Misafir Kaydı

Misafir kaydı, misafir bilgilerini resmi amaçlarla kaydetmekten başka bir şey değildir. Rezervasyon sırasında ön büro personeli misafirlerden kişisel bilgilerini GRC'ye girmelerini ister.

Her ikisi için de kayıt faaliyeti zorunludur; Rezerve edilmiş konaklama birimi olan konuk ve aynı zamanda gelen konuk için. Kayıt sırasında misafirin GRC'ye konuk adı, iletişim numarası, otelde kalış amacı, yabancı misafir olması durumunda pasaport ve vize bilgileri gibi önemli bilgileri girmesi gerekmektedir. Misafir bilgilerinin yetkisiz kişilere ifşa edilmemesi ön büro personelinin sorumluluğundadır.

Kayıt hakkında daha fazla bilgi edinelim.

Ön Kayıt Prosedürü

Bu prosedür, potansiyel misafirlerin istenen konaklama türünün mevcudiyetini sorgulamasını içerir. Kayıt varıştan önce de yapılabilir. Sık misafir, VIP veya grup misafirleri olması durumunda telefon görüşmesi yoluyla yapılabilir.

Yeni gelen konuk olması durumunda, konuk ile otel arasında önceden etkileşim olmadığı için ön kayıt yapılmaz. Ön kayıt faaliyeti, istenen konaklamanın ayrılmış olarak işaretlendiği gerçek kayıt sürecini hızlandırır.

Misafirin Kimliğini Doğrulama

11 Eylül terör saldırılarından bu yana, oteller zorunlu olarak konukların kimliklerini doğruluyor. Personel önce kibarca konuğun adını sorarak konuğun kimliğini doğrular. Personel daha sonra, konuğun çalıştığı tanınmış bir kuruluştan ehliyet gibi fotoğraflı bir kimlik veya geçerli bir kimlik kartı göstermeyi talep eder. Misafirler yabancı bir ülkeden ise personel pasaport göstermelerini ister. Personel, doğrulayıcı soruları kibarca sormaya yetkilidir.

Pasaport veya kimlik kartının gerçek kopyaları, konuğun kimliğini doğrulamak ve misafir veritabanını hazırlamak için yapılır.

Kayıt Kartı Tipik Formatı

Aşağıda, bir kayıt kartının tipik bir biçimi verilmiştir -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
Veriliş tarihi:		Veriliş tarihi:
Son kullanma tarihi:		Son kullanma tarihi:
Verildiği yer:		Verildiği yer:
		Vize tipi:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: Kart numarası: Son kullanma tarihi:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

Kayıt Kaydı Oluşturma

Misafirler otele vardıklarında, ön büro personeli bilgileri doldurmaları için GRC'yi misafire teslim eder. VIP olması durumunda personel karta bilgileri girer ve konuğun imzasını alır.

Personel daha sonra konuğun kayıt kaydını oluşturur, onay imzalar, pasaportun veya diğer kimlik kartlarının gerçek kopyalarını ekler ve bu seti misafir geçmişi dosyasına kaydeder. Misafir rezervasyon kaydı, yazılım sisteminde kayıt kaydı olarak oluşturulur.

Ödeme Yönteminin Oluşturulması

Konuklar, önceden veya check-out sırasında ödeme yapabilirler. Peşin ödeme yapanlar Peşin Ödemeli (PIA) listesine alınır. Kayıt sırasında misafirin tercih ettiği bir modun kaydedildiği çeşitli ödeme yöntemleri vardır. Aşağıdaki ödeme yöntemleri mevcuttur -

Nakit Ödeme (havale, seyahat çeki de dahil).
Kredi Kartı / Banka Kartı Ödemesi (yalnızca kartların son kullanma tarihi geçmemişse kabul edilir).
Çek Ödemesi (ileri tarihli çeklerin kabul edilmediği durumlarda).
Doğrudan faturalandırma.
Hediye kartı ve kupon gibi Özel Ödeme.
Misafirlerin kayıt sırasında ödeme seçeneklerinden birini seçmeleri gerekmektedir.

Konaklama Atama

Ön büro personeli, misafire yalnızca kayıt işlemi tamamlandığında bir konaklama tahsis eder. Personel, konaklama numarasını PMS'ye kaydeder ve olumlu özelliklerini kısaca açıklar.

Rezervasyon personeli ayrıca komiserin bagajlarını alması için bilgilendirir.

Oda Anahtarlarını veya Erişim Kodunu Verme

Konaklama yeri tahsis edildikten sonra, ön büro personeli konaklama birimine erişim için anahtarları veya bilgisayarlı gizli kod anahtarlarını verir.

Konuğa verirken oda numarası veya bilgisayarlı anahtar hakkında yüksek sesle hiçbir şey söylememek genel bir uygulamadır. Zil görevlisi daha sonra konuğun konaklama birimine kadar bagajla ilgilenmesine yardımcı olur ve konaklama özelliklerini açıklar. Görevli daha sonra anahtarları konuğa verir, en iyi konaklama için selamlar ve kapıyı kapatarak konaklama biriminden ayrılır.

Özel İsteklerin Karşılanması

Misafir, herhangi bir yetersiz veya hoş olmayan nedenlerden dolayı konaklamadan memnun değilse, zil görevlisi bunu ön büro personelinin dikkatine getirebilir. Ayrıca misafirin bebek beşiği veya sıcak su torbası veya tıraş seti gibi özel ihtiyaçları varsa ön büro personeli talebi zamanında yerine getirmekle yükümlüdür.