SAP MM - Xác minh hóa đơn
Mọi tổ chức có được hàng hóa hoặc dịch vụ để hoàn thành nhu cầu kinh doanh của mình. Khi hàng hóa được mua từ nhà cung cấp và được đặt trong cơ sở của công ty thông qua việc nhận hàng, chúng tôi cần thanh toán cho nhà cung cấp cho hàng hóa và dịch vụ đã mua. Số tiền phải trả cùng với các chi tiết của vật liệu được nhà cung cấp cung cấp dưới dạng một tài liệu được gọi làinvoice. Trước khi thanh toán cho nhà cung cấp, chúng tôi cần xác minh hóa đơn. Quá trình xác minh hóa đơn trước khi thanh toán này được gọi làinvoice verification. Các điểm chính cần lưu ý về xác minh hóa đơn như sau:
Việc xác minh hóa đơn đánh dấu việc kết thúc mua sắm, sau khi đặt hàng và nhận hàng.
Đăng tải hóa đơn cập nhật tất cả các tài liệu liên quan về tài chính và kế toán.
Có thể xử lý hóa đơn bị chặn khác với hóa đơn thực tế thông qua xác minh hóa đơn.
Người ta thường gặp các điều khoản sau trong xác minh hóa đơn:
- Đăng hóa đơn
- Hóa đơn bị chặn
- Quyết toán biên nhận được đánh giá (ERS)
Đăng hóa đơn
Việc niêm yết hóa đơn được thực hiện sau khi đã nhận hàng từ người bán và sau khi đã hoàn thành việc nhận hàng. Hóa đơn nhận được từ một nhà cung cấp được bên đặt hàng xác nhận dựa trên chi phí, số lượng và chất lượng, sau đó hóa đơn được đăng đối với đơn đặt hàng đó.
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp (người bán) được thanh toán từ công ty và việc đối chiếu hóa đơn và PO được hoàn thành. Làm theo các bước dưới đây để đăng hóa đơn.
Đường dẫn đến Đăng hóa đơn
Logistics ⇒ Quản lý vật tư ⇒ Xác minh hóa đơn hậu cần ⇒ Nhập chứng từ ⇒ Nhập hóa đơn
TCode: MIRO
Step 1 - Trên màn hình Menu SAP, chọn Nhập Hóa đơn theo đường dẫn trên.
Step 2- Điền vào tất cả các chi tiết cần thiết như ngày đăng hóa đơn, số tiền phải trả cho nhà cung cấp cùng với số lượng mà số tiền được thanh toán. Nhấp vào Lưu. Hóa đơn bây giờ được đăng để nhận hàng.
Hóa đơn bị chặn
Đôi khi bộ phận kế toán có thể không thanh toán được cho nhà cung cấp theo hóa đơn đã nêu. Điều này có thể xảy ra trong trường hợp sau. Bạn cố gắng đăng hóa đơn, tuy nhiên hệ thống mong đợi giá trị mặc định nhất định so với đơn đặt hàng hoặc hóa đơn nhận hàng và hóa đơn đã đăng khác với giá trị mặc định. Điều này có thể dẫn đến việc chặn hóa đơn. Việc chặn hóa đơn là do -
Sự khác biệt về số lượng ở cấp độ mặt hàng
Sự khác biệt về số lượng ở cấp độ mặt hàng
Rất khó để phân tích các khác biệt nhỏ trong hóa đơn. Vì vậy, giới hạn dung sai được thiết lập trong hệ thống và nếu phương sai trong hóa đơn nằm trong giới hạn dung sai thì hệ thống chấp nhận hóa đơn. Nếu phương sai vượt quá giới hạn dung sai thì có thể dẫn đến khóa hóa đơn. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi cần phải bỏ chặn hoặc giải phóng hóa đơn bị chặn theo cách thủ công nếu nó phải được xử lý. Làm theo các bước dưới đây để bỏ chặn hóa đơn.
Đường dẫn đến việc phát hành hóa đơn bị chặn
Hậu cần ⇒ Quản lý nguyên vật liệu ⇒ Xác minh hóa đơn hậu cần ⇒ Xử lý tiếp theo ⇒ Giải phóng hóa đơn bị chặn
Mã TC: MRBR
Step 1 - Trên màn hình SAP Menu, chọn Phát hành Hóa đơn bị Chặn theo đường dẫn trên.
Step 2- Cung cấp thông tin chi tiết cần thiết như mã công ty, số chứng từ hóa đơn, nhà cung cấp, ngày đăng, nhóm mua hàng. Sau đó nhấp vào nút thực thi. Hóa đơn bị chặn sẽ được phát hành.
Quyết toán biên nhận được đánh giá
Giải quyết biên nhận được đánh giá (ERS) là một phương pháp dễ dàng để giải quyết việc nhận hàng một cách tự động. Nếu bên đặt hàng đã đồng ý với nhà cung cấp về tất cả các điều khoản và điều kiện tài chính thì không cần xác minh hóa đơn. Hóa đơn sẽ được đăng tự động từ thông tin có trong đơn hàng và phiếu nhận hàng. Dưới đây là những lợi thế của việc có ERS -
Đơn đặt hàng có thể được giải quyết và đóng nhanh chóng.
Nó làm giảm nỗ lực của con người, vì không cần xác minh hóa đơn.
Sự khác biệt về số lượng và số lượng trong hóa đơn có thể tránh được với sự trợ giúp của ERS.
Để triển khai ERS, một số cài đặt bắt buộc phải được thực hiện trong tổng thể của nhà cung cấp.
Vào XK02 (Thay đổi chế độ của nhà cung cấp chính).
Chọn tab Kiểm soát dữ liệu.
Chọn hộp AutoEvalGRSetmt Del. Và AutoEvalGRSetmt Ret.
Nhấp vào Lưu. Bây giờ nhà cung cấp cụ thể được kích hoạt cho ERS.
Làm theo các bước dưới đây để tạo ERS.
Đường dẫn tạo ERS
Hậu cần ⇒ Quản lý vật tư ⇒ Xác minh hóa đơn hậu cần ⇒ Quyết toán tự động ⇒ Quyết toán biên nhận đã đánh giá (ERS)
TCode: MRRL
Step 1 - Trên màn hình Trình đơn SAP, chọn Quyết toán Biên nhận đã Đánh giá (ERS) theo đường dẫn trên.
Step 2- Điền tất cả các chi tiết cần thiết như mã công ty, nhà máy, số và ngày chứng từ nhận hàng, nhà cung cấp và chứng từ mua hàng. Nhấp vào Lưu. ERS sẽ được tạo cho đơn hàng mua và nhận hàng tương ứng.
