Ön Büro Yönetimi - Muhasebe

Herhangi bir işletmenin veya kuruluşun muhasebe bölümü, işletmenin müşterileri ve müşterileri ile olan finansal işlemlerini izler, kaydeder ve yönetir. Muhasebe departmanı, finansal sağlığı ele alır ve herhangi bir işletmenin performansını doğrudan izler. Yönetimin uygun kararlar alması yararlıdır.

Bir otel işletmesi söz konusu olduğunda, muhasebe giderleri ve geliri yönetmektir. Misafirlere net bir bilgi vererek misafirlerin hoş olmayan sürprizlerinden kaçınmasını sağlar. Ön ofisin hesaplar bölümü hakkında bize daha fazla bilgi verin.

Ön Büro Muhasebesi nedir?

Ön büro muhasebe personelinin bir otel işletmesi için finansal bilgileri tanımladığı, kaydettiği, ölçtüğü, sınıflandırdığı, doğruladığı, özetlediği, yorumladığı, düzenlediği ve ilettiği sistematik bir süreçtir.

En basit haliyle, bir ön büro hesabı, İngilizce alfabe 'Blok-T'ye benzer.

Hesap adı
Ücretler	Ödemeler

Ön büro muhasebesi alanında, ücretler 'T' harfinin sol tarafına girilir. Hesap bakiyesini artırır. Ödemeler "T" nin sağ tarafına girilir. Hesap bakiyesini düşürürler.

Temel Ön Büro Muhasebe Formülü

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Nerede debit ödenmemiş bakiyeyi artırır ve credit onu azaltır.

Çağdaş otel işletmelerinin çoğu otomatik muhasebe sistemi kullanır.

Ön Büro Muhasebe Sisteminin Amaçları

Muhasebe sisteminin amaçları:

Misafir ve otel arasındaki işlemleri doğru bir şekilde yapmak.
Konuğun doluluğu boyunca işlemleri takip etmek.
Konuğun kredi limitini izlemek için.
Herhangi bir dolandırıcılık olasılığını önlemek için.
İşlem bilgilerini düzenlemek ve raporlamak için.

Hesap Türleri

Otel işletmelerinde müşterilerle ilgilenen aşağıdaki tipik hesaplar vardır:

Ziyaretçi hesabı
Misafir olmayan veya Şehir Hesabı
Hesap Yönetimi

Misafir ve Şehir Hesabı Arasındaki Fark

Misafir ve şehir hesabı arasındaki bazı önemli farklar şunlardır:

Ziyaretçi hesabı	Şehir Hesabı
Konuklar ile otel arasındaki finansal işlemlerin kaydıdır.	Misafir olmayanlarla otel arasındaki mali işlemlerin kaydıdır.
Rezervasyon veya kayıt sırasında oluşturulur.	Konuğun check-out sırasında faturayı tamamen ödeyememesi durumunda oluşturulur.
Tamamen ön büro tarafından yapılmaktadır.	Arka ofiste Hesaplar bölümünde tutulur.
Girişten çıkışa kadar bir misafirin tüm finansal işlemlerini kaydeder.	Ön bürodan arka ofise check-out sırasında misafirler tarafından ödenmemiş veya kısmen ödenmemiş mali aidatları kaydeder.
Misafir hesabı günlük olarak derlenir.	Şehir hesabı aylık olarak derlenir.

Hesap Yönetimi

Bazı oteller, yöneticilerin misafirlerin sorgularını veya şikayetlerini veya misafirlerle kısa bir etkileşim üzerinden bir iş anlaşması edinme olasılığını eğlendirmesine izin verir. Örneğin, bir misafirin otel politikasıyla ilgili bir sorunu varsa, yönetici misafiri bir kahve veya içecekle etkileşim için arar ve aynı şeyi çözmeye çalışır. Bu etkileşime yönelik harcamalar daha sonra yönetim hesabına kaydedilir.

Foliolar ve Türler

Bir folio, tek bir hesapta gerçekleşen tüm işlemlerin bir ifadesidir.

Ön büro personeli, misafir ile otel arasındaki tüm işlemleri folioya kaydeder. Folio sıfır başlangıç bakiyesi ile açılır. Foliodaki bakiye işlemlere göre artar veya azalır. Check-out sırasında, ödeme mutabakatı üzerine folio bakiyesi sıfıra dönmelidir.

Folio Türleri

Aşağıdaki ana folio türleri vardır -

Guest - Bireysel misafirlerden ücret almak üzere atanmıştır.
Master - Grup / organizasyon için atanmış ücret.
Non-guest - Yerleşik olmayan konuk için atanmıştır.
Employee - Otel çalışanının kahve dükkanı ayrıcalıklarına karşı suçlaması için görevlendirildi.

İlanlar ve Türler

Folioya girişleri kaydetme işlemine ‘Posting’işlemlerin. İki temel ilan türü vardır -

Credit- Konuğun ödenmemiş bakiyesini azaltırlar. Bu girişler, tam veya kısmi ödeme veya belirteçlere göre düzenlemeleri içerir.
Debit- Misafir hesabındaki ödenmemiş bakiyeyi artırır. Borç kayıtları, restoran, oda servisi, sağlık merkezi / spa, çamaşırhane, telefon ve ulaşım ücretlerini içerir.

Kuponlar ve Türler

Kuponlar, bir işlem için ayrıntılı belgesel kanıtlardır. İşlemi kaynağından ön büroya aktarır. Kuponlar, misafirlerin satın aldıkları veya oteldeki herhangi bir hizmetten yararlanmaları konusunda ön büroya bilgi vermek için kullanılır.

Otelde aşağıdaki tipik kuponlar kullanılmaktadır -

Nakit Makbuz Kuponu
Komisyon Kuponu
Şarj Kuponu
Küçük Nakit Kuponu
Ödenek Çeki
Çeşitli Masraf Emri (MCO)
Ödenmiş Kupon (VPO)
Transfer kuponu

İşte bazı tipik kuponlar.

Küçük Nakit Kuponu

Ödeme Kuponu

Defter ve Türleri

Defterler bir grup hesaptır. Ön ofisin tutacağı iki defter var -

Guest ledger - Şu anda otelde ikamet eden tüm konuk hesaplarının bir grubu.
Non-guest ledger - Yerleştirilmemiş, ayrılan tüm misafir hesapları kümesi.

Otelde kullanılan diğer iki tip defter vardır. Her iki defter türü de arka ofis muhasebe bölümü tarafından verildiği gibi kullanılır -

Receivable ledger - Arka ofis muhasebe personeli, ayrıldıktan sonra misafirlere fatura ve hesap özetlerini fatura ödemeden postalar ve verilen hizmetin ödemesini sağlar.
Payable ledger - Personel, mal ve hizmetlerin gelecekteki tüketimi için otele konuk adına önceden ödenen miktarları idare eder.

Hesap Anlaşmaları

Hesap mutabakatıyla ilgili çeşitli sorunlar var -

Hesap Takas Yönü

By Guest - Misafir kendi hesabını nakit / kredi kartı / çek ile kapatır.

By Organization - Kuruluş, otel hesabına para aktararak misafir hesabını kapatır.

Hesap Kapatma Yöntemleri

Aşağıdaki popüler hesap kapatma yöntemleri vardır -

Account Settlement in Local Currency - Bir misafir, ödemenin dönüştürme ücretleriyle alınamadığı durumlarda yerel para birimi cinsinden ödeme yapabilir.

Account Settlement in Foreign Currency - Misafir yabancı para ile ödeme yapmayı tercih ederse, banka tarafından ödeme hizmeti, ödenecek toplam tutarın yaklaşık% 3 ila% 6'sı kadar ücretlendirilir.

Account Settlement Using Traveler Check - Seyahat çekleri, dünyanın önde gelen para birimleri cinsinden önceden basılmış çekler, nakit ödeme yapmak için iyi bir seçenektir.

Debit Card- Hesap karşılığı ödeme için manyetik kart kullanımı günümüzde en yaygın olanıdır. Banka kartıyla ödeme yapmak, nakit ödeme yapmak kadar iyidir, çünkü para miktarı konuğun banka hesabından otelin banka hesabına anında aktarılır.

Kredi kartı ödemesi durumunda, muhasebe personeli, misafirlerin imzaladığı harcama fişlerini kredi kartı şirketine postalar; tercihen belirli bir süre içinde. Kredi kartı şirketi daha sonra kendisine karşı para aktararak misafir hesabını kapatır.

Credit Settlement by Organization- Birçok ulusal, uluslararası, özel veya kamu kuruluşu çalışanlarını veya öğrencilerini atölyelere, seminerlere veya toplantılara katılmaları için gönderir. Bu tür kuruluşlar, çalışanlarının faturalarını krediyle ödemek için otelle bağlantı kurarlar. Kuruluşlar, konaklamayı oda gece sayısına (oda sayısı x temsilcilerin oturması beklenen gece sayısı) bağlı olarak rezerve eder. Bu, popüler olarak Doğrudan Faturalandırmayı kullanan hesap Mutabakatı olarak bilinir.

İçinde direct billing account settlement, ön büro personeli konuk foliolarını doğrular ve konuk hesabını konuk olmayan veya şehir hesabına aktarır. Otelin arka ofis muhasebesi, konuk folioları doğrular ve doğrudan fatura tutarını elçilik, üniversite veya kuruluşlar gibi bir doğrudan faturalama kurumundan tahsil etmekten sorumludur.

Muhasebe bölümü ayrıca, doğrudan faturalama kurumunun ödemeyi başaramaması veya ödemeyi reddetmesi durumunda misafirlerin cebinden ödeyerek hesabı kapatmaları gerektiğini bildirir.

Combined Account Settlement- Bir misafir, kısmi tutarı nakit olarak ve kalan tutarı kredi olarak ödeyerek hesabı kapatabilir. Ön büro personelinin bu tür bir ödeme için destekleyici belgeyi hazırlaması ve arka ofis hesaplarına teslim etmesi gerekir.