Zarządzanie biblioteką publiczną - finanse
Finanse są podstawą każdej biblioteki publicznej. Dyrektorzy bibliotek muszą kontrolować działalność, a także monitorować i zarządzać finansami instytucji. Działalność finansowa bibliotek publicznych obejmuje zarządzanie funduszami, budżetowanie i kontrolowanie kosztów. Obejmuje to również wzrost aktywów.
Źródła funduszy dla biblioteki publicznej
Biblioteki publiczne mogą uzyskać fundusze z następujących źródeł -
Fundusze krajowe, które są rozdzielane między stany lub prowincje.
Korporacja miejska przekazuje do biblioteki publicznej fundusze miejskie, które pochodziły z parkowania samochodów, podatków i innych narzędzi generowania przychodów. O te fundusze muszą się ubiegać bibliotekarze.
Prywatne darowizny, które są przekazywane przez organizacje charytatywne i osoby zainteresowane.
Czasami fundusze są zbierane wewnętrznie, prowadząc aukcje sprzedaży zasobów wiedzy.
Funkcje Wydziału Finansów Biblioteki Publicznej
Poniżej przedstawiono funkcje obsługiwane przez dział finansowy biblioteki publicznej -
Sprawozdawczość finansowa dla dyrektorów, menedżerów i pracowników.
Przygotowanie i alokacja budżetu
Zarządzanie corocznym audytem
Zarządzanie wszystkimi wpływami
Przygotowywanie podatków i innych dokumentów rządowych
Raportowanie do darczyńców i agencji przyznających pomoc
Cykl finansowy biblioteki publicznej
Cykl finansowy Biblioteki Publicznej obejmuje następujące ogólne kroki -
Planning- Zespół zarządzający stara się dowiedzieć, co należy zrobić w bibliotece, które są nieukończonymi projektami i nowymi projektami. Następnie rekomenduje wyniki dyrektorom. Oceń przyszłe wydatki na te projekty. Dyrektorzy i przeglądają to i wyznaczają cele na określony czas, na przykład rok.
Budgeting- Weź pod uwagę wszystkie dochody i wszystkie koszty oraz koszty wymagane do bieżącej działalności. Przejrzyj i przeanalizuj przychody i koszty ubiegłego roku w liczbach. Oszacuj przychody i koszty na nowy rok finansowy / podatkowy.
Income Sources - dotacje od rządu, składki z kół przyjaciół, granty, darowizny, księgi zbiórek, grzywny i opłaty.
Expenses - Paliwo, materiały biblioteczne, wynagrodzenia pracowników.
Operating - Wykonaj zaplanowany plan.
Reporting- Sporządzanie miesięcznych i rocznych raportów w celu monitorowania postępu działań finansowych. Rejestruje bilans otwarcia, transakcję i saldo zamknięcia dla każdego funduszu. Bilans daje ogólny obraz finansowy biblioteki.
Mobilizacja zasobów w bibliotece publicznej
Menedżerowie bibliotek publicznych mogą na różne sposoby mobilizować zasoby biblioteczne. Aby wiedzieć, w jaki sposób mobilizowane są zasoby, należy najpierw wiedzieć -
Co to jest mobilizacja zasobów?
Jest to termin zbiorczy określający proces generowania dochodu z różnych zasobów, a także gotowość biblioteki do wydajnego i ekonomicznego dostarczania zasobów wiedzy użytkownikowi.
Sposoby pozyskiwania funduszy
Dyrektorzy bibliotek muszą określić skuteczną strategię mobilizacji zasobów i skutecznie ją wykonać, aby zebrać fundusze dla biblioteki. Oto kilka sposobów mobilizacji zasobów -
Kontakt z agencją dawców w celu uzyskania wsparcia finansowego.
Prowadzenie programów i wydarzeń związanych ze zbieraniem funduszy, zapraszanie gości i proszenie o darowizny dla biblioteki.
Przechowywanie skrzynek z darowiznami w miejscach akcji, takich jak banki, spotkania towarzyskie i inne miejsca publiczne, aby poprosić o darowiznę. Ta praktyka generuje mniejszą ilość, ale jest odczuwalna.
Wyznaczanie punktów zbiórki darowizn rzeczowych, takich jak meble, pojazdy, artykuły papiernicze i narzędzia.
Prośba o wsparcie wolontariatu dla biblioteki z uczelni i szkół.
Pozyskiwanie funduszy ze sprzedaży publikacji i oferowania programów kupna.
Analiza efektywności kosztowej biblioteki publicznej
Przy ograniczonych dostępnych środkach biblioteka publiczna musi mądrze wykorzystywać swój budżet. Analiza efektywności kosztowej (CEA) to analiza porównawcza kosztów i efektywności usług świadczonych przez biblioteki publiczne. Narzędzie to pomaga również kierownictwu w podejmowaniu decyzji o alokacji budżetu i określeniu, które usługi mają być świadczone. Jest generowany proporcjonalnie.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Analiza kosztów i korzyści biblioteki publicznej
Analiza kosztów i korzyści (CBA) jest przeprowadzana w celu określenia, jak słaba lub jak doskonała okazała się realizacja dowolnego planu. Mierzy wszystkie pozytywne i negatywne skutki programu w kategoriach pieniężnych.
Analiza kosztów i korzyści jest pomocna przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych i porównywaniu dwóch lub więcej alternatyw.
Alternatywę wybierają kierownicy bibliotek tylko wtedy, gdy Korzyści> Koszty.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Gdzie,
jeśli korzyść netto wynosi + ve, to korzyść kosztowa wynosi + ve.
jeśli korzyść netto wynosi –ve, to korzyść kosztowa jest równa –ve.
Raport roczny Biblioteki Publicznej
Roczne sprawozdanie biblioteki publicznej zwykle zawiera następujące informacje -
Deklaracja misji biblioteki
Pismo od przewodniczącego rady dyrektorów / powierników
List od dyrektora generalnego biblioteki
Kilka referencji patronów
Kilka opinii subskrybentów
Graficzna oś czasu przedstawiająca osiągnięte kamienie milowe oznaczone krótkim opisem osiągnięć
Liczby i wykresy przedstawiające wygenerowane przychody i wykorzystane środki w ciągu roku finansowego
Skonsolidowane sprawozdanie z działalności i sytuacji finansowej
Lista darczyńców, dyrektorów i oddziałów bibliotek