soddisfatto . Anche dopo aver accettato la consegna della merce ed averne effettuato il pagamento, il cliente è normalmente autorizzato a restituire la merce nei tempi previsti (per lo più 15 giorni), nel caso in cui non sia soddisfatto della qualità del prodotto.
Il revisore deve verificare attentamente tutti i processi e la documentazione sulla base di quanto sopra e considerare i seguenti punti:
La fattura di vendita può essere emessa solo dopo aver ricevuto la conferma da parte del cliente o dopo la scadenza del tempo stabilito.
Le merci inviate in base alla vendita o alla restituzione devono essere considerate come scorte finali se l'approvazione della vendita non viene ricevuta o il tempo stabilito non è scaduto.
Copia della fattura di vendita verrà inviata al cliente.
Merci vendute con sistema di acquisto a noleggio
Considera i seguenti punti mentre garantisci una vendita con acquisto rateale:
Beni venduti a prezzo di acquisto rateale che è costo + profitto.
Il pagamento è esigibile a rate.
L'utile su vendita rateale può essere contabilizzato solo sulla base della rata effettivamente rilasciata.
L'accantonamento a scopo di lucro in bilancio dovrebbe essere effettuato sulla base delle rate in sospeso.
L'importo di tale accantonamento sarà detratto dal conto debitori.
Vendita a termine
Se esiste un accordo tra il venditore e l'acquirente per la vendita di una determinata quantità di merce in qualsiasi data futura, si parla di vendita a termine. Il revisore dei conti dovrebbe verificare che la vendita non possa essere prenotata prima di tale data e senza spedire la merce al cliente. In caso di consegna parziale, l'utile può essere contabilizzato parzialmente sulla base della vendita effettiva.
Vendita di sottoprodotti
Il sottoprodotto viene prodotto automaticamente al momento della fabbricazione o la produzione di qualsiasi prodotto principale è chiamato sottoprodotto. Ad esempio, la torta di senape è un sottoprodotto dell'olio di senape. La vendita può essere trattata separatamente se il volume di vendita dei sottoprodotti è elevato o può essere ridotto dal costo del prodotto. A seconda della natura e del volume del settore, l'auditor può impostare un programma di audit intelligente dopo aver discusso con la direzione.
Vendita di rottami
Gli scarti vengono prodotti durante la fabbricazione del prodotto nel normale corso della produzione. Lo scarto è un articolo vendibile e venduto al venditore di rottami, che se ne occupa. Il revisore dei conti deve verificare le condizioni di immagazzinamento, il volume di rottame effettivamente prodotto, le quotazioni dei venditori di rottami, la quantità venduta, le tasse applicabili e il pagamento ricevuto.
Vouching of Journal Book
Oltre al libro cassa, al libro acquisti, al libro vendite, al reso acquisti e al libro resi vendite, nel libro giornale sono registrate le seguenti voci:
- Apertura e chiusura delle iscrizioni
- Fondo vario per imposte e crediti dubbi
- Fondo ammortamento
- Interessi ricevuti e interessi pagati
- Trasferire voci e voci di rettifica
- Assegnazione di azioni, richiami di azioni, confisca e riemissione di azioni perse
- Vendita e acquisto di beni
- Iscrizioni di cambiali da ricevere, da pagare e disonore di cambiali
Ci sono molte possibilità di commettere frodi da parte di un alto funzionario attraverso queste voci, pertanto, il revisore dovrebbe prestare molta attenzione durante l'audit delle transazioni del giornale e dovrebbe richiedere ogni prova documentale come e quando richiede durante la sua revisione.
Altri aspetti importanti
Il revisore dei conti deve sempre prestare attenzione durante la verifica di una transazione commerciale. I seguenti punti devono essere considerati per lo stesso:
Stock in commercio
La correttezza e la verifica delle scorte in commercio sono di grande importanza in qualsiasi settore. Lo stock di chiusura di un anno diventa stock di apertura dell'anno successivo, quindi è molto importante il controllo costante su di esso. Stock di apertura + acquisto - vendita dovrebbe essere uguale allo stock di chiusura. Questa equazione potrebbe essere vera, se c'è qualche differenza per qualsiasi motivo, l'Auditor dovrebbe controllare e verificare il motivo alla base. I seguenti punti devono essere considerati durante il controllo e la verifica delle scorte in commercio.
Campione al cliente e perdita di stock durante la lavorazione, carico, scarico, incendio e perdite, ecc.
Vendita o acquisto in transito.
Reso di vendita ancora escluso in magazzino e reso di acquisto incluso a magazzino.
Mancato adeguamento delle merci ricevute o inviate sulla base della vendita o del reso.
Le scorte sono valutate sulla base della verifica fisica alla fine dell'anno e dovrebbero riconciliarsi con il saldo contabile. Ci deve essere un efficace sistema di controllo interno per controllare le scorte in commercio.
Voci di capitale e entrate
Il revisore deve sempre fare attenzione alla distinzione tra voci di capitale e entrate, altrimenti il profitto dell'azienda sarà sopravvalutato o sottovalutato ei risultati finanziari non presenteranno una visione fedele e corretta dell'organizzazione.
Attività correnti e attività fittizie
Una valutazione eccessiva delle attività correnti rappresenterà un profitto più elevato e viceversa; ad esempio, l'inclusione di crediti inesigibili nel conto del debitore. I beni fittizi di nessun valore dovrebbero essere cancellati come brevetti o marchi di fabbrica inutili.
Il revisore deve garantire che le attività correnti e quelle fittizie siano valutate all'effettivo, altrimenti il profitto sarà sottostimato o sovrastimato.