Struktura organizacyjna
W bibliotece publicznej liczba wydziałów może się różnić w zależności od jej wielkości, budżetu, przestrzeni i siły pod względem liczby członków.
Zarządzanie biblioteką i administracja to wielopłaszczyznowa praca polegająca na organizowaniu, zachowaniu, gromadzeniu, rozpowszechnianiu i utrzymywaniu drukowanych lub cyfrowych zasobów wiedzy. Obejmuje zarządzanie i rekrutację personelu, szkolenie i rozwój pracowników, zarządzanie funduszami i ogólne funkcjonowanie biblioteki.
Spójrz na poniższy wykres hierarchii. Pokazuje najbardziej podstawową strukturę organizacyjną biblioteki publicznej -
Urząd Biblioteki
Organem bibliotecznym może być osoba lub grupa osób, która zarządza wszystkimi działaniami biblioteki jako instytucji, takimi jak kierowanie, kontrolowanie, motywowanie, podejmowanie decyzji i koordynowanie.
Komitet Biblioteczny
Biblioteka publiczna posiada komitet doradczy, który kieruje działalnością biblioteki, planuje i monitoruje ogólny postęp biblioteki oraz jest odpowiedzialny za zbieranie funduszy.
Typy komitetów bibliotecznych
Oto typowe typy komitetów bibliotecznych -
Ad hoc Committee- Jest to specjalna komisja złożona z przewidujących i intelektualnych uczestników do wykonywania specjalnych zadań związanych z rozwojem biblioteki, nadzorem i zarządzaniem. Członkowie komitetu podejmują szybkie i inteligentne decyzje, choć mniej niezależnie.
Elected Committee- To grono ludzi wybieranych przez większą komisję, która deleguje decyzje i operacje. Wybrany komitet musi podlegać większemu komitetowi macierzystemu.
Self-sustaining Committee- To ludzie, którzy stworzyli bibliotekę. Ma wyłączne uprawnienia do kontrolowania funduszy i zarządzania biblioteką.
Executive Committee- Jest to komisja, której organ biblioteczny deleguje pełne uprawnienia decyzyjne w niektórych istotnych sprawach. Jest to komisja, która ma pełne uprawnienia w tych sprawach i nie musi podlegać władzom bibliotecznym.
Reporting Committee- Decyduje o niektórych zasadach w określonych zakresach. Musi zgłosić się do organu i uzyskać zgodę.
Recommending Committee- Nie ma rzeczywistych uprawnień do podejmowania decyzji ani operacji. Może rekomendować propozycje dotyczące władz bibliotecznych, które zatwierdzają władze biblioteczne.
Role działów bibliotek publicznych
Role różnych działów bibliotek publicznych są następujące:
Public Library Director - Ustanawia strategie, zasady i cele.
PL Administration - Obsługuje ogólne operacje biblioteki, egzekwuje zasady ustalone przez dyrektora i planowanie.
Maintenance - Zapewnia sprawne działanie obiektów poprzez utrzymanie porządku i konserwację uziemienia, gadżetów elektrycznych i wodno-kanalizacyjnych.
Public Relations - Angażuje się w promocje, informuje opinię publiczną o nadchodzących wydarzeniach, zarządza kryzysem.
Archives and Collection Services - Pozyskuje, kataloguje, zarządza i zabezpiecza ważne dokumenty, ustawia numery seryjne lub kody kreskowe, obchodzi się z rzadkimi lub delikatnymi zasobami wiedzy z należytą starannością.
Circulation Services - Zarządza wydawaniem i odbieraniem zwróconych materiałów, śledzi grzywny i opłaty użytkowników z powodu opóźnionego zwrotu lub utraty materiałów.
IT Services - Zarządza siecią biblioteczną, komputerami i urządzeniami audiowizualnymi, aktualizuje oprogramowanie.
Opieka i konserwacja zasobów bibliotecznych
Użytkownicy zasobów bibliotecznych, jak również personel, muszą być świadomi sposobu, w jaki należy obchodzić się z materiałami bibliotecznymi, i powinni postępować zgodnie z wytycznymi z należytą starannością. Opieka i profilaktyka przedłużają cenny zasób wiedzy przechowywany w bibliotece, czy to w formie drukowanej, czy cyfrowej.
W celu pielęgnacji i konserwacji materiałów bibliotecznych przestrzegane są podane zasady -
Stitching in time - Naprawianie drobnych uszkodzeń, gdy są małe.
Encouraging proper handling - Szkolenie personelu w zakresie rodzaju materiału, jego trwałości oraz dbałości o zasoby wiedzy.
Communicating clearly - Powinna istnieć jasna komunikacja między pracownikami na temat obowiązków związanych z opieką i zachowaniem.
Readiness- Ocena ryzyka i wyposażenie biblioteki do radzenia sobie z katastrofami, takimi jak wybuch pożaru. Zakaz palenia i picia w miejscach, gdzie są przechowywane i dostępne zasoby wiedzy.