การเสนองาน

การเสนองานเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการสรรหาและคัดเลือก เมื่อผู้สมัครได้รับการคัดเลือกแล้วเขา / เธอจะได้รับจดหมายเสนอซึ่งอธิบายการกำหนดตำแหน่งงานบทบาทความรับผิดชอบค่าตอบแทนผลประโยชน์และข้อกำหนดบางประการที่เกี่ยวข้องกับนโยบายของ บริษัท

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่มักเชื่อว่าการยื่นข้อเสนอเป็นกระบวนการง่ายๆ แต่ในหลาย ๆ กรณีกลับไม่เป็นเช่นนั้น การยื่นข้อเสนอเป็นส่วนสำคัญในการสรรหาและคัดเลือกเนื่องจากเป็นกระบวนการที่เครียดและเรียกร้องจนกว่าผู้สมัครจะเข้าร่วม บริษัท หลังจากออกข้อเสนอ ในขั้นตอนนี้ความรับผิดชอบจำนวนมากอยู่บนบ่าของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับกระบวนการหลังจากยื่นข้อเสนอ

วิธีการเสนองาน

การเสนองานเป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนและควรได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้อาจเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ -

• ผู้สมัครอาจยอมรับและเริ่มทำงานกับองค์กรหรือ
• ผู้สมัครอาจยอมรับข้อเสนองานที่ดีกว่าจากองค์กรอื่นถ้าเขาได้รับ

ดังนั้นทีมทรัพยากรบุคคลควรดำเนินการอย่างรวดเร็วในขั้นตอนของเขา ควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ในขณะเสนองาน -

• Do Not Delay - ออกจดหมายเสนอทันทีที่มีการเลือกผู้สมัครโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทรัพยากรมี จำกัด

• Put the job offer on the table- ในขณะที่ออกจดหมายเสนออย่ารอให้ถึงเวลาที่เหมาะสม ติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกทางโทรศัพท์และให้คำยืนยันด้วยวาจาว่าเขา / เธอได้รับเลือกให้ดำรงตำแหน่งที่ว่าง

• Set a deadline to accept the offer- เมื่อออกข้อเสนอให้กับผู้สมัครแล้วให้กำหนดเส้นตายที่สมเหตุสมผลในการยอมรับข้อเสนอ รับการยืนยันจากผู้สมัครว่าเขา / เธอควรเข้าร่วมตามวันที่เข้าร่วมที่ระบุไว้ในจดหมายข้อเสนอ

• Stay connected - แม้หลังจากที่ผู้สมัครยอมรับข้อเสนอแล้วผู้จัดการฝ่ายจ้างงานจะต้องติดต่อกับผู้สมัครที่เลือกจนกว่าจะเข้าร่วมองค์กร

หลังจากพบทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับงานที่ว่างในองค์กรแล้วข้อเสนอจะถูกเตรียมและปล่อยให้กับผู้สมัคร เป็นสิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้ที่จะต้องปฏิบัติตามกระบวนการที่ถูกต้องเพื่อปิดข้อตกลงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครที่เลือกเข้าร่วมองค์กรตามข้อกำหนดที่ออกในจดหมายข้อเสนอ

การเตรียมจดหมายเสนองาน

เมื่อการเจรจาเงินเดือนเสร็จสิ้นขั้นตอนต่อไปคือการเตรียมและออกจดหมายเสนองาน ในระหว่างการยืนยันข้อเสนองานผ่านทางโทรศัพท์หรือทางไปรษณีย์ทางที่ดีที่สุดคือการยื่นข้อเสนอเบื้องต้นและหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขการจ้างงาน

ข้อเสนองานที่เป็นทางการควรมีดังต่อไปนี้ -

• ชื่อพนักงาน
• ชื่อหรือการกำหนดของงาน
• ค่าตอบแทนหรือเงินเดือนที่เสนอ
• วันที่เริ่มการจ้างงาน
• บทบาทและความรับผิดชอบของงาน
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข (สัญญา / ชั่วคราว / ถาวร) ของงาน
• ค่าตอบแทนและผลประโยชน์
• เงื่อนไขในช่วงทดลองงาน
• เงื่อนไขเพิ่มเติมซึ่งรวมถึงกฎหมายการตรวจสอบภูมิหลังเป็นต้น

เมื่อจัดทำจดหมายตอบรับและออกให้กับผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกแล้วขอให้ผู้สมัครส่งสำเนาจดหมายข้อเสนอที่มีลายเซ็นเพื่อเป็นสัญลักษณ์ในการตอบรับข้อเสนองาน

ขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกเริ่มต้นตั้งแต่การทำความเข้าใจข้อกำหนดการจัดหาการจัดตารางการคัดเลือกการสัมภาษณ์การคัดเลือกและการออกจดหมายข้อเสนอในที่สุด กระบวนการยังไม่สิ้นสุดจนกว่าผู้สมัครจะเข้าร่วม

อะไรต่อไปหลังจากออกข้อเสนองาน?

พนักงานมักจะต้องให้บริการ notice periodก่อนที่จะเปลี่ยนงาน ดังนั้นจึงมีช่องว่างของเวลาประมาณหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้นหลังจากที่ผู้สมัครยอมรับจดหมายข้อเสนอจนถึงเวลาที่เขาเข้าร่วมองค์กร ในช่วงเวลานี้บทบาทของนายหน้ามีความสำคัญเนื่องจากผู้สมัครอาจเข้าร่วมหรือไม่ก็ได้แม้จะตอบรับจดหมายข้อเสนอแล้วก็ตาม! ดังนั้นนายหน้าควรติดต่อกับผู้สมัครทางอีเมล / ข้อความ / การโทรจนกว่าเขา / เธอจะเข้าร่วม บริษัท

การสื่อสารและความสัมพันธ์ระหว่างนายหน้าและผู้สมัครนี้จะช่วยให้กระบวนการดำเนินการเสร็จสิ้นและลดความเสี่ยงจากการที่ผู้สมัครไม่เข้าร่วม บริษัท ดังนั้นการสื่อสารจึงมีบทบาทสำคัญในกระบวนการสรรหาและคัดเลือก

ขั้นตอนต่อไปนี้มีความสำคัญหลังจากผู้สมัครยอมรับข้อเสนองาน -

• Documentation process - กระบวนการนี้รวมถึงการรวบรวมเอกสารต่างๆเช่นใบรับรองการศึกษาหลักฐานบัตรประชาชนหลักฐานที่อยู่จดหมายเสนอ บริษัท ก่อนหน้าจดหมายคลายความกังวล ฯลฯ หากผู้สมัครตอบในเชิงบวกแสดงว่าเขา / เธอสนใจที่จะเข้าร่วมองค์กร

• Employment verification process- รวบรวมเอกสารการตรวจสอบการจ้างงานซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของนายจ้างก่อนหน้านี้และข้อมูลอ้างอิง ให้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมและทัศนคติของผู้สมัคร

• Contacting the candidates- ติดต่อกับผู้สมัครผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมลหรือข้อความซึ่งจะช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างนายหน้าและพนักงานที่มีศักยภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการทราบสถานะของผู้สมัครที่เข้าร่วมองค์กร

• Resignation from current employment- ทันทีที่มีการส่งจดหมายเสนอให้กับผู้สมัครตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครลาออกจากงานปัจจุบันของเขาและแบ่งปันสำเนาเอกสารการลาออก / จดหมาย หลังจากนั้นให้ติดตามเอกสารตอบรับการลาออก / จดหมายจากนายจ้างปัจจุบัน

• Following up for the joining date - สุดท้ายติดตามผู้สมัครเกี่ยวกับวันที่เข้าร่วมเพราะจะช่วยให้ทราบสถานะของผู้สมัครที่เข้าร่วมองค์กรตามวันที่เข้าร่วมที่ระบุไว้ในจดหมายเสนอ

ประเด็นทั้งหมดข้างต้นช่วยนายจ้างในการระบุความสนใจและความจริงจังของผู้สมัครในการเข้าร่วมองค์กร