แดชบอร์ดของ Excel - การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับการแสดงข้อมูล

หากคุณได้เลือก Excel สำหรับสร้างแดชบอร์ดให้ลองใช้ตาราง Excel ถ้ามันตอบสนองวัตถุประสงค์ ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและ Sparklines ตาราง Excel เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดและเรียบง่ายสำหรับแดชบอร์ดของคุณ

ใน Excel คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับการแสดงข้อมูล ตัวอย่างเช่นในตารางที่มีตัวเลขยอดขายสำหรับภูมิภาคไตรมาสที่ผ่านมาคุณสามารถเน้นค่า 5% แรกสุดได้

คุณสามารถระบุเงื่อนไขการจัดรูปแบบจำนวนเท่าใดก็ได้โดยระบุกฎ คุณสามารถเลือกกฎในตัวของ Excel ที่ตรงกับเงื่อนไขของคุณได้จาก Highlight Cells Rules หรือ Top / Bottom Rules คุณยังสามารถกำหนดกฎของคุณเอง

คุณเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เหมาะสมกับการแสดงข้อมูลของคุณ - แถบข้อมูลมาตราส่วนสีหรือชุดไอคอน

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตัวเลือกการจัดรูปแบบและการเพิ่ม / จัดการกฎ

การเน้นเซลล์

คุณสามารถใช้ Highlight Cells Rules เพื่อกำหนดรูปแบบให้กับเซลล์ที่มีข้อมูลตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

  • ตัวเลขภายในช่วงตัวเลขที่กำหนด: มากกว่า, น้อยกว่า, ระหว่าง, และเท่ากับ

  • ค่าที่ซ้ำกันหรือไม่ซ้ำกัน

พิจารณาผลสรุปต่อไปนี้ที่คุณต้องการนำเสนอ -

สมมติว่าคุณต้องการเน้นค่าจำนวนเงินรวมที่มากกว่า 1000000

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
  • คลิกที่ไฮไลต์กฎของเซลล์ในรายการแบบเลื่อนลง
  • คลิกที่มากกว่าในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

กล่องโต้ตอบมากกว่าจะปรากฏขึ้น

  • ในกล่องรูปแบบเซลล์ที่ยิ่งใหญ่กว่า: ระบุเงื่อนไขเป็น 1000000

  • ในช่องให้เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบเป็น Green Fill with Dark Green Text

  • คลิกปุ่ม OK

ดังที่คุณสังเกตได้ค่าที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่ระบุ

กฎบน / ล่าง

คุณสามารถใช้กฎบน / ล่างเพื่อกำหนดรูปแบบให้กับค่าที่ตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

  • Top 10 Items - เซลล์ที่อยู่ใน N บนสุดโดยที่ 1 <= N <= 1000

  • Top 10% - เซลล์ที่อยู่ในอันดับสูงสุด n% โดยที่ 1 <= n <= 100

  • Bottom 10 Items - เซลล์ที่อยู่ในอันดับ N ล่างสุดโดยที่ 1 <= N <= 1000

  • Bottom 10% - เซลล์ที่อยู่ด้านล่าง n% โดยที่ 1 <= n <= 100

  • Above Average - เซลล์ที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก

  • Below Average - เซลล์ที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก

สมมติว่าคุณต้องการเน้นค่าจำนวนเงินรวมที่อยู่ใน 5% แรก

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
  • คลิกที่กฎบน / ล่างในรายการแบบเลื่อนลง
  • คลิกที่ Top Ten% ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

กล่องโต้ตอบ Top Ten% จะปรากฏขึ้น

  • ในกล่องรูปแบบเซลล์ที่จัดอันดับใน TOP: ระบุเงื่อนไขเป็น 5%

  • ในช่องให้เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบเป็น Green Fill with Dark Green Text

  • คลิกปุ่ม OK ค่า 5% แรกจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่ระบุ

แถบข้อมูล

คุณสามารถใช้แถบข้อมูลสีเพื่อดูค่าที่สัมพันธ์กับค่าอื่น ๆ ความยาวของแถบข้อมูลแสดงถึงค่า แถบที่ยาวกว่าแสดงถึงค่าที่สูงกว่าและแถบที่สั้นกว่าแสดงถึงค่าที่ต่ำกว่า คุณสามารถใช้สีทึบหรือสีไล่ระดับสำหรับแถบข้อมูล

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด

  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก

  • คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง

  • คลิกที่แถบข้อมูลสีน้ำเงินใต้ Gradient Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

ค่าในคอลัมน์จะถูกเน้นโดยแสดงค่าขนาดเล็กค่ากลางและค่าขนาดใหญ่พร้อมแถบเติมสีไล่ระดับสีน้ำเงิน

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด

  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก

  • คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง

  • คลิกที่ Orange Data Bar ภายใต้ Solid Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

ค่าในคอลัมน์จะถูกเน้นโดยแสดงค่าขนาดเล็กค่ากลางและค่าขนาดใหญ่ตามความสูงของแท่งที่มีแถบสีส้ม

สมมติว่าคุณต้องการเน้นยอดขายเมื่อเทียบกับเป้าหมายการขายเช่น 800000

  • สร้างคอลัมน์ที่มีค่า = [@ [จำนวนเงินทั้งหมด]] - 800000

  • เลือกคอลัมน์ใหม่

  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก

  • คลิกแถบข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง

  • คลิกที่ Green Data Bar ภายใต้ Gradient Fill ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

แถบข้อมูลจะเริ่มต้นตรงกลางของแต่ละเซลล์และยืดไปทางซ้ายเพื่อหาค่าลบและทางขวาสำหรับค่าบวก

ดังที่คุณสังเกตได้แถบที่ยืดไปทางขวาจะเป็นสีเขียวแสดงถึงค่าบวกและแถบที่ยืดไปทางซ้ายจะเป็นสีแดงแสดงถึงค่าลบ

เครื่องชั่งสี

คุณสามารถใช้มาตราส่วนสีเพื่อดูค่าในเซลล์ที่สัมพันธ์กับค่าในเซลล์อื่นในคอลัมน์ สีจะระบุตำแหน่งที่ค่าของแต่ละเซลล์อยู่ในช่วงนั้น คุณสามารถมีสเกล 3 สีหรือสเกล 2 สีก็ได้

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด

  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก

  • คลิกที่ Color Scales ในรายการแบบเลื่อนลง

  • คลิกที่สีเขียว - เหลือง - แดงในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

เช่นเดียวกับในกรณีของกฎไฮไลต์เซลล์มาตราส่วนสีจะใช้การแรเงาเซลล์เพื่อแสดงความแตกต่างของค่าเซลล์ ดังที่คุณสังเกตได้ในการแสดงตัวอย่างความแตกต่างของเฉดสีไม่เด่นชัดสำหรับชุดข้อมูลนี้

  • คลิกกฎเพิ่มเติมในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

กล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่จะปรากฏขึ้น

  • คลิกที่จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามค่าในกล่องเลือกประเภทกฎ

  • ในกล่องแก้ไขคำอธิบายกฎให้เลือกรายการต่อไปนี้ -

    • เลือก 3-Color Scale ในกล่อง Format Style

    • ภายใต้จุดกึ่งกลางสำหรับค่า - พิมพ์ 75

คลิกปุ่ม OK

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ด้วยมาตราส่วนสีที่กำหนดไว้ค่าต่างๆจะถูกแรเงาอย่างชัดเจนซึ่งแสดงถึงช่วงข้อมูล

ชุดไอคอน

คุณสามารถใช้ชุดไอคอนเพื่อแสดงภาพความแตกต่างของตัวเลข ใน Excel คุณมีชุดไอคอนมากมาย -

ประเภทชุดไอคอน ชุดไอคอน
ทิศทาง
รูปร่าง
ตัวชี้วัด
การให้คะแนน

ดังที่คุณสังเกตได้ชุดไอคอนประกอบด้วยสัญลักษณ์สามถึงห้าสัญลักษณ์ คุณสามารถกำหนดเกณฑ์เพื่อเชื่อมโยงไอคอนกับค่าในช่วงเซลล์ เช่นลูกศรลงสีแดงสำหรับตัวเลขขนาดเล็กลูกศรขึ้นสีเขียวสำหรับตัวเลขขนาดใหญ่และลูกศรแนวนอนสีเหลืองสำหรับค่ากลาง

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด

  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก

  • คลิกที่ชุดไอคอนในรายการแบบเลื่อนลง

  • คลิกที่ 3 Arrows (Colored) ในกลุ่ม Directional ในรายการแบบเลื่อนลงที่สองที่ปรากฏขึ้น

ลูกศรสีจะปรากฏในคอลัมน์ที่เลือกโดยยึดตามค่า

การใช้กฎที่กำหนดเอง

คุณสามารถกำหนดกฎของคุณเองและจัดรูปแบบช่วงของเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะได้

  • เลือกคอลัมน์ - จำนวนเงินทั้งหมด
  • คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก
  • คลิกที่กฎใหม่ในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่จะปรากฏขึ้น

  • คลิกที่ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบในกล่องเลือกชนิดกฎ

  • ในกล่องแก้ไขคำอธิบายกฎให้ทำดังต่อไปนี้ -

    • พิมพ์สูตรในกล่อง - จัดรูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง ตัวอย่างเช่น =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7

    • คลิกที่ปุ่มรูปแบบ

    • เลือกรูปแบบ เช่นแบบอักษร - ตัวหนาและเติม - สีส้ม

    • คลิกตกลง

  • ตรวจสอบตัวอย่าง

คลิกตกลงหากการแสดงตัวอย่างไม่เป็นไร ค่าในชุดข้อมูลที่ตรงตามสูตรจะถูกเน้นด้วยรูปแบบที่คุณเลือก

การจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คลิก Conditional Formattingในกลุ่มสไตล์ภายใต้แท็บหน้าแรก คลิกจัดการกฎในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น คุณสามารถดูกฎที่มีอยู่ทั้งหมด คุณสามารถเพิ่มกฎใหม่ลบกฎและ / หรือแก้ไขกฎเพื่อแก้ไขได้