แดชบอร์ดของ Excel - การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับการแสดงข้อมูล
หากคุณได้เลือก Excel สำหรับสร้างแดชบอร์ดให้ลองใช้ตาราง Excel ถ้ามันตอบสนองวัตถุประสงค์ ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและ Sparklines ตาราง Excel เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดและเรียบง่ายสำหรับแดชบอร์ดของคุณ
ใน Excel คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับการแสดงข้อมูล ตัวอย่างเช่นในตารางที่มีตัวเลขยอดขายสำหรับภูมิภาคไตรมาสที่ผ่านมาคุณสามารถเน้นค่า 5% แรกสุดได้
คุณสามารถระบุเงื่อนไขการจัดรูปแบบจำนวนเท่าใดก็ได้โดยระบุกฎ คุณสามารถเลือกกฎในตัวของ Excel ที่ตรงกับเงื่อนไขของคุณได้จาก Highlight Cells Rules หรือ Top / Bottom Rules คุณยังสามารถกำหนดกฎของคุณเอง
คุณเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เหมาะสมกับการแสดงข้อมูลของคุณ - แถบข้อมูลมาตราส่วนสีหรือชุดไอคอน
ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตัวเลือกการจัดรูปแบบและการเพิ่ม / จัดการกฎ
การเน้นเซลล์
คุณสามารถใช้ Highlight Cells Rules เพื่อกำหนดรูปแบบให้กับเซลล์ที่มีข้อมูลตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -
ตัวเลขภายในช่วงตัวเลขที่กำหนด: มากกว่า, น้อยกว่า, ระหว่าง, และเท่ากับ
ค่าที่ซ้ำกันหรือไม่ซ้ำกัน
พิจารณาผลสรุปต่อไปนี้ที่คุณต้องการนำเสนอ -
สมมติว่าคุณต้องการเน้นค่าจำนวนเงินรวมที่มากกว่า 1000000
- เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
- คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
- คลิกที่ไฮไลต์กฎของเซลล์ในรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่มากกว่าในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
กล่องโต้ตอบมากกว่าจะปรากฏขึ้น
ในกล่องรูปแบบเซลล์ที่ยิ่งใหญ่กว่า: ระบุเงื่อนไขเป็น 1000000
ในช่องให้เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบเป็น Green Fill with Dark Green Text
- คลิกปุ่ม OK
ดังที่คุณสังเกตได้ค่าที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่ระบุ
กฎบน / ล่าง
คุณสามารถใช้กฎบน / ล่างเพื่อกำหนดรูปแบบให้กับค่าที่ตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -
Top 10 Items - เซลล์ที่อยู่ใน N บนสุดโดยที่ 1 <= N <= 1000
Top 10% - เซลล์ที่อยู่ในอันดับสูงสุด n% โดยที่ 1 <= n <= 100
Bottom 10 Items - เซลล์ที่อยู่ในอันดับ N ล่างสุดโดยที่ 1 <= N <= 1000
Bottom 10% - เซลล์ที่อยู่ด้านล่าง n% โดยที่ 1 <= n <= 100
Above Average - เซลล์ที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก
Below Average - เซลล์ที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก
สมมติว่าคุณต้องการเน้นค่าจำนวนเงินรวมที่อยู่ใน 5% แรก
- เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
- คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
- คลิกที่กฎบน / ล่างในรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Top Ten% ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
กล่องโต้ตอบ Top Ten% จะปรากฏขึ้น
ในกล่องรูปแบบเซลล์ที่จัดอันดับใน TOP: ระบุเงื่อนไขเป็น 5%
ในช่องให้เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบเป็น Green Fill with Dark Green Text
คลิกปุ่ม OK ค่า 5% แรกจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่ระบุ
แถบข้อมูล
คุณสามารถใช้แถบข้อมูลสีเพื่อดูค่าที่สัมพันธ์กับค่าอื่น ๆ ความยาวของแถบข้อมูลแสดงถึงค่า แถบที่ยาวกว่าแสดงถึงค่าที่สูงกว่าและแถบที่สั้นกว่าแสดงถึงค่าที่ต่ำกว่า คุณสามารถใช้สีทึบหรือสีไล่ระดับสำหรับแถบข้อมูล
เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง
คลิกที่แถบข้อมูลสีน้ำเงินใต้ Gradient Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
ค่าในคอลัมน์จะถูกเน้นโดยแสดงค่าขนาดเล็กค่ากลางและค่าขนาดใหญ่พร้อมแถบเติมสีไล่ระดับสีน้ำเงิน
เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง
คลิกที่ Orange Data Bar ภายใต้ Solid Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
ค่าในคอลัมน์จะถูกเน้นโดยแสดงค่าขนาดเล็กค่ากลางและค่าขนาดใหญ่ตามความสูงของแท่งที่มีแถบสีส้ม
สมมติว่าคุณต้องการเน้นยอดขายเมื่อเทียบกับเป้าหมายการขายเช่น 800000
สร้างคอลัมน์ที่มีค่า = [@ [จำนวนเงินทั้งหมด]] - 800000
เลือกคอลัมน์ใหม่
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง
คลิกที่ Green Data Bar ภายใต้ Gradient Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
แถบข้อมูลจะเริ่มต้นตรงกลางของแต่ละเซลล์และยืดไปทางซ้ายเพื่อหาค่าลบและทางขวาสำหรับค่าบวก
ดังที่คุณสังเกตได้แถบที่ยืดไปทางขวาจะเป็นสีเขียวแสดงถึงค่าบวกและแถบที่ยืดไปทางซ้ายจะเป็นสีแดงแสดงถึงค่าลบ
เครื่องชั่งสี
คุณสามารถใช้มาตราส่วนสีเพื่อดูค่าในเซลล์ที่สัมพันธ์กับค่าในเซลล์อื่นในคอลัมน์ สีจะระบุตำแหน่งที่ค่าของแต่ละเซลล์อยู่ในช่วงนั้น คุณสามารถมีสเกล 3 สีหรือสเกล 2 สีก็ได้
เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
คลิกที่ Color Scales ในรายการแบบเลื่อนลง
คลิกที่สีเขียว - เหลือง - แดงในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
เช่นเดียวกับในกรณีของกฎไฮไลต์เซลล์มาตราส่วนสีจะใช้การแรเงาเซลล์เพื่อแสดงความแตกต่างของค่าเซลล์ ดังที่คุณสังเกตได้ในการแสดงตัวอย่างความแตกต่างของเฉดสีไม่เด่นชัดสำหรับชุดข้อมูลนี้
- คลิกกฎเพิ่มเติมในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง
กล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่จะปรากฏขึ้น
คลิกที่จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามค่าในกล่องเลือกประเภทกฎ
ในกล่องแก้ไขคำอธิบายกฎให้เลือกรายการต่อไปนี้ -
เลือก 3-Color Scale ในกล่อง Format Style
ภายใต้จุดกึ่งกลางสำหรับค่า - พิมพ์ 75
คลิกปุ่ม OK
ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ด้วยมาตราส่วนสีที่กำหนดไว้ค่าต่างๆจะถูกแรเงาอย่างชัดเจนซึ่งแสดงถึงช่วงข้อมูล
ชุดไอคอน
คุณสามารถใช้ชุดไอคอนเพื่อแสดงภาพความแตกต่างของตัวเลข ใน Excel คุณมีชุดไอคอนมากมาย -
ประเภทชุดไอคอน | ชุดไอคอน |
---|---|
ทิศทาง |
|
รูปร่าง |
|
ตัวชี้วัด |
|
การให้คะแนน |
|
ดังที่คุณสังเกตได้ชุดไอคอนประกอบด้วยสัญลักษณ์สามถึงห้าสัญลักษณ์ คุณสามารถกำหนดเกณฑ์เพื่อเชื่อมโยงไอคอนกับค่าในช่วงเซลล์ เช่นลูกศรลงสีแดงสำหรับตัวเลขขนาดเล็กลูกศรขึ้นสีเขียวสำหรับตัวเลขขนาดใหญ่และลูกศรแนวนอนสีเหลืองสำหรับค่ากลาง
เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
คลิกที่ชุดไอคอนในรายการแบบเลื่อนลง
คลิกที่ 3 Arrows (Colored) ในกลุ่ม Directional ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น
ลูกศรสีจะปรากฏในคอลัมน์ที่เลือกโดยยึดตามค่า
การใช้กฎที่กำหนดเอง
คุณสามารถกำหนดกฎของคุณเองและจัดรูปแบบช่วงของเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะได้
- เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
- คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
- คลิกที่กฎใหม่ในรายการแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่จะปรากฏขึ้น
คลิกที่ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบในกล่องเลือกชนิดกฎ
ในกล่องแก้ไขคำอธิบายกฎให้ทำดังต่อไปนี้ -
พิมพ์สูตรในกล่อง - จัดรูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง ตัวอย่างเช่น =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7
คลิกที่ปุ่มรูปแบบ
เลือกรูปแบบ เช่นแบบอักษร - ตัวหนาและเติม - สีส้ม
คลิกตกลง
ตรวจสอบตัวอย่าง
คลิกตกลงหากการแสดงตัวอย่างไม่เป็นไร ค่าในชุดข้อมูลที่ตรงตามสูตรจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่คุณเลือก
การจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คุณสามารถจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คลิก Conditional Formattingในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก คลิกจัดการกฎในรายการแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น คุณสามารถดูกฎที่มีอยู่ทั้งหมด คุณสามารถเพิ่มกฎใหม่ลบกฎและ / หรือแก้ไขกฎเพื่อแก้ไขได้