Koordinasi & Catatan Kerja

Pentingnya Meja Kontrol Rumah Tangga

Koordinasi Rumah Tangga dengan Departemen Lain

Register Penting Dikelola oleh Housekeeping

Daftar Pinjaman Tamu

Daftar Periksa dan Laporan di Rumah Tangga

Fungsi Meja Kontrol Rumah Tangga

Koordinasi Rumah Tangga-Kantor Depan

Koordinasi Rumah Tangga-Makanan dan Minuman

Koordinasi Departemen Rumah Tangga-Penjualan dan Pemasaran

Koordinasi Departemen Rumah Tangga-Sumber Daya Manusia

Koordinasi Departemen Rumah Tangga-Keamanan

Koordinasi Departemen Layanan Berseragam Rumah Tangga

Koordinasi Departemen Akun Rumah Tangga

Koordinasi Departemen Teknik Rumah Tangga

Koordinasi Departemen Rumah Tangga-Pemeliharaan

Register Keberangkatan

Daftar Kedatangan yang Diharapkan

Daftar Status Kamar

Daftar Panggilan Tamu

Daftar Artikel Hilang

Daftar Kontrol Perlengkapan Tamu

Daftar Kerusakan / Kerusakan

Daftar Hilang / Ditemukan

Daftar Kunci

Linen Control Register

Daftar periksa

Laporan

Sukses tidak diciptakan oleh satu orang tetapi oleh tim yang bersatu menjadi satu .

- Jillan Farrar, Penyanyi-Penulis Lagu Amerika, Penulis, Penerbit, dan Produser Film .

Jika berbagai departemen dipandang sebagai organ tubuh maka departemen housekeeping dapat dilihat sebagai jalinan saraf yang menjaga koordinasi dengan berbagai organ untuk mencapai tujuannya.

Tidak ada pekerjaan di industri ini yang lengkap tanpa koordinasi dan dokumentasi. Departemen housekeeping juga tidak terkecuali. Itu perlu berkoordinasi dalam departemen itu sendiri dan dengan departemen lain dalam bisnis hotel untuk saat bekerja setiap hari dan menyelesaikan formalitas dokumentasi saat bekerja.

Mari kita lihat lebih lanjut tentang komunikasi rumah tangga.

Meja kontrol rumah tangga adalah hub atau satu titik kontak untuk semua staf rumah tangga hotel. Di meja kontrol, informasi baru diambil dan didistribusikan di antara staf terkait.

Karena pekerjaan rumah tangga terutama diorientasikan untuk memberikan layanan terbaik kepada para tamu, departemen ini perlu bekerja untuk berbagi informasi tanpa ada celah komunikasi. Meja ini juga perlu memastikan bahwa koordinasi antara staf rumah tangga dan dengan semua departemen lain di hotel berjalan lancar.

Layanan tata graha hotel melakukan fungsi berikut -

Mengumpulkan semua permintaan yang dibuat oleh para tamu.
Memberi pengarahan kepada staf tentang persiapan acara rutin atau khusus sebelum staf membuka lengan baju mereka.
Menetapkan tugas rutin / tugas berganti kepada staf rumah tangga.
Mengumpulkan laporan kerja dari staf.
Mengumpulkan nomor kamar check-out dan memperbaruinya ke pengawas lantai.
Menangani lemari kunci yang berisi kunci semua kunci master lantai dan kunci toko rumah tangga.
Memelihara berbagai catatan formulir dan register.

Saat bekerja, departemen housekeeping perlu berkoordinasi dengan departemen berikut -

Berbagi informasi hunian yang membantu memperkirakan hunian di masa depan, anggaran, dan jumlah staf yang dibutuhkan.
Membersihkan area umum tempat hotel.
Persyaratan perhatian khusus seperti tamu VIP, grup perusahaan atau keluarga besar, atau awak pesawat sebagai penumpang.
Pengumpulan seragam kotor dari dan penyediaan seragam siap pakai untuk staf kantor depan setiap hari.

Acara perjamuan dan pesta yang akan datang.
Pengendalian hama di dapur.
Pengumpulan linen kotor dan seragam dari departemen F&B dan penyediaan linen dan seragam siap pakai kepada staf F&B setiap hari.
Izin nampan dari koridor tamu.
Penempatan fasilitas tamu khusus di kamar tamu seperti fasilitas VIP atau minuman selamat datang.

Pasokan brosur promosi, kartu tarif, atau barang lain seperti tempat pena di kamar tamu.
Pengumpulan seragam kotor dari departemen S&M dan penyediaan seragam siap pakai untuk staf S&M setiap hari.

Akuisisi staf baru untuk departemen rumah tangga.
Kompensasi anggota staf rumah tangga seperti gaji, lembur, perawatan medis, dll.
Motivasi kinerja staf melalui penilaian atau penghargaan, pelantikan dan program pelatihan bagi staf baru.
Pengumpulan seragam kotor dari HRD dan penyediaan seragam siap pakai untuk staf HRD setiap hari.

Keamanan properti hotel, dan kunci.
Pencegahan kebakaran dan pencurian di hotel.
Pencegahan aktivitas anti-sosial seperti aktivitas mencurigakan, perjudian, atau penyelundupan yang dilakukan oleh tamu di kamar atau lokasi hotel.
Pengumpulan seragam kotor dari HRD dan penyediaan seragam siap pakai untuk staf HRD setiap hari.

Pengumpulan seragam kotor dari kuli angkut, penjaga pintu, supir, dan penyediaan seragam siap pakai untuk mereka setiap hari.

Itu terjadi tentang -

Masalah yang terkait dengan pembayaran staf rumah tangga.
Pengumpulan seragam kotor dari departemen Akun dan penyediaan seragam siap pakai untuk staf akun setiap hari.

Masalah yang terkait dengan kesalahan fungsi peralatan kebersihan dan berkebun, titik daya listrik yang salah, pipa miring, pemeliharaan AC, atau pekerjaan sejenis lainnya.
Pengumpulan seragam kotor dari staf Teknik dan Teknologi dan penyediaan seragam siap pakai setiap hari.

Memperbaiki dan merawat furnitur dan perlengkapan yang rusak.
Lukisan di area yang diperlukan di hotel.
Memperbaiki pipa dan titik listrik di kamar tamu.
Pengumpulan seragam kotor dari staf Pemeliharaan dan penyediaan seragam siap pakai setiap hari.

Register digunakan untuk mencatat informasi penting. Mereka sangat membantu ketika shift dan staf yang bertugas berubah, dan saat bekerja juga. Register berfungsi untuk menjaga catatan yang jelas dan tepat waktu sehingga mendorong komunikasi yang baik. Berikut adalah beberapa register penting yang dikelola oleh meja kontrol housekeeping -

Itu disimpan untuk melacak perubahan status kamar tamu seperti V, VD, atau VC setelah tamu check-out. Ini juga melacak jumlah konsumsi minuman Mini bar di kamar tamu CO.

Ini melacak tamu yang telah terdaftar sebelumnya dan profil mereka sebagai Reguler / VIP / Lainnya, Status pernikahan, perkiraan waktu check-in, dan permintaan khusus apa pun yang harus dipenuhi.

Ini mencatat instruksi atau catatan yang relevan dengan kamar tamu dan area yang berdekatan. Ini sangat berguna untuk melacak aktivitas dan durasinya.

DAFTAR PANGGILAN TAMU
Sr.No.	Tanggal	Kamar no.	Nama tamu	Panggilan / Permintaan	Saatnya Memberikan	Diteruskan Ke	FU By	Status

Register ini disimpan untuk mencatat pengiriman dan pemulihan item pinjaman yang diberikan kepada para tamu. Format umum register ini adalah sebagai berikut -

DAFTAR PINJAMAN TAMU
Sr.No.	Tanggal	Kamar no.	Nama tamu	Req	Saatnya Memberikan	Saatnya Pulih	Dikirim oleh	Dipulihkan Oleh	Status

Jika ada barang milik hotel (selain barang habis pakai) ditemukan hilang di kamar Check-Out, maka itu dicatat dalam Register ini.

SUPPLIES TAMU
Sr.No.	Lantai / Item	Pulpen / Pensil	Minuman / Gula / Creamer Sachet	Topi Mandi	...	Set Vanity	Deskripsi

Jika ada properti hotel yang ditempatkan di kamar tamu ditemukan rusak atau rusak, itu dicatat dalam Daftar ini. Berikut ini contoh register -

DAFTAR KERUSAKAN / RUSAK
Sr.No.	Tanggal	Item Rusak	Kamar no.	Ditemukan oleh	Deskripsi

Jika petugas tata graha menemukan artikel milik tamu yang tertinggal di ruang Check-Out, maka artikel itu dicatat ke dalam Register Hilang / Ditemukan dan dikirim ke sel yang sama dari departemen housekeeping. Itu juga mencatat setiap artikel pribadi yang ditemukan di lokasi hotel.

HILANG DAN DITEMUKAN DAFTAR
Sr.No.	Tanggal	Barang	Deskripsi	Ditemukan oleh	Ditemukan di	Diambil Oleh	Addr	Nomor kontak	Tanda

Ini adalah register untuk mencatat kunci kamar yang dikeluarkan, kunci mater kamar dan brankas penting, dan kunci lantai.

Ini mencatat pergerakan linen antara cucian dan kamar tamu atau ruang makan. Itu membuat staf rumah tangga mudah melacak cucian yang bersih dan kotor.

Ada berbagai daftar periksa dan laporan tata graha yang dibuat secara otomatis oleh perangkat lunak manajemen hotel.

Daftar periksa membantu memastikan semua pekerjaan dilakukan dengan benar tanpa ada yang tersisa untuk diselesaikan. Ada berbagai daftar periksa yang dirujuk dan diisi oleh staf rumah tangga. Beberapa yang penting adalah -

Daftar Periksa Kebutuhan Tamu
Daftar Periksa Pembersihan Kamar Tamu
Daftar Periksa Pembersihan Kamar Mandi Tamu
Daftar Periksa Pembersihan Area Pantai
Daftar Periksa Pembersihan Kolam Renang
Daftar Periksa Menjaga Taman
Daftar Periksa Standar Rumah Tangga untuk SPA
Daftar Periksa Standar Rumah Tangga untuk Pusat Kebugaran

DAFTAR KUNCI

No. Lantai

Waktu Penerbitan

Status di akhir penyaringan (Dikembalikan / hilang)

Laporan tersebut berguna untuk mempelajari catatan masa lalu hunian, jadwal pembersihan, dan memprediksi status kamar di masa mendatang. Mari kita lihat laporan yang dihasilkan untuk departemen housekeeping -

Housekeeping Report

Ini dapat dibuat di akhir setiap shift untuk melaporkan status housekeeping setiap kamar.

Housekeeping Assignment Report

Diperlukan untuk menjadwalkan petugas kamar dan merekam inspeksi ruangan.

Housekeeping Occupancy Report

Laporan ini menunjukkan daftar tamu yang telah check-in hotel dengan rincian seperti jumlah orang dewasa dan anak-anak, jumlah malam, dan status housekeeping. Laporan ini dibuat untuk kamar yang ditempati, kamar yang diperkirakan akan ditempati, kamar check-out, dan kamar kosong atau diblokir. Laporan ini dibuat untuk menjadwalkan pembersihan kamar.