Gestão de Vendas e Distribuição - Orçamento
O orçamento de vendas é um plano financeiro que mostra como os recursos devem ser alocados para atingir as vendas previstas. O objetivo principal do orçamento de vendas é planejar a utilização máxima dos recursos e prever vendas.
As informações necessárias para preparar um orçamento de vendas vêm de várias fontes. Uma das melhores fontes é o vendedor que lida com os produtos diariamente. A empresa também pode obter informações do departamento de produção sobre a data de fabricação ou validade.
É muito importante prever as vendas precisas porque o orçamento de outros departamentos é baseado no orçamento de vendas. Por exemplo, a produção é fabricada de acordo com a previsão de vendas, mas se a previsão de vendas não for precisa, a produção será menor ou maior do que o desejado.
Objetivo do Orçamento de Vendas
O objetivo do orçamento de vendas é planejar e controlar as despesas de recursos (dinheiro, material, instalações e pessoas) necessários para atingir o objetivo de vendas desejado. Visa alavancar e maximizar lucros.
O objetivo do orçamento de vendas é atingir os objetivos do departamento de vendas. Ele também atua como uma ferramenta de planejamento. Ajuda a empresa a estabelecer padrões e se esforçar para alcançá-los. É também um instrumento de coordenação entre diferentes departamentos de uma organização como vendas, finanças, produção e publicidade.
O orçamento de vendas também é uma ferramenta ou controle, que auxilia na comparação com os resultados reais. Se o valor real da venda for maior do que o orçamento, podemos dizer que é uma condição favorável.
Métodos de orçamento de vendas
Existem vários métodos que podem ser usados para preparar um orçamento de vendas.
A seguir estão alguns dos métodos populares para preparar um orçamento de vendas -
Orçamento acessível
Este é um método geralmente usado por organizações que lidam com bens industriais. Além disso, as empresas que não dão importância ao orçamento ou que têm operações de pequeno porte fazem uso desse método de julgamento.
Regra Prática
Como uma determinada porcentagem das vendas. As empresas envolvidas na venda em massa de bens e as empresas dominadas pela função financeira são os principais usuários desse método.
Método Competitivo
Algumas empresas, cujos produtos enfrentam forte concorrência e muitos desafios de vendas e que precisam de estratégia de marketing eficaz para manter os lucros, fazem uso desse método. O uso desse método exige conhecimento de como nosso concorrente está trabalhando com relação à alocação de recursos.
As empresas usam uma combinação dos métodos acima. Dependendo das experiências anteriores, as abordagens orçamentárias são refinadas de tempos em tempos. O status de vendas e marketing ajuda a organização a descobrir a extensão da sofisticação necessária na abordagem do orçamento de vendas.
Elaboração de Orçamento de Vendas
A preparação do orçamento de vendas é um dos processos mais importantes das vendas. Geralmente, as empresas preparam o orçamento de vendas com base no princípio do planejamento de baixo para cima. A preparação de um orçamento de receita e vendas dependerá da estrutura organizacional de vendas; Cada chefe de departamento deve prever seu volume de vendas e despesas para o próximo período.
For Example, - em uma empresa automotiva líder, o orçamento seria preparado distritalmente e todos os orçamentos de cada distrito seriam submetidos ao escritório regional. A distribuição de todos os orçamentos distritais é feita em nível regional ou zonal ou divisão. Um orçamento de divisão é preparado e esses orçamentos de divisão variam em termos de produto ou mercado. Assim, os orçamentos da divisão são finalmente submetidos ao gerente de vendas como um produto ou um grupo de mercado.
Os orçamentos de divisão em todas as divisões seriam submetidos ao departamento de vendas central e eles digitalizariam e finalizariam o orçamento de vendas da empresa. Agora, o orçamento de marketing é combinado com os orçamentos dos departamentos de vendas e marketing, o que dará uma imagem clara das despesas totais de vendas, outras despesas relacionadas a marketing e receita de vendas aproximada gerada para a empresa. Alguns dos itens comuns em cada orçamento de vendas incluem salários de funcionários, despesas administrativas, despesas de marketing e muito mais.
As despesas de vendas diretas incluem hospedagem e hospedagem para o vendedor, alimentação e viagens, e junto com estas -
- Vendas baseadas em comissão ou incentivo
- Benefícios para funcionários, como seguro médico, gratificação e contribuição para aposentadoria
- Despesas de escritório, como despesas com internet, correspondência, telefone, material de escritório
- Custos diversos
Materiais publicitários e promocionais como -
- Venda de ajudas
- Prêmios do concurso
- Catálogos de amostras de produtos
- Lista de preços
- Outros materiais diversos
A revisão do orçamento de vendas anterior ajuda a planejar melhor o orçamento de vendas futuro, informando sobre os prós e contras dos orçamentos anteriores. Isso leva a um melhor orçamento para o futuro e pode minimizar as diferenças entre o real e o orçado.
Comunicação dos objetivos gerais
É importante que a alta administração apresente suas metas e objetivos ao departamento de marketing e argumente com eficácia por uma distribuição equitativa dos fundos. O executivo-chefe de vendas da empresa deve receber as contribuições de todos os supervisores e gerentes na preparação dos orçamentos de vendas e incentivá-los a vir com ideias diferentes para que, após a preparação do orçamento, eles possam assumir a responsabilidade e demonstrar envolvimento no cumprimento das metas implementá-los.
Ao preparar o orçamento de vendas, precisamos definir um plano preliminar para que possamos alocar os recursos e os esforços necessários para vender os produtos, aumentar a base de clientes e territórios. Quaisquer revisões no orçamento podem ser identificadas no orçamento inicial de vendas para que o gerente de vendas possa fornecer um orçamento realista com eficiência máxima. Desvios também devem ser identificados em cada etapa de desenvolvimento do orçamento de vendas.
Como o orçamento é preparado com base em contribuições de todos os níveis da hierarquia, toda a equipe cooperaria para alcançá-lo. Em caso de falha, o gerente de vendas deve ter pontos de controle para colocar o orçamento nos trilhos. Ele também pode incluir alguns fatores motivacionais como recompensas, elogios públicos e reconhecimento no orçamento, que irão motivar os funcionários a terem uma atitude positiva, resultando no cumprimento das metas orçamentárias.
Vendendo o orçamento de vendas para a alta administração
Deve haver uniformidade entre os Orçamentos fornecidos pelas diferentes divisões. A alta direção de Vendas e Marketing deve propor o Orçamento que antecipe os desafios futuros e seja competitivo, juntamente com a proposta apresentada pelos Chefes de outras divisões
Cada divisão geralmente exige fundos adicionais e, portanto, pode haver desvio do orçamento de vendas. Esses desvios devem ser tratados pelos gerentes de vendas e eles devem justificar cada desvio em seus orçamentos, pois afetariam o percentual de lucro. Em outras palavras, deve haver espaço para desvios também no orçamento de vendas.