การจัดการส่วนหน้า - คู่มือฉบับย่อ

ทุกธุรกิจทางกายภาพหลายแผนกจำเป็นต้องมีแผนกต้อนรับหรือแผนกต้อนรับเพื่อรับผู้เยี่ยมชม แผนก Front Office เป็นใบหน้าและเสียงของธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงระดับดาวของโรงแรมหรือประเภทของโรงแรมโรงแรมมีแผนกต้อนรับเป็นแผนกที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุด สำหรับธุรกิจเช่นการต้อนรับแผนกต้อนรับส่วนหน้ามาพร้อมกับมุมมองของการยกระดับประสบการณ์ของลูกค้ากับธุรกิจ

แผนก Front Office เป็นจุดเชื่อมโยงระหว่างลูกค้าและธุรกิจ ให้เราเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

แผนก Front Office คืออะไร?

เป็นแผนกหนึ่งในหลายแผนกของธุรกิจโรงแรมซึ่งมีปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับลูกค้าเมื่อมาถึงโรงแรมครั้งแรก พนักงานของแผนกนี้มองเห็นได้ชัดเจนสำหรับแขก

พนักงานส่วนหน้าจะจัดการธุรกรรมระหว่างโรงแรมและแขก พนักงานต้อนรับแขกจัดการคำขอของพวกเขาและดึงความประทับใจแรกเกี่ยวกับโรงแรมเข้าสู่จิตใจของพวกเขา

แผนกต้อนรับส่วนหน้าประกอบด้วย -

  • แผนกต้อนรับส่วนหน้า
  • บริการในเครื่องแบบ
  • Concierges
  • ระบบบัญชีส่วนหน้า
  • Private Branch Exchange (PBX) เครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวที่ใช้ภายในองค์กร

ความรับผิดชอบพื้นฐานของแผนก Front Office

ต่อไปนี้เป็นความรับผิดชอบขั้นพื้นฐานที่สุดที่สำนักงานส่วนหน้าสามารถจัดการได้

  • การสร้างฐานข้อมูลแขก
  • การจัดการบัญชีผู้เยี่ยมชม
  • ประสานงานบริการแขก
  • พยายามขายบริการ
  • สร้างความพึงพอใจให้กับแขก
  • การจัดการการสื่อสารภายในผ่าน PBX

ฝ่ายปฏิบัติการส่วนหน้า

การปฏิบัติการส่วนหน้ามีสองประเภท -

การปฏิบัติการส่วนหน้า

แขกของโรงแรมจะมองเห็นการดำเนินการเหล่านี้ แขกสามารถโต้ตอบและดูการดำเนินการเหล่านี้ได้ดังนั้นจึงเรียกว่าการดำเนินการของ Front-House การดำเนินการบางส่วน ได้แก่ -

  • การโต้ตอบกับผู้เข้าพักเพื่อจัดการกับคำขอที่พัก
  • ตรวจสอบห้องว่างและกำหนดให้กับแขก
  • รวบรวมข้อมูลรายละเอียดในขณะลงทะเบียนแขก
  • การสร้างบัญชีของแขกด้วยระบบบัญชี FO
  • การออกกุญแจที่พักให้กับแขก
  • การชำระเงินของผู้เข้าพักเมื่อเช็คเอาท์

การดำเนินงานหลังบ้าน

เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าดำเนินการเหล่านี้ในกรณีที่ไม่มีแขกหรือเมื่อแขกไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม การดำเนินการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆเช่น -

  • การกำหนดประเภทของแขก (สด / ซ้ำ) โดยการตรวจสอบฐานข้อมูล
  • สร้างความมั่นใจในความต้องการของแขกในการให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัวกับบริการ
  • การดูแลบัญชีของแขกด้วยระบบบัญชี
  • เตรียมใบเรียกเก็บเงินของแขก
  • รวบรวมยอดเงินของผู้เข้าพัก
  • การสร้างรายงาน

Guest Cycle ในโรงแรม

โดยทั่วไปการโต้ตอบของแขกกับโรงแรมจะแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอนตามลำดับต่อไปนี้ -

ก่อนมาถึง

เป็นขั้นตอนที่ลูกค้าวางแผนที่จะใช้ประโยชน์จากที่พักในโรงแรม ในขั้นแรกนี้ลูกค้าหรือผู้ที่คาดว่าจะเป็นแขกจะสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมของประเภทที่พักและสิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องการผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมล ลูกค้ายังพยายามหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโรงแรมโดยไปที่เว็บไซต์

ในตอนท้ายของโรงแรมระบบบัญชีส่วนหน้าจะรวบรวมข้อมูลของแขกเช่นชื่ออายุหมายเลขติดต่อระยะเวลาการเข้าพักที่เป็นไปได้สำหรับการจองห้องและอื่น ๆ

มาถึง

พนักงานต้อนรับส่วนหน้ารับแขกในแผนกต้อนรับ ลูกหาบนำสัมภาระของแขกเข้ามา สำหรับผู้เข้าพักที่ได้รับการยืนยันการจองพนักงานต้อนรับจะมอบบัตรลงทะเบียนผู้เข้าพัก (GRC) ให้กับแขกและขอให้ผู้เข้าพักกรอกข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับการเข้าพักในโรงแรม จากนั้นเสมียนจะลงทะเบียนแขกในฐานข้อมูลจึงสร้างบันทึกผู้เยี่ยมชมและบัญชีผู้เยี่ยมชมควบคู่ไปด้วย ต่อมาเสมียนมอบชุดต้อนรับและกุญแจของที่พัก หลังจากขั้นตอนการลงทะเบียนผู้เข้าพักสามารถเริ่มเข้าพักได้

การเข้าพัก

ในระหว่างการเข้าพักระบบบัญชีส่วนหน้าจะรับผิดชอบในการติดตามการเรียกเก็บเงินของผู้เข้าพักจากการซื้อสินค้าจากร้านอาหารของโรงแรมรูมเซอร์วิสบาร์หรือโทรศัพท์ที่โทรออกผ่านระบบสื่อสารของโรงแรม เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับมีหน้าที่จัดการและออกกุญแจที่ถูกต้องของที่พักให้กับแขกที่เหมาะสม ตามคำขอของผู้เข้าพักพนักงานจะจัดเตรียมพาหนะรับเลี้ยงเด็กหรือการท่องเที่ยวในพื้นที่ในขณะที่แขกเข้าพักในโรงแรม

ออกเดินทาง

ในระหว่างการเดินทางของแขกระบบบัญชีส่วนหน้าจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะชำระค่าสินค้าและบริการ หากชำระบิลของผู้เข้าพักไม่ครบถ้วนยอดเงินจะถูกโอนจากแขกไปยังบันทึกของผู้ที่ไม่ใช่แขก เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้การเรียกเก็บเงินจะกลายเป็นความรับผิดชอบของแผนกบัญชีสำนักงานหลัง

ในช่วงเวลาที่แขกออกไปพนักงานต้อนรับขอบคุณแขกที่ให้โอกาสในการให้บริการและจัดการกระเป๋าเดินทาง นอกจากนี้หากผู้เข้าพักต้องใช้บริการสนามบินหรือบริการส่งอื่น ๆ แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะดำเนินการตามนั้น

ต่อไปนี้เป็นคำศัพท์ทั่วไปที่ใช้ในแผนกต้อนรับส่วนหน้า -

ส. เลขที่ ระยะและความหมาย
1

Account receivables

จำนวนเงินที่องค์กรมีสิทธิ์ได้รับภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 30 วัน) สำหรับการส่งมอบผลิตภัณฑ์ / บริการ

2

Bell desk

ส่วนขยายของแผนกต้อนรับที่เกี่ยวข้องกับบริการส่วนบุคคล

3

Cancellation charges

เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดจากผู้เข้าพักในการยกเลิกการจองที่ได้รับการยืนยันหรือการไม่ปรากฏในการจองที่ได้รับการยืนยัน

4

Concierge

โต๊ะประชาสัมพันธ์ที่ให้ความช่วยเหลือผู้เข้าพักในการเดินทางการจองกิจกรรมภายนอกโรงแรม

5

GRC

บัตรลงทะเบียนผู้เข้าพักซึ่งผู้เข้าพักต้องกรอกข้อมูลส่วนตัวในขณะลงทะเบียน

6

Guest

ลูกค้าของธุรกิจโรงแรมที่ให้บริการ

7

IP-PBX

Internet Protocol Private Branch Exchange ซึ่งใช้โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตสำหรับการโทร

8

MICE

คำย่อสำหรับการประชุมสิ่งจูงใจการประชุมและนิทรรศการ

9

Non-guest

ลูกค้าของธุรกิจโรงแรมไม่ได้ให้บริการในขณะนี้

10

No-show

แขกที่จองที่พักไว้จะไม่ปรากฏตัวหรือยกเลิกที่พัก

11

OHMS

Online Hotel Management System ซึ่งเป็นระบบซอฟต์แวร์สำหรับจัดการการดำเนินงานหลังสำนักงานทั้งหมดของโรงแรม

12

PBX

Private Branch Exchange เครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวภายในองค์กร

13

POS

ตัวย่อสำหรับจุดขาย เป็นสถานที่สร้างรายได้ในโรงแรมที่มีการทำธุรกรรมค้าปลีก

14

Rack rate

ราคาที่ขายห้องพักของโรงแรมก่อนใช้ส่วนลด

15

SMERF

อักษรย่อของสังคมการทหารการศึกษาศาสนาและภราดรภาพ

16

Trial balance

เป็นรายงานของบัญชีที่แสดงถึงยอดดุลสิ้นสุดของแต่ละบัญชีในรายการ จัดทำขึ้นเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี

17

Uniformed services

บริการส่วนบุคคลที่มอบให้กับแขก

18

Valet

ผู้ดูแลชายจอดรถและทำความสะอาดรถ

19

Whitney System

ระบบการจองห้องพักในโรงแรมแบบเก่า

20

Yield Management

กลยุทธ์การกำหนดราคาแบบผันแปรตามความเข้าใจคาดการณ์และมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของผู้บริโภคเพื่อเพิ่มรายได้สูงสุดจากทรัพยากรที่คงที่และเน่าเสียง่าย

พื้นที่ส่วนหน้ามักเรียกกันว่า 'แผนกต้อนรับ' เนื่องจากเป็นสถานที่รับแขกเมื่อมาถึงโรงแรม ถือเป็นจุดเริ่มต้นของปฏิสัมพันธ์ระหว่างโรงแรมและแขก เป็นส่วนติดต่อที่สำคัญระหว่างบริการของโรงแรมและแขกสำนักงานด้านหน้าตั้งอยู่ใกล้กับทางเข้าหลักของโรงแรม

โครงสร้างส่วนหน้าสามารถดูได้สองวิธี: การตั้งค่าทางกายภาพและโครงสร้างการปฏิบัติงานของแผนก

การตั้งค่าทางกายภาพของ Front Office

การตั้งค่าทางกายภาพประกอบด้วยกระดานแขวนกุญแจโต๊ะกระดิ่งและทะเบียนการจัดการจดหมายของแขก แผนกต้อนรับมีช่องต่างๆระบบการจัดการทรัพย์สินด้วยคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารภายในองค์กร

การวางตำแหน่งแผนกต้อนรับ

แผนกต้อนรับเป็นสถานที่ที่ผู้เข้าพักรอเพื่อหาที่พักชั่วคราวหรือเพื่อเคลียร์บิล ดังนั้นจึงต้องจัดตำแหน่งให้เหมาะสมเพื่อให้พนักงานและแขกใช้งานได้สะดวก แผนกต้อนรับจะต้อง -

  • วางไว้ที่ความสูงและเอื้อมที่เพียงพอ
  • บริเวณที่มีแสงสว่างเพียงพอ
  • ตกแต่งอย่างสวยงาม
  • ควรอยู่ใกล้ล็อบบี้ของโรงแรมและลิฟต์
  • ควรอยู่ใกล้กับพื้นที่นั่งเล่น
  • กว้างพอที่จะทำให้พนักงานสื่อสารกับแขกได้ทั้งโต๊ะ

การสื่อสารส่วนหน้า

พนักงานส่วนหน้าจำเป็นต้องสื่อสารกับพนักงานในหน่วยงานเดียวกันและแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดของโรงแรม นี้เรียกว่าinternalการสื่อสาร. ส่วนใหญ่อาศัยระบบ PBX หรือ IP-PBX

เมื่อแผนกต้อนรับสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าภายนอกโรงแรมสำนักงานของ บริษัท และผู้ให้บริการเสริมอื่น ๆ นั่นคือ external การสื่อสาร.

การสื่อสารอย่างเป็นทางการภายนอกโรงแรมส่วนใหญ่ดำเนินการโดยใช้อีเมลและโทรศัพท์ สำหรับการส่งคูปองหรือเอกสารส่งเสริมการขายอื่น ๆ การต่ออายุข้อตกลงกับตัวแทนการท่องเที่ยวหรือสายการบินเจ้าหน้าที่ส่วนหน้าอาจเลือกรับไปรษณีย์

โครงสร้างการดำเนินงานของ Front Office

มีพนักงานจำนวนมากทำงานภายใต้ผู้จัดการแผนกต้อนรับ โครงสร้างของแผนกต้อนรับส่วนหน้าเปลี่ยนแปลงไปตามขนาดของธุรกิจโรงแรมขนาดทางกายภาพของโรงแรมและนโยบายการบริหารโรงแรม ต่อไปนี้เป็นโครงสร้างทั่วไปของแผนกต้อนรับส่วนหน้า -

แผนกต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรม

ผู้จัดการแผนกส่วนหน้าเป็นหัวหน้าทีมพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับกิจกรรมและความรับผิดชอบต่างๆในแผนกต้อนรับส่วนหน้า กิจกรรมที่โดดเด่นไม่กี่อย่างที่เจ้าหน้าที่ส่วนหน้ามีส่วนร่วม ได้แก่ -

  • Reservation - รวมถึงการจัดการคำขอของลูกค้าในการจองที่พัก

  • Reception- รวมถึงการต้อนรับแขกตามมาตรฐานสูงสุดและการลงทะเบียนอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังรวมถึงการปิดประมูลแขกด้วย

  • Guest Services- เรียกอีกอย่างว่า Uniformed Services รวมถึงบริการส่วนบุคคลเช่น -

    • การจัดการสัมภาระของแขก
    • การจัดการจดหมายของแขก
    • ส่งหนังสือพิมพ์ในที่พัก
    • การเพจแขกภายในโรงแรม (ค้นหาแขกในโรงแรม)
    • เตรียมพบแพทย์ในกรณีฉุกเฉิน
    • จอดรถยนต์ของแขก
    • จัดการจองตามสถานบันเทิงภายนอกโรงแรม
  • Accounts- ส่วนใหญ่ประกอบด้วยแคชเชียร์สำนักงานส่วนหน้าและผู้ตรวจสอบกลางคืน แคชเชียร์มีหน้าที่จัดการการชำระเงินของแขก โดยปกติเขาจะรายงานไปยังผู้จัดการบัญชีแทนที่จะเป็นผู้จัดการแผนกต้อนรับ

    ผู้ตรวจสอบกลางคืนทำหน้าที่ของแผนกต้อนรับส่วนหน้าและทำบัญชีบางส่วนในช่วงกะกลางคืน เขาจำเป็นต้องรายงานต่อหัวหน้าของทั้งสองแผนกแผนกต้อนรับและฝ่ายบัญชี

  • Communication - เกี่ยวข้องกับการจัดการการสื่อสารระหว่างแผนกอื่น ๆ และแขกของโรงแรม

ให้เราหารือเกี่ยวกับตำแหน่งที่โดดเด่นบางส่วนในแผนกต้อนรับส่วนหน้าและความรับผิดชอบตามลำดับ -

ผู้จัดการการจอง

ในบริบทของโรงแรมคำว่าการจองใช้สำหรับการจองที่พักเฉพาะในโรงแรมโดยผู้เข้าพักในช่วงเวลาหนึ่ง ส่วนการจองไม่ได้จัดการโดยตรงกับแขก

งานสำคัญบางอย่างที่ผู้จัดการการจองต้องรับผิดชอบ ได้แก่ -

  • มีความรู้เกี่ยวกับระบบการจอง
  • ให้และอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับทัวร์ราคาและแผนการเดินทาง
  • ตรวจสอบการจองโรงแรมทุกวัน
  • การเตรียมการคาดการณ์การเข้าพัก
  • การอัปเดตอัตราตัวแทนการท่องเที่ยวในระบบ
  • การจัดการการติดต่อกับตัวแทนการท่องเที่ยวภายนอก
  • จัดสรรงานประจำวันให้กับเจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก
  • สร้างความมั่นใจในข้อเสนอพิเศษกับแขกซ้ำวีไอพีหรือกลุ่มแขก
  • ฝึกอบรมพนักงานภายใต้มือ

ผู้จัดการแผนกต้อนรับ

ต่อไปนี้เป็นบทบาทและความรับผิดชอบที่โดดเด่นของผู้จัดการแผนกต้อนรับ -

  • การจัดการกับการมาถึงและการออกของแขก

  • ต้อนรับแขกพาพวกเขาไปที่ห้องและเห็นพวกเขาออกไป

  • สร้างความมั่นใจในการทักทายลูกค้าผู้เยี่ยมชมและแขกอย่างมืออาชีพ

  • ประสานงานกับแผนกแม่บ้านทำความสะอาดห้อง

  • กรอกบัตรลงทะเบียนสำหรับแขกที่มีที่พักที่จองไว้หรือช่วยแขกในการเติม

  • จัดของขวัญเซอร์ไพรส์แขกในวันพิเศษ

  • การฝึกอบรมพนักงานต้อนรับ

  • การจัดการการประเมินและผลตอบแทนการปฏิบัติงานของพนักงาน

  • การทบทวนมาตรฐานปัจจุบันของบริการและขั้นตอนการปฏิบัติงานส่วนหน้าและการปรับใช้แนวปฏิบัติใหม่หากจำเป็น

  • สร้างความมั่นใจและจัดตารางเวลาพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้า

  • การจัดการฟังก์ชั่นวีไอพีและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในโรงแรม

  • การอัพเกรดซอฟต์แวร์หากจำเป็น

  • อัปเดตฐานข้อมูลสำรองเป็นประจำ

ผู้จัดการฝ่ายบริการแขก

ความรับผิดชอบของผู้จัดการฝ่ายบริการแขก ได้แก่ -

  • การจัดการอีเมลจดหมายและบริการจัดส่งของแขก
  • มั่นใจได้ว่าข้อความของแขกจะถูกส่งในเวลาที่เหมาะสม
  • ฝึกอบรมพนักงานบริการแขกเช่นเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกพนักงานกระดิ่งพนักงานจอดรถกระเป๋าสตางค์และลูกหาบ
  • การดูแลรักษาบัตรคำแนะนำการบริการแขกและข้อร้องเรียนของแขก
  • การกำหนดตารางเวลาและการประเมินพนักงานบริการแขก
  • ดูแลให้พนักงานให้บริการอย่างถูกต้องและทันเวลา

ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบกลางคืน

ผู้จัดการคนนี้ทำงานในช่วงกลางคืน ความรับผิดชอบโดยทั่วไปของผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบกลางคืนคือ & mnus;

  • การลงรายการบัญชีค่าที่พักภาษีและบริการชำระเงินอื่น ๆ เช่นร้านอาหารค่าอินเทอร์เน็ตไปยังบัญชีของแขกแต่ละคนอย่างถูกต้อง

  • รับหน้าที่เป็นผู้จัดการเวรกะกลางคืน

  • การตั้งค่าบัญชีผู้เยี่ยมชมหากจำเป็น

  • การรักษาความปลอดภัยของโรงแรมในช่วงกะกลางคืน

ผู้จัดการการสื่อสาร

ผู้จัดการการสื่อสารมีหน้าที่ -

  • คอยตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารทั้งหมดเช่น PBX โทรสารอินเทอร์เน็ตในโรงแรม
  • ฝึกอบรมและจัดตารางเวลาผู้ให้บริการโทรศัพท์กรณีโรงแรมขนาดใหญ่
  • จัดส่งแฟกซ์ไปยังแขกทันทีหากจำเป็น
  • การประเมินผู้ให้บริการโทรศัพท์
  • การเปลี่ยนระบบการสื่อสารเป็นเทคโนโลยีล่าสุดเพื่อการใช้งานที่ง่าย

Front Office - คุณสมบัติและความสามารถของพนักงาน

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของอุตสาหกรรมบริการพนักงานส่วนหน้าจำเป็นต้องมีคุณสมบัติและความสามารถดังต่อไปนี้ พนักงานส่วนหน้าจะต้อง -

  • ทำความเข้าใจเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องในโรงแรมและแผนกต้อนรับในฐานะปฏิบัติการ
  • เตรียมมารยาทพื้นฐานและกิริยามารยาท
  • มีบุคลิกที่น่าพอใจสุภาพและจริงใจ
  • สวมเครื่องแบบที่สะอาดและเรียบร้อยพร้อมอุปกรณ์เสริมและรองเท้าแบบเดียวกัน
  • ปฏิบัติตนด้วยความเป็นมืออาชีพทัศนคติเชิงบวกและความร่วมมือ
  • มีทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
  • เป็นผู้เล่นในทีม
  • มีความสามารถในการจัดการกับสถานการณ์ที่ยุ่งยาก

การสำรองห้องพักของโรงแรมถือเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของแผนกต้อนรับส่วนหน้า ผู้ที่มีโอกาสเป็นแขกจะติดต่อโรงแรมเพื่อขอความพร้อมของประเภทที่พักที่ต้องการและบริการของพันธมิตรที่โรงแรมมีให้ แผนกต้อนรับจำเป็นต้องตอบสนองต่อการสอบถามของแขก

สำหรับผู้เข้าพักการจองจะเพิ่มโอกาสในการจัดการที่พักที่ดีขึ้นเมื่อเดินทางมาถึง สำหรับโรงแรมการจองจะช่วยให้สามารถจัดการประสบการณ์ของแขกได้ดีขึ้นในช่วงปกติและช่วงฤดูท่องเที่ยว ขั้นตอนการจองจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและยี่ห้อของโรงแรมและระบบการจองที่ใช้

แจ้งให้เราทราบรายละเอียดว่าแผนกต้อนรับจัดการการจองอย่างไร

ประเภทของระบบจองโรงแรม

ระบบการจองที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลคือสิ่งที่เพิ่มผลกำไรของโรงแรม ต่อไปนี้เป็นระบบการจองที่ได้รับความนิยมมากที่สุด -

ระบบการจองของ Whitney

ได้รับการพัฒนาในปีพ. ศ. 2483 โดย Whitney Paper Corporation จากนิวยอร์กจึงเป็นชื่อ นี่เป็นระบบการจองแบบแมนนวลทั่วไปที่โรงแรมใช้ในช่วงก่อนคอมพิวเตอร์ในโรงแรม ประกอบด้วยการตั้งค่าต่อไปนี้สำหรับการจอง -

  • ใบขอจองที่พัก
  • สลิปวิทนีย์ที่บันทึกชื่อผู้เข้าพักประเภทที่พักหมายเลขและระยะเวลาการเข้าพัก
  • ใบมาถึงชั่วคราว / ถาวร
  • ใบเรียกเก็บเงินของแขก
  • บัตรลงทะเบียนแขก
  • ไฟล์จดหมายโต้ตอบ
  • สมุดบันทึกห้องนอนที่บันทึกการเข้าพักประจำวันของผู้เข้าพักพร้อมวันที่ชื่อผู้เข้าพักประเภทห้องและหมายเลขห้อง

ให้เราดูว่าวิทนีย์สลิปและสมุดบันทึกห้องนอนมีลักษณะอย่างไร

วิทนีย์สลิป

ชื่อแขก วันที่มาถึง ประเภทห้อง ราคาห้อง วันที่ออกเดินทาง
โหมดการจอง สงวนสิทธิ์โดย วันที่ได้รับ
ตัวแทนรับจองหากมี:
คำแนะนำในการเรียกเก็บเงิน วันที่ยืนยัน

วารสารห้องนอน

วันที่: ___________
ชื่อแขก หมายเลขห้อง รายละเอียดห้อง

แม้ว่าระบบนี้จะพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพ แต่ก็สร้างเอกสารจำนวนมากโดยมีขอบเขตสำหรับข้อผิดพลาดเป็นครั้งคราว ข้อเสียถูกเอาชนะโดยระบบการจองส่วนกลาง

ระบบจองกลาง (CRS)

เป็นระบบการจองด้วยคอมพิวเตอร์ที่ช่วยลดงานเอกสารและสามารถจัดการข้อมูลการจองจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย

ในระบบนี้เนื่องจากข้อมูลแขกและข้อมูลการจองถูกเก็บไว้ในดิสก์จัดเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์จึงสามารถเข้าถึงได้ตามต้องการ มันถูกจัดเก็บในรูปแบบของฐานข้อมูลการรวบรวมบันทึกซึ่งสามารถเปิดใช้งานการค้นหาเพิ่มลบหรืออัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแขก

ระบบการจองด้วยคอมพิวเตอร์ไม่เพียง แต่ช่วยในการจองของแขกเท่านั้น แต่ยังช่วยคาดการณ์จำนวนที่พักที่สามารถจองได้ในช่วงเวลาที่กำลังจะมาถึง

นี่คือวิธีการทำงานของ CRS -

แขกของตัวแทนขายของโรงแรมเรียกตรวจสอบห้องว่าง จะถูกส่งต่อไปยังเจ้าหน้าที่สำรองห้องพักส่วนหน้า เจ้าหน้าที่ค้นหารายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดและตรวจสอบความพร้อมของที่พักที่ต้องการในฐานข้อมูล ตามนโยบายและขั้นตอนการจองพนักงานสำรองห้องพักจะแจ้งหรือแนะนำแผนกต้อนรับเกี่ยวกับความพร้อมของที่พักและดำเนินการตามความเหมาะสมเพิ่มเติม

บทบาทของอินเทอร์เน็ตในการจอง

อินเทอร์เน็ตทำให้เกิดแรงผลักดันในธุรกิจการบริการเช่นกัน ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการสำนักงานของโรงแรมที่ตั้งอยู่ในสถานที่ต่างๆและหน่วยงานต่างๆได้อย่างราบรื่น

ธุรกิจโรงแรมกำลังทำงานบนอินเทอร์เน็ตตลอด 24 ชั่วโมงต่อวันเจ็ดวันต่อสัปดาห์ อินเทอร์เน็ตทำให้ระบบการจองที่ซับซ้อนง่ายขึ้น เปิดใช้งาน Online Hotel Management Systems (OHMS) เช่นHotelogixเพื่อช่วยให้แขกสามารถจองที่พักที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย แขกของโรงแรมสามารถเข้าถึงแผนภูมิอัตราห้องว่างเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์รายละเอียดเกี่ยวกับร้านอาหารและอื่น ๆ ได้ตามความสะดวกของตนเอง

แหล่งที่มาของการจอง

ผู้คนเดินทางด้วยเหตุผลหลายประการเช่นส่วนบุคคลและสำหรับกลุ่มไมซ์ มีแหล่งที่มามากมายจากผู้ที่มีคำขอจองเข้ามา -

  • Direct Request from Guests - แขกที่คาดหวังสามารถเข้ามาที่โรงแรมเป็นรายบุคคลเพื่อจองที่พักส่วนใหญ่เมื่อเป็นนักเดินทางคนเดียวหรือเดินทางเป็นครอบครัว

  • Request from Travel Agent - สามารถติดต่อโรงแรมเพื่อจองที่พักสำหรับนักเดินทางเป็นกลุ่ม

  • Request from Corporate Agent - องค์กรสามารถขอให้โรงแรมจองที่พักสำหรับพนักงานลูกค้าหรือผู้เยี่ยมชมได้

  • Request from Airlines - สายการบินสามารถจองที่พักให้กับพนักงานที่ทำงานได้สำหรับการเข้าพักตามปกติและในกรณีที่มีการยกเลิกเที่ยวบิน

  • Request from Institutions - สถาบัน SMERF หรือองค์กรพัฒนาเอกชนหลายแห่งขอจองโรงแรมสำหรับนักกีฬาคณะผู้แทนสถานทูตหรือกลุ่มโปรแกรมศิลปะการแสดงกลุ่มเวิร์กชอปและผู้ที่เดินทางไปยังสถานที่อื่น

การจัดการการจอง

ขั้นตอนแรกในการจองที่พักคือตรวจสอบว่าประเภทที่พักที่ขอนั้นสามารถขายได้ในช่วงเวลาหนึ่งหรือไม่ ทำได้โดยการตรวจสอบกระดานพยากรณ์หรือระบบคอมพิวเตอร์

รับจองที่พัก

ยอมรับการจองที่พักหากประเภทของที่พักที่ต้องการมีอยู่ในโรงแรมเพื่อขาย หากไม่สามารถให้บริการได้ในช่วงฤดูเร่งด่วนหรือหากผู้เข้าพักต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วนเจ้าหน้าที่จะแนะนำที่พักอื่นที่ใกล้เคียงกันโดยระบุสิ่งอำนวยความสะดวก

ยอมรับการจองในกรณีต่อไปนี้ร่วมกับความพร้อมของที่พัก -

  • แขกเพิ่งเข้าพักที่โรงแรมหรือไม่?
  • แขกมีข้อมูลรับรองที่ดีกับโรงแรมเกี่ยวกับการชำระเงินและพฤติกรรมหรือไม่?
  • แขกเป็นวีไอพีหรือไม่?

การปฏิเสธการจองที่พัก

การปฏิเสธการจองโดยตรงหมายถึงการสูญเสียรายได้ แต่มีบางสถานการณ์เมื่อพนักงานสำรองห้องพักปฏิเสธการจองสำหรับแขกหรือตัวแทน สาเหตุที่เป็นไปได้ของการปฏิเสธการจองคือ -

  • All accommodations in hotel booked - ในกรณีเช่นนี้พนักงานสำรองห้องพักจะปฏิเสธการจองอย่างสุภาพและแนะนำโรงแรมอื่นในพื้นที่เดียวกันหรือทรัพย์สินอื่นของเจ้าของคนเดียวกันในพื้นที่ใกล้เคียง

  • Requested type of accommodation not available - ในกรณีนี้เจ้าหน้าที่สำรองห้องพักจะแนะนำที่พักอื่น

  • Guest/Agent blacklisted- แขกหรือตัวแทนบางรายถูกขึ้นบัญชีดำเนื่องจากมีประวัติการชำระค่าธรรมเนียมกับโรงแรม ในกรณีเช่นนี้พนักงานสำรองห้องพักจะขอคำแนะนำจากผู้จัดการการจอง

ในที่สุดส่วนการจองของแผนกต้อนรับจะจัดเตรียมรายการการจองสำหรับวันนั้นและส่งไปที่แผนกต้อนรับ รายการนี้ยังมีข้อมูลสำคัญเช่นหากแขกมาใหม่หรือมาซ้ำความชอบของแขกเกี่ยวกับตำแหน่งห้องหรือการตกแต่ง ห้องพักจะถูกจัดเตรียมโดยแม่บ้านทำความสะอาด

การยกเลิกการจองที่พัก

นี่เป็นอีกเหตุการณ์หนึ่งเมื่อโรงแรมต้องสูญเสียธุรกิจกับแขก แม้ว่าข้อเท็จจริงจะเป็นการสูญเสียรายได้อย่างโจ่งแจ้ง แต่พนักงานส่วนหน้าต้องตอบสนองต่อสิ่งนั้นอย่างสุภาพและสง่างาม พนักงานต้องแจ้งค่าธรรมเนียมการยกเลิกที่ผู้เข้าพักต้องชำระขณะยกเลิกการจอง การยกเลิกทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ -

  • ค้นหารายละเอียดของแขกและที่พักที่จองไว้
  • การตรวจสอบค่าธรรมเนียมในการยกเลิกถ้ามี
  • แจ้งให้แขกทราบเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการยกเลิก
  • การยกเลิกการจองในระบบ
  • การอัปเดตระบบสำหรับห้องว่าง
  • ยืนยันผู้เข้าพักเกี่ยวกับการยกเลิก

กำลังสร้างรายงานการจอง

รายงานการจองถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยฝ่ายบริหารค้นหาแนวโน้มและคาดการณ์เกี่ยวกับธุรกิจ

โดยทั่วไปรายงานเป็นประเภทต่อไปนี้ -

  • รายงานการเข้าพัก
  • รายงานการมาถึงพิเศษ
  • รายงานการคาดการณ์รายได้
  • รายงานผลประกอบการ

การลงทะเบียนแขกไม่ใช่อะไรนอกจากการบันทึกข้อมูลของแขกเพื่อจุดประสงค์ทางการ ในขณะที่ทำการจองเจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจะขอให้ผู้เข้าพักป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของตนบน GRC

กิจกรรมการลงทะเบียนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งคู่ ผู้เข้าพักที่จองที่พักไว้เช่นเดียวกับผู้เข้าพักแบบวอล์กอิน ในระหว่างการลงทะเบียนผู้เข้าพักจะต้องป้อนข้อมูลที่สำคัญบน GRC เช่นชื่อผู้เข้าพักหมายเลขติดต่อวัตถุประสงค์การเข้าพักที่โรงแรมและรายละเอียดหนังสือเดินทางและวีซ่าในกรณีที่เป็นแขกต่างชาติ เป็นความรับผิดชอบของพนักงานส่วนหน้าที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลของแขกแก่บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

ให้เราเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงทะเบียน

ขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้า

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่คาดหวังจะสอบถามเกี่ยวกับประเภทของที่พักที่ต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถลงทะเบียนล่วงหน้าก่อนเดินทางมาถึง สามารถทำได้ผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์ในกรณีที่มีแขกทั่วไป VIP หรือแขกกลุ่ม

ในกรณีที่มีแขกวอล์กอินใหม่จะไม่มีการลงทะเบียนล่วงหน้าเนื่องจากไม่มีการโต้ตอบใด ๆ ระหว่างแขกและโรงแรมก่อน กิจกรรมการลงทะเบียนล่วงหน้าช่วยเร่งกระบวนการลงทะเบียนจริงโดยที่ที่พักที่ต้องการถูกระบุว่าจองไว้

การยืนยันตัวตนของแขก

นับตั้งแต่เกิดเหตุก่อการร้ายในวันที่ 9/11 โรงแรมต่างๆจะต้องตรวจสอบตัวตนของผู้เข้าพัก พนักงานจะตรวจสอบตัวตนของผู้เข้าพักก่อนโดยถามชื่อผู้เข้าพักอย่างสุภาพ จากนั้นเจ้าหน้าที่จะขอแสดงบัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายเช่นใบขับขี่หรือบัตรประจำตัวที่ถูกต้องจากองค์กรที่มีชื่อเสียงซึ่งแขกทำงานอยู่ หากผู้เข้าพักมาจากต่างประเทศเจ้าหน้าที่ขอให้แสดงหนังสือเดินทาง เจ้าหน้าที่ได้รับอนุญาตให้ถามคำถามที่ตรวจสอบแล้วอย่างสุภาพ

สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนที่แท้จริงจัดทำขึ้นเพื่อยืนยันตัวตนของผู้เข้าพักและเพื่อจัดเตรียมฐานข้อมูลของผู้เข้าพัก

บัตรลงทะเบียนรูปแบบทั่วไป

ต่อไปนี้เป็นรูปแบบทั่วไปของบัตรลงทะเบียน -

Registration Card
Date:
Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:

Email:

Fax:

Guest Name:
Address:
Mobile Number: Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details: Visa Details:
วันที่ออก: วันที่ออก:
วันหมดอายุ: วันหมดอายุ:
สถานที่เกิดปัญหา: สถานที่เกิดปัญหา:
ประเภทวีซ่า:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other

Card Details:

หมายเลขบัตร:

วันหมดอายุ:

Hotel Policies:

 

Guest SignatureFront Office Signature

การสร้างบันทึกการลงทะเบียน

เมื่อผู้เข้าพักมาถึงโรงแรมพนักงานที่แผนกต้อนรับจะมอบ GRC ให้กับแขกเพื่อกรอกข้อมูล ในกรณีของวีไอพีเจ้าหน้าที่จะป้อนข้อมูลบนบัตรและรับลายเซ็นของผู้เข้าพัก

จากนั้นเจ้าหน้าที่จะจัดทำบันทึกการลงทะเบียนของผู้เข้าพักลายเซ็นแนบสำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวอื่น ๆ ที่แท้จริงและจัดเก็บชุดนี้ไว้ในไฟล์ประวัติผู้เข้าพัก บันทึกการจองของแขกถูกสร้างขึ้นเป็นบันทึกการลงทะเบียนในระบบซอฟต์แวร์

การสร้างวิธีการชำระเงิน

ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินล่วงหน้าหรือเมื่อเช็คเอาท์ ผู้ที่ชำระเงินล่วงหน้าจะอยู่ภายใต้รายการจ่ายล่วงหน้า (PIA) มีโหมดการชำระเงินที่หลากหลายซึ่งโหมดที่แขกชอบจะถูกบันทึกไว้ในขณะลงทะเบียน มีวิธีการชำระเงินดังต่อไปนี้ -

  • การชำระด้วยเงินสด (ซึ่งรวมถึงธนาณัติเช็คเดินทาง)
  • การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต / บัตรเดบิต (ซึ่งรับเฉพาะในกรณีที่บัตรยังไม่หมดอายุ)
  • การชำระเงินด้วยเช็ค (ในกรณีที่ไม่รับเช็คลงวันที่)
  • การเรียกเก็บเงินโดยตรง
  • การชำระเงินพิเศษเช่นบัตรของขวัญและบัตรกำนัล
  • ผู้เข้าพักต้องเลือกหนึ่งในตัวเลือกการชำระเงินในขณะลงทะเบียน

การกำหนดที่พัก

เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจะกำหนดที่พักให้กับแขกเมื่อการลงทะเบียนเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น เจ้าหน้าที่บันทึกหมายเลขที่พักลงใน PMS และอธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะเชิงบวกโดยสังเขป

พนักงานจองยังแจ้งให้เด็กยกกระเป๋ารับกระเป๋าเดินทาง

การออกคีย์ห้องหรือรหัสการเข้าถึง

หลังจากได้รับมอบหมายที่พักแล้วเจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะมอบกุญแจหรือรหัสลับทางคอมพิวเตอร์สำหรับการเข้าที่พัก

เป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปที่จะไม่พูดอะไรเกี่ยวกับหมายเลขห้องหรือคีย์คอมพิวเตอร์เสียงดังในขณะที่ยื่นให้แขก จากนั้นผู้ดูแลกระดิ่งจะช่วยผู้เข้าพักจัดการกระเป๋าเดินทางไปยังที่พักและอธิบายคุณสมบัติของที่พัก จากนั้นผู้ดูแลจะให้กุญแจแก่แขกทักทายเพื่อการเข้าพักที่ดีที่สุดและออกจากที่พักโดยปิดประตู

การจัดการคำขอพิเศษ

หากผู้เข้าพักไม่พอใจที่พักด้วยเหตุผลที่ไม่น่าพอใจหรือไม่พึงประสงค์ผู้ดูแลระฆังสามารถแจ้งให้เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับทราบ นอกจากนี้หากผู้เข้าพักมีข้อกำหนดพิเศษเช่นเปลสำหรับทารกหรือกระเป๋าน้ำร้อนหรือชุดโกนหนวดพนักงานต้อนรับจะต้องดำเนินการตามคำขอให้ตรงเวลา

ส่วนการบัญชีของธุรกิจหรือองค์กรใด ๆ ติดตามบันทึกและจัดการธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจกับลูกค้าและลูกค้า แผนกบัญชีดูแลสุขภาพทางการเงินและติดตามผลการดำเนินงานของธุรกิจใด ๆ โดยตรง เป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารในการตัดสินใจที่เหมาะสม

เมื่อพูดถึงธุรกิจโรงแรมการบัญชีคือการจัดการค่าใช้จ่ายและรายรับ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่แขกเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์แก่แขก แจ้งให้เราทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนบัญชีของแผนกต้อนรับ

Front Office Accounting คืออะไร?

เป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งพนักงานบัญชีส่วนหน้าจะระบุบันทึกวัดผลจำแนกตรวจสอบสรุปตีความจัดระเบียบและสื่อสารข้อมูลทางการเงินสำหรับธุรกิจโรงแรม

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดบัญชีส่วนหน้าจะมีลักษณะเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ 'Block-T'

ชื่อบัญชี
ค่าใช้จ่าย การชำระเงิน

ในโดเมนของการบัญชีส่วนหน้าการเรียกเก็บเงินจะถูกป้อนทางด้านซ้ายของ 'T' พวกเขาเพิ่มยอดเงินในบัญชี การชำระเงินจะถูกป้อนทางด้านขวาของ "T" พวกเขาลดยอดเงินในบัญชี

สูตรบัญชีส่วนหน้าพื้นฐาน

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

ที่ไหน debit เพิ่มยอดคงค้างและ credit ลดลง

ธุรกิจโรงแรมร่วมสมัยส่วนใหญ่ใช้ระบบบัญชีอัตโนมัติ

วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีส่วนหน้า

วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีคือ -

  • จัดการธุรกรรมระหว่างแขกและโรงแรมได้อย่างถูกต้อง
  • เพื่อติดตามการทำธุรกรรมตลอดการเข้าพักของแขก
  • เพื่อตรวจสอบวงเงินเครดิตของผู้เข้าพัก
  • เพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ของการฉ้อโกง
  • เพื่อจัดระเบียบและรายงานข้อมูลการทำธุรกรรม

ประเภทบัญชี

บัญชีทั่วไปในธุรกิจโรงแรมที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ามีดังต่อไปนี้ -

  • บัญชีแขก
  • ไม่ใช่แขกหรือบัญชีเมือง
  • บัญชีบริหาร

ความแตกต่างระหว่างบัญชี Guest และ City

ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดระหว่างบัญชีผู้เยี่ยมชมและเมือง -

บัญชีแขก บัญชีเมือง
เป็นการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างแขกและโรงแรม เป็นการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างผู้ที่ไม่ใช่แขกและโรงแรม
มันถูกสร้างขึ้นเมื่อจองหรือลงทะเบียน สร้างขึ้นเมื่อผู้เข้าพักไม่สามารถชำระเงินได้ครบถ้วนในเวลาที่เช็คเอาต์
ได้รับการดูแลโดยแผนกต้อนรับอย่างสมบูรณ์ ได้รับการดูแลโดยส่วนบัญชีในสำนักงานส่วนหลัง
บันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของแขกตั้งแต่เช็คอินจนถึงเช็คเอาท์ บันทึกค่าธรรมเนียมทางการเงินที่แขกไม่ได้ชำระหรือชำระบางส่วนในเวลาที่เช็คเอาท์จากแผนกต้อนรับไปยังสำนักงานหลัง
บัญชีผู้เยี่ยมชมจะถูกรวบรวมเป็นประจำทุกวัน บัญชีเมืองรวบรวมเป็นประจำทุกเดือน

บัญชีบริหาร

โรงแรมบางแห่งอนุญาตให้ผู้จัดการให้ความบันเทิงกับคำถามหรือความคับข้องใจของแขกหรือความเป็นไปได้ในการหาข้อตกลงทางธุรกิจผ่านการโต้ตอบสั้น ๆ กับแขก ตัวอย่างเช่นหากแขกมีปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับนโยบายของโรงแรมผู้จัดการจะเรียกแขกเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับกาแฟหรือเครื่องดื่มและพยายามแก้ไขเช่นเดียวกัน จากนั้นค่าใช้จ่ายในการโต้ตอบนี้จะถูกบันทึกไว้ในบัญชีการจัดการ

โฟลิโอและประเภท

โฟลิโอคือใบแจ้งยอดธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบัญชีเดียว

เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะบันทึกธุรกรรมทั้งหมดระหว่างแขกและโรงแรมไว้ในบัญชี โฟลิโอเปิดโดยมียอดเริ่มต้นเป็นศูนย์ ยอดคงเหลือในโฟลิโอจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับธุรกรรม ในช่วงเวลาของการเช็คเอาต์ยอดคงเหลือโฟลิโอจะต้องกลับมาเป็นศูนย์เมื่อมีการชำระเงิน

ประเภทของ Folios

โฟลิโอหลัก ๆ มีดังต่อไปนี้ -

  • Guest - ได้รับมอบหมายให้เรียกเก็บเงินสำหรับแขกแต่ละคน

  • Master - กำหนดค่าใช้จ่ายสำหรับกลุ่ม / องค์กร

  • Non-guest - กำหนดให้สำหรับแขกที่ไม่ได้อาศัยอยู่

  • Employee - มอบหมายให้พนักงานโรงแรมเรียกเก็บเงินจากสิทธิพิเศษของร้านกาแฟ

การโพสต์และประเภท

เรียกกระบวนการบันทึกรายการบนโฟลิโอ ‘Posting’ของการทำธุรกรรม การโพสต์มีสองประเภทพื้นฐาน -

  • Credit- ลดยอดคงค้างของแขก รายการเหล่านี้รวมถึงการชำระเงินทั้งหมดหรือบางส่วนหรือการปรับเทียบกับโทเค็น

  • Debit- เพิ่มยอดคงค้างในบัญชีแขก รายการเดบิตรวมค่าบริการภายใต้ร้านอาหารรูมเซอร์วิสศูนย์สุขภาพ / สปาซักรีดโทรศัพท์และค่าเดินทาง

บัตรกำนัลและประเภท

บัตรกำนัลเป็นเอกสารหลักฐานโดยละเอียดสำหรับการทำธุรกรรม โอนธุรกรรมจากต้นทางไปยังแผนกต้อนรับ บัตรกำนัลใช้เพื่อแจ้งแผนกต้อนรับเกี่ยวกับการซื้อสินค้าของผู้เข้าพักหรือการใช้บริการใด ๆ ที่โรงแรม

บัตรกำนัลทั่วไปดังต่อไปนี้ใช้ในโรงแรม -

  • ใบสำคัญรับเงินสด
  • ใบสำคัญค่าคอมมิชชั่น
  • Charge Voucher
  • ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
  • เวาเชอร์ค่าเผื่อ
  • คำสั่งเรียกเก็บเงินเบ็ดเตล็ด (MCO)
  • บัตรกำนัลแบบชำระเงิน (VPO)
  • โอนใบสำคัญ

นี่คือบัตรกำนัลทั่วไปบางส่วน

ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย

ใบสำคัญจ่าย

บัญชีแยกประเภทและประเภท

บัญชีแยกประเภทคือกลุ่มของบัญชี มีบัญชีแยกประเภทสองรายการที่จัดการส่วนหน้า -

  • Guest ledger - ชุดบัญชีของแขกทั้งหมดที่อาศัยอยู่ในโรงแรม

  • Non-guest ledger - ชุดบัญชีผู้เยี่ยมชมที่ยังไม่เรียบร้อยและจากไปทั้งหมด

มีบัญชีแยกประเภทอีกสองประเภทที่ใช้ในโรงแรม บัญชีแยกประเภททั้งสองประเภทถูกใช้โดยแผนกบัญชีส่วนหลังตามที่กำหนด -

  • Receivable ledger - เจ้าหน้าที่บัญชีสำนักงานหลังจะส่งใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งยอดไปยังแขกหลังจากออกเดินทางโดยไม่ต้องชำระค่าบริการและตรวจสอบการชำระเงินสำหรับบริการต่างๆ

  • Payable ledger - พนักงานจะจัดการเงินที่จ่ายล่วงหน้าในนามของแขกให้กับโรงแรมเพื่อใช้ในการบริโภคสินค้าและบริการในอนาคต

การชำระบัญชี

มีปัญหามากมายเกี่ยวกับการชำระบัญชี -

การวางแนวการชำระบัญชี

By Guest - ผู้เข้าพักชำระบัญชีของตนเองด้วยเงินสด / บัตรเครดิต / เช็ค

By Organization - องค์กรกำหนดบัญชีผู้เข้าพักโดยโอนเงินเข้าบัญชีโรงแรม

วิธีการชำระบัญชี

วิธีการชำระบัญชียอดนิยมมีดังต่อไปนี้ -

Account Settlement in Local Currency - ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินเป็นสกุลเงินท้องถิ่นโดยที่การชำระเงินจะไม่ถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการแปลง

Account Settlement in Foreign Currency - หากผู้เข้าพักต้องการชำระเป็นสกุลเงินต่างประเทศบริการชำระเงินโดยธนาคารจะคิดค่าธรรมเนียมประมาณ 3% ถึง 6% ของจำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด

Account Settlement Using Traveler Check - เช็คเดินทางเช็คที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าในสกุลเงินหลักของโลกเป็นตัวเลือกที่ดีในการชำระด้วยเงินสด

Debit Card- การใช้บัตรแม่เหล็กในการชำระเงินกับบัญชีเป็นเรื่องปกติมากที่สุดในปัจจุบัน การชำระเงินด้วยบัตรเดบิตนั้นดีพอ ๆ กับการชำระด้วยเงินสดเนื่องจากจำนวนเงินจะถูกโอนจากบัญชีธนาคารของแขกไปยังบัญชีธนาคารของโรงแรมทันที

ในกรณีของการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตเจ้าหน้าที่บัญชีจะส่งใบสำคัญการเรียกเก็บเงินที่ลงนามโดยแขกไปยัง บริษัท บัตรเครดิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายในเวลาที่กำหนด จากนั้น บริษัท บัตรเครดิตจะชำระบัญชีผู้เข้าพักโดยโอนเงินเข้าบัญชี

Credit Settlement by Organization- องค์กรระดับชาตินานาชาติเอกชนหรือสาธารณะหลายแห่งส่งพนักงานหรือนักศึกษาเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการสัมมนาหรือการประชุม องค์กรดังกล่าวร่วมมือกับโรงแรมในการชำระค่าใช้จ่ายของพนักงานด้วยเครดิต องค์กรต่างๆจองที่พักขึ้นอยู่กับจำนวนคืนของห้องพัก (จำนวนห้อง×จำนวนคืนที่คาดว่าตัวแทนจะเข้าพัก) สิ่งนี้เรียกว่าการชำระบัญชีโดยใช้การเรียกเก็บเงินโดยตรง

ใน direct billing account settlementเจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจะตรวจสอบบัญชีผู้เข้าพักและโอนบัญชีผู้เข้าพักไปยังบัญชีที่ไม่ใช่แขกหรือในเมือง ฝ่ายบัญชีหลังสำนักงานของโรงแรมจะตรวจสอบบัญชีของผู้เข้าพักและมีหน้าที่รวบรวมยอดเรียกเก็บเงินโดยตรงจากหน่วยงานเรียกเก็บเงินโดยตรงเช่นสถานทูตมหาวิทยาลัยหรือองค์กรต่างๆ

ส่วนการบัญชียังแจ้งให้แขกทราบด้วยว่าหากหน่วยงานเรียกเก็บเงินโดยตรงล้มเหลวหรือปฏิเสธที่จะชำระค่าธรรมเนียมแขกจะต้องชำระบัญชีโดยจ่ายเงินจากกระเป๋าของพวกเขา

Combined Account Settlement- แขกสามารถชำระบัญชีโดยชำระเงินบางส่วนเป็นเงินสดและจำนวนเงินที่เหลือเป็นเครดิต เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจำเป็นต้องเตรียมเอกสารประกอบสำหรับการชำระเงินประเภทดังกล่าวและส่งมอบให้กับบัญชีส่วนหลัง

การสื่อสารที่ดีในองค์กรส่งเสริมความไว้วางใจซึ่งกันและกันและความรู้สึกของความร่วมมือระหว่างพนักงานและแขกตลอดจนระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหาร การสื่อสารกับแผนกต้อนรับส่วนหน้ากับแผนกอื่น ๆ อาจทำให้แขกเข้าพักที่โรงแรมได้

เนื่องจากแผนกต้อนรับมีหน้าที่ขายโรงแรมที่พักจึงเป็นแรงผลักดันสำคัญในการสร้างรายได้ ดังนั้นการสื่อสารภายในและภายนอกแผนกต้อนรับจะต้องมีชีวิตชีวาและเป็นบวก

ความสำคัญของการสื่อสารส่วนหน้า

แผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่ในการติดต่อสื่อสารกับแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดในโรงแรมรวมถึงส่วนต่างๆภายในแผนก เพื่อให้งานส่วนหน้าและงานส่วนหลังสำเร็จลุล่วงพนักงานส่วนหน้าจำเป็นต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานตลอดจนเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา

ภายในแผนกเจ้าหน้าที่ของแผนกต้อนรับจะสื่อสารกันเพื่อให้บริการแขกที่ดีที่สุดเช่นการจองที่พักการลงทะเบียนแขกการจัดการบัญชีผู้เข้าพักการจัดการอีเมลของแขกและบริการส่วนบุคคลสำหรับแขก

การสื่อสารระหว่างแผนก

แผนกต้อนรับติดต่อกับแผนกต่างๆเนื่องจากแขกสอบถามเกี่ยวกับการจองตลอดวงจรของแขกไปจนถึงการออกเดินทางของแขก

นี่คือวิธีที่แผนกต้อนรับต้องสื่อสารกับแผนกอื่น -

  • Communication with Human Resource- แผนก Front Office ทำงานร่วมกับแผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อสัมภาษณ์ช่วยคัดเลือกพวกเขาและคัดเลือกพนักงานที่มีสิทธิ์มากที่สุด นอกจากนี้ยังติดต่อแผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อฝึกอบรมพนักงานและโครงการปฐมนิเทศเงินเดือนใบค่าธรรมเนียมและการประเมิน

  • Communication with Accounts- เนื่องจากแผนกต้อนรับส่วนหน้าจัดการบัญชีของแขกด้วยความรับผิดชอบอย่างสมบูรณ์พนักงานจึงจำเป็นต้องโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานด้านบัญชีในสำนักงานบ่อยครั้งเกี่ยวกับการชำระเงินหรือค่าธรรมเนียมของแขกหรือผู้ที่ไม่ใช่แขกข้อเสนอส่วนลดและการจ่ายคูปอง นอกจากนี้ยังต้องคัดแยกและรับสถานะที่แท้จริงของการตรวจสอบบัญชีตอนกลางคืนด้วยบัญชี

  • Communication with Food and Beverage Department - เนื่องจากแผนกต้อนรับส่วนหน้าเป็นแผนกที่แขกพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการด้านอาหารและเครื่องดื่มระหว่างการจองแผนกต้อนรับจึงจำเป็นต้องสื่อสารกับส่วนอาหารและเครื่องดื่มบ่อยๆ

    • นอกจากนี้ยังติดตามการซื้อของผู้เข้าพักจากร้านอาหารบาร์หรือร้านกาแฟในโรงแรม

    • เป็นการแจ้งคำขอพิเศษของแขกเกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่มไปยังแผนกอาหารและเครื่องดื่ม

    • ทำข้อตกลงยอมรับและจองข้อซักถามเกี่ยวกับการจัดเลี้ยงและประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

  • Communication with Marketing and Sales Department- ฝ่ายขายและการตลาดต้องพึ่งพาข้อมูลส่วนหน้าเกี่ยวกับแขกเป็นอย่างมาก ประวัติแขกที่รวบรวมโดยแผนกต้อนรับเป็นแหล่งที่ดีเยี่ยมสำหรับการแบ่งกลุ่มลูกค้าจัดเตรียมแพ็คเกจที่มุ่งเน้นลูกค้าและวางแผนและดำเนินการแคมเปญ

    เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าติดต่อฝ่ายการตลาดและการขายในกรณีที่จำเป็นต้องจัดเตรียมกระโจมอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดานข้อความสำหรับโปรโมชั่น

  • Communication with Housekeeping - พนักงานส่วนหน้าจำเป็นต้องติดต่อกับแผนกทำความสะอาดในประเด็นที่เกี่ยวข้องเช่น -

    • ความพร้อมของที่พักว่างสำหรับขาย

    • การรักษาความปลอดภัยของที่พัก.

    • ข้อร้องเรียนของผู้เข้าพักและข้อกำหนดเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกใด ๆ ได้ที่แผนกต้อนรับ

    • ข้อกำหนดของผู้เข้าพักในการนำจานหรือผ้าปูที่เปื้อนออกจากที่พัก

    • นอกจากนี้แผนกทำความสะอาดยังต้องอาศัยพนักงานส่วนหน้าสำหรับจำนวนที่พักที่ขายการออกเดินทางการเดินเข้าพักแขกและไม่มาปรากฏตัว การกระจายการขายที่พักอย่างทันท่วงทีช่วยให้ผู้จัดการแผนกทำความสะอาดวางแผนการออกจากงานและวันหยุดพักผ่อนส่วนตัวของพนักงาน

  • Communication with Banqueting - แผนกต้อนรับส่วนหน้าและแผนกจัดเลี้ยงจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในประเด็นที่เกี่ยวข้องเช่น -

    • จำนวนแขกที่คาดว่าจะเข้าร่วมงานเลี้ยง

    • แสดงทิศทางของสถานที่ให้แขกจัดเลี้ยงที่ไม่คุ้นเคย

    • การโพสต์ข้อความประจำวันบนกระดานสักหลาดเกี่ยวกับสถานที่โอกาสเจ้าภาพและแขก

    • การตั้งบัญชีของเมืองกับบริการจัดเลี้ยงสำหรับแขก

ตัวดำเนินการสวิตช์บอร์ด

การเชื่อมโยงที่สำคัญระหว่างแขกที่คาดหวังกับโรงแรมคือผู้ดำเนินการสวิตช์บอร์ดซึ่งเป็นตัวแทนของโรงแรม เมื่อลูกค้าโทรไปที่โรงแรมสายแรกจะมาถึงผู้ดำเนินการสวิตช์บอร์ด

การใช้ความรู้เกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอน้ำเสียงในการพูดและคำสั่งเกี่ยวกับภาษาทำให้ตัวดำเนินการสวิตช์บอร์ดสามารถจัดการกับการโทรเข้ามาได้ ผู้ประกอบการแสดงถึงความสามารถของโรงแรมในตลาดในขณะที่พูดคุยกับลูกค้า โดยทั่วไปผู้ดำเนินการสวิตช์บอร์ดจะทักทายแขกและโอนสายไปยังแผนกที่เหมาะสม

มีโรงเรียนแห่งความคิดสองแห่งเกี่ยวกับพื้นที่ที่ตัวดำเนินการสวิตช์บอร์ดควรทำงาน ผู้เชี่ยวชาญบางคนบอกว่าควรมองเห็นได้และมีคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญในการกำหนดสถานที่ห่าง ๆ สำหรับพวกเขาในโรงแรม ทุกวันนี้งานของผู้ดำเนินการสวิตช์บอร์ดในการโอนสายเรียกเข้าไปยังแผนกต่างๆเป็นแบบคอมพิวเตอร์และต้องการการมีส่วนร่วมของมนุษย์น้อยลง

ผู้ดำเนินการแผงสวิตช์จะได้รับแจ้งว่าอย่าโอนสายใด ๆ ไปยังหัวหน้าพ่อครัวหรือผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงในช่วงที่มีงานยุ่ง ดังนั้นผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องใช้ข้อความอย่างถูกต้องและส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องให้ตรงเวลา

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของการสื่อสารในโรงแรม

การสื่อสารจำเป็นต้องเกี่ยวกับภาษาวาจาและภาษากาย ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าปฏิบัติตามขณะสื่อสาร -

สิ่งที่ควรทำของการสื่อสารโรงแรม

  • นำเสนอตัวเองด้วย warm smile.

  • ยืนและเดินตัวตรงเสมอซึ่งสะท้อนถึงความเป็นคุณ confidence.

  • ยึดมั่นในหัวข้อโดเมนของคุณ พยายามที่จะknow more about your portfolio. วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดจากสถานการณ์ที่น่าอับอายเมื่อคุณคาดว่าจะตอบคำถามแขก

  • ก่อนที่คุณจะเริ่มพูดให้หาประเด็นสำคัญเกี่ยวกับปัญหานั้น

  • พูดใน audible voice.

  • ใช้ simple และ correct language.

  • ใช้ภาษาที่ทุกคนเข้าใจได้

  • หากคุณจำเป็นต้องพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานต่อหน้าแขกให้พูดคุยด้วยภาษามาตรฐานในการสื่อสาร

  • พูดเฉพาะในกรณีที่เป็นประโยชน์ต่อแขกและเพื่อนร่วมงาน พูดโดยmaintaining eye contact กับผู้ฟัง

  • ในกรณีที่การสนทนาของคุณถูกขัดจังหวะให้ดำเนินการต่อโดยสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยไปแล้ว

  • ในขณะที่คุณฟังให้ใส่ใจกับผู้พูดเสมอโดยไม่มีการแบ่งแยก Communicate to understand; ไม่ทำปฏิกิริยา

  • หากแขกขอให้คุณจัดเตรียมสิ่งต่างๆมากเกินไปให้ทำซ้ำเพื่อยืนยัน

  • ถามอย่างสุภาพหากคุณไม่ได้รับฟังประเด็นที่แขกหรือเพื่อนร่วมงานพูดถึง

สิ่งที่ไม่ควรทำในการสื่อสารโรงแรม

  • Do not use jargonหรือคำต่างๆเช่น“ อืม - อืม”“ ใช่” และเหมือนกัน ให้ใช้คำว่า“ สมบูรณ์แบบ”“ แน่นอน” และคำที่คล้ายกันแทน

  • Do not speak too fastช้าเกินไปหรือใช้เสียงต่ำหรือสูงเกินไป

  • Do not interrupt นักพูด.

  • อย่าพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหากไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในช่วงเวลาทำงาน

  • Do not speak under assumptions.

  • Do not hastily arrive at the conclusion เว้นแต่คุณจะรู้

  • ห้ามวิ่งรอบบริเวณที่ทำงาน

  • อย่าแสดงท่าทีรุนแรงกับลูกน้อง

  • Do not appear untidy ในการทำงาน

คุณสมบัติที่สำคัญของพนักงานส่วนหน้า

การสื่อสารส่วนหน้าไม่เพียง แต่รวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาหรือข้อความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงภาษากายของพนักงานด้วย

ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติที่สำคัญบางประการที่พนักงานส่วนหน้าต้องมี -

  • บุคลิกที่น่าพอใจแข็งแรงและว่องไว
  • ความประพฤติและสุขอนามัยที่ดี
  • ความสามารถในการแก้ปัญหาและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
  • Salesmanship
  • Integrity
  • Punctuality
  • ความรู้เกี่ยวกับมารยาทและมารยาท
  • คำสั่งผ่านภาษา
  • มีความมั่นใจ แต่สุภาพ
  • ความสามารถในการรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉิน
  • ความซื่อสัตย์และความซื่อสัตย์

Auditing ไม่ใช่อะไรนอกจากการดำเนินการ financial inspectionขององค์กร สำหรับธุรกิจโรงแรมการจัดการการเงินเริ่มต้นที่สำนักงานส่วนหน้า การลงรายการบัญชีที่ถูกต้องในห้องพักของแขกเริ่มต้นที่แผนกต้อนรับซึ่งจะดำเนินการต่อไปที่แผนกบัญชีส่วนหลัง บัญชีของแขกจะถูกตรวจสอบซ้ำทุกวันในระหว่างการตรวจสอบ

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทีมผู้บริหารโรงแรมตรวจสอบรายงานการตรวจสอบกลางคืนทุกวันเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับจำนวนการเข้าพักและการเงินของโรงแรม

ให้เราดูว่าการตรวจสอบกลางคืนคืออะไรและมีรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องเดียวกัน

Night Audit คืออะไร?

เป็นกระบวนการตรวจสอบที่ผู้ตรวจสอบบัญชีในเวลากลางคืนจะตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดของโรงแรมที่เกิดขึ้นในวันเดียว

โดยทั่วไปกระบวนการตรวจสอบสำหรับวันจะดำเนินการในตอนท้ายของวันในคืนถัดไปจึงใช้ชื่อว่า 'Night Audit' สามารถดำเนินการได้โดยใช้เอกสารใบเสร็จบัตรกำนัลคูปองและไฟล์ต่างๆ แต่การดำเนินการตรวจสอบโดยใช้ระบบ PMS สมัยใหม่ทำได้ง่ายรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

กิจกรรมพื้นฐานระหว่างการตรวจสอบกลางคืน

ผู้ตรวจสอบกลางคืนปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ระหว่างกิจกรรมการตรวจสอบกลางคืน -

  • การลงรายการบัญชีที่พักและการเรียกเก็บภาษี
  • การสะสมค่าบริการและการชำระเงินของแขก
  • การจัดการกิจกรรมทางการเงินของแผนกต่างๆ
  • การชำระบัญชีลูกหนี้
  • ใช้งบทดลองสำหรับวัน
  • กำลังเตรียมรายงานการตรวจสอบกลางคืน

ความจำเป็นในการตรวจสอบกลางคืน

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบกลางคืนคือการประเมินกิจกรรมทางการเงินของโรงแรม การตรวจสอบกลางคืนไม่เพียง แต่ตรวจสอบบัญชีผู้เข้าพักโดยการตรวจสอบเครดิตและเดบิตเท่านั้น แต่ยังติดตามวงเงินเครดิตของแขกและจำนวนที่คาดการณ์ไว้และยอดขายจริงจากแผนกต่างๆ การตรวจสอบกลางคืนจะตรวจสอบกระแสเงินสดเข้าและออกจากบัญชีของโรงแรมทุกวัน

การตรวจสอบกลางคืนมีความสำคัญอย่างมากในการดำเนินธุรกิจโรงแรม หน่วยงานบริหารอ้างถึงรายงานการตรวจสอบกลางคืนเพื่อวางแผนเป้าหมายในอนาคตและควบคุมค่าใช้จ่าย ผู้จัดการสามารถตอบสนองต่อข้อมูลที่ได้มาทันที

ความรับผิดชอบของผู้ตรวจสอบกลางคืน

นอกเหนือจากกิจกรรมการตรวจสอบขั้นพื้นฐานที่ระบุไว้ข้างต้นผู้ตรวจสอบกลางคืนยังมีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้ -

  • รับช่วงต่อจากกะล่าสุด
  • เช็คอินหรือเช็คเอาท์หลัง 23:00 น.
  • การลงทะเบียนแขก
  • การจัดสรรที่พักให้กับแขกที่เพิ่งเช็คอิน
  • การจัดการธุรกรรมในบัญชีผู้เยี่ยมชมที่สร้างขึ้นใหม่
  • กำลังตรวจสอบแฟ้มผู้เยี่ยมชม
  • กำลังตรวจสอบรายงานสถานะห้อง
  • จัดสมดุลเอกสารทั้งหมดกับบัญชีใน PMS
  • ความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของสถานที่
  • การจัดการกุญแจที่พักของแขก
  • การสำรองข้อมูลรายงานที่สร้างโดย PMS
  • เตรียมรายชื่อแขกที่คาดว่าจะมาถึงในวันถัดไป
  • ปิดกิจกรรมทางการเงินสำหรับวัน
  • เริ่มต้นกิจกรรมทางการเงินสำหรับวันถัดไป
  • การรับและบันทึกเงินฝากธนาคาร

ประเภทของรายงานการตรวจสอบกลางคืน

ปัจจุบัน PMS ช่วยผู้ตรวจสอบกลางคืนได้อย่างดีเยี่ยมในการตรวจสอบและสร้างรายงานที่ถูกต้อง ต่อไปนี้เป็นรายงานทั่วไปที่สร้างขึ้นระหว่างการตรวจสอบตอนกลางคืน -

  • Night Audit Accommodation Report- ให้ภาพรวมของวันที่มีการเข้าพักวันที่ที่พักว่างเช็คอินเช็คเอาต์ไม่ปรากฏตัวและการยกเลิก รายงานนี้สามารถแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับรายการใด ๆ ที่ระบุไว้ข้างต้น

  • Night Audit Counter Report - ให้รายละเอียดเกี่ยวกับการรับและถอนเงินสดและบัตรเครดิต

  • Night Audit Revenue Report- ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ที่พักการยกเลิกและรายได้จากการแสดงและรายได้ POS อื่น ๆ รายได้ที่เกิดจากหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆเช่นตัวแทนการท่องเที่ยวองค์กรของ บริษัท การจองทางอินเทอร์เน็ต ฯลฯ แสดงอยู่ในรายงานนี้ด้วย

  • Night Audit Tax Report - มีข้อมูลภาษีทั้งหมดเกี่ยวกับรายได้จากการจองและรายได้ POS อื่น ๆ เช่นภาษีมูลค่าเพิ่มภาษีฟุ่มเฟือยและภาษีบริการ

  • Cashier’s report- เป็นรายการรายละเอียดของกิจกรรมแคชเชียร์ของการไหลเข้าของเงินสดและการไหลออกบัตรเครดิตและยอดรวม PMS รายงานของแคชเชียร์เป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในระบบควบคุมทางการเงินของโรงแรม ผู้จัดการแผนกต้อนรับจะตรวจสอบการตรวจสอบตอนกลางคืนและค้นหาความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินจริงที่ได้รับและยอดรวม PMS

  • Manager’s Report- เป็นรายการทางสถิติของการเข้าพักของวันก่อนหน้า ซึ่งรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับที่พักที่มีอยู่ห้องที่ว่างการขายและที่พักที่ว่างอยู่อัตราชั้นวางจำนวนผู้เข้าพักในโรงแรมจำนวนผู้ไม่ปรากฏตัวและอื่น ๆ

  • General Manager’s Report- แต่ละแผนกในโรงแรมจะต้องส่งรายงานการขายประจำวันไปยังแผนกต้อนรับ โดยใช้ข้อมูลของพวกเขารายงานทั้งหมดของแผนกจะถูกสร้างขึ้นสำหรับการประเมินของผู้จัดการทั่วไป ผู้จัดการทั่วไปเป็นผู้กำหนดแผนกที่สร้างผลกำไรและประเมินความสำเร็จของการขายและการตลาด

  • High Balance Report - นี่คือรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าพักที่ใช้จ่ายเกินวงเงินเครดิตที่ผู้บริหารโรงแรมกำหนด

  • Ledger Balance Summary Report - จะแสดงยอดดุลเปิดและปิดสำหรับบัญชีแยกประเภทเงินฝากล่วงหน้าบัญชีแยกประเภทสำหรับแขกและบัญชีแยกประเภทของเมือง

  • Room Rate Audit Report - แสดงอัตราทั้งหมดที่ใช้กับแขกแต่ละคนและความแตกต่างจากอัตราชั้นวางที่มีรหัสชั้นวางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ปรับสมดุลรายงานกลางคืน

นี่คือสูตรบางส่วนที่ใช้เพื่อปรับสมดุลการตรวจสอบกลางคืน -

สูตรสำหรับการปรับสมดุลเงินฝากธนาคาร

สูตรสำหรับการปรับสมดุลเงินฝากธนาคารคือ -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

สูตรสำหรับการปรับสมดุลบัญชีแยกประเภทของแขก

สูตรสำหรับการปรับสมดุลบัญชีแยกประเภทแขกคือ -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

สูตรสำหรับการปรับสมดุลบัญชีแยกประเภทของเมือง

สูตรสำหรับการปรับสมดุลบัญชีแยกประเภทของเมืองคือ -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R

ในองค์กรธุรกิจใด ๆ ขั้นตอนทั่วไปจะเกิดขึ้นตามลำดับ พวกมันเป็นเส้นตรง นอกจากนี้ขั้นตอนบางอย่างยังทำซ้ำในช่วงเวลาหนึ่ง องค์กรจำเป็นต้องค้นหาขั้นตอนเชิงเส้นและการทำซ้ำดังกล่าวเพื่อรวบรวมเป็นชุดของขั้นตอนปฏิบัติการมาตรฐาน (SOP)

ขั้นตอนเหล่านี้เมื่อรวบรวมทีละขั้นตอนสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นสื่อการเรียนรู้ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการฝึกอบรมพนักงานที่เข้าร่วมใหม่ในช่วงเวลาสั้น ๆ

ให้เราเรียนรู้เกี่ยวกับ SOP สองสามรายการตามแผนกต้อนรับ

SOP สำหรับการจัดการสัมภาระของแขก

นี่เป็นขั้นตอนที่ตามด้วยพนักงานโต๊ะกระดิ่งในเวลาที่แขกมาถึงและออกจากที่พัก มีดังต่อไปนี้ -

การจัดการสัมภาระเมื่อแขกมาถึง

  • ในฐานะที่เป็นลุคบอยสำหรับการมาใหม่ของแขก
  • รถของแขกจอดที่ทางเข้าโรงแรม
  • ไปข้างหน้าและเปิดประตูรถ
  • ทักทายแขกว่า "ยินดีต้อนรับสู่ (hotel_name) ฉันชื่อ (own_name) คุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกระเป๋าเดินทางหรือไม่?
  • ช่วยเหลือผู้สูงอายุ / ผู้พิการให้ออกจากรถหากจำเป็น
  • นำสัมภาระที่รับผิดชอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรเหลืออยู่ในรถ
  • ถามชื่อแขกอย่างสุภาพว่า "ฉันขอทราบชื่อของคุณเซอร์ / มาดามได้ไหม"
  • ติดแท็กกระเป๋าเดินทางด้วยชื่อผู้เข้าพัก
  • ถามว่ามีอะไรที่เปราะบางหรือเน่าเสียง่ายอยู่ในกระเป๋าเดินทางหรือไม่
  • เพิ่มข้อมูลนี้บนแท็กกระเป๋าเดินทาง
  • แจ้งให้แขกทราบว่ากระเป๋าเดินทางอยู่กับคุณ
  • พาแขกไปที่แผนกต้อนรับของโรงแรม
  • แจ้งผู้เข้าพักว่าคุณจะดูแลกระเป๋าเดินทาง
  • กับพนักงานส่วนหน้าคนอื่น ๆ ค้นหาหมายเลขที่พักที่กำหนดให้กับแขก
  • เขียนหมายเลขที่พักบนแท็กกระเป๋า
  • ยืนยันว่าการลงทะเบียนผู้เข้าพักเสร็จสมบูรณ์หรือไม่
  • หากห้องพร้อมแล้วให้นำกระเป๋าไปที่ห้องโดยลิฟต์ของเจ้าหน้าที่
  • วางกระเป๋าไว้บนชั้นวางกระเป๋า
  • ถ้าห้องไม่พร้อมก็เอากระเป๋าไปเก็บที่ห้อง
  • บันทึกรายละเอียดกระเป๋าลงในทะเบียนกระเป๋าประจำวัน

การจัดการสัมภาระในการออกเดินทางของแขก

  • แจ้งผู้เข้าพักว่าคุณกำลังจะไปยังที่พักของแขกเพื่อรับกระเป๋า

  • พูดคุยกับแขกอย่างเป็นกันเองในฐานะ "Mr./Ms. (Guest_Name) ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับการเข้าพักกับเราคุณต้องการรถรับส่งสนามบินไหม"

  • เก็บสัมภาระจากห้องพัก

  • หากผู้เข้าพักต้องการจัดเก็บสัมภาระเป็นระยะเวลานานให้ติดป้ายชื่อผู้เข้าพักหมายเลขที่พักวันที่และเวลารับหมายเลขติดต่อและรับลายเซ็นของผู้เข้าพักในแบบฟอร์มคำขอกระเป๋าเดินทางระยะยาว

  • ตรวจสอบกับแขกว่าไม่มีอะไรเน่าเสียง่ายในกระเป๋าเดินทาง

  • จัดเก็บสัมภาระในพื้นที่ออกเดินทางที่กำหนด

  • หากผู้เข้าพักจะออกจากโรงแรมทันทีหลังจากเช็คเอาท์ให้นำกระเป๋าไปที่ล็อบบี้

  • หากรถขนส่งพร้อมที่จะเดินทางให้วางสัมภาระไว้ในรถ

  • ขอให้แขกตรวจสอบสัมภาระที่โหลด

  • อัปเดตความเคลื่อนไหวของกระเป๋าเดินทางในทะเบียนการเคลื่อนย้ายสัมภาระรายวัน

SOP สำหรับการจัดการคำขอจอง

SOP มีดังนี้ -

  • รับสายเรียกเข้าสามสาย

  • ทักทายแขกด้วยน้ำเสียงที่น่าฟังแนะนำตัวเองและถามว่าคุณจะช่วยแขกได้อย่างไรว่า“ สวัสดี (เช้า / เย็น) นี่คือนาย / นางสาว own_name ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร”

  • รอให้แขกตอบกลับ

  • แขกบอกว่าเขา / เธอต้องการที่พักในโรงแรมของคุณ

  • บอกแขกว่าเป็นความสุขของคุณ

  • ใช้แบบฟอร์มการจองใหม่

  • แจ้งให้แขกทราบเกี่ยวกับประเภทที่พักในโรงแรมของคุณและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

  • สอบถามชื่อผู้เข้าพักเบอร์ติดต่อและประเภทที่พักที่แขกต้องการ

  • สอบถามวันที่มาถึงและออกของแขก

  • ตรวจสอบความพร้อมของที่พักในช่วงวันดังกล่าว

  • อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่โรงแรมจัดให้แก่แขก

  • หากมีที่พักให้แจ้งให้ผู้เข้าพักทราบ

  • หากไม่มีที่พักประเภทเดียวกันให้ถามผู้เข้าพักว่าต้องการดูแลที่พักประเภทอื่นหรือไม่

  • จดข้อกำหนดของผู้เข้าพักที่เกี่ยวข้องกับที่พัก

  • สอบถามผู้เข้าพักว่าต้องใช้บริการรับ / ส่งที่สนามบินหรือไม่

  • ถามว่าแขกจะชำระเงินอย่างไร: ด้วยเงินสดเครดิตหรือการเรียกเก็บเงินโดยตรง

  • หากผู้เข้าพักต้องการเงินสดหรือบัตรเครดิตโปรดชำระส่วนหนึ่งของเงินสดล่วงหน้าตามค่าธรรมเนียมการจองหรือรายละเอียดบัตรเครดิตของผู้เข้าพัก

  • แจ้งการจองพร้อมชื่อผู้เข้าพักเบอร์ติดต่อประเภทที่พักที่ต้องการวิธีการชำระเงินและหมายเลขยืนยัน

  • สรุปบทสนทนาว่า“ ขอบคุณที่โทรหา hotel_name ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้!”

SOP สำหรับแขกเช็คอิน

SOP มีดังนี้ -

  • เมื่อแขกมาถึงก็ทักทายแขก
  • ขอชื่อแขกด้วยความสุภาพ
  • ค้นหาบันทึกการจองใน PMS
  • สร้างและพิมพ์บัตรลงทะเบียน
  • ส่งมอบ GRC ให้แขกเพื่อยืนยันรายละเอียดที่พิมพ์
  • ขอให้ผู้เข้าพักแสดงบัตรประจำตัวประชาชนจากสถาบันที่ได้รับอนุญาต
  • ขอแสดงหนังสือเดินทางและวีซ่ากรณีเป็นชาวต่างชาติ
  • ขอให้แขกกรอกรายละเอียดต่อไปนี้บน GRC -
    • Salutation
    • Designation
    • Organization
    • ที่อยู่ธุรกิจหรือถิ่นที่อยู่พร้อมเมืองและรหัสไปรษณีย์
    • วัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชม
    • เบอร์ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
    • รายละเอียดหนังสือเดินทาง
    • รายละเอียดวีซ่า
  • แจ้งให้ผู้เข้าพักทราบเกี่ยวกับนโยบายการเช็คเอาท์ก่อนเวลา / ล่วงเวลา
  • ขอให้แขกลงนามใน GRC
  • ตอบโต้การลงนามใน GRC
  • อัปเดตรายละเอียดในบันทึกผู้เยี่ยมชม
  • สร้างบัญชีผู้เยี่ยมชม
  • เตรียมสำเนาใบขับขี่ / หนังสือเดินทางและวีซ่า
  • แนบเข้ากับ GRC และยื่นทั้งชุด

SOP สำหรับการจัดการการโทรปลุก

มีการโทรปลุกด้วยตนเองและอัตโนมัติ

การจัดการโทรปลุกด้วยตนเอง

  • ผู้เข้าพักสามารถขอโทรปลุกได้ที่แผนกต้อนรับโดยตรงหรือโทรจากที่พักของตนเอง

  • ขอเวลาปลุกจากแขกและคำขอพิเศษทันทีหลังจากตื่นนอน

  • เปิดลงทะเบียนโทรปลุกและป้อนข้อมูลต่อไปนี้ -

    • Salutation

    • ชื่อแขก

    • เลขที่ที่พัก

    • วันที่ปลุก

    • เวลาปลุก

    • คำขอพิเศษทันทีเช่นชา / กาแฟ ฯลฯ

  • สรุปบทสนทนาด้วยการทักทายแขกอีกครั้ง

  • ส่งคำขอพิเศษสำหรับชา / กาแฟไปยังพนักงานบริการรูมเซอร์วิส

  • ในช่วงเวลาของการโทรปลุกให้ทำตามขั้นตอนที่กำหนด -

    • ยืนยันเวลาปัจจุบัน

    • โทรไปที่หมายเลขที่พักของแขกทางโทรศัพท์

    • ทักทายแขกตามเวลาและแจ้งเกี่ยวกับเวลาปัจจุบันและความคืบหน้าตามคำขอพิเศษของแขก

การจัดการการโทรปลุกโดยอัตโนมัติ

โรงแรมส่วนใหญ่อำนวยความสะดวกให้แขกตั้งค่าโทรปลุกอัตโนมัติโดยใช้โทรศัพท์หรือโทรทัศน์ แม่บ้านต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำที่พิมพ์เกี่ยวกับการตั้งค่าการโทรอัตโนมัตินั้นสะดวกและมองเห็นได้

แขกสามารถตั้งค่าการโทรอัตโนมัติซึ่งจะแจ้งให้ทราบที่ระบบ PBX และระบบ PMS แม้ว่าผู้เข้าพักจะตั้งค่าการโทรอัตโนมัติ แต่พนักงานส่วนหน้าจะต้องโทรปลุกด้วยตนเองให้กับแขกเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวก

SOP สำหรับแขกเช็คเอาต์

ขั้นตอนการเช็คเอาต์โดยทั่วไปจะเริ่มต้นโดยแขก แขกโทรไปที่แผนกต้อนรับและขอให้เตรียมบิล

  • ผู้เข้าพักมาถึงแผนกต้อนรับ
  • ทักทายแขก.
  • พิมพ์สำเนาสมุดเยี่ยม
  • มอบให้แขกตรวจสอบ
  • หากมีความคลาดเคลื่อนให้รับรองกับแขกเกี่ยวกับการแก้ปัญหา
  • แก้ไขความคลาดเคลื่อนทันที
  • ขออภัยผู้เข้าพักในความไม่สะดวก
  • จากฐานข้อมูลของผู้เข้าพักตรวจสอบความต้องการของผู้เข้าพักในวิธีการชำระเงิน ท่องไว้กับแขก
  • ชำระบัญชีแขก
  • พิมพ์ใบเสร็จและมอบให้แขก
  • สอบถามแขกว่าต้องการความช่วยเหลือเรื่องกระเป๋าเดินทางหรือไม่
  • สอบถามผู้เข้าพักว่าจำเป็นต้องใช้สิ่งอำนวยความสะดวกในการขนส่งไปยังสนามบินหรือไม่
  • ทักทายแขกที่ให้โอกาสรับใช้ว่า“ หวังว่าคุณจะมีความสุขกับการเข้าพักกับเรา ขอขอบคุณ. ดี (เช้า / บ่าย / คืน)

SOP สำหรับการดำเนินการขอยกเลิก

ผู้เข้าพักเริ่มต้นการยกเลิกที่พักที่จองไว้ SOP ไปเป็น -

  • ขอชื่อ - นามสกุลของผู้เข้าพักและหมายเลขการจอง

  • ค้นหาฐานข้อมูลแขกสำหรับชื่อและหมายเลขการจองที่ระบุ

  • ท่องชื่อผู้เข้าพักรายละเอียดที่พักและวันที่จอง

  • สอบถามแขกว่าต้องการเลื่อนหรือไม่

  • ขอให้ผู้เข้าพักทราบเหตุผลในการยกเลิก

  • บันทึกเหตุผลใน PMS

  • หากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้เข้าพักดำเนินการยกเลิกให้บันทึกชื่อบุคคลหมายเลขติดต่อและความสัมพันธ์กับผู้เข้าพักเพื่อเป็นข้อมูล

  • แจ้งผู้โทรเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการยกเลิกใด ๆ ที่เกี่ยวข้องตามนโยบายของโรงแรม

  • ยกเลิกการจองใน PMS

  • แจ้งผู้เข้าพักเกี่ยวกับอีเมลสำหรับค่าธรรมเนียมการยกเลิก ส่งค่าธรรมเนียมการยกเลิกพร้อมหมายเลขการยกเลิกให้ผู้เข้าพักทางอีเมล

SOP สำหรับการควบคุมคีย์ห้องพัก

เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจำเป็นต้องจัดการกุญแจอย่างน้อยสองชุด จำนวนชุดอาจแตกต่างกันไปตามนโยบายของผู้เข้าพัก ไม่มีการเขียนหมายเลขที่พักไว้บนกุญแจซึ่งจะสร้างปัญหาเมื่อใส่กุญแจผิดตำแหน่งภายในหรือรอบ ๆ สถานที่

ให้กุญแจที่พักแก่แขก

  • ขอนามสกุลของผู้เข้าพักและหมายเลขที่พัก

  • ตรวจสอบข้อมูลที่แขกบอกกับข้อมูลที่บันทึกไว้ใน PMS

  • หากมีการเบี่ยงเบนใด ๆ ขอให้ผู้เข้าพักแสดงบัตรประจำตัวที่มีรูปถ่าย

  • อย่าให้กุญแจที่พักโดยไม่มีการตรวจสอบสิทธิ์ที่เหมาะสม

  • หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับผู้เข้าพักและผู้เข้าพักปฏิเสธที่จะให้ความร่วมมือให้แจ้งผู้จัดการแผนกต้อนรับทันที

  • หากพนักงานต้อนรับส่วนหน้าคนอื่น ๆ จำแขกได้คุณสามารถมอบรหัสที่ซ้ำกันได้

  • หากแขกทำกุญแจหายและต้องการกุญแจใหม่ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแขกทำกุญแจหาย

  • ในกรณีข้างต้นให้ตั้งโปรแกรมคีย์ใหม่ด้วยรหัสเดียวกัน

  • แสดงคีย์ที่สร้างขึ้นใหม่ให้กับแขก

  • คุณต้องไม่ออกกุญแจที่พักให้กับบุคคลใด ๆ ที่อ้างว่าแขกส่งมาเพื่อรับกุญแจ แต่คุณสามารถมอบให้กับบุคคลที่ไม่ใช่แขกได้หากแขกส่งจดหมายมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรส่งถึงทีมงานส่วนหน้า ในกรณีเช่นนี้ให้ยืนยันโดยโทรหาแขกและพาผู้ที่ไม่ใช่แขกไปยังที่พัก

ให้กุญแจที่พักแก่พนักงาน

เจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตที่ปฏิบัติหน้าที่ได้รับอนุญาตให้เข้าไปในที่พักของแขกที่ถูกครอบครองเพื่อจุดประสงค์ในการทำงานอย่างมืออาชีพ

ตัวอย่างเช่นสามารถมอบกุญแจสำหรับเตรียมที่พักที่ว่างพนักงานซักผ้าพนักงานมินิบาร์และเด็กยกกระเป๋าเพื่อนำสัมภาระของแขกออกไป

SOP สำหรับการปฏิเสธคำขอจอง

สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือพยายามแก้ไขปัญหาที่พักของแขกเท่าที่จะทำได้ ลองขายบริการโรงแรมโดยให้ทางเลือกมากกว่าการปฏิเสธสิ่งที่แขกต้องการอย่างชัดเจน

มีสาเหตุหลายประการที่พนักงานสำรองห้องพักจำเป็นต้องปฏิเสธคำขอจอง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญไม่กี่อย่าง -

  • โรงแรมถูกจองเต็มในช่วงฤดูที่วุ่นวาย
  • ผู้เข้าพักไม่สนใจที่จะจองหลังจากทราบอัตรา
  • ไม่มีประเภทของที่พักที่ผู้เข้าพักต้องการ

นี่คือวิธีที่คุณลดการจองอย่างสง่างาม -

  • เมื่อแขกโทรมาสอบถามรับสายว่า“ สวัสดี (เช้าเย็น) นี่คือ own_name จากการจอง ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร?"

  • ผู้เข้าพักแจ้งว่าต้องการจองที่พัก

  • ตอบว่า“ แน่นอน (ท่านชาย / ท่านผู้หญิง) ฉันขอชื่อเบอร์มือถือและรหัสอีเมลได้ไหม "

  • แขกบอกเหมือนกัน

  • ถามเพิ่มเติมว่า“ และชื่อ บริษัท / บริษัท ท่องเที่ยวของคุณคืออะไร”

  • แขกตอบว่า“ ฉันมาจาก (ชื่อ บริษัท / TA)”

  • สอบถามผู้เข้าพักเกี่ยวกับวันที่เช็คอินและเช็คเอาท์ที่จำเป็นสำหรับการจอง

  • ขอให้แขกถือสายจนกว่าคุณจะค้นหาห้องว่างที่ต้องการ

  • แจ้งให้แขกทราบโดยประมาณว่าคุณจะใช้เวลาเท่าไรในการค้นหา

  • พักสายและตรวจสอบความพร้อม

  • แจ้งความไม่พร้อมของประเภทของที่พักที่ต้องการให้กับแขกอย่างสุภาพว่า "ขอโทษครับ / ท่านผู้หญิง" (ที่พักทั้งหมดมีผู้เข้าพัก / ไม่มีที่พักประเภทที่ต้องการ) "

  • แนะนำผู้เข้าพักเกี่ยวกับโรงแรมในเครือที่อยู่ใกล้เคียง (ถ้ามี)

  • แนะนำให้แขกเลือกที่พักประเภทอื่นที่คล้ายคลึงกันโดยอธิบายสิ่งอำนวยความสะดวก

  • หากผู้เข้าพักไม่เห็นด้วยให้ปฏิเสธอย่างสุภาพว่า "ขอโทษครับเราไม่มีที่พักอื่นให้"

  • บันทึกข้อมูลผู้เข้าพักใน PMS พร้อมกับเหตุผล "หลีกเลี่ยง"

ธุรกิจโรงแรมเป็นธุรกิจประเภทหนึ่งที่ต้องให้บริการแก่แขกมากมายเช่นอาหารที่พักการเดินทางบริการสันทนาการและอื่น ๆ เนื่องจากแผนกต้อนรับมีส่วนสำคัญในการประสานงานบริการที่แขกร้องขอจึงจำเป็นต้องมีระบบที่สามารถช่วยพนักงานส่วนหน้าในการขายบริการและติดตามพวกเขาได้อย่างราบรื่นและพร้อมกัน

ระบบข้อมูลส่วนหน้ารวมถึงระบบการจัดการทรัพย์สินเป็นหลัก มาดูกันว่า PMS คืออะไรและมีประโยชน์อย่างไรในการจัดการฟังก์ชันการจัดการโรงแรมอย่างราบรื่น

ระบบการจัดการทรัพย์สินคืออะไร?

ระบบการจัดการทรัพย์สิน (PMS) เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้เพื่อจัดการกับวัตถุประสงค์พื้นฐานของทุกแผนกในธุรกิจโรงแรมและประสานหน้าที่ระหว่างแผนกเหล่านี้เพื่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีที่สุด

เหตุใดจึงต้องมี PMS

พนักงานของโรงแรมจำเป็นต้องมี PMS ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้ -

  • รวมการดำเนินงานที่สำคัญทั้งหมดของโรงแรมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

  • ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับที่พักการจองร้านอาหารสปาบาร์และเกี่ยวกับหน่วยงานทั้งหมดของโรงแรม

  • ให้ข้อมูลที่แม่นยำสูงซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารในการวางแผนเป้าหมายใหม่และจัดการกับการลงทุนในทางที่ดีขึ้น

  • ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานส่วนหน้าและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของธุรกิจโรงแรม

  • ช่วยลดความยุ่งยากในการใช้เวลาหรือการดำเนินการที่ซับซ้อนด้วยตนเอง

  • มันทำงานเพื่อความสะดวกของพนักงานโรงแรมการจัดการร่างกายและแขก

ประเภทของ PMS

PMS มีสองประเภทพื้นฐาน -

  • Local PMS - มีข้อกำหนดทางเทคนิคขนาดใหญ่เช่นเวิร์กสเตชันคอมพิวเตอร์ / เวิร์กสเตชันเซิร์ฟเวอร์ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์เทอร์มินัลระบบปฏิบัติการการ์ดเครือข่ายและระบบสำรองข้อมูลแบบถอดได้

  • Cloud-based PMS - พวกเขาต้องการคอมพิวเตอร์ / เวิร์กสเตชันและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเป็นหลัก

ความแตกต่างระหว่าง PMS ในเครื่องและบนคลาวด์

PMS ในท้องถิ่น PMS บนคลาวด์

การใช้งาน PMS

เจ้าของจำเป็นต้องซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ PMS

เจ้าของต้องสมัครสมาชิกจากผู้จำหน่าย PMS

ข้อกำหนดของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ไม่

ใช่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่อความเร็วสูงที่เชื่อถือได้

ระบบและการเข้าถึง

ซอฟต์แวร์และข้อมูล PMS อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อมต่อกับเทอร์มินัลหลายเครื่อง

PMS เข้าถึงได้จากโปรแกรมที่ติดตั้งในแต่ละเทอร์มินัล

ซอฟต์แวร์และข้อมูล PMS อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันที่ศูนย์ข้อมูลของผู้จำหน่าย PMS

ผู้ใช้เข้าถึงระบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้จากทุกที่ทุกเวลา

ความต้องการความเชี่ยวชาญด้านไอทีในสถานที่

ใช่

ไม่

ข้อดี

ไม่ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ลดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลออนไลน์

ฟังก์ชันที่แข็งแกร่งสำหรับข้อมูลจำนวนมาก

หักต้นทุนฮาร์ดแวร์หรือไอที

ไม่มีความรับผิดชอบด้านเทคนิคและความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับเจ้าของ

ราคาสมัครสมาชิกที่ไม่แพง

ติดตั้งง่ายและรวดเร็ว

เข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ทุกเวลา

สำรองข้อมูลอัตโนมัติ

การจองผ่านเว็บแบบบูรณาการ

อัพเกรดระบบฟรี

ปรับขนาดและปรับเปลี่ยนได้

ข้อเสีย

ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ที่ซับซ้อนและมีราคาแพง

ไม่สามารถเข้าถึงได้จากพื้นที่ห่างไกล

มีราคาแพงและซับซ้อนในการบำรุงรักษาและอัปเกรด

การติดตั้งซอฟต์แวร์และการฝึกอบรมที่ใช้เวลานาน

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับการเปิดใช้งานคุณสมบัติบนเว็บ

ความรับผิดชอบของระบบและความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเรื่องปวดหัวของเจ้าของ

จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านไอทีในสถานที่

ไม่เหมาะสำหรับคุณสมบัติที่ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้

ความกังวลสูงเกี่ยวกับความปลอดภัยออนไลน์

ทำเครื่องหมายบนไทม์ไลน์

มันเป็นวิธีการแก้ปัญหาแบบดั้งเดิม

เป็นการแก้ปัญหาร่วมสมัย

ราคา

รายจ่ายลงทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งสองอย่าง สำหรับฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และการอัปเดตและค่าใช้จ่ายของผู้เชี่ยวชาญด้านไอที

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสำหรับการต่ออายุการสมัครสมาชิก

ระบบการจัดการทรัพย์สินยอดนิยม

PMS ยอดนิยม: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS เป็นชื่อไม่กี่อย่าง

ตัวเลือกซอฟต์แวร์ทั่วไปใน PMS

PMS ดูแลแต่ละแผนกในโรงแรม นี่คือคุณสมบัติที่มีอยู่ทั่วไปใน PMS -

คุณสมบัติ PMS สำหรับแผนกต้อนรับส่วนหน้า

  • Reservation
  • Registration
  • สถานะที่พัก
  • บัญชีผู้เยี่ยมชมและไม่ใช่แขก
  • การจัดการเงินสด
  • การตรวจสอบกลางคืน
  • Reports

PMS สำหรับการขายและการตลาด

  • ฐานข้อมูลแขกสำหรับการแบ่งส่วนตลาด
  • ประวัติแขก
  • การจัดการผลผลิต
  • ข้อมูลตัวแทนการท่องเที่ยวในฐานะลูกค้า
  • รายงานสำหรับเป้าหมาย
  • การประเมินผลงานโดยการวิเคราะห์เปรียบเทียบ

PMS สำหรับการดูแลทำความสะอาด

  • สูญหายและพบ
  • สถานะที่พัก
  • ค่าซักรีด

PMS สำหรับอาหารและเครื่องดื่ม

  • ขาย POS
  • วัสดุคงคลัง
  • รายงานการขายเป็นระยะ
  • สูตรมาตรฐาน

PMS สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

บันทึกของพนักงานส่วนบุคคลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการเข้างานและการประเมิน

PMS สำหรับบัญชี

  • บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้
  • Payroll
  • งบดุล
  • รายงานกำไร / ขาดทุน

PMS สำหรับการสื่อสาร

บันทึกการโทรออกและสายเรียกเข้าพร้อมวันที่เวลาสถานที่ระยะเวลาและค่าบริการ

ข้อกังวลในการเลือก PMS ที่เหมาะสม

ข้อกังวลต่อไปนี้ได้รับการพิจารณาในขณะที่เลือก PMS ที่เหมาะสม -

ความกังวลเกี่ยวกับทรัพย์สินและโดเมนธุรกิจ

  • ขนาดของทรัพย์สิน: จำนวนที่พัก
  • จำนวนสถานที่
  • จำนวนพนักงาน
  • นโยบายการบริการทรัพย์สิน
  • งบประมาณสำหรับทรัพยากรทางเทคนิคและการฝึกอบรม
  • การเติบโตในอนาคตที่ใกล้ที่สุด

ความกังวลเกี่ยวกับโดเมน PMS

  • การออกแบบที่ใช้งานง่ายซึ่งส่งเสริมการนำทางที่ใช้งานง่ายผ่านลำดับงานที่เป็นตรรกะ
  • ความเชี่ยวชาญในการฝึกอบรมและระยะเวลาที่จำเป็นในการฝึกอบรมพนักงาน
  • สถานะออนไลน์ของโรงแรม
  • ฟังก์ชันสำหรับแขก
  • Scalability.