Koordynacja i dokumentacja pracy

Sukces nie jest tworzony przez jedną osobę, ale przez zespół, który łączy się w jedną całość .

- Jillan Farrar, amerykańska piosenkarka i autorka tekstów, autorka, wydawca i producent filmowy .

Jeśli różne wydziały są postrzegane jako organy ciała, to dział sprzątania może być postrzegany jako siatka nerwów, która utrzymuje koordynację z różnymi narządami, aby osiągnąć swoje cele.

Żadna praca w branży nie jest kompletna bez koordynacji i dokumentacji. Dział sprzątania również nie jest wyjątkiem. Musi współpracować w ramach samego działu oraz z innymi działami w branży hotelarskiej podczas codziennej pracy i załatwiania formalności dokumentacyjnych podczas pracy.

Zobaczmy więcej na temat komunikacji w zakresie utrzymania porządku.

Znaczenie stanowiska kontroli utrzymania porządku

Pulpit kontroli sprzątania jest węzłem lub pojedynczym punktem kontaktowym dla wszystkich pracowników hotelowych. Na pulpicie sterowniczym nowe informacje są pobierane i przekazywane odpowiednim pracownikom.

Ponieważ prace porządkowe są głównie zorientowane na jak najlepszą obsługę gości, wydział ten musi pracować nad udostępnianiem informacji bez przerw w komunikacji. To biurko musi również zapewniać płynną koordynację między personelem sprzątającym i wszystkimi innymi działami hotelu.

Funkcje biura obsługi gospodarstwa domowego

Sprzątanie hotelu spełnia następujące funkcje -

  • Zbieranie wszystkich zgłoszeń zgłoszonych przez gości.

  • Poinformowanie pracowników o rutynowych lub specjalnych przygotowaniach do wydarzeń, zanim personel podkręci rękawy.

  • Przydzielanie rutynowych / zmienionych obowiązków personelowi sprzątającemu.

  • Zbieranie raportów pracy od pracowników.

  • Zbieranie numeru pokoju wymeldowania i aktualizacja go do kierownika piętra.

  • Przechowywanie szafki na klucze, która zawiera klucze głównych kluczy wszystkich pięter i klucze do sklepu sprzątającego.

  • Prowadzenie różnych ewidencji formularzy i rejestrów.

Koordynacja sprzątania z innymi wydziałami

Podczas pracy dział sprzątania musi współpracować z następującymi działami -

Koordynacja sprzątania i recepcji

  • Udostępnianie informacji o obłożeniu, które pomagają oszacować przyszłe obłożenie, budżet i wymaganą liczbę pracowników.

  • Sprzątanie miejsc publicznych na terenie hotelu.

  • Specjalne wymagania dotyczące uwagi, takie jak goście VIP, korporacje lub duże grupy rodzinne lub załogi linii lotniczych jako pasażerowie.

  • Codzienne odbieranie zabrudzonych mundurów i dostarczanie gotowych mundurów personelowi recepcji.

Koordynacja sprzątania, żywności i napojów

  • Nadchodzące bankiety i przyjęcia.

  • Zwalczanie szkodników w kuchni.

  • Odbiór zabrudzonej bielizny i mundurów z działu F&B oraz codzienne dostarczanie gotowej bielizny i mundurów personelowi F&B.

  • Odstęp tac od korytarzy dla gości.

  • Umieszczenie specjalnych udogodnień dla gości w pokojach gościnnych, takich jak udogodnienia VIP lub drink powitalny.

Koordynacja działu sprzątania, sprzedaży i marketingu

  • Dostarczanie broszur promocyjnych, cenników lub innych przedmiotów, takich jak stojaki na pióra w pokojach gości.

  • Odbiór zabrudzonych mundurów z działu S&M i codzienne dostarczanie gotowych mundurów personelowi S&M.

Koordynacja działu sprzątania i zasobów ludzkich

  • Pozyskanie nowego personelu do działu sprzątania.

  • Rekompensaty dla członków personelu sprzątającego, takie jak wynagrodzenie, upływ czasu, leczenie itp.

  • Motywacja do pracy personelu poprzez ocenę lub nagrodę, wprowadzenie i program szkoleniowy dla nowych pracowników.

  • Odbiór zabrudzonych mundurów od HRD i codzienne dostarczanie gotowych mundurów personelowi HRD.

Koordynacja działu sprzątania i bezpieczeństwa

  • Bezpieczeństwo mienia hotelowego i kluczy.

  • Zapobieganie pożarom i kradzieżom w hotelu.

  • Zapobieganie wszelkim działaniom antyspołecznym, takim jak podejrzane działania, hazard czy przemyt dokonywane przez gości w pokojach gościnnych lub na terenie hotelu.

  • Odbiór zabrudzonych mundurów od HRD i codzienne dostarczanie gotowych mundurów personelowi HRD.

Koordynacja działu sprzątania i służby mundurowej

  • Odbiór zabrudzonych mundurów od tragarzy, portierów, kierowców i dostarczanie im gotowych mundurów.

Koordynacja Działu Gospodarki-Księgowości

Odbywa się w odniesieniu do -

  • Kwestie związane z płatnościami personelu sprzątającego.

  • Odbiór zabrudzonych mundurów z działu księgowości i codzienne dostarczanie gotowych mundurów obsłudze księgowej.

Koordynacja działu sprzątania i inżynierii

  • Kwestie związane z błędnym działaniem sprzętu sprzątającego i ogrodniczego, wadliwymi punktami elektrycznymi, pochylonymi rurami, konserwacją klimatyzacji lub innymi tego typu pracami.

  • Odbiór zabrudzonych umundurowań od personelu inżynieryjno-technologicznego i codzienne dostarczanie im gotowych mundurów.

Koordynacja działu utrzymania czystości

  • Naprawa i konserwacja zepsutych mebli i wyposażenia.
  • Malowanie wymaganego obszaru w hotelu.
  • Naprawa rur i punktów elektrycznych w pokojach gościnnych.
  • Odbiór zabrudzonych mundurów od personelu konserwacyjnego i codzienne dostarczanie im gotowych mundurów.

Ważne rejestry prowadzone przez personel sprzątający

Rejestry służą do zapisywania ważnych informacji. Są bardzo pomocni, gdy zmienia się zmiana i personel na służbie, a także podczas pracy. Rejestry służą do prowadzenia przejrzystych i terminowych zapisów, co sprzyja dobrej komunikacji. Oto kilka ważnych rejestrów prowadzonych przez biuro kontroli sprzątania -

Rejestr odlotów

Służy do śledzenia zmian statusu pokoju gościnnego, takiego jak V, VD lub VC po wymeldowaniu się gościa. Śledzi również ilość napojów w minibarze w pokojach gości CO.

Rejestr spodziewanego przybycia

Śledzi wstępnie zarejestrowanych gości i ich profil jako zwykły / VIP / inny, stan cywilny, przewidywany czas zameldowania i wszelkie specjalne życzenia do spełnienia.

Rejestr statusu pokoju

Ten rejestr rejestruje listę wszystkich pokoi i ich aktualny stan, taki jak V, VC, OOO, OOS itp.

Rejestracja rozmów gości

Zapisuje instrukcje lub uwagi dotyczące pokoi gościnnych i przyległego obszaru. Jest to bardzo przydatne w śledzeniu działań i czasu ich trwania.

REJESTR POŁĄCZENIA GOŚCI
Sr.No. Data Pokój numer. Imię gościa Zadzwoń / Poproś Czas na dostarczenie Przekazany do FU By Status

Rejestr pożyczek dla gości

Rejestr ten jest prowadzony w celu rejestrowania dostaw i odzyskania pożyczek przekazanych gościom. Ogólny format tego rejestru jest następujący -

REJESTR POŻYCZEK GOŚCI
Sr.No. Data Pokój numer. Imię gościa Wymag Czas na dostarczenie Czas na regenerację Dostarczone przez Odzyskane przez Status

Brak rejestru artykułów

Jeśli jakikolwiek artykuł będący własnością hotelu (inny niż artykuły konsumpcyjne) zostanie znaleziony w pokoju wymeldowania, zostanie on odnotowany w tym rejestrze.

Rejestr kontroli zaopatrzenia gości

Rejestr ten jest prowadzony w celu rejestrowania dostaw gości. Ogólny format jest taki, jak pokazano poniżej -

ZAOPATRZENIE DLA GOŚCI
Sr.No. Podłoga / Poz Długopisy / Ołówki Saszetki do napojów / cukru / śmietanki Czepki pod prysznic ... Zestawy toaletowe Opis

Rejestr uszkodzeń / uszkodzeń

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub zniszczenia mienia hotelowego umieszczonego w pokoju gościnnym, jest to odnotowywane w niniejszym Rejestrze. Oto przykładowy rejestr -

REJESTR USZKODZEŃ / USZKODZEŃ
Sr.No. Data Uszkodzony przedmiot Pokój numer. Znalezione przez Opis

Rejestr zgubionych / znalezionych

Jeśli osoba obsługująca pokój gościnny znajdzie jakikolwiek przedmiot należący do gościa pozostawiony w pokoju wymeldowania, zostanie on odnotowany w Rejestrze rzeczy znalezionych i wysłany do tej samej komórki w dziale sprzątania. Rejestruje również wszelkie przedmioty osobiste znalezione na terenie hotelu.

ZGUBIONY I ZNALEZIONY REJESTR
Sr.No. Data Pozycja Opis Znalezione przez Znaleźć w Odebrane przez Addr Numer kontaktowy Znak

Rejestr kluczy

Jest to rejestr do notowania wydanych kluczy do pokoi gościnnych, kluczy do pokoi i ważnych sejfów oraz kluczy do pięter.

KLUCZOWY REJESTR
Sr.No. Data Identyfikator klucza Piętro nr Pokój numer. Czas wydania Status na koniec przesiewania (zwrócone / brakujące)

Rejestr kontroli bielizny

Rejestruje przemieszczanie się bielizny między pralnią a pokojami gościnnymi lub jadalnią. Dzięki temu personel sprzątający może z łatwością śledzić czyste i zabrudzone pranie.

Listy kontrolne i raporty w sprzątaniu

Istnieją różne listy kontrolne sprzątania i raporty generowane automatycznie przez oprogramowanie do zarządzania hotelem.

Listy kontrolne

Listy kontrolne pomagają upewnić się, że wszystkie prace są wykonywane prawidłowo, bez niczego do wykonania. Personel sprzątający kieruje i wypełnia różne listy kontrolne. Niektóre z nich to -

  • Lista kontrolna zaopatrzenia gości
  • Lista kontrolna czyszczenia pokoju gościnnego
  • Lista kontrolna czyszczenia łazienki dla gości
  • Lista kontrolna czyszczenia obszaru plaży
  • Lista kontrolna czyszczenia basenu
  • Lista kontrolna utrzymania ogrodu
  • Lista kontrolna standardu sprzątania dla SPA
  • Standardowa lista kontrolna utrzymania czystości w centrum fitness

Raporty

Raporty są przydatne do badania wcześniejszych zapisów dotyczących zajętości, harmonogramów sprzątania i przewidywania przyszłego stanu pomieszczeń. Zobaczmy raporty generowane dla działu sprzątania -

Housekeeping Report

Można to wygenerować pod koniec każdej zmiany, aby zgłosić stan sprzątania w każdym pokoju.

Raport sprzątania
Pokój numer. Rodzaj pokoju Sprawdź datę Obrót handlowy Obłożenie pokoju Stan H / K Gospodyni domowa

Housekeeping Assignment Report

Jest to wymagane do planowania obsługi pokoju i rejestrowania inspekcji pomieszczenia.

Housekeeping Occupancy Report

Ten raport zawiera listę gości, którzy zameldowali się w hotelu, wraz ze szczegółami, takimi jak liczba dorosłych i dzieci, liczba noclegów i stan sprzątania. Ten raport jest generowany dla zajętych pokoi, pokojów, które mają być zajęte, pokoi wyewidencjonowanych oraz wolnych lub zablokowanych pokoi. Ten raport jest generowany w celu planowania pokojów do sprzątania.

SPRAWOZDANIE Z PRACY
Rm Nie. Typ Rm Imię gościa Dorosły Dziecko Liczba nocy Data oddania Stan H / K