Управление фронт-офисом - Бухгалтерский учет

Отдел бухгалтерского учета любого предприятия или организации отслеживает, записывает и управляет финансовыми операциями предприятия со своими клиентами и клиентами. Бухгалтерский отдел контролирует финансовое состояние и напрямую отслеживает эффективность любого бизнеса. Руководству полезно принимать соответствующие решения.

Когда дело доходит до гостиничного бизнеса, бухгалтерский учет управляет расходами и доходами. Он предоставляет четкую информацию для гостей, что позволяет избежать неприятных сюрпризов для гостей. Расскажите подробнее о разделе счетов фронт-офиса.

Что такое бухгалтерия фронт-офиса?

Это систематический процесс, в котором бухгалтерский персонал фронт-офиса выявляет, регистрирует, измеряет, классифицирует, проверяет, обобщает, интерпретирует, систематизирует и передает финансовую информацию для гостиничного бизнеса.

В простейшем виде учетная запись фронт-офиса напоминает английский алфавит Block-T.

Имя учетной записи
Сборы	Платежи

В области бухгалтерского учета фронт-офиса расходы вводятся в левой части буквы «Т». Они увеличивают баланс счета. Платежи вводятся справа от буквы «Т». Уменьшают баланс счета.

Базовая формула бухгалтерского учета фронт-офиса

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

куда debit увеличивает непогашенный остаток и credit уменьшает это.

Большинство современных гостиничных предприятий используют автоматизированную систему бухгалтерского учета.

Задачи кассовой системы учета

Цели системы бухгалтерского учета -

• Точно обрабатывать транзакции между гостями и отелем.
• Для отслеживания транзакций на протяжении всего пребывания гостя.
• Контролировать кредитный лимит гостя.
• Чтобы избежать возможности мошенничества.
• Чтобы организовать и сообщить транзакционную информацию.

Типы счетов

В гостиничном бизнесе существуют следующие типичные учетные записи при работе с клиентами:

• Гостевой аккаунт
• Негостевой или городской аккаунт
• Управленческий счет

Разница между гостевой и городской учетной записью

Вот некоторые важные различия между гостевой и городской учетной записью:

Гостевой аккаунт	Городской счет
Это запись финансовых транзакций между гостями и отелем.	Это запись финансовых транзакций между гостями и отелем.
Он создается во время бронирования или регистрации.	Он создается, когда гость не полностью оплатил счет во время выезда.
Он полностью обслуживается фронт-офисом.	Он поддерживается разделом «Счета» в бэк-офисе.
Он фиксирует все финансовые операции гостя от заселения до выселения.	В нем регистрируются финансовые взносы, не оплаченные или частично оплаченные гостями во время выезда из фронт-офиса в бэк-офис.
Учетная запись гостя составляется ежедневно.	Городской счет составляется ежемесячно.

Управленческий счет

Некоторые отели позволяют менеджерам рассматривать вопросы или жалобы гостей, а также любую возможность заключения коммерческой сделки посредством краткого взаимодействия с гостями. Например, если у гостя есть проблема с политикой отеля, менеджер вызывает гостя для взаимодействия за чашкой кофе или напитком и пытается решить ее. Затем расходы на это взаимодействие записываются на управленческий счет.

Фолио и типы

Фолио - это отчет обо всех транзакциях, которые произошли в одной учетной записи.

Персонал фронт-офиса записывает все транзакции между гостем и отелем на фолио. Фолио открывается с нулевым начальным балансом. Затем баланс в фолио увеличивается или уменьшается в зависимости от транзакций. Во время регистрации отъезда баланс фолио должен вернуться к нулю при оплате.

Типы фолио

Существуют следующие основные типы фолио:

• Guest - Назначено на оплату для индивидуальных гостей.

• Master - Назначенная плата за группу / организацию.

• Non-guest - Предназначен для иногородних гостей.

• Employee - Назначен сотруднику отеля для взимания платы за привилегии кафе.

Сообщения и типы

Процесс записи записей на фолио называется ‘Posting’сделок. Есть два основных типа сообщений -

• Credit- Они уменьшают непогашенный остаток гостя. Эти записи включают полную или частичную оплату или корректировки по токенам.

• Debit- Они увеличивают непогашенный остаток на гостевом счете. Дебетовые записи включают расходы по ресторану, обслуживанию номеров, оздоровительному центру / спа, прачечной, телефону и транспорту.

Ваучеры и типы

Ваучеры - это подробные документальные подтверждения транзакции. Он передает транзакцию из источника в фронт-офис. Ваучеры используются для уведомления стойки регистрации о покупках гостем или об использовании каких-либо услуг в отеле.

В отеле используются следующие типичные ваучеры:

• Ваучер на получение наличных
• Комиссионный ваучер
• Ваучер на оплату
• Ваучер на мелкую наличность
• Ваучер на пособие
• Распоряжение о разных начислениях (MCO)
• Выплаченный ваучер (VPO)
• Трансферный ваучер

Вот несколько типичных ваучеров.

Ваучер на мелкую наличность

Платежный ваучер

Главная книга и типы

Бухгалтерские книги - это группа счетов. Есть две бухгалтерские книги, которыми занимается фронт-офис -

• Guest ledger - Набор всех гостевых аккаунтов, проживающих в настоящее время в отеле.

• Non-guest ledger - Набор всех незаселенных, ушедших гостевых аккаунтов.

В отеле используются два других типа бухгалтерских книг. Оба типа бухгалтерских книг используются бухгалтерским отделом бэк-офиса, как указано -

• Receivable ledger - Бухгалтерский персонал бэк-офиса рассылает счета и выписки гостям после их отъезда без оплаты счетов и обеспечивает оплату за предоставленные услуги.

• Payable ledger - Персонал обрабатывает суммы денег, выплаченные заранее от имени гостя в отель, для будущего потребления товаров и услуг.

Расчеты по счетам

Существуют различные проблемы, связанные с расчетом по счету -

Ориентация расчетов по счетам

By Guest - Гость оплачивает собственный счет наличными / кредитной картой / чеком.

By Organization - Организация оплачивает гостевой счет путем перечисления денег на счет отеля.

Способы оплаты счетов

Существуют следующие популярные методы оплаты счетов -

Account Settlement in Local Currency - Гость может произвести оплату в местной валюте, если при оплате не взимается комиссия за конвертацию.

Account Settlement in Foreign Currency - Если гость предпочитает платить в иностранной валюте, за услугу оплаты банком взимается комиссия в размере от 3% до 6% от общей суммы к оплате.

Account Settlement Using Traveler Check - Дорожные чеки, предварительно распечатанные чеки номиналом основных мировых валют, являются хорошим вариантом для оплаты наличными.

Debit Card- Сегодня наиболее распространено использование магнитных карт для оплаты по счету. Оплата дебетовой картой ничем не отличается от оплаты наличными, поскольку сумма денег мгновенно переводится с банковского счета гостя на банковский счет отеля.

В случае оплаты кредитной картой бухгалтерский персонал отправляет ваучеры на оплату, подписанные гостями, в компанию, выпускающую кредитную карту; желательно в течение указанного времени. Затем компания-эмитент кредитной карты оплачивает гостевой счет, переводя на него деньги.

Credit Settlement by Organization- Многие национальные, международные, частные или общественные организации отправляют своих сотрудников или студентов для посещения мастер-классов, семинаров или встреч. Такие организации связываются с гостиницей для оплаты счетов своих сотрудников в кредит. Организации резервируют жилье в зависимости от количества ночей в номере (количество комнат × количество ночей, которые должны занять представители). Это широко известно как расчет по счету с использованием прямого биллинга.

В direct billing account settlement, сотрудники фронт-офиса проверяют гостевые фолио и переводят гостевую учетную запись в негостовую или городскую учетную запись. Бухгалтерия бэк-офиса отеля проверяет гостевые фолианты и отвечает за сбор суммы прямого счета от агентства прямого выставления счетов, такого как посольство, университет или организации.

Раздел бухгалтерского учета также уведомляет гостей о том, что если агентство прямого выставления счетов не сможет или откажется оплачивать сборы, гостям необходимо оплатить счет, заплатив им из своего кармана.

Combined Account Settlement- Гость может оплатить счет, оплатив частичную сумму наличными и оставшуюся сумму в кредит. Персоналу фронт-офиса необходимо подготовить подтверждающий документ для такого платежа и передать его на счета бэк-офиса.