การจัดการส่วนหน้า - การบัญชี

ส่วนการบัญชีของธุรกิจหรือองค์กรใด ๆ ติดตามบันทึกและจัดการธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจกับลูกค้าและลูกค้า แผนกบัญชีดูแลสุขภาพทางการเงินและติดตามผลการดำเนินงานของธุรกิจใด ๆ โดยตรง เป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารในการตัดสินใจที่เหมาะสม

เมื่อพูดถึงธุรกิจโรงแรมการบัญชีคือการจัดการค่าใช้จ่ายและรายรับ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่แขกเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์แก่แขก แจ้งให้เราทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนบัญชีของแผนกต้อนรับ

Front Office Accounting คืออะไร?

เป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งพนักงานบัญชีส่วนหน้าจะระบุบันทึกวัดผลจำแนกตรวจสอบสรุปตีความจัดระเบียบและสื่อสารข้อมูลทางการเงินสำหรับธุรกิจโรงแรม

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดบัญชีส่วนหน้าจะมีลักษณะเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ 'Block-T'

ชื่อบัญชี
ค่าใช้จ่าย	การชำระเงิน

ในโดเมนของการบัญชีส่วนหน้าค่าบริการจะถูกป้อนทางด้านซ้ายของ 'T' พวกเขาเพิ่มยอดเงินในบัญชี การชำระเงินจะถูกป้อนทางด้านขวาของ "T" พวกเขาลดยอดเงินในบัญชี

สูตรบัญชีส่วนหน้าพื้นฐาน

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

ที่ไหน debit เพิ่มยอดคงค้างและ credit ลดลง

ธุรกิจโรงแรมร่วมสมัยส่วนใหญ่ใช้ระบบบัญชีอัตโนมัติ

วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีส่วนหน้า

วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีคือ -

• จัดการธุรกรรมระหว่างแขกและโรงแรมได้อย่างถูกต้อง
• เพื่อติดตามการทำธุรกรรมตลอดการเข้าพักของแขก
• เพื่อตรวจสอบวงเงินเครดิตของผู้เข้าพัก
• เพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ของการฉ้อโกง
• เพื่อจัดระเบียบและรายงานข้อมูลการทำธุรกรรม

ประเภทบัญชี

บัญชีทั่วไปในธุรกิจโรงแรมที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ามีดังต่อไปนี้ -

• บัญชีแขก
• ไม่ใช่แขกหรือบัญชีเมือง
• บัญชีบริหาร

ความแตกต่างระหว่างบัญชี Guest และ City

ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดระหว่างบัญชีผู้เยี่ยมชมและเมือง -

บัญชีแขก	บัญชีเมือง
เป็นการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างแขกและโรงแรม	เป็นการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างผู้ที่ไม่ใช่แขกและโรงแรม
มันถูกสร้างขึ้นเมื่อจองหรือลงทะเบียน	สร้างขึ้นเมื่อผู้เข้าพักไม่สามารถชำระเงินได้ครบถ้วนในเวลาที่เช็คเอาต์
ได้รับการดูแลโดยแผนกต้อนรับอย่างสมบูรณ์	ได้รับการดูแลโดยส่วนบัญชีในสำนักงานส่วนหลัง
บันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของแขกตั้งแต่เช็คอินจนถึงเช็คเอาท์	บันทึกค่าธรรมเนียมทางการเงินที่แขกไม่ได้จ่ายหรือชำระบางส่วนในเวลาที่เช็คเอาท์จากแผนกต้อนรับไปยังสำนักงานหลัง
บัญชีผู้เยี่ยมชมจะถูกรวบรวมเป็นประจำทุกวัน	บัญชีเมืองรวบรวมเป็นประจำทุกเดือน

บัญชีบริหาร

โรงแรมบางแห่งอนุญาตให้ผู้จัดการให้ความบันเทิงกับคำถามหรือความคับข้องใจของแขกหรือความเป็นไปได้ในการหาข้อตกลงทางธุรกิจผ่านการโต้ตอบสั้น ๆ กับแขก ตัวอย่างเช่นหากแขกมีปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับนโยบายของโรงแรมผู้จัดการจะเรียกแขกเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับกาแฟหรือเครื่องดื่มและพยายามแก้ไขเช่นเดียวกัน จากนั้นค่าใช้จ่ายในการโต้ตอบนี้จะถูกบันทึกไว้ในบัญชีการจัดการ

โฟลิโอและประเภท

โฟลิโอคือใบแจ้งยอดธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบัญชีเดียว

เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะบันทึกธุรกรรมทั้งหมดระหว่างแขกและโรงแรมไว้ในบัญชี โฟลิโอเปิดโดยมียอดเริ่มต้นเป็นศูนย์ ยอดคงเหลือในโฟลิโอจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับธุรกรรม ในช่วงเวลาของการเช็คเอาต์ยอดคงเหลือโฟลิโอจะต้องกลับมาเป็นศูนย์เมื่อมีการชำระเงิน

ประเภทของ Folios

โฟลิโอหลัก ๆ มีดังต่อไปนี้ -

• Guest - ได้รับมอบหมายให้เรียกเก็บเงินสำหรับแขกแต่ละคน

• Master - กำหนดค่าใช้จ่ายสำหรับกลุ่ม / องค์กร

• Non-guest - กำหนดสำหรับแขกที่ไม่ได้อาศัยอยู่

• Employee - มอบหมายให้พนักงานโรงแรมเรียกเก็บเงินจากสิทธิพิเศษของร้านกาแฟ

การโพสต์และประเภท

เรียกกระบวนการบันทึกรายการบนโฟลิโอ ‘Posting’ของการทำธุรกรรม การโพสต์มีสองประเภทพื้นฐาน -

• Credit- ลดยอดคงค้างของแขก รายการเหล่านี้รวมถึงการชำระเงินทั้งหมดหรือบางส่วนหรือการปรับเทียบกับโทเค็น

• Debit- เพิ่มยอดคงค้างในบัญชีแขก รายการเดบิตรวมค่าบริการภายใต้ร้านอาหารรูมเซอร์วิสศูนย์สุขภาพ / สปาซักรีดโทรศัพท์และค่าเดินทาง

บัตรกำนัลและประเภท

บัตรกำนัลเป็นเอกสารหลักฐานโดยละเอียดสำหรับการทำธุรกรรม โอนธุรกรรมจากต้นทางไปยังแผนกต้อนรับ บัตรกำนัลใช้เพื่อแจ้งแผนกต้อนรับเกี่ยวกับการซื้อสินค้าของผู้เข้าพักหรือการใช้บริการใด ๆ ที่โรงแรม

บัตรกำนัลทั่วไปดังต่อไปนี้ใช้ในโรงแรม -

• ใบสำคัญรับเงินสด
• ใบสำคัญค่าคอมมิชชั่น
• Charge Voucher
• ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
• เวาเชอร์ค่าเผื่อ
• คำสั่งเรียกเก็บเงินเบ็ดเตล็ด (MCO)
• บัตรกำนัลแบบชำระเงิน (VPO)
• โอนใบสำคัญ

นี่คือบัตรกำนัลทั่วไปบางส่วน

ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย

ใบสำคัญจ่าย

บัญชีแยกประเภทและประเภท

บัญชีแยกประเภทคือกลุ่มของบัญชี มีบัญชีแยกประเภทสองรายการที่จัดการส่วนหน้า -

• Guest ledger - ชุดบัญชีของแขกทั้งหมดที่อาศัยอยู่ในโรงแรม

• Non-guest ledger - ชุดบัญชีผู้เยี่ยมชมที่ยังไม่เรียบร้อยและจากไปทั้งหมด

มีบัญชีแยกประเภทอีกสองประเภทที่ใช้ในโรงแรม บัญชีแยกประเภททั้งสองประเภทถูกใช้โดยแผนกบัญชีส่วนหลังตามที่กำหนด -

• Receivable ledger - เจ้าหน้าที่บัญชีสำนักงานหลังจะส่งใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งยอดไปยังแขกหลังจากออกเดินทางโดยไม่ต้องชำระค่าบริการและตรวจสอบการชำระเงินสำหรับบริการต่างๆ

• Payable ledger - พนักงานจะจัดการเงินที่จ่ายล่วงหน้าในนามของแขกให้กับโรงแรมเพื่อใช้ในการบริโภคสินค้าและบริการในอนาคต

การชำระบัญชี

มีปัญหามากมายเกี่ยวกับการชำระบัญชี -

การวางแนวการชำระบัญชี

By Guest - ผู้เข้าพักชำระบัญชีของตนเองด้วยเงินสด / บัตรเครดิต / เช็ค

By Organization - องค์กรกำหนดบัญชีผู้เข้าพักโดยโอนเงินเข้าบัญชีโรงแรม

วิธีการชำระบัญชี

วิธีการชำระบัญชียอดนิยมมีดังต่อไปนี้ -

Account Settlement in Local Currency - ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินเป็นสกุลเงินท้องถิ่นโดยที่การชำระเงินจะไม่ถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการแปลง

Account Settlement in Foreign Currency - หากผู้เข้าพักต้องการชำระเป็นสกุลเงินต่างประเทศบริการชำระเงินโดยธนาคารจะคิดค่าธรรมเนียมประมาณ 3% ถึง 6% ของจำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด

Account Settlement Using Traveler Check - เช็คเดินทางเช็คที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าในสกุลเงินหลักของโลกเป็นตัวเลือกที่ดีในการชำระด้วยเงินสด

Debit Card- การใช้บัตรแม่เหล็กในการชำระเงินกับบัญชีเป็นเรื่องปกติมากที่สุดในปัจจุบัน การชำระเงินด้วยบัตรเดบิตนั้นดีพอ ๆ กับการชำระด้วยเงินสดเนื่องจากจำนวนเงินจะถูกโอนจากบัญชีธนาคารของแขกไปยังบัญชีธนาคารของโรงแรมทันที

ในกรณีของการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตเจ้าหน้าที่บัญชีจะส่งใบสำคัญการเรียกเก็บเงินที่ลงนามโดยแขกไปยัง บริษัท บัตรเครดิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายในเวลาที่กำหนด จากนั้น บริษัท บัตรเครดิตจะชำระบัญชีผู้เข้าพักโดยโอนเงินเข้าบัญชี

Credit Settlement by Organization- องค์กรระดับชาตินานาชาติเอกชนหรือสาธารณะหลายแห่งส่งพนักงานหรือนักศึกษาเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการสัมมนาหรือการประชุม องค์กรดังกล่าวร่วมมือกับโรงแรมในการชำระค่าใช้จ่ายของพนักงานด้วยเครดิต องค์กรต่างๆจองที่พักขึ้นอยู่กับจำนวนคืนของห้องพัก (จำนวนห้อง×จำนวนคืนที่คาดว่าตัวแทนจะเข้าพัก) สิ่งนี้เรียกว่าการชำระบัญชีโดยใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง

ใน direct billing account settlementเจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจะตรวจสอบบัญชีผู้เข้าพักและโอนบัญชีผู้เข้าพักไปยังบัญชีที่ไม่ใช่แขกหรือในเมือง ฝ่ายบัญชีหลังสำนักงานของโรงแรมจะตรวจสอบบัญชีของผู้เข้าพักและมีหน้าที่รวบรวมยอดเรียกเก็บเงินโดยตรงจากหน่วยงานเรียกเก็บเงินโดยตรงเช่นสถานทูตมหาวิทยาลัยหรือองค์กรต่างๆ

ส่วนการบัญชียังแจ้งให้แขกทราบด้วยว่าหากหน่วยงานเรียกเก็บเงินโดยตรงล้มเหลวหรือปฏิเสธที่จะจ่ายค่าธรรมเนียมแขกจะต้องชำระบัญชีโดยจ่ายเงินจากกระเป๋าของพวกเขา

Combined Account Settlement- แขกสามารถชำระบัญชีโดยชำระเงินบางส่วนเป็นเงินสดและจำนวนเงินที่เหลือเป็นเครดิต เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจำเป็นต้องเตรียมเอกสารประกอบสำหรับการชำระเงินประเภทดังกล่าวและส่งมอบให้กับบัญชีส่วนหลัง