Indicadores Chave de Performance

Os principais indicadores de desempenho (KPI) são um conjunto de medidas quantificáveis que uma organização usa para medir seu desempenho ao longo do tempo. KPIs são normalmente usados para avaliar o sucesso de uma organização como um todo ou no que diz respeito ao departamento (por exemplo, vendas, finanças, etc.). Você precisa definir os KPIs com base nos objetivos da organização e monitorá-los de tempos em tempos para acompanhar o progresso.

Existem vários tipos de KPI para escolher com base em seus requisitos. Os exemplos incluem -

Receitas e despesas
Taxa de retorno
Valor Médio de Compra
Valor vitalício do cliente
Capital de giro

Observe que os KPIs são uma forma de comunicação que envolve as seguintes atividades -

Identificar os KPIs com base nos objetivos da organização.
Acompanhamento e reporte dos KPIs.
Alterar os KPIs conforme o progresso da organização e / ou as metas da organização mudam.

Identificando os KPIs

A primeira e mais importante etapa na análise de KPIs é identificar os KPIs que monitoram com eficácia as tendências necessárias na organização. Isso requer uma compreensão completa dos objetivos e requer canais de comunicação adequados entre os analistas e aqueles que são responsáveis por cumprir os objetivos.

Existem vários KPIs para escolher, mas o sucesso no monitoramento depende da escolha certa daqueles que são relevantes para os objetivos. Os KPIs diferem de organização para organização e de departamento para departamento e serão eficazes apenas quando levarem à melhoria do desempenho.

Você pode avaliar a relevância de um KPI usando os critérios SMART - ou seja, o KPI deve ser Sespecífico, Measurable, Atangível, Relevante e Tvinculado ao ime. Em outras palavras, o KPI escolhido deve atender aos seguintes critérios -

O KPI reflete o seu Sobjetivo específico.
O KPI permite que você Mfacilitar o progresso em direção a esse objetivo.
A meta para a qual o KPI está sendo definido é realisticamente Attainable.
O objetivo que o KPI tem como alvo é Relevante para a organização.
Você pode definir um período de tempo para atingir a meta de forma que o KPI revele o quão perto da meta está em comparação com o tempo restante.

Os KPIs definidos devem ser avaliados de tempos em tempos para encontrar sua relevância conforme o tempo passa. Se necessário, diferentes KPIs precisam ser definidos e monitorados. Só então, seu monitoramento de KPI estará relacionado às necessidades atuais da organização.

Com base nas necessidades de análise, você deve escolher os KPIs relevantes e os exemplos incluem o seguinte -

O departamento de vendas pode usar um KPI para medir o lucro bruto mensal em relação ao lucro bruto projetado.
O departamento de contabilidade pode medir as despesas mensais em relação à receita para avaliar os custos.
O departamento de recursos humanos pode medir a rotatividade trimestral de funcionários.
Profissionais de negócios freqüentemente usam KPIs que são agrupados em um scorecard de negócios para obter um resumo histórico rápido e preciso do sucesso dos negócios ou para identificar tendências ou para identificar oportunidades de melhoria de desempenho.

Os exemplos usados neste capítulo são indicativos para ajudá-lo a entender como você pode definir e monitorar KPIs no Excel. O critério exclusivo de identificação dos KPIs é sua com base nos objetivos, de modo a refletir o cenário atual em comparação com as metas.

KPIs no Excel

Você pode analisar o desempenho em relação ao destino definido com o PowerPivot. Por exemplo, um PowerPivot KPI pode ser usado para determinar para cada ano e vendedor como suas vendas reais são comparadas com sua meta de vendas.
Você pode explorar e visualizar o mesmo KPI com o Power View.
Você também pode definir novos KPIs e / ou editá-los no Power View.
Você pode produzir relatórios estéticos com KPIs no Power View.

Definindo um KPI no Excel

A primeira etapa na análise de KPI é definir o KPI identificado. Isso requer a definição dos três parâmetros para o KPI da seguinte forma -

Valor Base

Um valor base é definido por um campo calculado que se resolve em um valor. O campo calculado representa o valor atual do item nessa linha da tabela. Por exemplo, agregado de vendas, lucro para um determinado período, etc.

Valor alvo / objetivo

Um valor alvo (ou objetivo) é definido por um campo calculado que se resolve em um valor ou por um valor absoluto. É o valor contra o qual o valor atual é avaliado. Pode ser um número fixo, por exemplo, número médio de dias de licença médica que é aplicável a todos os funcionários, ou um campo calculado, que resulta em uma meta diferente para cada linha, por exemplo, orçamento de cada departamento da organização .

Status

O status é o indicador do valor. Seria impressionante se você o configurasse como um indicador visual. No Power View no Excel, você pode editar o KPI, escolhendo quais indicadores usar e quais valores acionar cada indicador.

Por exemplo, suponha que você deseja monitorar as metas de vendas dos vendedores em uma organização que está vendendo um produto. O objetivo da análise é identificar os melhores desempenhos que estão atingindo o valor de vendas alvo. Você pode prosseguir para definir o KPI da seguinte maneira -

Base Value - Valor atual do valor das vendas para cada vendedor.
Target Value / Goal- Isso é fixo para todos os vendedores de forma a permitir a comparação entre os vendedores. Suponha que o valor alvo de vendas seja 3500. Observe que, para uma análise diferente, você pode variar os valores alvo para os vendedores.
Status - O status deve ser exibido com um gráfico para determinar facilmente o status do valor base em comparação com o valor alvo.

KPIs no PowerPivot

Você pode definir KPIs no PowerPivot da seguinte maneira -

Comece com duas tabelas SalesPerson e Sales.
- A tabela SalesPerson contém o ID do SalesPerson e o nome do SalesPerson.
- A tabela de vendas contém as informações de vendas relativas ao vendedor e ao mês.
Adicione as duas tabelas ao modelo de dados.
Crie um relacionamento entre as duas tabelas usando o campo SalesPerson ID.

Para definir o valor base, você precisa de um campo calculado para o valor das vendas.

Adicione o campo calculado na tabela Vendas para a coluna Valor das vendas no modelo de dados da seguinte forma -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

Clique em Tabela Dinâmica na Faixa de Opções na janela do PowerPivot.
Selecione Nova planilha na caixa de diálogo Criar tabela dinâmica.

Adicione o campo Vendedor à área ROWS na Tabela Dinâmica.
Clique na guia POWERPIVOT na faixa de opções.
Clique nos KPIs no grupo Cálculos.
Clique em Novo KPI na lista suspensa.

A caixa de diálogo Key Performance Indicator (KPI) é exibida.

Selecione Vendas totais na caixa do campo base KPI (valor).
Em Status de KPI, tem as seguintes opções -
- Em Definir valor alvo, selecione Valor absoluto e digite 3500 na caixa.
- Em Definir limites de status, ajuste as barras verticais que representam as porcentagens para 40 e 80.
- Em Selecionar estilo de ícone, selecione a primeira opção.

Clique no botão OK. Você pode observar o seguinte na tabela Vendas na lista Campos da Tabela Dinâmica -

O campo Total de vendas é um KPI e é representado pelo ícone

.
Os três parâmetros de KPI - Valor, Meta e Status aparecem como campos em Total de vendas KPI.

Selecione os três parâmetros de KPI - Valor, Meta e Status em Vendas totais.
As três colunas aparecem no PowerPivot, com a coluna Status exibindo os ícones de acordo com o valor correspondente.

Você também pode definir os limites de KPI por valores em vez de porcentagens. Para modificar um KPI definido, proceda da seguinte forma -

Clique em KPIs no grupo Cálculos na faixa de opções.
Clique em Gerenciar KPIs na lista suspensa.

A caixa de diálogo Gerenciar KPIs é exibida.

Clique no KPI - Vendas Totais.
Clique no botão Editar.

A caixa de diálogo Key Performance Indicator (KPI) é exibida.

Em Definir limites de status, ajuste as barras verticais para 1500 e 3000.
Retenha o restante das opções anteriores.
Clique em OK.

Como você pode observar, os ícones de status refletem os limites alterados.

KPIs no Power View

Você pode criar relatórios estéticos com KPIs no Power View. Você pode usar os KPIs definidos anteriormente no Modelo de Dados ou pode adicionar KPIs no Power View.

Para adicionar ou editar um KPI no Power View, proceda da seguinte forma -

Na Folha do Power View, clique na guia PowerPivot.

A faixa do PowerPivot é exibida, que você usou na seção anterior.

Clique nos KPIs no grupo Cálculo.
Clique em Novo KPI para adicionar um KPI.
Clique em Gerenciar KPIs para editar um KPI.

As etapas são as mesmas da seção anterior.

Você pode criar um relatório estético de Desempenho de Vendas com KPIs no Power View da seguinte maneira -

Clique na guia DATA na faixa de opções.
Clique em Power View no grupo Relatórios.

A folha do Power View é exibida.

Adicione uma tabela com os campos - Vendedor, Vendas totais e Status de vendas totais.
Adicione uma segunda tabela com os campos - Vendedor, Vendas totais e Objetivo total de vendas.
Converta a segunda tabela em barra 100% empilhada.
Adicione uma terceira tabela com os campos - Vendedor, Região, Vendas totais e Status de vendas totais.
Converta a terceira mesa em cartão. Arraste o campo Region to Tile By.
Adicione o título - Desempenho de vendas.
Altere a fonte.
Aumente o tamanho do texto.
Redimensione a tabela, barra 100% empilhada e cartão apropriadamente.

Seu relatório de desempenho de vendas está pronto -

Como você pode observar, no Power View você pode retratar os resultados da seguinte forma -

A tabela com ícones para status de KPI é semelhante ao relatório do PowerPivot.
A barra 100% empilhada representa o percentual alcançado em relação à meta. Você também pode notar que ele dá uma comparação clara do desempenho de todos.
O cartão descreve o status KPI dos vendedores junto com a região a que pertencem. Você pode rolar interativamente pelos blocos para exibir os resultados para diferentes regiões que dariam escopo para avaliar o desempenho por região também.