Importando dados para o Excel

Você pode ter que usar dados de várias fontes para análise. No Excel, você pode importar dados de diferentes fontes de dados. Algumas das fontes de dados são as seguintes -

Banco de dados Microsoft Access
Página da web
Arquivo de texto
Tabela SQL Server
Cubo de Análise do SQL Server
Arquivo XML

Você pode importar qualquer número de tabelas simultaneamente de um banco de dados.

Importando dados do banco de dados Microsoft Access

Aprenderemos como importar dados do banco de dados MS Access. Siga as etapas abaixo -

Step 1 - Abra uma nova pasta de trabalho em branco no Excel.

Step 2 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 3 - Clique From Accessno grupo Obter dados externos. oSelect Data Source a caixa de diálogo aparece.

Step 4- Selecione o arquivo de banco de dados do Access que deseja importar. Os arquivos de banco de dados do Access terão a extensão .accdb.

A caixa de diálogo Selecionar Tabela aparece exibindo as tabelas encontradas no banco de dados Access. Você pode importar todas as tabelas do banco de dados de uma vez ou importar apenas as tabelas selecionadas com base em suas necessidades de análise de dados.

Step 5 - Selecione a caixa Ativar seleção de várias tabelas e selecione todas as tabelas.

Step 6- Clique em OK. oImport Data a caixa de diálogo aparece.

Conforme você observa, você tem as seguintes opções para visualizar os dados que está importando em sua pasta de trabalho -

Table
Relatório de Tabela Dinâmica
PivotChart
Relatório Power View

Você também tem uma opção - only create connection. Além disso, o Relatório de Tabela Dinâmica é selecionado por padrão.

O Excel também oferece opções para colocar os dados em sua pasta de trabalho -

Planilha existente
Nova planilha

Você encontrará outra caixa de seleção que está marcada e desabilitada - Add this data to the Data Model. Sempre que você importa tabelas de dados para sua pasta de trabalho, elas são automaticamente adicionadas ao Modelo de Dados em sua pasta de trabalho. Você aprenderá mais sobre o Modelo de Dados nos capítulos posteriores.

Você pode tentar cada uma das opções para visualizar os dados que está importando e verificar como os dados aparecem em sua pasta de trabalho -

Se você selecionar Table, A opção de planilha existente é desativada, New worksheeta opção é selecionada e o Excel cria tantas planilhas quanto o número de tabelas que você está importando do banco de dados. As tabelas do Excel aparecem nessas planilhas.
Se você selecionar PivotTable Report, O Excel importa as tabelas para a pasta de trabalho e cria uma tabela dinâmica vazia para analisar os dados nas tabelas importadas. Você tem a opção de criar a Tabela Dinâmica em uma planilha existente ou em uma nova planilha.

As tabelas do Excel para as tabelas de dados importadas não aparecerão na pasta de trabalho. No entanto, você encontrará todas as tabelas de dados na lista de campos da tabela dinâmica, junto com os campos em cada tabela.
Se você selecionar PivotChart, O Excel importa as tabelas para a pasta de trabalho e cria um gráfico dinâmico vazio para exibir os dados nas tabelas importadas. Você tem a opção de criar o gráfico dinâmico em uma planilha existente ou em uma nova planilha.

As tabelas do Excel para as tabelas de dados importadas não aparecerão na pasta de trabalho. No entanto, você encontrará todas as tabelas de dados na lista de campos do gráfico dinâmico, junto com os campos em cada tabela.
Se você selecionar Power View Report, O Excel importa as tabelas para a pasta de trabalho e cria um Relatório do Power View em uma nova planilha. Você aprenderá a usar os Relatórios do Power View para analisar dados em capítulos posteriores.

As tabelas do Excel para as tabelas de dados importadas não aparecerão na pasta de trabalho. No entanto, você encontrará todas as tabelas de dados na lista de campos do Relatório do Power View, junto com os campos de cada tabela.
Se você selecionar a opção - Only Create Connection, uma conexão de dados será estabelecida entre o banco de dados e sua pasta de trabalho. Nenhuma tabela ou relatório aparece na pasta de trabalho. No entanto, as tabelas importadas são adicionadas ao Modelo de Dados em sua pasta de trabalho por padrão.

Você precisa escolher qualquer uma dessas opções, com base em sua intenção de importar dados para análise de dados. Como você observou acima, independentemente da opção que você escolheu, os dados são importados e adicionados ao Modelo de Dados em sua pasta de trabalho.

Importando dados de uma página da web

Às vezes, pode ser necessário usar os dados atualizados em um site. Você pode importar dados de uma tabela em um site para o Excel.

Step 1 - Abra uma nova pasta de trabalho em branco no Excel.

Step 2 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 3 - Clique From Web no Get External Datagrupo. oNew Web Query a caixa de diálogo aparece.

Step 4 - Digite a URL do site de onde deseja importar os dados, na caixa ao lado de Endereço e clique em Ir.

Step 5- Os dados no site aparecem. Haverá ícones de seta amarela ao lado dos dados da tabela que podem ser importados.

Step 6- Clique nos ícones amarelos para selecionar os dados que deseja importar. Isso transforma os ícones amarelos em caixas verdes com uma marca de seleção, conforme mostrado na captura de tela a seguir.

Step 7 - Clique no botão Importar depois de selecionar o que deseja.

o Import Data a caixa de diálogo aparece.

Step 8 - Especifique onde deseja colocar os dados e clique em OK.

Step 9 - Organize os dados para posterior análise e / ou apresentação.

Copiar e colar dados da web

Outra maneira de obter dados de uma página da web é copiando e colando os dados necessários.

Step 1 - Insira uma nova planilha.

Step 2 - Copie os dados da página da web e cole na planilha.

Step 3 - Crie uma tabela com os dados colados.

Importando dados de um arquivo de texto

Se você tiver dados em .txt ou .csv ou .prnarquivos, você pode importar dados desses arquivos tratando-os como arquivos de texto. Siga as etapas abaixo -

Step 1 - Abra uma nova planilha no Excel.

Step 2 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 3 - Clique From Textno grupo Obter dados externos. oImport Text File a caixa de diálogo aparece.

Você pode ver isso .prn, .txt and .csv arquivos de texto de extensão são aceitos.

Step 4- Selecione o arquivo. O nome do arquivo selecionado aparece na caixa Nome do arquivo. O botão Abrir muda para botão Importar.

Step 5 - Clique no botão Importar. Text Import Wizard – Step 1 of 3 a caixa de diálogo aparece.

Step 6 - Clique na opção Delimited para escolher o tipo de arquivo e clique em Avançar.

o Text Import Wizard – Step 2 of 3 a caixa de diálogo aparece.

Step 7 - Em Delimitadores, selecione Other.

Step 8- Na caixa ao lado de Outro, digite | (Esse é o delimitador no arquivo de texto que você está importando).

Step 9 - Clique em Avançar.

o Text Import Wizard – Step 3 of 3 a caixa de diálogo aparece.

Step 10 - Nesta caixa de diálogo, você pode definir o formato dos dados da coluna para cada uma das colunas.

Step 11- Depois de concluir a formatação dos dados das colunas, clique em Concluir. oImport Data a caixa de diálogo aparece.

Você observará o seguinte -

A tabela está selecionada para visualização e acinzentada. Tabela é a única opção de visualização que você tem neste caso.
Você pode colocar os dados em uma planilha existente ou em uma nova planilha.
Você pode marcar ou não marcar a caixa de seleção Adicionar esses dados ao modelo de dados.
Clique em OK depois de fazer suas escolhas.

Os dados aparecem na planilha que você especificou. Você importou dados do arquivo de texto para a pasta de trabalho do Excel.

Importando dados de outra pasta de trabalho

Você pode ter que usar dados de outra pasta de trabalho do Excel para sua análise de dados, mas outra pessoa pode manter a outra pasta de trabalho.

Para obter dados atualizados de outra pasta de trabalho, estabeleça uma conexão de dados com essa pasta de trabalho.

Step 1 - Clique DATA > Connections no grupo Conexões na Faixa de Opções.

o Workbook Connections a caixa de diálogo aparece.

Step 2- Clique no botão Adicionar na caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho. oExisting Connections a caixa de diálogo aparece.

Step 3 - Clique Browse for More…botão. oSelect Data Source a caixa de diálogo aparece.

Step 4 - Clique no New Source button. oData Connection Wizard a caixa de diálogo aparece.

Step 5 - Selecione Other/Advancedna lista de fontes de dados e clique em Avançar. A caixa de diálogo Data Link Properties é exibida.

Step 6 - Defina as propriedades do link de dados da seguinte forma -

Clique no Connection aba.
Clique em Usar nome da fonte de dados.
Clique na seta para baixo e selecione Excel Files na lista suspensa.
Clique OK.

o Select Workbook a caixa de diálogo aparece.

Step 7- Navegue até o local onde você tem a pasta de trabalho a ser importada. Clique OK.

o Data Connection Wizard a caixa de diálogo aparece com Selecionar banco de dados e tabela.

Note- Nesse caso, o Excel trata cada planilha importada como uma tabela. O nome da tabela será o nome da planilha. Portanto, para ter nomes de tabela significativos, nomeie / renomeie as planilhas conforme apropriado.

Step 8- Clique em Avançar. oData Connection Wizard a caixa de diálogo aparece com Salvar Arquivo de Conexão de Dados e Concluir.

Step 9- Clique no botão Concluir. oSelect Table a caixa de diálogo aparece.

Como você pode observar, Nome é o nome da planilha importada como tipo TABELA. Clique OK.

A conexão de dados com a pasta de trabalho que você escolheu será estabelecida.

Importando dados de outras fontes

O Excel oferece opções para escolher várias outras fontes de dados. Você pode importar dados em algumas etapas.

Step 1 - Abra uma nova pasta de trabalho em branco no Excel.

Step 2 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 3 - Clique From Other Sources no grupo Obter dados externos.

Uma lista suspensa com várias fontes de dados é exibida.

Você pode importar dados de qualquer uma dessas fontes de dados para o Excel.

Importando dados usando uma conexão existente

Em uma seção anterior, você estabeleceu uma conexão de dados com uma pasta de trabalho.

Agora, você pode importar dados usando essa conexão existente.

Step 1 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 2 - Clique Existing Connectionsno grupo Obter dados externos. A caixa de diálogo Conexões existentes é exibida.

Step 3 - Selecione a conexão de onde deseja importar os dados e clique em Abrir.

Renomeando as conexões de dados

Será útil se as conexões de dados que você tem na pasta de trabalho tiverem nomes significativos para facilitar a compreensão e localização.

Step 1 - Vá para DATA > Connectionsna fita. oWorkbook Connections a caixa de diálogo aparece.

Step 2 - Selecione a conexão que deseja renomear e clique em Propriedades.

o Connection Propertiesa caixa de diálogo aparece. O nome atual aparece na caixa Nome da conexão -

Step 3- Edite o nome da conexão e clique em OK. A conexão de dados terá o novo nome que você forneceu.

Atualizando uma conexão de dados externos

Ao conectar sua pasta de trabalho do Excel a uma fonte de dados externa, como viu nas seções acima, você gostaria de manter os dados da pasta de trabalho atualizados, refletindo as alterações feitas na fonte de dados externa de tempos em tempos.

Você pode fazer isso atualizando as conexões de dados feitas com essas fontes de dados. Sempre que você atualiza a conexão de dados, vê as alterações de dados mais recentes dessa fonte de dados, incluindo tudo o que é novo, modificado ou excluído.

Você pode atualizar apenas os dados selecionados ou todas as conexões de dados na pasta de trabalho de uma vez.

Step 1 - Clique na guia DADOS na faixa de opções.

Step 2 - Clique Refresh All no grupo Conexões.

Como você pode observar, há dois comandos na lista suspensa - Atualizar e Atualizar tudo.

Se você clicar Refresh, os dados selecionados em sua pasta de trabalho são atualizados.
Se você clicar Refresh All, todas as conexões de dados com sua pasta de trabalho serão atualizadas.

Atualizando todas as conexões de dados na pasta de trabalho

Você pode ter várias conexões de dados com sua pasta de trabalho. Você precisa atualizá-los de vez em quando para que sua pasta de trabalho tenha acesso aos dados mais recentes.

Step 1 - Clique em qualquer célula da tabela que contém o link para o arquivo de dados importado.

Step 2 - Clique na guia Dados na Faixa de Opções.

Step 3 - Clique em Atualizar tudo no grupo Conexões.

Step 4- Selecione Atualizar tudo na lista suspensa. Todas as conexões de dados na pasta de trabalho serão atualizadas.

Atualizar dados automaticamente quando uma pasta de trabalho é aberta

Você pode desejar ter acesso aos dados recentes das conexões de dados com sua pasta de trabalho sempre que ela for aberta.

Step 1 - Clique em qualquer célula da tabela que contém o link para o arquivo de dados importado.

Step 2 - Clique na guia Dados.

Step 3 - Clique em Conexões no grupo Conexões.

A caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho é exibida.

Step 4- Clique no botão Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades da conexão é exibida.

Step 5 - Clique na guia Uso.

Step 6 - Marque a opção - Atualizar dados ao abrir o arquivo.

Você também tem outra opção - Remove data from the external data range before saving the workbook. Você pode usar esta opção para salvar a pasta de trabalho com a definição da consulta, mas sem os dados externos.

Step 7- Clique em OK. Sempre que você abre sua pasta de trabalho, os dados atualizados serão carregados em sua pasta de trabalho.

Atualizar dados automaticamente em intervalos regulares

Você pode estar usando sua pasta de trabalho mantendo-a aberta por períodos mais longos. Nesse caso, você pode querer que os dados sejam atualizados periodicamente, sem qualquer intervenção sua.

Step 1 - Clique em qualquer célula da tabela que contém o link para o arquivo de dados importado.

Step 2 - Clique na guia Dados na Faixa de Opções.

Step 3 - Clique em Conexões no grupo Conexões.

A caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho é exibida.

Step 4 - Clique no botão Propriedades.

A caixa de diálogo Propriedades da conexão é exibida. Defina as propriedades da seguinte forma -

Clique no Usage aba.
Marque a opção Refresh every.
Insira 60 como o número de minutos entre cada operação de atualização e clique em OK.

Seus dados serão atualizados automaticamente a cada 60 minutos. (ou seja, a cada uma hora).

Habilitando atualização de fundo

Para conjuntos de dados muito grandes, considere executar uma atualização em segundo plano. Isso retorna o controle do Excel para você em vez de fazer você esperar vários minutos ou mais para que a atualização seja concluída. Você pode usar esta opção quando estiver executando uma consulta em segundo plano. No entanto, durante esse tempo, você não pode executar uma consulta para qualquer tipo de conexão que recupera dados para o Modelo de Dados.

Clique em qualquer célula da tabela que contém o link para o arquivo de dados importado.
Clique na guia Dados.
Clique em Conexões no grupo Conexões. A caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho é exibida.