SAP MM - Quy trình mua sắm
Mọi tổ chức có được vật chất hoặc dịch vụ để hoàn thành các nhu cầu kinh doanh của mình. Quá trình mua nguyên vật liệu và nhận dịch vụ từ các nhà cung cấp hoặc đại lý được gọi là mua sắm. Việc mua sắm phải được thực hiện theo cách mà nguyên vật liệu được đặt hàng với số lượng chính xác, với giá trị thích hợp vào thời điểm thích hợp. Nó được chia thành các phần sau:
- Mua sắm cơ bản
- Mua sắm đặc biệt
Mua sắm cơ bản
Mua sắm cơ bản là một quá trình mua lại hàng hoá hoặc dịch vụ với số lượng phù hợp, đúng giá và vào đúng thời điểm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải duy trì sự cân bằng hợp lý giữa số lượng, giá cả và thời gian. Hãy xem xét ví dụ sau:
Các tổ chức cố gắng duy trì mức tồn kho ở mức tối thiểu, do giá liên quan đến mức tồn kho cao; đồng thời có thể gây bất lợi cho việc ngừng sản xuất do thiếu nguyên liệu.
Việc nhận được mức giá tối thiểu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ thường là cần thiết, tuy nhiên, điều quan trọng không kém là duy trì sự cân bằng giữa tính sẵn có của sản phẩm, chất lượng và mối quan hệ với nhà cung cấp (người bán).
Vòng đời mua sắm
Mua sắm trong hầu hết các tổ chức hiện đại tuân theo một số bước tuần tự được mô tả dưới đây:
Yêu cầu và Thu thập thông tin
Quá trình mua sắm bắt đầu bằng việc thu thập thông tin về một sản phẩm và số lượng của nó. Khi đó đối với những sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu, cần tìm kiếm những nhà cung cấp có thể thỏa mãn yêu cầu.
Liên hệ nhà cung cấp
Sau khi thu thập các yêu cầu, người ta tìm kiếm các nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu đó. Dựa vào đó, các yêu cầu báo giá hoặc yêu cầu thông tin được gửi đến nhà cung cấp hoặc liên hệ trực tiếp với họ.
Đánh giá lý lịch
Sau khi biết nhà cung cấp, chất lượng sản phẩm / dịch vụ sẽ được kiểm tra và mọi nhu cầu cần thiết cho dịch vụ như các thông số lắp đặt, bảo hành và bảo trì sẽ được điều tra. Một số mẫu sản phẩm có thể được lấy để kiểm tra chất lượng.
Đàm phán
Một số cuộc thương lượng với nhà cung cấp được thực hiện về giá cả, tính sẵn có và lịch trình giao hàng của sản phẩm / dịch vụ. Sau đó, hợp đồng được ký kết, là văn bản pháp lý ràng buộc giữa nhà cung cấp và bên đặt hàng. Một hợp đồng sẽ bao gồm tất cả các thông tin cần thiết như giá cả và số lượng vật liệu, ngày giao hàng, v.v.
Thực hiện đơn hàng
Vật liệu đặt hàng được vận chuyển, giao cho bên đặt hàng và nhà cung cấp được thanh toán tương ứng. Đào tạo và cài đặt sản phẩm hoặc dịch vụ cũng có thể được bao gồm.
Tiêu thụ, Bảo trì và Xử lý
Khi sản phẩm / dịch vụ được tiêu thụ, hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ được đánh giá và bất kỳ hỗ trợ dịch vụ tiếp theo nào, nếu được yêu cầu, sẽ được phân tích.
Gia hạn hợp đồng
Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ được tiêu thụ hoặc hợp đồng hết hạn và cần được gia hạn hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng lại, trải nghiệm với nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ sẽ được xem xét. Nếu các sản phẩm hoặc dịch vụ phải được đặt hàng lại, công ty sẽ quyết định đặt hàng từ nhà cung cấp trước đó hay suy nghĩ về các nhà cung cấp mới.
Hoạt động mua sắm cơ bản
Hình sau minh họa quy trình của các hoạt động mua sắm cơ bản -
Dưới đây là phần giới thiệu ngắn gọn về các hoạt động đấu thầu:
| Sr.No. | Hoạt động & Mô tả Mua sắm |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement Đây là phân khu hợp lý, nơi nó được xác định vật liệu hoặc dịch vụ nào được yêu cầu và nhà cung cấp nào có thể đáp ứng các yêu cầu. |
| 2 | Creating Purchase Requisition Đây là giai đoạn mà bộ phận mua hàng được thông báo về yêu cầu của các mặt hàng hoặc dịch vụ. Yêu cầu là một tài liệu nội bộ. |
| 3 | Creating Purchase Order Đây là giai đoạn khi một đơn đặt hàng được tạo ra từ yêu cầu và nó được phê duyệt và giao cho một nhà cung cấp. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received Đây là giai đoạn mà vật liệu được công ty tiếp nhận và tình trạng và chất lượng của nó đang được kiểm tra. Trong giai đoạn này, một hóa đơn được nhận từ nhà cung cấp (người bán). |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp (người bán) được thanh toán từ công ty và việc đối chiếu hóa đơn và PO được hoàn thành. |
Loại hình mua sắm cơ bản
Có hai loại mua sắm cơ bản -
Mua hàng tồn kho so với tiêu dùng
Mua sắm bên ngoài so với nội bộ
Mua hàng tồn kho so với tiêu dùng
Những điểm sau đây cho thấy sự khác biệt của Mua sắm hàng tồn kho so với Tiêu dùng -
Procurement for Stock- Vật liệu tồn kho là vật liệu được lưu giữ trong kho. Những vật liệu này được giữ trong kho sau khi nhận được từ nhà cung cấp. Kho nguyên vật liệu này không ngừng tăng hoặc giảm dựa trên số lượng nhận được hoặc phát hành. Để đặt hàng vật liệu cho kho, vật liệumust có một bản ghi chính trong hệ thống.
Procurement for Direct Consumption- Khi mua sắm là để tiêu dùng trực tiếp, tức là sẽ được tiêu thụ ngay khi nhận được hàng, người sử dụng cần nêu rõ mục đích tiêu dùng. Để đặt hàng một vật liệu để tiêu dùng, vật liệumay có một bản ghi chính trong hệ thống.
Mua sắm bên ngoài so với nội bộ
Những điểm sau đây cho thấy sự khác biệt của Mua sắm bên ngoài và Mua sắm nội bộ -
External procurement- Là quá trình mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Có ba hình thức mua sắm bên ngoài cơ bản thường được hỗ trợ bởi thành phần mua hàng của hệ thống CNTT.
One-time orders thường được sử dụng cho vật liệu và dịch vụ được đặt hàng không thường xuyên.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Đối với những nguyên vật liệu được đặt hàng thường xuyên và số lượng lớn, chúng tôi có thể thương lượng thỏa thuận với nhà cung cấp (người bán) để biết giá cả hoặc các điều kiện & ghi vào hợp đồng. Trong hợp đồng bạn cũng ghi rõ ngày hiệu lực.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Nếu một tài liệu được đặt hàng ngày và được giao theo một lịch trình thời gian chính xác, thì bạn phải thiết lập một thỏa thuận về lịch trình.
Internal Procurement- Các tổ chức doanh nghiệp lớn có thể sở hữu nhiều doanh nghiệp hoặc công ty riêng biệt. Mua sắm nội bộ là quá trình nhận vật tư và dịch vụ giữa các công ty giống nhau. Vì vậy, mỗi công ty này duy trì một hệ thống sổ sách kế toán hoàn chỉnh với các Báo cáo Số dư, Lãi & Lỗ riêng biệt để khi giao dịch xảy ra giữa chúng sẽ được ghi lại.
Mua sắm đặc biệt
Cổ phiếu đặc biệt là cổ phiếu được quản lý khác nhau, vì những cổ phiếu này không thuộc về công ty. Cổ phiếu đặc biệt được giữ ở một số địa điểm cụ thể. Mua sắm đặc biệt và các loại cổ phiếu đặc biệt được chia thành các loại sau:
Hàng ký gửi
Kho ký gửi là những vật liệu có sẵn tại cơ sở cửa hàng của chúng tôi, tuy nhiên nó vẫn thuộc về nhà cung cấp (người bán) vật liệu. Nếu bạn sử dụng vật liệu từ kho ký gửi, thì bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp.
Xử lý của bên thứ ba
Trong quá trình xử lý của bên thứ ba, một công ty chuyển đơn đặt hàng cho nhà cung cấp bên ngoài liên kết (người bán), người gửi hàng trực tiếp cho khách hàng. Đơn đặt hàng không được xử lý bởi công ty, mà bởi nhà cung cấp (người bán). Các mặt hàng của bên thứ ba có thể được nhập vào các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua và đơn đặt hàng.
Xử lý đường ống
Trong xử lý đường ống, công ty không cần đặt hàng hoặc lưu trữ các vật liệu liên quan. Nó có thể đạt được khi và khi được yêu cầu thông qua đường ống (ví dụ, dầu hoặc nước), hoặc một kiểu cáp khác (chẳng hạn như điện). Nguyên liệu được tiêu thụ được quyết toán với nhà cung cấp (người bán) một cách thường xuyên.
Kho vận chuyển có thể trả lại
Công ty đặt hàng từ một nhà cung cấp (người bán). Hàng hóa được giao với bao bì vận chuyển có thể trả lại (pallet, thùng chứa) thuộc về nhà cung cấp (người bán) và được lưu trữ tại cơ sở của khách hàng cho đến khi họ trả lại cho công ty.
Thầu phụ
Nhà cung cấp (nhà thầu phụ) nhận các thành phần từ bên đặt hàng với sự trợ giúp của bên sản xuất sản phẩm. Sản phẩm được quý công ty đặt hàng qua đơn đặt hàng. Các thành phần do nhà cung cấp (người bán) yêu cầu để sản xuất sản phẩm đặt hàng được liệt kê trong đơn đặt hàng và được cung cấp cho nhà thầu phụ.
Chuyển kho bằng Lệnh vận chuyển Kho
Hàng hóa được mua sắm và cung cấp trong một công ty. Một nhà máy đặt hàng nội bộ từ một nhà máy khác (nhà máy tiếp nhận / nhà máy phát hành). Hàng hóa được mua với một loại lệnh mua đặc biệt - lệnh vận chuyển kho. Bạn sẽ có thể yêu cầu và giám sát việc chuyển hàng bằng lệnh vận chuyển kho.