ตาราง Pivot ของ Excel - การจัดเรียงข้อมูล

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลใน PivotTable เพื่อให้คุณค้นหารายการที่คุณต้องการวิเคราะห์ได้ง่าย คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลจากค่าต่ำสุดไปสูงสุดหรือค่าสูงสุดไปต่ำสุดหรือตามลำดับที่กำหนดเองอื่น ๆ ที่คุณเลือก

พิจารณา PivotTable ต่อไปนี้ซึ่งคุณมีข้อมูลสรุปข้อมูลการขายตามภูมิภาคพนักงานขายที่ชาญฉลาดและรอบเดือน

การเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลใน PivotTable ด้านบนบนฟิลด์ที่อยู่ในแถวหรือคอลัมน์ - ภูมิภาคพนักงานขายและเดือน

ในการจัดเรียง PivotTable กับพนักงานขายภาคสนามให้ดำเนินการดังนี้ -

• คลิกลูกศร

  
  ในป้ายกำกับแถว

• เลือกพนักงานขายในกล่องเลือกฟิลด์จากรายการดรอปดาวน์

ตัวเลือกการเรียงลำดับต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น -

• เรียงลำดับ A ถึง Z
• เรียง Z ถึง A
• ตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติม

นอกจากนี้ฟิลด์พนักงานขายจะเรียงลำดับจากน้อยไปมากตามค่าเริ่มต้น คลิกSort Z to A. ฟิลด์พนักงานขายจะเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

ในทำนองเดียวกันคุณสามารถจัดเรียงฟิลด์ในคอลัมน์ - เดือนโดยคลิกที่ลูกศร

ในป้ายชื่อคอลัมน์

การเรียงลำดับผลรวมย่อย

สมมติว่าคุณต้องการจัดเรียง PivotTable ตามยอดสั่งซื้อทั้งหมด - สูงสุดไปต่ำสุดในทุกภูมิภาค นั่นคือคุณต้องการจัดเรียง PivotTable บนผลรวมย่อย

คุณจะเห็นว่าไม่มีลูกศร

สำหรับผลรวมย่อย คุณยังคงสามารถจัดเรียง PivotTable บนผลรวมย่อยได้ดังนี้ -

• คลิกขวาที่ผลรวมย่อยของพนักงานขายในคอลัมน์ผลรวมทั้งหมด

• เลือก Sort จากรายการแบบเลื่อนลง

• รายการแบบเลื่อนลงอีกรายการจะปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกการจัดเรียง - เรียงลำดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุดเรียงลำดับจากใหญ่ที่สุดไปหาน้อยที่สุดและตัวเลือกการเรียงอื่น ๆ เลือกเรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด

ผลรวมย่อยในคอลัมน์ผลรวมทั้งหมดจะเรียงลำดับจากค่าสูงสุดไปต่ำสุดในทุกภูมิภาค

ในทำนองเดียวกันหากคุณต้องการจัดเรียง PivotTable บนพื้นที่ผลรวมย่อยอย่างชาญฉลาดให้ทำดังต่อไปนี้ -

• คลิกขวาที่ผลรวมย่อยของภูมิภาคใดก็ได้ในคอลัมน์ผลรวมทั้งหมด

• คลิกเรียงลำดับในรายการแบบเลื่อนลง

• คลิกเรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุดในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง PivotTable จะได้รับการจัดเรียงตามผลรวมย่อยตามภูมิภาคที่ชาญฉลาด

ดังที่คุณสังเกตได้ว่าภาคใต้มียอดการสั่งซื้อสูงสุดในขณะที่ภาคเหนือมีจำนวนต่ำสุด

คุณยังสามารถจัดเรียง PivotTable ตามจำนวนเดือนทั้งหมดได้ดังนี้ -

• คลิกขวาที่ผลรวมย่อยใด ๆ ในแถวผลรวมทั้งหมด
• เลือกเรียงลำดับจากรายการแบบเลื่อนลง
• เลือกเรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุดจากรายการแบบเลื่อนลงที่สอง

PivotTable จะเรียงตามจำนวนเดือนทั้งหมดที่ชาญฉลาด

คุณสามารถสังเกตได้ว่าเดือนกุมภาพันธ์มียอดสั่งซื้อสูงสุดในขณะที่เดือนมีนาคมมีจำนวนต่ำสุด

ตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติม

สมมติว่าคุณต้องการจัดเรียง PivotTable ตามภูมิภาคจำนวนเงินทั้งหมดที่ชาญฉลาดในเดือนมกราคม

• คลิกที่ลูกศร

  
  ใน Row Labels

• เลือกตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติมจากรายการแบบเลื่อนลง Sort (Region) กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ภายใต้สรุปลำดับการจัดเรียงปัจจุบันจะได้รับเป็นพื้นที่เรียงลำดับจากน้อยไปมาก จากน้อยไปมาก (A ถึง Z) โดยถูกเลือกภายใต้ตัวเลือกการเรียงลำดับ ในช่องด้านล่างนั้นRegion จะปรากฏขึ้น

• คลิกช่องที่มี Region
• คลิกผลรวมของยอดสั่งซื้อ

คลิก More Optionsปุ่ม. More Sort Options (Region) กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ภายใต้เรียงตามผลรวมจะถูกเลือก ภายใต้สรุปลำดับการจัดเรียงปัจจุบันจะได้รับเป็นSort Region by Sum of Order Amount ตามลำดับจากน้อยไปมาก

• คลิก Values in selected column: ภายใต้จัดเรียงตาม

• พิมพ์ B5 ในช่องด้านล่าง

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ภายใต้สรุปลำดับการจัดเรียงปัจจุบันจะได้รับดังนี้ -

• จัดเรียงภูมิภาคตาม Sum of Order Amountจากน้อยไปหามากโดยใช้ค่าในคอลัมน์นี้: มกราคม คลิกตกลง

• กล่องโต้ตอบจัดเรียง (ภูมิภาค) จะปรากฏขึ้น เลือกจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A) ตาม: ภายใต้ตัวเลือกการเรียงลำดับ

ภายใต้สรุปลำดับการจัดเรียงปัจจุบันจะได้รับดังนี้ -

จัดเรียงภูมิภาคตามผลรวมของจำนวนคำสั่งซื้อจากมากไปหาน้อยโดยใช้ค่าในคอลัมน์นี้: มกราคม คลิกตกลง PivotTable จะจัดเรียงตามภูมิภาคโดยใช้ค่าในเดือนมกราคม

ดังที่คุณสังเกตได้ในเดือนมกราคมตะวันตกมียอดสั่งซื้อสูงสุดในขณะที่ทิศตะวันตกเฉียงเหนือมีจำนวนต่ำสุด

การจัดเรียงข้อมูลด้วยตนเอง

ใน PivotTable ข้อมูลจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติตามตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณเลือก สิ่งนี้เรียกว่าการเรียงลำดับอัตโนมัติ

วางเคอร์เซอร์บนลูกศร

ใน Row Labels หรือ Column Labels

AutoSort จะปรากฏขึ้นโดยแสดงลำดับการจัดเรียงปัจจุบันสำหรับแต่ละฟิลด์ใน PivotTable ตอนนี้สมมติว่าคุณต้องการเรียงลำดับเขตข้อมูลภูมิภาคตามลำดับ - ตะวันออกตะวันตกเหนือและใต้ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองดังต่อไปนี้ -

• คลิกลูกศร

  
  ใน Row Labels

• เลือกภูมิภาคในกล่องเลือกฟิลด์จากรายการดรอปดาวน์

• คลิก More Sort Options. กล่องโต้ตอบจัดเรียง (ภูมิภาค) จะปรากฏขึ้น

• เลือกด้วยตนเอง (คุณสามารถลากรายการเพื่อจัดเรียงใหม่ได้)

• คลิกตกลง

ภายใต้สรุปลำดับการจัดเรียงปัจจุบันจะถูกกำหนดให้เป็นรายการลากของเขตข้อมูลภูมิภาคเพื่อแสดงตามลำดับใด ๆ

คลิกที่ตะวันออกแล้วลากไปด้านบน ในขณะที่คุณลากไปทางทิศตะวันออกแถบสีเขียวแนวนอนจะปรากฏขึ้นทั่วทั้งแถว

ลากซ้ำกับรายการอื่น ๆ ของเขตข้อมูลภูมิภาคจนกว่าคุณจะได้รับการจัดเรียงที่ต้องการ

คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• รายการของเขตข้อมูลที่ซ้อนกัน - พนักงานขายยังย้ายไปพร้อมกับรายการเขตข้อมูลภูมิภาคที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ค่าในคอลัมน์อื่น ๆ ก็ย้ายตามไปด้วย

• หากคุณวางเคอร์เซอร์บนลูกศร

  
  ในป้ายชื่อแถวหรือป้ายชื่อคอลัมน์การเรียงลำดับอัตโนมัติจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลำดับการจัดเรียงปัจจุบันของฟิลด์พนักงานขายและเฉพาะเดือน เนื่องจากคุณได้จัดเรียงเขตข้อมูลภูมิภาคด้วยตนเองจะไม่ปรากฏใน AutoSort

Note- คุณไม่สามารถใช้การลากรายการของฟิลด์ที่อยู่ในพื้นที่ ∑ VALUES ของรายการเขตข้อมูล PivotTable ด้วยตนเอง ดังนั้นคุณไม่สามารถลากค่า Sum of Order Amount ใน PivotTable นี้ได้

การตั้งค่าตัวเลือกการจัดเรียง

ในส่วนก่อนหน้านี้คุณได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าตัวเลือกการจัดเรียงสำหรับฟิลด์เป็นแบบแมนนวล คุณมีตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติมที่คุณสามารถตั้งค่าได้ดังนี้ -

• คลิกลูกศร

  
  ใน Row Labels

• เลือกภูมิภาคในกล่องเลือกฟิลด์

• คลิกตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติม กล่องโต้ตอบจัดเรียง (ภูมิภาค) จะปรากฏขึ้น

• คลิกปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติม

กล่องโต้ตอบตัวเลือกการจัดเรียง (ภูมิภาค) เพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการจัดเรียงเพิ่มเติมได้ในกล่องโต้ตอบนี้

ภายใต้การเรียงลำดับอัตโนมัติคุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกช่อง - จัดเรียงโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการอัปเดตรายงานเพื่ออนุญาตหรือหยุดการเรียงลำดับอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการอัปเดตข้อมูล PivotTable

• ยกเลิกการเลือกช่อง - Sort automatically ทุกครั้งที่มีการอัปเดตรายงาน

ตอนนี้ตัวเลือกลำดับการจัดเรียงคีย์แรกพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อเลือกลำดับแบบกำหนดเองที่คุณต้องการใช้

• คลิกช่องใต้ลำดับการจัดเรียงคีย์แรก

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้รายการที่กำหนดเองของวันในสัปดาห์และเดือนของปีจะอยู่ในรายการแบบเลื่อนลง คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้หรือใช้รายการที่กำหนดเองได้เช่นสูงปานกลางต่ำหรือรายการขนาด S, M, L, XL ที่ไม่เรียงตามลำดับตัวอักษร

คุณสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองได้จากแท็บ FILE บน Ribbon FILE →ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel คลิกที่ขั้นสูงและเรียกดูทั่วไป คุณจะพบปุ่มแก้ไขรายการที่กำหนดเองถัดจากสร้างรายการเพื่อใช้ในการเรียงลำดับและเติม

โปรดทราบว่าลำดับการจัดเรียงรายการแบบกำหนดเองจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้เมื่อคุณอัปเดต (รีเฟรช) ข้อมูลใน PivotTable ของคุณ

ภายใต้จัดเรียงตามคุณสามารถคลิก Grand Total or Valuesในคอลัมน์ที่เลือกเพื่อจัดเรียงตามค่าเหล่านี้ ตัวเลือกนี้ใช้ไม่ได้เมื่อคุณตั้งค่าการเรียงลำดับเป็นด้วยตนเอง

สิ่งที่ควรพิจารณาขณะจัดเรียง PivotTables

เมื่อคุณจัดเรียงข้อมูลใน PivotTable โปรดจำสิ่งต่อไปนี้ -

• ข้อมูลที่มีช่องว่างนำหน้าจะส่งผลต่อผลลัพธ์การจัดเรียง ลบช่องว่างนำหน้าก่อนจัดเรียงข้อมูล

• คุณไม่สามารถเรียงลำดับรายการข้อความที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่

• คุณไม่สามารถจัดเรียงข้อมูลตามรูปแบบเฉพาะเช่นเซลล์หรือสีแบบอักษร

• คุณไม่สามารถจัดเรียงข้อมูลตามตัวบ่งชี้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเช่นชุดไอคอน