การจัดกำหนดการและดำเนินการประชุม

การประชุมเป็นคุณสมบัติมาตรฐานในชีวิตของพนักงานขาย บริษัท ที่มุ่งเน้นการขายมีการประชุมบ่อยครั้งต่อวัน บาง บริษัท อนุญาตให้ผู้จัดการทีมเรียกประชุมทุกๆชั่วโมงเพื่อสร้างแรงจูงใจให้กับเพื่อนร่วมทีม

ทักษะที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นในการจัดตารางเวลาและเรียกใช้การประชุมคือผู้จัดการควรได้รับการอัปเดตและแจ้งให้ทราบ เขาควรมีความสามารถในการจัดการสถานการณ์บางอย่างล่วงหน้าและพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

ขั้นตอนสำคัญอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ -

  • Make your objectives clear - ก่อนที่จะเรียกการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตระหนักว่าจุดประสงค์ของการประชุมคืออะไรและผลลัพธ์ที่คุณคาดหวังจากการประชุมคืออะไร

  • Mention the list of invited members- ล่วงหน้าเพื่อให้สมาชิกในทีมทราบว่าจุดใดบ้างที่จะเพิ่มขึ้นและพวกเขาสามารถเตรียมตัวได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทราบว่ากำลังจะแชร์ข้อมูลกับคนอื่น ๆ ในการประชุมหรือไม่

  • Create a proper schedule of meeting- สำหรับทุกคนเพื่อให้ทุกคนสามารถยืนยันการเข้าร่วมได้ จัดการประชุมให้ตรงตามกำหนดเวลาและพยายามยุติภายในเวลาที่กำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีเวลาเท่าเทียมกันในการพิจารณาประเด็นมุมมองความคิดเห็นข้อเสนอแนะ ฯลฯ

  • Decision should not be lop-sided- และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะต้องเป็นไปตามข้อตกลงกับสมาชิกทุกคน สนทนากับผู้อื่นอย่างเหมาะสมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

  • Creating a schedule of timing- ช่วยในการจัดสรรเวลาให้กับผู้คนเพื่อนำเสนอประเด็นของพวกเขาและสำหรับการระดมความคิดหลังจากข้อเสนอ การเริ่มต้นและสรุปการประชุมให้ตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญ แต่การได้ยินทุกเสียงนั้นสำคัญยิ่งกว่า

  • Restrict usage of phones and communicative devices- ให้มากที่สุดในห้องประชุม ขอให้เพื่อนร่วมทีมอย่าพกโทรศัพท์เข้าร่วมการประชุมและหากเป็นเช่นนั้นให้เก็บไว้ในโหมดเงียบ

นอกจากนี้ผู้จัดการฝ่ายขายยังปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติทั่วไปในการแจกจ่ายเอกสารทั่วไปในห้องประชุมเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะมีการอภิปรายประเด็นใดบ้างในการประชุม เอกสารหรือวาระการประชุมดังกล่าวจะถูกดึงออกมากก่อนที่จะมีการเรียกประชุม ช่วยให้การอภิปรายมุ่งเน้นไปที่ประเด็นต่างๆ