Thực hiện Chính sách Công dân
Nói chuyện với đồng nghiệp về sự cần thiết phải cư xử văn minh và tôn trọng người khác là cách tiếp cận truyền thống đối với phép lịch sự, tuy nhiên người ta nhận thấy rằng trong trường hợp không có chính sách rõ ràng về phép lịch sự, mọi người thường có xu hướng lạm dụng quyền lực của mình , khiến người đối diện thiếu văn minh trong ứng xử nghề nghiệp. Điều này dẫn đến một vòng xoáy đi xuống rất lớn ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của công ty.
Để được coi là một công ty không khoan nhượng đối với hành vi tàn bạo, công ty phải có một chính sách cư xử hiệu quả trong đó xác định rõ những gì công ty coi là hành vi không được chấp nhận tại nơi làm việc. Điều đó sẽ làm cho các nhân viên hiểu chính xác hành vi cần thiết của họ là gì và cũng sẽ bảo vệ người khác khỏi cảm giác bị lợi dụng.
Đặc điểm của Chính sách Công dân
Để thể hiện chính xác vị thế của công ty về sự bất lực tại nơi làm việc, một Chính sách Công bằng cần phải specific, measurable, observablevà definitive.
Specific- Các chính sách công bằng phải mô tả hành vi không mong muốn một cách rõ ràng. Chỉ đề cập rằng hành vi thô lỗ là không thể chấp nhận được sẽ không đủ. Hành vi thô lỗ cần được xác định đúng và tất cả các hành động cấu thành hành vi thô lỗ cũng cần phải được đề cập. Điều này sẽ đảm bảo rằng chính sách không bị hiểu sai.
Ví dụ, một người quản lý đang nói chuyện khó khăn với một trong những đồng đội của anh ta không được coi là hành vi thô lỗ. Ngôn ngữ cần phải chắc chắn và nghiêm túc đồng thời cũng phải dễ hiểu. Chính sách Công dân sẽ không có bất kỳ hiệu quả mong muốn nào nếu không ai hiểu nó ngay từ đầu.
Measurable- Chính sách công dân phải đưa ra một định nghĩa định lượng về hậu quả. Ví dụ: chính sách phải nêu rõ số ngày một nhân viên sẽ bị đình chỉ nếu anh ta bị kết tội chỉ vì một nhận xét phân biệt chủng tộc.
Observable- Ý định của một người, trừ khi có thể quan sát được, không được liệt kê trong Chính sách về sự công bằng. Chính sách nên xác định hậu quả của các hành động không mong muốn và không dựa trên ý định tham gia vào các hành động không mong muốn, trừ khi được chứng minh rõ ràng.
Definitive- Xác định hậu quả của việc không tuân theo Chính sách Công bằng sẽ khiến nhân viên nhận thấy rằng công ty nghiêm túc trong việc thực hiện chính sách và sẽ tuân thủ nó. Nói như vậy, phải có một loạt các mức độ vi phạm khác nhau. Không phải tất cả các hành vi phạm tội đều gặp phải hậu quả như nhau. Ví dụ: hậu quả của việc nhân viên không trả lời email hoặc cuộc gọi kịp thời sẽ không giống nhau nếu anh ta phạm tội nghiêm trọng như quấy rối và phân biệt đối xử bằng lời nói, thể chất hoặc tình dục.
Ngoài những điểm này, cũng cần có thang leo thang để xử lý những hành vi thiếu văn minh. Ví dụ, một nhân viên có hành vi quá khích có thể bị cảnh cáo bằng lời nói trước. Trong trường hợp anh ta lặp lại điều đó, anh ta sẽ bị cảnh cáo bằng văn bản cho biết nếu anh ta lặp lại hành động đó, lần thứ ba sẽ dẫn đến việc anh ta bị chấm dứt khỏi công ty. Ngoài ra, hậu quả cũng phải phù hợp với luật pháp quốc gia và tiểu bang.
Điều quan trọng cần nhớ là chính sách công ty là cơ sở cho hành động pháp lý, vì vậy những người soạn thảo chính sách phải cân nhắc cẩn thận tính phù hợp của từng từ ngữ, quy định được quy định và hiệu lực tương ứng của nó, cũng như phản ứng dữ dội có thể xảy ra, nếu có.