Ön Büro Yönetimi - Rezervasyon

Otel konaklama rezervasyonu, ön büro departmanının önemli sorumluluklarından biridir. Potansiyel bir konuk, istenen konaklama türünün ve otelin sunduğu müttefik hizmetlerin mevcudiyeti için bir otelle iletişime geçer. Ön büro departmanı misafirlerin sorgulamasına tepki vermelidir.

Bir misafir için rezervasyon, varışta garantili konaklama için daha iyi bir anlaşma şansını artırır. Bir otel için rezervasyon, hem normal hem de yoğun sezonlarda konuk deneyiminin daha iyi yönetilmesini sağlayabilir. Rezervasyon prosedürü, otelin büyüklüğüne ve markasına ve kullanılan rezervasyon sistemine göre değişiklik göstermektedir.

Ön ofisin rezervasyonları nasıl ele aldığını bize bildirin.

Otel Rezervasyon Sistemleri Türleri

Etkili ve verimli bir rezervasyon sistemi, otelin karlılığına katkıda bulunan şeydir. En popüler rezervasyon sistemleri aşağıdadır -

Whitney Rezervasyon Sistemi

1940 yılında New York'tan Whitney Paper Corporation tarafından geliştirildi, dolayısıyla adı. Bu, otellerin otellerdeki bilgisayar öncesi günlerde takip ettikleri geleneksel bir manuel rezervasyon sistemidir. Rezervasyon için aşağıdaki kurulumu içerir -

Konaklama rezervasyonu talebi fişi
Misafir adını, konaklama türünü, numarasını ve kalış süresini kaydeden Whitney slip
Geçici / Kalıcı varış fişi
Misafir faturası
Misafir kayıt kartı
Yazışma dosyası
Tarih, misafir adı, oda tipi ve oda numarası ile misafirin günlük doluluğunu kaydeden yatak odası günlüğü

Bir Whitney kaymasının ve yatak odası günlüğünün nasıl göründüğünü görelim.

Whitney Slip

Misafir adı	Varış tarihi	Oda tipi	Oda Fiyatı	Çıkış tarihi
Rezervasyon Modu		Rezerve Eden		Alındığı Tarih
Varsa Rezervasyon Kuruluşu:
Fatura Talimatları			Onay Tarihi

Yatak Odası Dergisi

Tarih: ___________
Misafir adı	Oda numarası	Oda Özellikleri

Bu sistemin verimli olduğu kanıtlanmış olsa da, zaman zaman hatalar için çok sayıda evrak işi üretti. Bu dezavantajlar merkezi rezervasyon sistemiyle aşıldı.

Merkezi Rezervasyon Sistemi (CRS)

Evrak işlerini azaltan ve büyük miktarda rezervasyon verisini zahmetsizce işleyebilen bilgisayarlı bir rezervasyon sistemidir.

Bu sistemde misafir verileri ve rezervasyon bilgileri bilgisayarların depolama disklerinde saklandığı için istenildiği zaman erişilebilir. Misafirle ilgili verilerin aranmasına, eklenmesine, kaldırılmasına veya güncellenmesine olanak tanıyan bir kayıt koleksiyonu veritabanı biçiminde depolanır.

Bilgisayarlı rezervasyon sistemi sadece misafir rezervasyonlarının yapılmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda gelecek bir zaman diliminde kaç konaklama yeri rezerve edilebileceğini tahmin etmeye de yardımcı olur.

Bir CRS tipik olarak böyle çalışır -

Otel satış temsilcilerinin misafirleri oda uygunluğunu kontrol etmek için ararlar. Ön büro rezervasyon personeline iletilir. Personel, gereksinimle ilgili ayrıntıları bulur ve istenen konaklama yerinin veri tabanında olup olmadığını kontrol eder. Rezervasyon politikalarına ve prosedürlerine göre, rezervasyon personeli daha sonra konaklama müsaitliği hakkında resepsiyona bilgi verir veya önerir ve daha fazla uygun işlemi yapar.

Rezervasyonda İnternetin Rolü

İnternet, konaklama sektörüne de bir ivme kazandırdı. Çeşitli yerlerde bulunan bir otelin ofislerinin ve bunların çeşitli departmanlarının sorunsuz yönetimini kolaylaştırır.

Otel işletmeleri, haftanın yedi günü 24 saat aktif olarak internet üzerinde çalışmaktadır. İnternet, karmaşık rezervasyon sistemini basitleştirmiştir. Çevrimiçi Otel Yönetim Sistemlerini (OHMS) etkinleştirir.HotelogixKonukların seçtikleri konaklama birimlerini hızlı ve rahat bir şekilde rezerve etmelerine yardımcı olmak. Otelin misafirleri kendi rahatlıklarıyla fiyat tablolarına, konaklama müsaitliğine, check-in ve check-out zamanlarına, restoranlara ilişkin detaylara vb. Erişebilirler.

Rezervasyon Kaynakları

İnsanlar kişisel ve MICE gibi çeşitli nedenlerle seyahat ederler. Rezervasyon taleplerinin geldiği çeşitli kaynaklar var -

Direct Request from Guests - Muhtemel konuklar, çoğunlukla tek başına seyahat edenler veya aile gezginleri olduklarında konaklama rezervasyonu için otele bireysel olarak yaklaşabilirler.
Request from Travel Agent - Grup gezginler için konaklama rezervasyonu yapmak için otele başvurabilirler.
Request from Corporate Agent - Bir kuruluş, çalışanları, müşterileri veya ziyaretçileri için konaklama rezervasyonu yapmasını isteyebilir.
Request from Airlines - Havayolları, uçuş iptallerinin yanı sıra rutin kalışlar için çalışan personeli için konaklama rezervasyonu yapabilir.
Request from Institutions - Çeşitli SMERF veya STK kurumları, farklı yerlere seyahat eden sporcular, elçilik delegasyonları veya gösteri sanatı program grupları, atölye grupları ve benzerleri için oteller ayırmayı talep ediyor.

Rezervasyonları Yönetme

Bir konaklama yeri rezerve etmenin ilk adımı, istenen konaklama türünün belirli bir süre için satış için uygun olup olmadığını kontrol etmektir. Tahmin panoları veya bilgisayarlı sistemler kontrol edilerek yapılır.

Konaklama Rezervasyonunun Kabul Edilmesi

İstenilen konaklama tipi satış için otelde mevcut ise konaklama rezervasyonu kabul edilir. Yoğun bir sezonda müsait değilse veya konuğun acil ihtiyacı varsa, personel, olanaklarını ve olanaklarını belirterek neredeyse benzer alternatif konaklama yapılmasını önerir.

Rezervasyon, konaklamanın müsaitliği ile bağlantılı olarak aşağıdaki durumlarda kabul edilir:

Misafir otelde yeni mi?
Misafirin ödeme ve davranış konusunda otelle ilgili iyi bir kimlik bilgileri var mı?
Misafir VIP mi?

Konaklama Rezervasyonunun Reddedilmesi

Rezervasyon reddi doğrudan gelir kaybı anlamına gelir. Ancak rezervasyon personelinin konuklar veya acenteler için rezervasyonu geri çevirdiği bazı durumlar vardır. Rezervasyonu reddetmenin olası nedenleri şunlardır:

All accommodations in hotel booked - Böyle bir durumda, rezervasyon görevlisi rezervasyonu nazikçe reddeder ve aynı bölgede alternatif bir otel veya yakın bir bölgede aynı sahibin farklı bir mülkünü önerir.
Requested type of accommodation not available - Böyle bir durumda, rezervasyon görevlisi alternatif bir konaklama önerir.
Guest/Agent blacklisted- Bazı misafirler veya acenteler, otel aleyhine ödeme tarihi geçmişleri nedeniyle kara listeye alınmıştır. Böyle bir durumda rezervasyon memuru, rezervasyon müdürünün tavsiyesini arar.

Son olarak önbüro rezervasyon bölümü o güne ait rezervasyonların listesini hazırlayarak ön büroya gönderir. Liste ayrıca misafirin yeni mi yoksa tekrar mı olduğu, oda konumu veya dekoru hakkında misafir tercihleri gibi hayati bilgileri içerir. Odalar daha sonra temizlik tarafından hazırlanır.

Konaklama Rezervasyonunun İptal Edilmesi

Bu, otelin bir misafirle işini kaybettiği başka bir olaydır. Gerçek, açık bir gelir kaybı olsa da, ön büro personeli buna kibarca ve nazikçe tepki vermelidir. Personel ayrıca, konuğun rezervasyonu iptal ederken ödemesi gereken tüm iptal ücretlerini iletmelidir. İptal, aşağıdaki adımlarda yapılır -

Konuğun ve rezerve edilmiş konaklama yerinin ayrıntılarını öğrenmek.
Varsa iptal ücretlerinin doğrulanması.
Konuğa iptal ücretlerinin bildirilmesi.
Sistemde rezervasyon iptali.
Konaklama durumu için sistemi güncelleme.
Konuğu iptal konusunda teyit etmek.

Rezervasyon Raporu Oluşturuluyor

Rezervasyon raporları, yönetimin eğilimleri bulmasına yardımcı olmak ve işle ilgili tahminlerde bulunmak için oluşturulur.

Raporlar tipik olarak aşağıdaki türlerdendir -

Doluluk raporu
Özel varış raporu
Gelir tahmini raporu
Turnaway raporu