การลงทะเบียนแขก

การลงทะเบียนแขกไม่ใช่อะไรนอกจากการบันทึกข้อมูลของแขกเพื่อจุดประสงค์ทางการ ในขณะที่ทำการจองเจ้าหน้าที่ส่วนหน้าจะขอให้ผู้เข้าพักป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของตนบน GRC

กิจกรรมการลงทะเบียนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งคู่ ผู้เข้าพักที่จองที่พักไว้เช่นเดียวกับผู้เข้าพักแบบวอล์กอิน ในระหว่างการลงทะเบียนผู้เข้าพักจะต้องป้อนข้อมูลที่สำคัญบน GRC เช่นชื่อผู้เข้าพักหมายเลขติดต่อวัตถุประสงค์การเข้าพักที่โรงแรมและรายละเอียดหนังสือเดินทางและวีซ่าในกรณีที่เป็นแขกต่างชาติ เป็นความรับผิดชอบของพนักงานส่วนหน้าที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลของแขกแก่บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

ให้เราเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงทะเบียน

ขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้า

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่คาดหวังจะสอบถามเกี่ยวกับประเภทของที่พักที่ต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถลงทะเบียนล่วงหน้าก่อนเดินทางมาถึง สามารถทำได้ผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์ในกรณีที่มีแขกทั่วไป VIP หรือแขกกลุ่ม

ในกรณีที่มีแขกวอล์กอินใหม่จะไม่มีการลงทะเบียนล่วงหน้าเนื่องจากไม่มีการโต้ตอบใด ๆ ระหว่างแขกและโรงแรมก่อน กิจกรรมการลงทะเบียนล่วงหน้าช่วยเร่งกระบวนการลงทะเบียนจริงโดยที่ที่พักที่ต้องการถูกระบุว่าจองไว้

การยืนยันตัวตนของแขก

ตั้งแต่การโจมตีด้วยความหวาดกลัวในวันที่ 9/11 โรงแรมจะต้องตรวจสอบตัวตนของผู้เข้าพัก พนักงานจะตรวจสอบตัวตนของผู้เข้าพักก่อนโดยถามชื่อผู้เข้าพักอย่างสุภาพ จากนั้นเจ้าหน้าที่จะขอแสดงบัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายเช่นใบขับขี่หรือบัตรประจำตัวที่ถูกต้องจากองค์กรที่มีชื่อเสียงซึ่งแขกทำงานอยู่ หากผู้เข้าพักมาจากต่างประเทศเจ้าหน้าที่ขอให้แสดงหนังสือเดินทาง เจ้าหน้าที่ได้รับอนุญาตให้ถามคำถามที่ตรวจสอบแล้วอย่างสุภาพ

สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนที่แท้จริงจะทำขึ้นเพื่อยืนยันตัวตนของผู้เข้าพักและเพื่อจัดเตรียมฐานข้อมูลของผู้เข้าพัก

บัตรลงทะเบียนรูปแบบทั่วไป

ต่อไปนี้เป็นรูปแบบทั่วไปของบัตรลงทะเบียน -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
วันที่ออก:		วันที่ออก:
วันหมดอายุ:		วันหมดอายุ:
สถานที่เกิดปัญหา:		สถานที่เกิดปัญหา:
		ประเภทวีซ่า:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: หมายเลขบัตร: วันหมดอายุ:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

การสร้างบันทึกการลงทะเบียน

เมื่อผู้เข้าพักมาถึงโรงแรมพนักงานที่แผนกต้อนรับจะมอบ GRC ให้กับแขกเพื่อกรอกข้อมูล ในกรณีของวีไอพีเจ้าหน้าที่จะป้อนข้อมูลบนบัตรและรับลายเซ็นของผู้เข้าพัก

จากนั้นเจ้าหน้าที่จะจัดทำบันทึกการลงทะเบียนของผู้เข้าพักลายเซ็นแนบสำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวอื่น ๆ ที่แท้จริงและจัดเก็บชุดนี้ไว้ในไฟล์ประวัติผู้เข้าพัก บันทึกการจองของแขกถูกสร้างขึ้นเป็นบันทึกการลงทะเบียนในระบบซอฟต์แวร์

การสร้างวิธีการชำระเงิน

ผู้เข้าพักสามารถชำระเงินล่วงหน้าหรือเมื่อเช็คเอาท์ ผู้ที่ชำระเงินล่วงหน้าจะอยู่ภายใต้รายการจ่ายล่วงหน้า (PIA) มีโหมดการชำระเงินที่หลากหลายซึ่งโหมดที่แขกชอบจะถูกบันทึกไว้ในขณะลงทะเบียน มีวิธีการชำระเงินดังต่อไปนี้ -

• การชำระด้วยเงินสด (ซึ่งรวมถึงธนาณัติเช็คเดินทาง)
• การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต / บัตรเดบิต (ซึ่งรับเฉพาะในกรณีที่บัตรยังไม่หมดอายุ)
• การชำระเงินด้วยเช็ค (ในกรณีที่ไม่รับเช็คลงวันที่)
• การเรียกเก็บเงินโดยตรง
• การชำระเงินพิเศษเช่นบัตรของขวัญและบัตรกำนัล
• ผู้เข้าพักต้องเลือกหนึ่งในตัวเลือกการชำระเงินในขณะลงทะเบียน

การกำหนดที่พัก

เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะกำหนดที่พักให้กับแขกเมื่อการลงทะเบียนเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น เจ้าหน้าที่บันทึกหมายเลขที่พักลงใน PMS และอธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะเชิงบวกโดยสังเขป

พนักงานจองยังแจ้งให้เด็กยกกระเป๋ารับกระเป๋าเดินทาง

การออกคีย์ห้องหรือรหัสการเข้าถึง

หลังจากได้รับมอบหมายที่พักแล้วเจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะมอบกุญแจหรือรหัสลับทางคอมพิวเตอร์สำหรับการเข้าที่พัก

เป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปที่จะไม่พูดอะไรเกี่ยวกับหมายเลขห้องหรือคีย์คอมพิวเตอร์เสียงดังในขณะที่ยื่นให้แขก จากนั้นผู้ดูแลกระดิ่งจะช่วยผู้เข้าพักจัดการกระเป๋าเดินทางไปยังที่พักและอธิบายคุณสมบัติของที่พัก จากนั้นผู้ดูแลจะให้กุญแจแก่แขกทักทายเพื่อการเข้าพักที่ดีที่สุดและออกจากที่พักโดยปิดประตู

การจัดการคำขอพิเศษ

หากผู้เข้าพักไม่พอใจที่พักด้วยเหตุผลที่ไม่น่าพอใจหรือไม่พึงประสงค์ผู้ดูแลระฆังสามารถแจ้งให้เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับทราบ นอกจากนี้หากแขกมีความต้องการพิเศษเช่นเปลสำหรับทารกหรือกระเป๋าน้ำร้อนหรือชุดโกนหนวดพนักงานต้อนรับจะต้องดำเนินการตามคำขอให้ตรงเวลา