ตาราง Pivot ของ Excel - การกรองข้อมูล

คุณอาจต้องทำการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูล PivotTable ส่วนย่อยของคุณ อาจเป็นเพราะคุณมีข้อมูลขนาดใหญ่และจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับข้อมูลส่วนน้อยหรือไม่ว่าข้อมูลจะมีขนาดเท่าใดคุณจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับข้อมูลบางอย่าง คุณสามารถกรองข้อมูลใน PivotTable โดยยึดตามส่วนย่อยของค่าของฟิลด์ตั้งแต่หนึ่งฟิลด์ขึ้นไป มีหลายวิธีในการดำเนินการดังต่อไปนี้ -

• การกรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
• การกรองโดยใช้ตัวกรองรายงาน
• การกรองข้อมูลด้วยตนเอง
• การกรองโดยใช้ตัวกรองฉลาก
• การกรองโดยใช้ตัวกรองค่า
• การกรองโดยใช้ตัวกรองวันที่
• การกรองโดยใช้ตัวกรอง 10 อันดับแรก
• การกรองโดยใช้ไทม์ไลน์

คุณจะได้เรียนรู้การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลในบทถัดไป คุณจะเข้าใจการกรองด้วยวิธีการอื่น ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้นในบทนี้

พิจารณา PivotTable ต่อไปนี้ซึ่งคุณมีขอบเขตข้อมูลการขายที่สรุปได้อย่างชาญฉลาดพนักงานขายที่ชาญฉลาดและเดือน

ตัวกรองรายงาน

คุณสามารถกำหนดตัวกรองให้กับฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลง PivotTable แบบไดนามิกตามค่าของฟิลด์นั้น

ลากภูมิภาคจากแถวไปยังตัวกรองในพื้นที่ PivotTable

ตัวกรองที่มีป้ายกำกับเป็นภูมิภาคจะปรากฏเหนือ PivotTable (ในกรณีที่คุณไม่มีแถวว่างเหนือ PivotTable ของคุณ PivotTable จะถูกผลักลงเพื่อให้มีพื้นที่ว่างสำหรับตัวกรอง

คุณจะสังเกตว่า

• ค่าพนักงานขายปรากฏเป็นแถว

• ค่าเดือนปรากฏในคอลัมน์

• ตัวกรองภูมิภาคจะปรากฏที่ด้านบนโดยเลือกค่าเริ่มต้นเป็นทั้งหมด

• มูลค่าสรุปคือยอดรวมของยอดสั่งซื้อ

  • ยอดรวมของยอดสั่งซื้อพนักงานขายที่ชาญฉลาดปรากฏในคอลัมน์ยอดรวมทั้งหมด

  • ยอดรวมของยอดสั่งซื้อรายเดือนปรากฏในแถวยอดรวม

• คลิกที่ลูกศรในช่องทางขวาของ Filter Region

รายการดรอปดาวน์ที่มีค่าของเขตข้อมูลภูมิภาคปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมายในช่องSelect Multiple Items.

โดยค่าเริ่มต้นกล่องทั้งหมดจะถูกเลือก ยกเลิกการเลือกช่อง (All). กล่องทั้งหมดจะไม่ถูกเลือก

จากนั้นทำเครื่องหมายในช่อง - ทิศใต้และทิศตะวันตกแล้วคลิกตกลง

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคใต้และตะวันตกเท่านั้นที่จะสรุปได้

ในเซลล์ถัดจากขอบเขตตัวกรอง - (หลายรายการ) จะปรากฏขึ้นแสดงว่าคุณได้เลือกมากกว่าหนึ่งรายการ อย่างไรก็ตามจำนวนรายการและ / หรือรายการใดที่ไม่ทราบจากรายงานที่แสดง ในกรณีเช่นนี้การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการกรอง

การกรองด้วยตนเอง

คุณยังสามารถกรอง PivotTable ได้โดยเลือกค่าของเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ลูกศร

ในเซลล์ป้ายชื่อแถวหรือป้ายชื่อคอลัมน์

สมมติว่าคุณต้องการวิเคราะห์เฉพาะข้อมูลเดือนกุมภาพันธ์ คุณต้องกรองค่าตามเขตข้อมูลเดือน ดังที่คุณสังเกตได้เดือนเป็นส่วนหนึ่งของป้ายชื่อคอลัมน์

คลิกที่ลูกศร

ในเซลล์ Column Labels

ดังที่คุณสังเกตได้มีช่องค้นหาในรายการแบบเลื่อนลงและด้านล่างกล่องคุณมีรายการค่าของเขตข้อมูลที่เลือก ได้แก่ เดือน มีการเลือกช่องของค่าทั้งหมดซึ่งแสดงว่ามีการเลือกค่าทั้งหมดของเขตข้อมูลนั้น

• ยกเลิกการเลือกช่อง (เลือกทั้งหมด) ที่ด้านบนของรายการค่า

• ทำเครื่องหมายในช่องของค่าที่คุณต้องการแสดงใน PivotTable ของคุณในกรณีนี้คือเดือนกุมภาพันธ์แล้วคลิกตกลง

PivotTable จะแสดงเฉพาะค่าที่เกี่ยวข้องกับค่าเขตข้อมูลเดือนที่เลือก - กุมภาพันธ์ คุณสามารถสังเกตได้ว่าลูกศรการกรองเปลี่ยนเป็นไอคอน

เพื่อระบุว่ามีการใช้ตัวกรอง วางเคอร์เซอร์บน ไอคอน

คุณสามารถสังเกตได้ว่าจะปรากฏขึ้นเพื่อระบุว่ามีการใช้ตัวกรองด้วยตนเองในฟิลด์ - เดือน

หากคุณต้องการเปลี่ยนค่าการเลือกตัวกรองให้ทำดังต่อไปนี้ -

• คลิก

  
  ไอคอน

• เลือก / ยกเลิกการเลือกช่องของค่า

หากไม่เห็นค่าทั้งหมดของเขตข้อมูลในรายการให้ลากที่จับที่มุมล่างขวาของรายการแบบเลื่อนลงเพื่อขยาย หรือถ้าคุณทราบค่านี้ให้พิมพ์ลงในกล่องค้นหา

สมมติว่าคุณต้องการใช้ตัวกรองอื่นกับ PivotTable ที่กรองด้านบน ตัวอย่างเช่นคุณต้องการแสดงข้อมูลของ Walters, Chris สำหรับเดือนกุมภาพันธ์ คุณต้องปรับแต่งการกรองของคุณโดยเพิ่มตัวกรองอื่นสำหรับพนักงานขายภาคสนาม ดังที่คุณสังเกตได้พนักงานขายเป็นส่วนหนึ่งของ Row Labels

• คลิกที่ลูกศร

  
  ในเซลล์ Row Labels

รายการค่าของเขตข้อมูล - ภูมิภาคจะปรากฏขึ้น เนื่องจากภูมิภาคอยู่ในระดับนอกของพนักงานขายในลำดับที่ซ้อนกัน คุณยังมีตัวเลือกเพิ่มเติม - เลือกฟิลด์ คลิกที่กล่องเลือกฟิลด์

• คลิกพนักงานขายจากรายการแบบเลื่อนลง รายการค่าของเขตข้อมูล - พนักงานขายจะแสดงขึ้น

• ยกเลิกการเลือก (เลือกทั้งหมด) และทำเครื่องหมายที่ Walters, Chris

• คลิกตกลง

PivotTable จะแสดงเฉพาะค่าที่เกี่ยวข้องกับค่าฟิลด์เดือนที่เลือก - กุมภาพันธ์และค่าฟิลด์พนักงานขาย - Walters, Chris

ลูกศรการกรองสำหรับ Row Labels จะเปลี่ยนเป็นไอคอน

เพื่อระบุว่ามีการใช้ตัวกรอง วางเคอร์เซอร์บน ไอคอนบนป้ายชื่อแถวหรือป้ายชื่อคอลัมน์

กล่องข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อระบุว่ามีการใช้ตัวกรองด้วยตนเองในฟิลด์ - เดือนและพนักงานขาย

ดังนั้นคุณสามารถกรอง PivotTable ด้วยตนเองตามจำนวนฟิลด์และตามจำนวนค่าใดก็ได้

กรองตามข้อความ

หากคุณมีฟิลด์ที่มีข้อความคุณสามารถกรอง PivotTable ตามข้อความได้โดยที่ป้ายชื่อฟิลด์ที่เกี่ยวข้องจะเป็นแบบข้อความ ตัวอย่างเช่นพิจารณาข้อมูลพนักงานต่อไปนี้

ข้อมูลมีรายละเอียดของพนักงาน - EmployeeID, Title, BirthDate, MaritalStatus, Gender and HireDate นอกจากนี้ข้อมูลยังมีระดับผู้จัดการของพนักงาน (ระดับ 0 - 4)

สมมติว่าคุณต้องทำการวิเคราะห์เกี่ยวกับจำนวนพนักงานที่รายงานไปยังพนักงานที่ระบุตามตำแหน่งงาน คุณสามารถสร้าง PivotTable ได้ตามที่ระบุด้านล่าง

คุณอาจต้องการทราบจำนวนพนักงานที่มี "ผู้จัดการ" ในตำแหน่งที่มีพนักงานรายงานต่อพวกเขา เนื่องจากชื่อป้ายกำกับเป็นแบบข้อความคุณสามารถใช้ตัวกรองป้ายกำกับในฟิลด์ชื่อได้ดังนี้ -

• คลิกที่ลูกศร

  
  ในเซลล์ Row Labels

• เลือกชื่อในกล่องเลือกฟิลด์จากรายการแบบหล่นลง

• คลิกที่ตัวกรองฉลาก

• คลิกที่มีในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

กล่องโต้ตอบตัวกรองฉลาก (ชื่อเรื่อง) จะปรากฏขึ้น พิมพ์ Manager ในช่องถัดจากมี คลิกตกลง

PivotTable จะถูกกรองเป็นค่า Title ที่มี "Manager"

• คลิก

  
  ไอคอน

คุณสามารถเห็นสิ่งที่

ปรากฏขึ้นเพื่อระบุสิ่งต่อไปนี้ -

• ใช้ตัวกรองป้ายกำกับในฟิลด์ - ชื่อและ
• ตัวกรองฉลากที่ใช้คืออะไร

กรองตามค่า

คุณอาจต้องการทราบตำแหน่งของพนักงานที่มีพนักงานมากกว่า 25 คนรายงานต่อพวกเขา สำหรับสิ่งนี้คุณสามารถใช้ตัวกรองค่าในฟิลด์ชื่อได้ดังนี้ -

• คลิกที่ลูกศร

  
  ในเซลล์ Row Labels

• เลือก Title ในกล่องเลือกฟิลด์จากรายการดรอปดาวน์

• คลิกที่ตัวกรองค่า

• เลือกมากกว่าหรือเท่ากับจากรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

กล่องโต้ตอบตัวกรองค่า (ชื่อเรื่อง) จะปรากฏขึ้น พิมพ์ 25 ในช่องด้านขวา

PivotTable จะถูกกรองเพื่อแสดงตำแหน่งพนักงานที่มีพนักงานมากกว่า 25 คนรายงานต่อพวกเขา

กรองตามวันที่

คุณอาจต้องการแสดงข้อมูลของพนักงานทั้งหมดที่ได้รับการว่าจ้างในปีงบประมาณ 2015-15 คุณสามารถใช้ตัวกรองข้อมูลได้ดังต่อไปนี้ -

• รวมฟิลด์ HireDate ไว้ใน PivotTable ตอนนี้คุณไม่ต้องการข้อมูลผู้จัดการดังนั้นให้ลบฟิลด์ ManagerLevel ออกจาก PivotTable

เมื่อคุณมีฟิลด์วันที่ใน PivotTable แล้วคุณสามารถใช้ตัวกรองวันที่ได้

• คลิกลูกศร

  
  ในเซลล์ Row Labels

• เลือก HireDate ในกล่องเลือกฟิลด์จากรายการดรอปดาวน์

• คลิกตัวกรองวันที่

• Seelct Between จากรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

กล่องโต้ตอบตัวกรองวันที่ (HireDate) จะปรากฏขึ้น พิมพ์ 4/1/2557 และ 31/3/2558 ในช่องวันที่สองช่อง คลิกตกลง

ตารางสาระสำคัญจะถูกกรองเพื่อแสดงข้อมูลเฉพาะที่มี HireDate ระหว่างวันที่ 1 ^{เซนต์}เมษายน 2014 และวันที่ 31 ^{เซนต์}มีนาคม 2015

คุณสามารถจัดกลุ่มวันที่เป็นไตรมาสได้ดังนี้ -

• คลิกขวาที่วันที่ใดก็ได้ Grouping กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• พิมพ์ 4/1/2557 ในกล่องเริ่มต้นที่. ทำเครื่องหมายในช่อง

• พิมพ์ครั้งที่ 3/31/2558 ในช่องลงท้ายเวลา. ทำเครื่องหมายในช่อง

• คลิก Quarters ในช่องด้านล่าง By.

วันที่จะถูกจัดกลุ่มเป็นสี่ส่วนใน PivotTable คุณสามารถทำให้ตารางดูกะทัดรัดได้โดยการลากฟิลด์ HireDate จากพื้นที่ ROWS ไปยังพื้นที่ COLUMNS

คุณจะสามารถทราบจำนวนพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างในช่วงปีงบประมาณไตรมาสที่ชาญฉลาด

การกรองโดยใช้ตัวกรอง 10 อันดับแรก

คุณสามารถใช้ตัวกรอง 10 อันดับแรกเพื่อแสดงค่าสองสามอันดับแรกหรือสองสามค่าล่างสุดของฟิลด์ใน PivotTable

• คลิกลูกศร

  
  ในเซลล์ Row Labels

• คลิกตัวกรองค่า

• คลิก 10 อันดับแรกในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

กล่องโต้ตอบตัวกรอง 10 อันดับแรก (ชื่อเรื่อง) จะปรากฏขึ้น

• ในช่องแรกคลิกที่ด้านบน (คุณสามารถเลือกด้านล่างได้เช่นกัน)

• ในช่องที่สองให้ป้อนตัวเลขพูด 7

• ในช่องที่สามคุณมีสามตัวเลือกที่คุณสามารถกรองได้

  • คลิกที่รายการเพื่อกรองตามจำนวนรายการ

  • คลิกที่เปอร์เซ็นต์เพื่อกรองตามเปอร์เซ็นต์

  • คลิกที่ผลรวมเพื่อกรองตามผลรวม

• เมื่อคุณนับรหัสพนักงานแล้วให้คลิกรายการ

• ในช่องที่สี่ให้คลิกที่ฟิลด์จำนวนรหัสพนักงาน

• คลิกตกลง

ค่าเจ็ดอันดับแรกตามจำนวน EmployeeID จะแสดงใน PivotTable

ดังที่คุณสังเกตได้จำนวนการจ้างงานสูงสุดในปีงบประมาณคือช่างเทคนิคการผลิตและจำนวนที่โดดเด่นของสิ่งเหล่านี้อยู่ใน Qtr1

การกรองโดยใช้ไทม์ไลน์

หาก PivotTable ของคุณมีฟิลด์วันที่คุณสามารถกรอง PivotTable โดยใช้ไทม์ไลน์

สร้าง PivotTable จากข้อมูลพนักงานที่คุณใช้ก่อนหน้านี้และเพิ่มข้อมูลลงในตัวแบบข้อมูลในกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable

• ลากชื่อเขตข้อมูลไปยังพื้นที่แถว

• ลากฟิลด์ EmployeeID ไปที่พื้นที่ ∑ VALUES และเลือกนับสำหรับการคำนวณ

• คลิกที่ PivotTable

• คลิกที่แท็บ INSERT

• คลิกไทม์ไลน์ในกลุ่มฟิลเตอร์ กล่องโต้ตอบแทรกไทม์ไลน์จะปรากฏขึ้น

• เลือกช่อง HireDate
• คลิกตกลง ไทม์ไลน์จะปรากฏในแผ่นงาน
• เครื่องมือไทม์ไลน์ปรากฏบน Ribbon

ดังที่คุณสังเกตได้ทุกช่วงเวลา - ในเดือนจะแสดงบนไทม์ไลน์

• คลิกที่ลูกศรถัดจาก - MONTHS

• เลือก QUARTERS จากรายการแบบเลื่อนลง การแสดงไทม์ไลน์จะเปลี่ยนเป็นทุกช่วงเวลา - ในไตรมาส

• คลิก 2014 Q1

• กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วลากไปที่ 2014 Q4 ระยะเวลาไทม์ไลน์ถูกเลือกเป็น Q1 - Q4 2014

• PivotTable จะถูกกรองตามระยะเวลานี้

การล้างตัวกรอง

คุณอาจต้องล้างตัวกรองที่คุณตั้งไว้เป็นครั้งคราวเพื่อสลับระหว่างชุดค่าผสมและการคาดคะเนข้อมูลของคุณ คุณสามารถทำได้หลายวิธีดังนี้ -

การล้างตัวกรองทั้งหมดใน PivotTable

คุณสามารถล้างตัวกรองทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ใน PivotTable ได้ในคราวเดียวดังนี้ -

• คลิกแท็บ HOME บน Ribbon
• คลิกจัดเรียงและกรองในกลุ่มการแก้ไข
• เลือกล้างจากรายการแบบเลื่อนลง

การล้างฉลากวันที่หรือตัวกรองค่า

ในการล้างป้ายชื่อวันที่หรือตัวกรองค่าให้ทำดังต่อไปนี้ -

• คลิกที่ไอคอนใน Row Labels หรือ Column Labels

• คลิกที่

  
  <ชื่อฟิลด์> ซึ่งคุณต้องการล้างตัวกรองในกล่องเลือกฟิลด์ในรายการดรอปดาวน์

• คลิกที่ล้างตัวกรองจาก <ชื่อไฟล์> ที่ปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง

• คลิกตกลง ตัวกรองเฉพาะจะถูกล้าง