การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งตัวเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการกรองข้อมูลของคุณ คุณสามารถแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการกรอง ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะมีปุ่มแสดงถึงค่าของเขตข้อมูลที่แสดง คุณสามารถคลิกที่ปุ่มของตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเลือก / ยกเลิกการเลือกค่าในฟิลด์

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะมองเห็นได้ด้วย PivotTable ดังนั้นคุณจะรู้เสมอว่าช่องใดที่ใช้ในการกรองและค่าใดในฟิลด์เหล่านั้นจะแสดงหรือซ่อนอยู่ใน PivotTable ที่กรองแล้ว

เพื่อให้เข้าใจถึงการใช้งานตัวแบ่งส่วนข้อมูลให้พิจารณาตัวอย่างของข้อมูลการขายตามภูมิภาคที่ชาญฉลาดรายเดือนและพนักงานขายที่ชาญฉลาด สมมติว่าคุณมี PivotTable ต่อไปนี้พร้อมข้อมูลนี้

การใส่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการกรอง PivotTable นี้ตามฟิลด์ - ภูมิภาคและเดือน

• คลิกที่ ANALYZE ภายใต้ PIVOTTABLE TOOLS บน Ribbon

• คลิกที่แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวกรอง กล่องโต้ตอบแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ประกอบด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางข้อมูลของคุณ

• เลือกช่องภูมิภาคและเดือน

• คลิกตกลง

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์ที่เลือกจะปรากฏพร้อมกับค่าทั้งหมดที่เลือกโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏบน Ribbon เพื่อทำงานกับการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลรูปลักษณ์และความรู้สึก

การกรองด้วยตัวแบ่งส่วนข้อมูล

ดังที่คุณสังเกตได้ว่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละตัวมีค่าทั้งหมดของเขตข้อมูลที่แสดงถึงและค่าจะแสดงเป็นปุ่ม ตามค่าเริ่มต้นค่าทั้งหมดของเขตข้อมูลจะถูกเลือกและด้วยเหตุนี้ปุ่มทั้งหมดจึงถูกไฮไลต์

สมมติว่าคุณต้องการแสดง PivotTable สำหรับภูมิภาคทางใต้และตะวันตกเท่านั้นและสำหรับเดือนกุมภาพันธ์และมีนาคม

• คลิกที่ทิศใต้ในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาค เฉพาะทิศใต้เท่านั้นที่จะถูกเน้นในตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ภูมิภาค

• กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่ตะวันตกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาค

• คลิกที่กุมภาพันธ์ในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเดือน

• กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่มีนาคมในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเดือน

รายการที่เลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะถูกเน้น PivotTable ที่มีค่าสรุปสำหรับรายการที่เลือกจะแสดงขึ้น

ในการเพิ่ม / ลบค่าของเขตข้อมูลออกจากตัวกรองให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้และคลิกที่ปุ่มเหล่านั้นในตัวแบ่งส่วนข้อมูลของเขตข้อมูล

การล้างตัวกรองในตัวแบ่งส่วนข้อมูล

หากต้องการล้างตัวกรองในตัวแบ่งส่วนข้อมูลให้คลิก

ที่มุมขวาบนของตัวแบ่งส่วนข้อมูล

การลบตัวแบ่งส่วนข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการลบตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลภูมิภาค

• คลิกขวาที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ภูมิภาค
• คลิกลบ“ ภูมิภาค” ในรายการแบบเลื่อนลง

เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูล

เมื่อคุณใส่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลแล้วเครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏบนแท็บ Ribbon พร้อมด้วยตัวเลือก หากต้องการดูเครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลให้คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ภายใต้แท็บเครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ตัวเลือกคุณมีหลายตัวเลือกในการเปลี่ยนรูปลักษณ์ของตัวแบ่งส่วนข้อมูลซึ่งรวมถึง -

• คำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูล
• การตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูล
• รายงานการเชื่อมต่อ
• บานหน้าต่างการเลือก

คำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูล

คุณจะพบกล่องคำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล คำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นส่วนหัวที่แสดงบนตัวแบ่งส่วนข้อมูล โดยค่าเริ่มต้น,Slicer Caption คือชื่อของเขตข้อมูลที่แสดงถึง

• คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาค
• คลิกแท็บ OPTIONS บน Ribbon

กลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลบน Ribbon ในกล่องคำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลภูมิภาคจะแสดงเป็นส่วนหัวของตัวแบ่งส่วนข้อมูล เป็นชื่อของเขตข้อมูลที่แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนคำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลได้ดังนี้ -

• คลิกที่กล่องคำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลบน Ribbon

• ลบภูมิภาค กล่องถูกล้าง

• พิมพ์ Location ในกล่องแล้วกด Enter คำอธิบายตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะเปลี่ยนเป็นตำแหน่งและสิ่งเดียวกันนี้จะแสดงเป็นส่วนหัวในตัวแบ่งส่วนข้อมูล

Note- คุณได้เปลี่ยนเฉพาะคำอธิบายภาพตัวแบ่งส่วนข้อมูลนั่นคือส่วนหัว ชื่อของเขตข้อมูลที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลแสดง - ภูมิภาคจะยังคงอยู่เหมือนเดิม

การตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูล

คุณสามารถใช้การตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเปลี่ยนชื่อของตัวแบ่งส่วนข้อมูลเปลี่ยนคำอธิบายของตัวแบ่งส่วนข้อมูลเลือกว่าจะแสดงส่วนหัวของตัวแบ่งส่วนข้อมูลหรือไม่และตั้งค่าตัวเลือกการเรียงลำดับและการกรองสำหรับรายการ -

• คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ตำแหน่ง

• คลิกแท็บ OPTIONS บน Ribbon คุณสามารถค้นหาการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลบน Ribbon คุณยังสามารถค้นหาการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลงเมื่อคุณคลิกขวาที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

• คลิกการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูล กล่องโต้ตอบการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้น

ดังที่คุณสังเกตได้สิ่งต่อไปนี้ได้รับการแก้ไขสำหรับตัวแบ่งส่วนข้อมูล -

• ชื่อแหล่งที่มา
• ชื่อที่จะใช้ในสูตร

คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งต่อไปนี้สำหรับตัวแบ่งส่วนข้อมูล -

• Name.
• ส่วนหัว - คำอธิบายภาพ
• แสดงส่วนหัว
• ตัวเลือกการเรียงลำดับและการกรองสำหรับรายการที่แสดงบนตัวแบ่งส่วนข้อมูล

รายงานการเชื่อมต่อ

คุณสามารถเชื่อมต่อ PivotTables ที่แตกต่างกันกับตัวแบ่งส่วนข้อมูลได้โดยมีข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ที่ดี -

• PivotTables ถูกสร้างขึ้นโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน

• PivotTable หนึ่งรายการถูกคัดลอกและวางเป็น PivotTable เพิ่มเติม

• PivotTables หลายรายการถูกสร้างขึ้นบนแผ่นงานแยกกันโดยมีแสดงหน้าตัวกรองรายงาน

พิจารณา PivotTables ต่อไปนี้ที่สร้างจากข้อมูลเดียวกัน -

• ตั้งชื่อ PivotTable ด้านบนเป็น PivotTable-Top และด้านล่างเป็น PivotTable-Bottom
• คลิกที่ PivotTable ด้านบน
• แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาคเขตข้อมูล
• เลือกตะวันออกและเหนือบนตัวแบ่งส่วนข้อมูล

สังเกตว่าการกรองจะใช้กับ PivotTable ด้านบนเท่านั้นและไม่ใช้กับ PivotTable ด้านล่าง คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเดียวกันสำหรับทั้ง PivotTables โดยเชื่อมต่อกับ PivotTable ด้านล่างดังต่อไปนี้ -

• คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ภูมิภาค เครื่องมือ SLICER จะปรากฏบน Ribbon
• คลิกแท็บ OPTIONS บน Ribbon

คุณจะพบการเชื่อมต่อรายงานในกลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลบน Ribbon คุณยังสามารถค้นหา Report Connections ในรายการดรอปดาวน์เมื่อคุณคลิกขวาที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

คลิก Report Connections ในกลุ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล

Report Connectionsกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมายในช่อง PivotTable-Top และกล่องอื่น ๆ จะไม่ถูกเลือก ทำเครื่องหมายที่ช่อง PivotTable-Bottom ด้วยแล้วคลิกตกลง

PivotTable ด้านล่างจะถูกกรองไปยังรายการที่เลือก - ตะวันออกและเหนือ

สิ่งนี้เป็นไปได้เนื่องจากตอนนี้ PivotTables ทั้งสองเชื่อมต่อกับตัวแบ่งส่วนข้อมูล หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงในส่วนที่เลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลการกรองเดียวกันจะปรากฏขึ้นทั้งใน PivotTables

บานหน้าต่างการเลือก

คุณสามารถปิดและเปิดการแสดงตัวแบ่งส่วนข้อมูลบนแผ่นงานได้โดยใช้บานหน้าต่างการเลือก

• คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล - ตำแหน่ง

• คลิกแท็บ OPTIONS บน Ribbon

• คลิกบานหน้าต่างการเลือกในกลุ่มจัดเรียงบน Ribbon บานหน้าต่างการเลือกจะปรากฏทางด้านขวาของหน้าต่าง

ดังที่คุณสังเกตได้ชื่อของตัวแบ่งส่วนข้อมูลทั้งหมดจะแสดงรายการในบานหน้าต่างการเลือก ทางด้านขวาของชื่อคุณจะพบสัญลักษณ์การมองเห็นซึ่ง

ระบุว่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลสามารถมองเห็นได้บนแผ่นงาน

คลิก

สัญลักษณ์สำหรับเดือน สัญลักษณ์ จะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์ แสดงว่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลถูกซ่อนอยู่ (มองไม่เห็น)

ดังที่คุณสังเกตได้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล - เดือนจะไม่แสดงบนแผ่นงาน อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าคุณไม่ได้ลบตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเดือน แต่คุณได้ซ่อนไว้เท่านั้น

• คลิกที่

  
  สัญลักษณ์สำหรับเดือน

• สัญลักษณ์

  
  จะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์
  
  แสดงว่าขณะนี้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสามารถมองเห็นได้

เมื่อคุณเปิด / ปิดการมองเห็นของตัวแบ่งส่วนข้อมูลการเลือกรายการในตัวแบ่งส่วนข้อมูลนั้นสำหรับการกรองจะไม่เปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับของตัวแบ่งส่วนข้อมูลในบานหน้าต่างการเลือกได้โดยลากขึ้น / ลง