แดชบอร์ดของ Excel - PivotTables

ถ้าคุณมีข้อมูลของคุณในตาราง Excel เดียวคุณสามารถสรุปข้อมูลตามวิธีที่จำเป็นโดยใช้ Excel PivotTables PivotTable เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างยิ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อแบ่งและหั่นข้อมูล คุณสามารถติดตามวิเคราะห์จุดข้อมูลหลายแสนจุดด้วยตารางขนาดกะทัดรัดที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้แบบไดนามิกเพื่อให้คุณพบมุมมองต่างๆของข้อมูล เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย แต่ทรงพลัง

Excel ช่วยให้คุณสร้าง PivotTable ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจากหลายตารางแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันและแหล่งข้อมูลภายนอก มีชื่อว่า Power PivotTable ที่ทำงานบนฐานข้อมูลที่เรียกว่า Data Model คุณจะได้รับทราบเกี่ยวกับ Power PivotTable และเครื่องมือไฟฟ้าอื่น ๆ ของ Excel เช่น Power PivotChart และรายงาน Power View ในบทอื่น ๆ

PivotTables, Power PivotTables, Power PivotCharts และรายงาน Power View มีประโยชน์ในการแสดงผลสรุปจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่บนแดชบอร์ดของคุณ คุณสามารถรับความเชี่ยวชาญใน PivotTable ปกติก่อนที่คุณจะเข้าร่วมในเครื่องมือไฟฟ้า

การสร้าง PivotTable

คุณสามารถสร้าง PivotTable จากช่วงข้อมูลหรือจากตาราง Excel ในทั้งสองกรณีแถวแรกของข้อมูลควรมีส่วนหัวของคอลัมน์

คุณสามารถเริ่มต้นด้วย PivotTable ที่ว่างเปล่าและสร้างขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้นหรือใช้คำสั่ง Excel Recommended PivotTables เพื่อดูตัวอย่าง PivotTables ที่กำหนดเองได้สำหรับข้อมูลของคุณและเลือกสิ่งที่เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณ ไม่ว่าในกรณีใดคุณสามารถแก้ไข PivotTable ได้ทันทีเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆของข้อมูลในมือ

พิจารณาช่วงข้อมูลต่อไปนี้ที่มีข้อมูลการขายสำหรับพนักงานขายแต่ละคนในแต่ละภูมิภาคและในเดือนมกราคมกุมภาพันธ์และมีนาคม -

ในการสร้าง PivotTable จากช่วงข้อมูลนี้ให้ทำดังต่อไปนี้ -

• ตรวจสอบว่าแถวแรกมีส่วนหัว คุณต้องการส่วนหัวเพราะจะเป็นชื่อเขตข้อมูลใน PivotTable ของคุณ

• ตั้งชื่อช่วงข้อมูลเป็น SalesData_Range

• คลิกที่ช่วงข้อมูล - SalesData_Range

• คลิกที่แท็บ INSERT บน Ribbon

• คลิกที่ PivotTable ในกลุ่ม Tables

กล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable จะปรากฏขึ้น

อย่างที่คุณสังเกตได้ในกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable ภายใต้เลือกข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์คุณสามารถเลือกตารางหรือช่วงจากสมุดงานปัจจุบันหรือใช้แหล่งข้อมูลภายนอก ดังนั้นคุณสามารถใช้ขั้นตอนเดียวกันในการสร้าง PivotTable ในรูปแบบ Range หรือ Table

• คลิกที่เลือกตารางหรือช่วง

• ในกล่องตาราง / ช่วงพิมพ์ชื่อช่วง - SalesData_Range

• คลิกที่แผ่นงานใหม่ภายใต้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงาน PivotTable

นอกจากนี้คุณยังสังเกตได้ว่าคุณสามารถเลือกวิเคราะห์ตารางหลายตารางได้โดยเพิ่มช่วงข้อมูลนี้ลงในโมเดลข้อมูล Data Model คือฐานข้อมูล Excel Power Pivot

• คลิกปุ่ม OK แผ่นงานใหม่จะถูกแทรกลงในสมุดงานของคุณ แผ่นงานใหม่ประกอบด้วย PivotTable ที่ว่างเปล่า

• ตั้งชื่อเวิร์กชีต - Range-PivotTable

ดังที่คุณสังเกตได้รายการเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏทางด้านขวาของแผ่นงานซึ่งมีชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ในช่วงข้อมูล นอกจากนี้บน Ribbon เครื่องมือ PivotTable - ANALYZE และ DESIGN จะปรากฏขึ้น

คุณต้องเลือกเขตข้อมูล PivotTable ตามข้อมูลที่คุณต้องการแสดง ด้วยการวางฟิลด์ในพื้นที่ที่เหมาะสมคุณจะได้รับเค้าโครงที่ต้องการสำหรับข้อมูล ตัวอย่างเช่นในการสรุปยอดสั่งซื้อที่พนักงานขายฉลาดสำหรับเดือน - มกราคมกุมภาพันธ์และมีนาคมคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ -

• คลิกที่พนักงานขายฟิลด์ในรายการเขตข้อมูล PivotTable และลากไปยังพื้นที่แถว

• คลิกที่ฟิลด์ Month ในรายการ PivotTable Fields แล้วลากไปยังพื้นที่ ROWS

• คลิกที่ Order Amount และลากไปที่พื้นที่ ∑ VALUES

PivotTable ของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของ PivotTable ได้โดยเพียงแค่ลากฟิลด์ข้ามพื้นที่ คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกฟิลด์ในรายการเขตข้อมูล PivotTable เพื่อเลือกข้อมูลที่คุณต้องการแสดง

การกรองข้อมูลใน PivotTable

หากคุณจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่ชุดย่อยของข้อมูล PivotTable ของคุณคุณสามารถกรองข้อมูลใน PivotTable โดยยึดตามค่าส่วนย่อยของฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ ตัวอย่างเช่นในตัวอย่างข้างต้นคุณสามารถกรองข้อมูลตามฟิลด์ช่วงเพื่อให้คุณสามารถแสดงข้อมูลสำหรับภูมิภาคที่เลือกเท่านั้น

มีหลายวิธีในการกรองข้อมูลใน PivotTable -

• การกรองโดยใช้ตัวกรองรายงาน
• การกรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
• การกรองข้อมูลด้วยตนเอง
• การกรองโดยใช้ตัวกรองฉลาก
• การกรองโดยใช้ตัวกรองค่า
• การกรองโดยใช้ตัวกรองวันที่
• การกรองโดยใช้ตัวกรอง 10 อันดับแรก
• การกรองโดยใช้ไทม์ไลน์

คุณจะได้รู้จักการใช้งานตัวกรองรายงานในส่วนนี้และตัวแบ่งส่วนข้อมูลในส่วนถัดไป สำหรับตัวเลือกการกรองอื่น ๆ โปรดดูบทช่วยสอน Excel PivotTables

คุณสามารถกำหนดตัวกรองให้กับฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลง PivotTable แบบไดนามิกตามค่าของฟิลด์นั้น

• ลากฟิลด์ Region ไปที่ FILTERS area
• ลากพนักงานขายภาคสนามไปยังพื้นที่แถว
• ลากเขตข้อมูล Month ไปยังพื้นที่ COLUMNS
• ลากฟิลด์ Order Amount ไปที่พื้นที่ ∑ VALUES

ตัวกรองที่มีป้ายกำกับเป็นภูมิภาคจะปรากฏเหนือ PivotTable (ในกรณีที่คุณไม่มีแถวว่างเหนือ PivotTable ของคุณ PivotTable จะถูกผลักลงเพื่อให้มีพื้นที่ว่างสำหรับตัวกรอง)

อย่างที่คุณสังเกตได้

• ค่าพนักงานขายปรากฏเป็นแถว

• ค่าเดือนปรากฏในคอลัมน์

• ตัวกรองภูมิภาคจะปรากฏที่ด้านบนโดยเลือกค่าเริ่มต้นเป็นทั้งหมด

• มูลค่าสรุปคือยอดรวมของยอดสั่งซื้อ

  • ยอดรวมของยอดสั่งซื้อพนักงานขายที่ชาญฉลาดปรากฏในคอลัมน์ยอดรวมทั้งหมด

  • ยอดรวมของยอดสั่งซื้อรายเดือนปรากฏในแถวยอดรวม

• คลิกที่ลูกศรในตัวกรองภูมิภาค

รายการแบบหล่นลงพร้อมค่าของเขตข้อมูลภูมิภาคจะปรากฏขึ้น

• ทำเครื่องหมายที่ช่องเลือกหลายรายการ กล่องกาเครื่องหมายจะปรากฏขึ้นสำหรับค่าทั้งหมด โดยค่าเริ่มต้นกล่องทั้งหมดจะถูกเลือก

• ยกเลิกการเลือกช่อง (ทั้งหมด) กล่องทั้งหมดจะไม่ถูกเลือก

• ทำเครื่องหมายในช่อง - ทิศใต้และทิศตะวันตก

• คลิกปุ่ม OK ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคใต้และตะวันตกเท่านั้นที่จะได้รับการสรุป

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ในเซลล์ถัดจากตัวกรองภูมิภาค - (หลายรายการ) จะปรากฏขึ้นแสดงว่าคุณได้เลือกมากกว่าหนึ่งค่า แต่มีกี่ค่าและ / หรือค่าใดไม่ทราบจากรายงานที่แสดง ในกรณีเช่นนี้การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการกรอง

การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลใน PivotTable

การกรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลมีข้อดีหลายประการ -

• คุณสามารถมีตัวกรองได้หลายตัวโดยเลือกฟิลด์สำหรับตัวแบ่งส่วนข้อมูล

• คุณสามารถแสดงภาพฟิลด์ที่ใช้ตัวกรอง (หนึ่งตัวแบ่งส่วนข้อมูลต่อฟิลด์)

• ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะมีปุ่มแสดงถึงค่าของเขตข้อมูลที่แสดง คุณสามารถคลิกที่ปุ่มของตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเลือก / ยกเลิกการเลือกค่าในฟิลด์

• คุณสามารถเห็นภาพว่ามีการใช้ค่าของเขตข้อมูลใดในตัวกรอง (ปุ่มที่เลือกจะถูกไฮไลต์ในตัวแบ่งส่วนข้อมูล)

• คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลทั่วไปสำหรับ PivotTables และ / หรือ PivotCharts หลายรายการ

• คุณสามารถซ่อน / ยกเลิกการซ่อนตัวแบ่งส่วนข้อมูล

เพื่อทำความเข้าใจการใช้งานตัวแบ่งส่วนข้อมูลให้พิจารณา PivotTable ต่อไปนี้

สมมติว่าคุณต้องการกรอง PivotTable นี้ตามฟิลด์ - ภูมิภาคและเดือน

• คลิกที่แท็บวิเคราะห์ภายใต้เครื่องมือ PIVOTTABLE บน Ribbon
• คลิกที่แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวกรอง

กล่องโต้ตอบแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ประกอบด้วยฟิลด์ทั้งหมดจากข้อมูลของคุณ

• เลือกช่องภูมิภาคและเดือน

• คลิกปุ่ม OK ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์ที่เลือกจะปรากฏพร้อมกับค่าทั้งหมดที่เลือกโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏบน Ribbon เพื่อทำงานกับการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลรูปลักษณ์และความรู้สึก

ดังที่คุณสังเกตได้ว่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละตัวมีค่าทั้งหมดของฟิลด์ที่แสดงถึงและค่าจะแสดงเป็นปุ่ม ตามค่าเริ่มต้นค่าทั้งหมดของเขตข้อมูลจะถูกเลือกและด้วยเหตุนี้ปุ่มทั้งหมดจึงถูกไฮไลต์

สมมติว่าคุณต้องการแสดง PivotTable สำหรับภูมิภาคทางใต้และตะวันตกเท่านั้นและสำหรับเดือนกุมภาพันธ์และมีนาคม

• คลิกที่ South ใน Region Slicer เฉพาะทิศใต้เท่านั้นที่จะถูกเน้นในตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ภูมิภาค

• กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่ West ใน Region Slicer

• คลิกที่เดือนกุมภาพันธ์ในตัวแบ่งส่วนข้อมูลเดือน

• กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่มีนาคมในเดือนตัวแบ่งส่วนข้อมูล ค่าที่เลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะถูกเน้น PivotTable จะสรุปสำหรับค่าที่เลือก

ในการเพิ่ม / ลบค่าของฟิลด์จากตัวกรองให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่ปุ่มเหล่านั้นในตัวแบ่งส่วนข้อมูลตามลำดับ