การสรรหาและคัดเลือก - คู่มือฉบับย่อ

การสรรหาและคัดเลือกเป็นการดำเนินการที่สำคัญใน HRM ซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มความแข็งแกร่งของพนักงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ของนายจ้าง ในระยะสั้นการสรรหาและคัดเลือกเป็นกระบวนการในการจัดหาคัดกรองคัดเลือกและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับการบรรจุตำแหน่งว่างที่ต้องการ

ในบทแนะนำนี้เราจะพูดถึงแง่มุมต่างๆของการสรรหาและการคัดเลือกเช่นกระบวนการสรรหาปัจจัยที่มีผลต่อการสรรหาการวางแผนการสรรหาวิธีการสรรหาการสัมภาษณ์การสรรหากระบวนการคัดเลือกและการยื่นข้อเสนอ

ขอบเขตของการสรรหาและคัดเลือก

ขอบเขตของการสรรหาและคัดเลือกนั้นกว้างมากและประกอบด้วยการดำเนินงานที่หลากหลาย ทรัพยากรถือเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรใด ๆ ดังนั้นการจ้างทรัพยากรที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการสรรหาบุคลากร ทุก บริษัท มีรูปแบบการสรรหาเป็นของตนเองตามนโยบายและขั้นตอนการสรรหาบุคลากร

ขอบเขตของการสรรหาและคัดเลือกรวมถึงการดำเนินการดังต่อไปนี้ -

• การจัดการกับทรัพยากรส่วนเกินหรือขาดแคลน
• การจัดเตรียมนโยบายการสรรหาพนักงานสำหรับประเภทต่างๆ
• วิเคราะห์นโยบายกระบวนการและขั้นตอนการสรรหาบุคลากรขององค์กร
• การระบุพื้นที่ที่อาจมีขอบเขตของการปรับปรุง
• การปรับปรุงกระบวนการจ้างงานด้วยคำแนะนำที่เหมาะสม
• การเลือกกระบวนการสรรหาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจ้างทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกองค์กรต้องการให้อนาคตอยู่ในมือที่ดีและปลอดภัย ดังนั้นการจ้างทรัพยากรที่เหมาะสมจึงเป็นงานที่สำคัญมากสำหรับทุกองค์กร

กรณีศึกษา: วิธีการกำหนดกระบวนการสรรหา

สมมติว่ามี บริษัท ชื่อ ABC Systemsซึ่งจำหน่ายผลิตภัณฑ์ FMCG เมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัท ได้รับความทุกข์ทรมานเนื่องจากอัตราการขัดสีสูง ในกรณีศึกษานี้เราจะดูว่า ABC Systems สามารถปรับปรุงกระบวนการสรรหาและมุ่งเน้นไปที่การรักษาความพยายามที่จำเป็นสำหรับการกรอกตำแหน่งงานว่างได้อย่างไร นอกจากนี้เรายังจะได้เรียนรู้ว่าทีมทรัพยากรบุคคลของ ABC Systems สามารถลดเวลาและความพยายามในการจัดหาทรัพยากรที่ดีสำหรับตำแหน่งที่ว่างได้อย่างไร

เราขอแนะนำขั้นตอนต่างๆเจ็ดขั้นตอนที่ ABC Systems สามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาได้ที่นี่

ขั้นตอนที่ 1 - กำหนดปัญหา

ขั้นแรกกำหนดปัญหาในรูปแบบที่แน่นอนจากนั้นออกแบบกระบวนการสรรหาที่เป็นขั้นตอนที่สามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดาย

กระบวนการสรรหา
ขั้นตอน	กิจกรรม
1	ส่งข้อความสื่อสารการลาออกไปยัง HR พร้อมคำขอเริ่มกระบวนการสรรหา
2	ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสั่งให้ทีมว่าจ้างเริ่มกระบวนการสรรหา
3	เข้าสู่เว็บไซต์จัดหางานและติดต่อนายหน้าต่าง ๆ
4	การจัดหาระบุและรวบรวมประวัติย่อของผู้สมัคร
5	รับเรซูเม่ที่เกี่ยวข้อง
6	การย่อประวัติย่อ
7	ส่งประวัติย่อไปยังผู้จัดการแผนก
8	กำหนดวันสัมภาษณ์
9	เรียกผู้เข้าสอบสัมภาษณ์
10	ผู้สัมภาษณ์กรอกแบบฟอร์มข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะจะถูกแบ่งปันกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
11	กระบวนการนี้ซ้ำสำหรับผู้สมัครหลายคนจนกว่าผู้สมัครที่ดีที่สุดจะได้รับการสรุป
12	ทีมทรัพยากรบุคคลเจรจาเรื่องแพ็คเกจและค่าตอบแทน
13	การยืนยันและข้อตกลงขั้นสุดท้าย
14	ส่งจดหมายเสนอ
15	ยอมรับข้อเสนอแล้ว

ขั้นตอนที่ 2 - ค้นคว้าสาเหตุ

วิเคราะห์ต้นตอของปัญหาในมือ ทำไมอัตราการขัดสีจึงสูงมาก? มีหลายวิธีในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงเบื้องหลังปัญหา

ในกรณีของระบบ ABC พบว่ามีผู้สมัครเพียงไม่กี่เปอร์เซ็นต์ที่ถูกปฏิเสธในกระบวนการตรวจสอบ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการนี้โดยเพิ่มจำนวนการปฏิเสธด้วยกระบวนการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ

การคัดกรองเรซูเม่ต้องมีประสิทธิภาพมากเนื่องจากการคัดเลือกผู้สมัครผ่านการคัดกรองประวัติย่อมีเปอร์เซ็นต์สูงสุดของผลลัพธ์ที่เป็นบวกซึ่งอธิบายไว้ด้านล่าง -

ดำเนินการทดสอบการเลือกต่อ
ผู้ตรวจทาน	เรซูเม่ให้	เรซูเม่ที่เลือก	การเลือกที่สำเร็จ *
1	10	8	4
2	10	5	2
3	10	7	2

ผู้ตรวจสอบสามารถใช้ชุดของเกณฑ์ที่กำหนดเพื่อคัดกรองเรซูเม่ซึ่งสามารถรวบรวมได้ดังที่แสดงด้านล่าง

การจัดตารางเกณฑ์การคัดเลือกที่ใช้
เกณฑ์	ผู้ตรวจทาน 1	ผู้ตรวจทาน 2	ผู้ตรวจทาน 3
1	X	X	X
2	X	X	X
3	X
4	X		X
5	X	X	X
6	X	X
7		X	X
8	X	X	X

ขั้นตอนที่ 3 - ตอบโต้การสร้างไอเดีย

จำเป็นต้องมีพื้นฐานของมาตรฐานในการคัดเลือกผู้สมัคร การสรุปเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องทำได้ดังแสดงในตารางต่อไปนี้ -

เกณฑ์การคัดเลือก - ได้มาตรฐาน
เกณฑ์	ผู้ตรวจทาน 1	ผู้ตรวจทาน 2	ผู้ตรวจทาน 3	เกณฑ์ที่ต้องเก็บ
1	X		X
2	X	X	X	X
3	X			X
4	X			X
5	X	X	X	X
6	X	X		X
7		X	X	X
8	X	X	X	X

รายชื่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกจะได้รับการตรวจสอบโดยหัวหน้าแผนกและสามารถแนะนำการปรับเปลี่ยนซึ่งสามารถรวมเป็นเกณฑ์ใหม่ได้

ขั้นตอนที่ 4 - ทดสอบและปรับเปลี่ยนแนวคิด

ขั้นตอนต่อไปคือการทดสอบชุดเกณฑ์ที่กำหนดด้วยสามชุด หลังจากเลือกเสร็จแล้วชุดของเกณฑ์จะถูกวิเคราะห์เพื่อดูว่าได้ผลหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5 - การนำแนวคิดไปใช้

หากพบว่าได้ผลให้ใช้เกณฑ์ชุดใหม่สำหรับการรับสมัครในอนาคต

ขั้นตอนที่ 6 - กำหนดมาตรฐานขั้นตอน

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดมาตรฐานขั้นตอน ขั้นแรกจดบันทึกการปรับปรุงประสิทธิภาพการสรรหาบุคลากร สามารถทำได้ดังแสดงในตารางต่อไปนี้ -

การปรับปรุงประสิทธิภาพการสรรหาบุคลากร
	ก่อน	หลังจาก
ดำเนินการต่อ	100	92
เลือกแล้ว	18	24
สัมภาษณ์	170	142

การปรับปรุงประสิทธิภาพการสรรหาบุคลากร
	ก่อน	หลังจาก	การปรับปรุงเปอร์เซ็นต์
R / C	6.25	4.1	34
เข้าใจแล้ว	10	6	40

ด้วยความช่วยเหลือของกระบวนการข้างต้นจะมีการลดขั้นตอนการจ้างงานลงประมาณ 30% -40% ในการคัดเลือกตรวจสอบและคัดเลือกผู้สมัครสำหรับตำแหน่งงานที่เหมาะสม กระบวนการนี้เป็นมาตรฐานและนำมาใช้ในการปฏิบัติปกติ

ขั้นตอนที่ 7 - รวบรวมเรื่องราวการปรับปรุงคุณภาพ

ในที่สุดเรื่องราวที่เกิดขึ้นชั่วคราวและมีคุณภาพจะถูกรวบรวมและนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อกระบวนการสรรหาที่ดีขึ้น

การสรรหาเป็นกระบวนการในการระบุคัดกรองคัดเลือกและจ้างทรัพยากรที่มีศักยภาพเพื่อเติมตำแหน่งที่ว่างในองค์กร เป็นหน้าที่หลักของการจัดการทรัพยากรมนุษย์

การสรรหาเป็นกระบวนการในการเลือกบุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม การสรรหายังหมายถึงกระบวนการดึงดูดคัดเลือกและแต่งตั้งผู้ที่มีศักยภาพเพื่อตอบสนองความต้องการทรัพยากรขององค์กร

การจ้างผู้สอบทำได้ internally กล่าวคือภายในองค์กรหรือจาก external sources. และกระบวนการควรดำเนินการภายในระยะเวลาที่ จำกัด และควรคุ้มค่า

ความสำคัญของการสรรหา

การสรรหาเป็นหนึ่งในกิจกรรมพื้นฐานที่สุดของทีมทรัพยากรบุคคล หากกระบวนการสรรหามีประสิทธิภาพแล้ว

• องค์กรมีพนักงานที่มีความสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้น
• อัตราการขัดสีลดลง
• สร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ดีด้วยความสัมพันธ์ที่ดีของพนักงาน
• ส่งผลให้องค์กรเติบโตโดยรวม

นี่คือรายการที่แสดงวัตถุประสงค์และความสำคัญของการสรรหาบุคลากรในองค์กร -

• เป็นตัวกำหนดความต้องการงานในปัจจุบันและอนาคต
• เพิ่มจำนวนงานโดยเสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด
• ช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
• ช่วยลดความน่าจะเป็นของการจ้างงานระยะสั้น
• เป็นไปตามภาระผูกพันทางสังคมและกฎหมายขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน
• ช่วยในการระบุผู้สมัครงานและเลือกทรัพยากรที่เหมาะสม
• ช่วยในการเพิ่มผลกระทบขององค์กรในระยะสั้นและระยะยาว
• ช่วยในการประเมินประสิทธิผลของเทคนิคการสรรหาต่างๆ
• เป็นการดึงดูดและกระตุ้นให้ผู้สมัครสมัครตำแหน่งงานว่างในองค์กร
• กำหนดความต้องการในอนาคตขององค์กรและวางแผนตาม
• เชื่อมโยงพนักงานที่มีศักยภาพกับนายจ้าง
• ช่วยในการเพิ่มอัตราส่วนความสำเร็จของกระบวนการคัดเลือกผู้มุ่งหวัง
• ช่วยในการสร้างกลุ่มความสามารถของผู้ที่คาดหวังซึ่งจะช่วยในการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับงานที่เหมาะสมตามความต้องการขององค์กร

การสรรหาเป็นหน้าที่สำคัญของการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรและถูกควบคุมโดยปัจจัยต่างๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเชิงรุกควรเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ที่มีอิทธิพลต่อการสรรหาบุคลากรและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อการพัฒนาที่ดีขึ้นขององค์กร

เมื่อสภาพตลาดเปลี่ยนแปลงองค์กรยังต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และค้นหาว่ามีผลกระทบต่อทรัพยากรอย่างไรและวิเคราะห์หน้าที่เหล่านี้เพื่อทำให้กระบวนการสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพ

เรามี Internal Factors เช่นเดียวกับ External Factorsที่มีผลต่อกระบวนการสรรหา ในบทนี้เราจะพูดถึงปัจจัยเหล่านี้โดยละเอียด

ปัจจัยภายใน

องค์กรมีการควบคุมปัจจัยภายในที่มีผลต่อหน้าที่การสรรหาบุคลากร ปัจจัยภายใน ได้แก่ -

• ขนาดขององค์กร
• นโยบายการสรรหา
• ภาพลักษณ์ขององค์กร
• ภาพของงาน

ขนาดขององค์กร

ขนาดขององค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดประการหนึ่งที่มีผลต่อกระบวนการสรรหาบุคลากร ในการขยายธุรกิจการวางแผนการสรรหาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจ้างทรัพยากรเพิ่มเติมซึ่งจะจัดการกับการดำเนินงานในอนาคต

นโยบายการสรรหา

นโยบายการสรรหาบุคลากรขององค์กรกล่าวคือการจ้างงานจากแหล่งภายในหรือภายนอกองค์กรก็เป็นปัจจัยที่มีผลต่อกระบวนการสรรหาเช่นกัน ระบุวัตถุประสงค์ของการสรรหาและกำหนดกรอบสำหรับการดำเนินโครงการจัดหางาน

ภาพลักษณ์ขององค์กร

องค์กรที่มีภาพลักษณ์ที่ดีในตลาดสามารถดึงดูดทรัพยากรที่มีความสามารถได้อย่างง่ายดาย การประชาสัมพันธ์ที่ดีการให้บริการสาธารณะ ฯลฯ จะช่วยองค์กรในการเพิ่มชื่อเสียงในตลาดและดึงดูดทรัพยากรที่ดีที่สุดได้อย่างแน่นอน

รูปภาพของงาน

เช่นเดียวกับภาพลักษณ์ขององค์กรภาพลักษณ์ของงานมีบทบาทสำคัญในการสรรหาบุคลากร งานที่มีภาพลักษณ์ในเชิงบวกในด้านค่าตอบแทนที่ดีขึ้นการส่งเสริมการขายการได้รับการยอมรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีพร้อมโอกาสในการพัฒนาอาชีพถือเป็นลักษณะที่ดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ปัจจัยภายนอก

ปัจจัยภายนอกคือปัจจัยที่องค์กรไม่สามารถควบคุมได้ ปัจจัยภายนอกที่มีผลต่อกระบวนการสรรหามีดังต่อไปนี้ -

• Demographic factors - ปัจจัยทางประชากรสัมพันธ์กับคุณลักษณะของพนักงานที่มีศักยภาพเช่นอายุศาสนาระดับการรู้หนังสือเพศอาชีพสถานะทางเศรษฐกิจเป็นต้น

• Labor market- ตลาดแรงงานควบคุมอุปสงค์และอุปทานของแรงงาน ตัวอย่างเช่นหากอุปทานของคนที่มีทักษะเฉพาะมีน้อยกว่าความต้องการการจ้างงานก็ต้องใช้ความพยายามมากขึ้น ในทางกลับกันหากอุปสงค์น้อยกว่าอุปทานการจ้างงานจะง่ายกว่า

• Unemployment rate- หากอัตราการว่างงานอยู่ในระดับสูงในพื้นที่เฉพาะการจ้างทรัพยากรจะทำได้ง่ายและสะดวกขึ้นเนื่องจากจำนวนผู้สมัครสูงมาก ในทางตรงกันข้ามหากอัตราการว่างงานอยู่ในระดับต่ำการสรรหามีแนวโน้มที่จะยากมากเนื่องจากมีทรัพยากรน้อยลง

• Labor laws- กฎหมายแรงงานสะท้อนถึงสภาพแวดล้อมทางสังคมและการเมืองของตลาดซึ่งสร้างขึ้นโดยรัฐบาลกลางและรัฐ กฎหมายเหล่านี้กำหนดค่าตอบแทนสภาพแวดล้อมในการทำงานกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและสุขภาพ ฯลฯ สำหรับการจ้างงานประเภทต่างๆ เมื่อรัฐบาลเปลี่ยนไปกฎหมายก็เปลี่ยนไปเช่นกัน

• Legal considerations- การจองงานสำหรับวรรณะต่างๆเช่น STs, SCs, OBCs เป็นตัวอย่างที่ดีที่สุดในการพิจารณาทางกฎหมาย การพิจารณาเหล่านี้ผ่านรัฐบาลจะส่งผลดีหรือลบต่อนโยบายการสรรหาบุคลากรขององค์กร

• Competitors - เมื่อองค์กรในอุตสาหกรรมเดียวกันแข่งขันกันเพื่อหาทรัพยากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดจำเป็นต้องวิเคราะห์การแข่งขันและเสนอแพ็คเกจทรัพยากรที่ดีที่สุดในแง่ของมาตรฐานอุตสาหกรรม

การสรรหาเป็นกระบวนการในการค้นหาและดึงดูดทรัพยากรที่มีศักยภาพสำหรับการเติมตำแหน่งที่ว่างในองค์กร จัดหาผู้สมัครที่มีความสามารถและทัศนคติซึ่งจำเป็นสำหรับการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

กระบวนการสรรหาเป็นกระบวนการในการระบุตำแหน่งงานว่างวิเคราะห์ความต้องการงานตรวจสอบใบสมัครคัดกรองคัดเลือกและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจ้างงานขอแนะนำให้ทีม HR ขององค์กรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการ (ดังแสดงในภาพต่อไปนี้) แนวทางปฏิบัติทั้งห้านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการสรรหาบุคลากรจะประสบความสำเร็จ นอกจากนี้การปฏิบัติเหล่านี้ยังช่วยให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องและเป็นไปตามกระบวนการสรรหา

กระบวนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างฐานทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างเป็นระบบโดยเริ่มตั้งแต่การจัดหาทรัพยากรไปจนถึงการจัดเตรียมและดำเนินการสัมภาษณ์และคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมในที่สุด

การวางแผนการสรรหา

การวางแผนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการสรรหาซึ่งจะมีการวิเคราะห์และอธิบายตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติของงานและลักษณะประสบการณ์คุณสมบัติและทักษะที่จำเป็นสำหรับงานเป็นต้น

แผนการสรรหาที่มีโครงสร้างเป็นสิ่งจำเป็นในการดึงดูดผู้สมัครที่มีศักยภาพจากกลุ่มผู้สมัคร ผู้สมัครที่มีศักยภาพควรเป็นผู้มีคุณสมบัติมีประสบการณ์และมีความสามารถในการรับผิดชอบที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

การระบุตำแหน่งว่าง

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดของแผนการสรรหาคือการระบุตำแหน่งงานว่าง ขั้นตอนนี้เริ่มต้นด้วยการรับใบเบิกสำหรับการสรรหาจากแผนกต่างๆขององค์กรไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลซึ่งประกอบด้วย -

• จำนวนโพสต์ที่จะกรอก
• จำนวนตำแหน่ง
• หน้าที่และความรับผิดชอบที่ต้องดำเนินการ
• คุณสมบัติและประสบการณ์ที่จำเป็น

เมื่อมีการระบุตำแหน่งว่างผู้จัดการฝ่ายจัดหาจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าตำแหน่งนั้นจำเป็นหรือไม่ถาวรหรือชั่วคราวเต็มเวลาหรือนอกเวลาเป็นต้นควรประเมินพารามิเตอร์เหล่านี้ก่อนเริ่มการสรรหา การระบุการวางแผนและการประเมินที่เหมาะสมนำไปสู่การจ้างทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับทีมและองค์กร

การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการในการระบุวิเคราะห์และกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบทักษะความสามารถและสภาพแวดล้อมการทำงานของงานเฉพาะ ปัจจัยเหล่านี้ช่วยในการระบุความต้องการของงานและสิ่งที่พนักงานต้องมีในการทำงานอย่างมีประสิทธิผล

การวิเคราะห์งานช่วยในการทำความเข้าใจว่างานใดสำคัญและต้องดำเนินการอย่างไร มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างและจัดทำเอกสารjob relatedness ขั้นตอนการจ้างงานเช่นการคัดเลือกการฝึกอบรมค่าตอบแทนและการประเมินผลงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้มีความสำคัญในการวิเคราะห์งาน -

• การบันทึกและรวบรวมข้อมูลงาน
• ความถูกต้องในการตรวจสอบข้อมูลงาน
• การสร้างรายละเอียดงานตามข้อมูล
• การกำหนดทักษะความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน

ผลิตภัณฑ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานคือ job descriptions และ job specifications.

รายละเอียดงาน

รายละเอียดงานเป็นเอกสารสำคัญซึ่งมีลักษณะเป็นคำอธิบายและประกอบด้วยข้อความสุดท้ายของการวิเคราะห์งาน คำอธิบายนี้มีความสำคัญมากสำหรับกระบวนการสรรหาที่ประสบความสำเร็จ

รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตของบทบาทงานความรับผิดชอบและการกำหนดตำแหน่งของงานในองค์กร และข้อมูลนี้ทำให้นายจ้างและองค์กรมีความคิดที่ชัดเจนว่าพนักงานต้องทำอะไรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในหน้าที่ความรับผิดชอบในงานของเขา

รายละเอียดงานถูกสร้างขึ้นเพื่อปฏิบัติตามกระบวนการต่อไปนี้ -

• การจัดประเภทและการจัดลำดับงาน
• การวางและการวางแนวของทรัพยากรใหม่
• โปรโมชั่นและการโอน
• อธิบายเส้นทางอาชีพ
• การพัฒนามาตรฐานการทำงานในอนาคต

รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -

• ตำแหน่งงาน / การระบุตำแหน่งงาน / ตำแหน่งองค์กร
• สถานที่ปฏิบัติงาน
• สรุปงาน
• หน้าที่การงาน
• เครื่องจักรวัสดุและอุปกรณ์
• กระบวนการกำกับดูแล
• สภาพการทำงาน
• อันตรายต่อสุขภาพ

ลักษณะงาน

ข้อกำหนดของงานมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดของผู้สมัครซึ่งทีมงาน HR จะจ้าง ขั้นตอนแรกในข้อกำหนดงานคือการจัดเตรียมรายการงานทั้งหมดในองค์กรและสถานที่ตั้ง ขั้นตอนที่สองคือการสร้างข้อมูลของแต่ละงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละงานในองค์กรมีดังต่อไปนี้ -

• ข้อกำหนดทางกายภาพ
• ข้อกำหนดทางจิต
• คุณสมบัติทางกายภาพ
• ข้อกำหนดทางอารมณ์
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับพฤติกรรม

เอกสารคุณสมบัติงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -

• Qualification
• Experiences
• การฝึกอบรมและการพัฒนา
• ข้อกำหนดด้านทักษะ
• ความรับผิดชอบในการทำงาน
• ลักษณะทางอารมณ์
• การวางแผนอาชีพ

การประเมินผลงาน

การประเมินงานเป็นกระบวนการเปรียบเทียบในการวิเคราะห์ประเมินและกำหนดมูลค่าสัมพัทธ์ / มูลค่าของงานที่สัมพันธ์กับงานอื่น ๆ ในองค์กร

วัตถุประสงค์หลักของการประเมินงานคือการวิเคราะห์และกำหนดว่างานใดสั่งจ่ายเท่าใด มีหลายวิธีเช่นjob grading, job classifications, job rankingฯลฯ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินงาน การประเมินงานเป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจาเรื่องเงินเดือนและค่าจ้าง

กลยุทธ์การสรรหา

กลยุทธ์การสรรหาเป็นขั้นตอนที่สองของกระบวนการสรรหาซึ่งมีการเตรียมกลยุทธ์สำหรับการจ้างทรัพยากร หลังจากจัดทำคำบรรยายลักษณะงานและคุณสมบัติงานเสร็จแล้วขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจว่าจะใช้กลยุทธ์ใดในการสรรหาผู้ที่มีศักยภาพสำหรับองค์กร

ในขณะที่เตรียมกลยุทธ์การสรรหาทีม HR จะพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ -

• สร้างหรือซื้อพนักงาน
• ประเภทของการรับสมัคร
• พื้นที่ทางภูมิศาสตร์
• แหล่งรับสมัคร

การพัฒนากลยุทธ์การสรรหาเป็นกระบวนการที่ยาวนาน แต่การมีกลยุทธ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการพัฒนากลยุทธ์การสรรหา ได้แก่ -

• การตั้งทีมคณะกรรมการ
• การวิเคราะห์กลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล
• การรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่
• การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวม
• การกำหนดกลยุทธ์การสรรหาบุคลากร

ค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม

การค้นหาเป็นกระบวนการของการสรรหาทรัพยากรที่มีที่มาขึ้นอยู่กับความต้องการของงาน หลังจากเสร็จสิ้นกลยุทธ์การรับสมัครการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มต้น กระบวนการนี้ประกอบด้วยสองขั้นตอน -

• Source activation - เมื่อผู้จัดการสายงานตรวจสอบและอนุญาตให้มีตำแหน่งว่างแล้วการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มขึ้น

• Selling - ที่นี่องค์กรเลือกสื่อที่จะสื่อสารตำแหน่งงานว่างไปยังผู้สมัครที่คาดหวัง

การค้นหาเกี่ยวข้องกับการดึงดูดผู้หางานไปยังตำแหน่งงานว่าง แหล่งข้อมูลแบ่งออกเป็นสองประเภทอย่างกว้าง ๆ :Internal Sources และ External Sources.

แหล่งที่มาภายใน

แหล่งที่มาภายในของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายในองค์กรผ่าน -

• Promotions
• Transfers
• อดีตพนักงาน
• โฆษณาภายใน (ประกาศรับสมัครงาน)
• การอ้างอิงของพนักงาน
• ผู้สมัครก่อนหน้านี้

แหล่งภายนอก

แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายนอกองค์กรผ่าน -

• รับสมัครงานโดยตรง
• การแลกเปลี่ยนการจ้างงาน
• บริษัท จัดหางาน
• Advertisements
• สมาคมวิชาชีพ
• การสรรหาวิทยาเขต
• การบอกต่อ

การคัดกรอง / รายการสั้น

การคัดกรองจะเริ่มต้นหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการจัดหาผู้สมัคร การคัดกรองเป็นกระบวนการกรองใบสมัครของผู้สมัครเพื่อดำเนินการคัดเลือกต่อไป

การคัดกรองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาที่ช่วยในการลบผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติหรือไม่เกี่ยวข้องซึ่งได้รับจากการจัดหา กระบวนการคัดกรองการสรรหาประกอบด้วยสามขั้นตอน -

การตรวจสอบประวัติย่อและจดหมายปะหน้า

การตรวจสอบเป็นขั้นตอนแรกของการคัดกรองผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ประวัติย่อของผู้สมัครจะได้รับการตรวจสอบและตรวจสอบการศึกษาประสบการณ์การทำงานและภูมิหลังโดยรวมของผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการของงาน

ในขณะที่ตรวจสอบประวัติย่อผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการคัดกรองผู้ที่มีศักยภาพจะทำได้ดีขึ้น -

• เหตุผลในการเปลี่ยนงาน
• มีอายุยืนยาวกับแต่ละองค์กร
• ช่องว่างในการจ้างงานยาว
• Job-hopping
• ขาดความก้าวหน้าในอาชีพ

การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอ

การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอเป็นขั้นตอนที่สองของการคัดกรองผู้สมัคร ในขั้นตอนนี้หลังจากคัดเลือกเรซูเม่แล้วผู้สมัครจะได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์หรือวิดีโอโดยผู้จัดการการจ้างงาน กระบวนการคัดกรองนี้มีสองผลลัพธ์ -

• ช่วยในการตรวจสอบผู้สมัครว่ามีการใช้งานอยู่หรือไม่

• นอกจากนี้ยังช่วยในการให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับทัศนคติของผู้สมัครความสามารถในการตอบคำถามสัมภาษณ์และทักษะการสื่อสาร

การระบุผู้สมัครอันดับต้น ๆ

การระบุผู้สมัครอันดับสูงสุดเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการคัดกรองประวัติย่อ / ผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ครีม / ชั้นบนสุดของเรซูเม่เป็นรายการสั้น ๆ ซึ่งทำให้ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างตัดสินใจได้ง่าย กระบวนการนี้มีสามผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

• การคัดเลือก 5 ถึง 10 เรซูเม่สำหรับการตรวจสอบโดยผู้จัดการการจ้างงาน
• ให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำแก่ผู้จัดการการจ้างงาน
• ช่วยผู้จัดการการจ้างงานในการตัดสินใจในการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสม

การประเมินผลและการควบคุม

การประเมินผลและการควบคุมเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสรรหา ในกระบวนการนี้จะมีการประเมินประสิทธิผลและความถูกต้องของกระบวนการและวิธีการ การสรรหาเป็นกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูงดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีการประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหาอย่างละเอียด

ต้นทุนที่เกิดขึ้นในกระบวนการสรรหาจะได้รับการประเมินและควบคุมอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้ -

• เงินเดือนให้กับนายหน้า

• ค่าโฆษณาและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในวิธีการรับสมัครเช่นค่าธรรมเนียมตัวแทน

• ค่าใช้จ่ายในการบริหารและค่าใช้จ่ายในการจัดหางาน

• ค่าล่วงเวลาและค่าใช้จ่ายคงค้างในขณะที่ตำแหน่งงานว่างยังไม่สำเร็จ

• ต้นทุนที่เกิดขึ้นในการสรรหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการคัดเลือกขั้นสุดท้าย

• เวลาที่ฝ่ายบริหารและผู้เชี่ยวชาญใช้ในการจัดเตรียมรายละเอียดงานคุณสมบัติของงานและดำเนินการสัมภาษณ์

สุดท้ายคำถามที่จะถามคือวิธีการรับสมัครที่ใช้นั้นถูกต้องหรือไม่? และกระบวนการสรรหาเองมีประสิทธิผลหรือไม่? ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับกระบวนการสรรหาควรมีประสิทธิภาพ

สำหรับองค์กรใด ๆ การสรรหาบุคลากรเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาและรักษาทีมงานที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ กลยุทธ์การสรรหาบุคลากรที่ดีจะช่วยลดการสูญเสียเวลาและค่าใช้จ่ายซึ่งจะเกิดขึ้นจากการฝึกอบรมและการพัฒนาทรัพยากรที่ไม่มีเงื่อนไข

คุณเคยคิดบ้างไหมว่านายหน้าหาผู้สมัครที่เหมาะสมได้อย่างไร? นายหน้าใช้วิธีการที่แตกต่างกันในการจัดหาแหล่งคัดกรองตัวเลือกและเลือกทรัพยากรตามความต้องการขององค์กร ประเภทการสรรหาจะอธิบายถึงวิธีการที่องค์กรเข้าถึงผู้หางานที่มีศักยภาพ

ในบทนี้เราจะอธิบายถึงเคล็ดลับในการจ้างงานและวิธีการสรรหาที่นายหน้าใช้ การสรรหาแบ่งออกเป็นสองประเภทอย่างกว้าง ๆ -Internal Sources and External Sources.

แหล่งที่มาภายในของการจัดหางาน

แหล่งที่มาภายในของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายในองค์กรภายใน กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้สมัครที่กำลังมองหาตำแหน่งต่างๆคือผู้ที่ทำงานอยู่ในองค์กรเดียวกัน

ในขณะที่รับสมัครพนักงานควรพิจารณาเบื้องต้นให้กับพนักงานที่กำลังทำงานอยู่ในองค์กร นี่คือแหล่งที่มาที่สำคัญของการสรรหาบุคลากรซึ่งเปิดโอกาสให้มีการพัฒนาและใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ภายในองค์กร

แหล่งที่มาของการสรรหาบุคลากรภายในเป็นวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการเลือกทรัพยากรเนื่องจากผลงานของพวกเขาเป็นที่รู้จักขององค์กร ตอนนี้ให้เราพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งการรับสมัครภายในต่างๆ

โปรโมชั่น

การส่งเสริมการขายหมายถึงการยกระดับกลุ่มพนักงานโดยการประเมินผลการปฏิบัติงานในองค์กร เป็นกระบวนการในการโยกย้ายพนักงานจากตำแหน่งที่ต่ำกว่าไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นโดยมีความรับผิดชอบค่าตอบแทนสิ่งอำนวยความสะดวกและสถานะที่มากขึ้น หลายองค์กรเติมตำแหน่งว่างที่สูงขึ้นด้วยกระบวนการเลื่อนตำแหน่งภายใน

การโอน

การถ่ายโอนหมายถึงกระบวนการแลกเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงในตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบ นอกจากนี้ยังอาจเป็นการโยกย้ายพนักงานจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งหรือที่หนึ่งไปยังที่อื่นขึ้นอยู่กับความต้องการของตำแหน่ง

ลองมาเป็นตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงาน สมมติว่ามี บริษัท เงินทุนชื่อ ABC Ltd. ซึ่งมีสองสาขาคือ Branch-A และ Branch-B และพนักงานจาก Branch-A ได้ลาออกจากหน้าที่การงาน ดังนั้นตำแหน่งนี้จะต้องได้รับการบรรจุเพื่อความต่อเนื่องของโครงการในสาขา A

ในสถานการณ์สมมตินี้แทนที่จะค้นหาหรือจัดหาผู้สมัครใหม่ซึ่งใช้เวลานานและมีราคาแพงมีความเป็นไปได้ที่จะเปลี่ยนพนักงานจาก Branch-B ไปเป็น Branch-A ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของโครงการและความสามารถของพนักงานนั้น ๆ การโยกย้ายภายในของพนักงานจากสาขาหนึ่งไปยังอีกสาขาหนึ่งเรียกว่าการโอนย้าย

รับสมัครอดีตพนักงาน

การสรรหาอดีตพนักงานเป็นกระบวนการของแหล่งที่มาภายในของการจัดหาพนักงานซึ่งจะเรียกพนักงานกลับขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของตำแหน่ง กระบวนการนี้คุ้มค่าและประหยัดเวลาได้มาก ประโยชน์หลักอื่น ๆ ของการสรรหาพนักงานเก่าคือพวกเขามีความเชี่ยวชาญในบทบาทและความรับผิดชอบของงานเป็นอย่างดีและองค์กรต้องใช้จ่ายน้อยลงในการฝึกอบรมและพัฒนา

โฆษณาภายใน (ประกาศรับสมัครงาน)

Internal Advertisements คือกระบวนการโพสต์ / โฆษณางานภายในองค์กร ประกาศรับสมัครงานนี้เป็นคำเชิญแบบเปิดสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรซึ่งพวกเขาสามารถสมัครตำแหน่งที่ว่างได้ ให้โอกาสที่เท่าเทียมกันกับพนักงานทุกคนที่ทำงานในองค์กร ดังนั้นการสรรหาจะดำเนินการจากภายในองค์กรและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก

การอ้างอิงของพนักงาน

การแนะนำพนักงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดหาผู้สมัครที่เหมาะสมด้วยต้นทุนที่ต่ำ เป็นกระบวนการจ้างทรัพยากรใหม่ผ่านการอ้างอิงของพนักงานที่กำลังทำงานกับองค์กร ในกระบวนการนี้พนักงานปัจจุบันสามารถแนะนำเพื่อนและญาติของพวกเขาเพื่อเติมตำแหน่งที่ว่างได้

องค์กรต่างๆสนับสนุนให้มีการอ้างอิงจากพนักงานเนื่องจากคุ้มค่าและประหยัดเวลาเมื่อเทียบกับการจ้างผู้สมัครจากแหล่งภายนอก องค์กรส่วนใหญ่เพื่อสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานของพวกเขาดำเนินการต่อและให้รางวัลพวกเขาด้วยโบนัสการอ้างอิงสำหรับการจ้างงานที่ประสบความสำเร็จ

ผู้สมัครก่อนหน้านี้

ที่นี่ทีมจ้างงานจะตรวจสอบโปรไฟล์ของผู้สมัครก่อนหน้านี้จากฐานข้อมูลการสรรหาองค์กร ผู้สมัครเหล่านี้คือผู้ที่เคยสมัครงานในอดีต ทรัพยากรเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและการตอบสนองจะเป็นไปในทางบวกในกรณีส่วนใหญ่ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ไม่แพงในการเติมตำแหน่งที่ว่าง

ข้อดีและข้อเสียของแหล่งจัดหางานภายใน

แหล่งที่มาภายในของการจัดหางาน ได้แก่ การจ้างพนักงานภายในองค์กรมีชุดข้อดีและข้อเสียของตัวเอง ข้อดีมีดังนี้ -

• ง่ายสะดวกรวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่าย
• ไม่จำเป็นต้องมีการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมเนื่องจากผู้สมัครรู้งานและความรับผิดชอบของตนแล้ว
• เป็นการกระตุ้นให้พนักงานทำงานหนักและเพิ่มความสัมพันธ์ในการทำงานภายในองค์กร
• ช่วยในการพัฒนาความภักดีของพนักงานที่มีต่อองค์กร

ข้อเสียของการจ้างผู้สมัครผ่านแหล่งข้อมูลภายในมีดังนี้ -

• ป้องกันการจ้างทรัพยากรที่มีศักยภาพใหม่ บางครั้งแหล่งข้อมูลใหม่ ๆ ก็นำความคิดสร้างสรรค์และความคิดใหม่ ๆ มาสู่โต๊ะ
• มีขอบเขต จำกัด เนื่องจากไม่สามารถกรอกตำแหน่งที่ว่างได้ทั้งหมด
• อาจมีปัญหาระหว่างพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งและไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง
• หากมีการเลื่อนตำแหน่งหรือโอนทรัพยากรภายในตำแหน่งนั้นจะยังคงว่างอยู่
• พนักงานที่ไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งอาจจบลงด้วยการไม่มีความสุขและถูกปลดออกจากตำแหน่ง

แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางาน

แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายนอกองค์กรภายนอก กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้สมัครที่กำลังมองหาโอกาสในการทำงานในกรณีนี้คือผู้ที่อยู่ภายนอกองค์กร

พนักงานภายนอกนำความคิดสร้างสรรค์และความคิดใหม่ ๆ มาสู่องค์กร แม้ว่าการจ้างงานผ่านแหล่งภายนอกจะมีราคาแพงและยาก แต่ก็มีศักยภาพอย่างมากในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ตอนนี้ให้เราคุยรายละเอียดเกี่ยวกับแหล่งที่มาภายนอกต่างๆของการสรรหาบุคลากร

รับสมัครงานโดยตรง

การสรรหาโดยตรงหมายถึงแหล่งที่มาภายนอกของการสรรหาซึ่งการสรรหาผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมทำได้โดยการแจ้งตำแหน่งงานว่างบนกระดานแจ้งในองค์กร วิธีการจัดหานี้เรียกอีกอย่างว่าfactory gate recruitmentเนื่องจากมีการจ้างคนงานปกสีน้ำเงินและเทคนิคผ่านขั้นตอนนี้

การแลกเปลี่ยนการจ้างงาน

ตามกฎหมายสำหรับตำแหน่งงานว่างบางตำแหน่งองค์กรจะต้องให้รายละเอียดกับการแลกเปลี่ยนการจ้างงาน การแลกเปลี่ยนการจ้างงานเป็นหน่วยงานของรัฐซึ่งรายละเอียดของผู้หางานจะถูกจัดเก็บและมอบให้กับนายจ้างเพื่อกรอกตำแหน่งที่ว่าง การจัดหางานภายนอกนี้มีประโยชน์ในการจ้างคนงานที่ไม่มีทักษะกึ่งทักษะและมีทักษะ

บริษัท จัดหางาน

บริษัท จัดหางานเป็นแหล่งจัดหางานภายนอกที่ดี บริษัท จัดหางานดำเนินการโดยภาคส่วนต่างๆเช่นเอกชนภาครัฐหรือรัฐบาล จัดหาทรัพยากรที่ไม่มีทักษะกึ่งทักษะและทักษะตามความต้องการขององค์กร หน่วยงานเหล่านี้มีฐานข้อมูลของผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและองค์กรต่างๆสามารถใช้บริการได้โดยมีค่าใช้จ่าย

โฆษณา

โฆษณาเป็นแหล่งจัดหางานภายนอกที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและเป็นที่ต้องการอย่างมาก ประกาศตำแหน่งงานว่างผ่านสื่อสิ่งพิมพ์และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆพร้อมรายละเอียดงานและคุณสมบัติเฉพาะของข้อกำหนด การใช้โฆษณาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดหาผู้สมัครในช่วงเวลาสั้น ๆ และเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการคัดกรองความต้องการเฉพาะของผู้สมัคร

ลองมาเป็นตัวอย่าง สมมติว่ามี บริษัท ขายชื่อ XYZ Ltd ซึ่งมีโครงการใหม่ในการขายสินค้าในช่วงเวลาสั้น ๆ เนื่องจากการแข่งขันสูงมาก ในสถานการณ์นี้การเลือกการสรรหาบุคลากรที่เฉพาะเจาะจงมีบทบาทสำคัญ ประเภทของการสรรหาในอุดมคติที่ควรเลือกคือโฆษณา

การโฆษณาเป็นแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจ้างงานประเภทนี้เนื่องจากการจ้างงานจำนวนมากในช่วงสั้น ๆ สามารถทำได้ผ่านการโฆษณาเท่านั้น การโฆษณาเป็นวิธีการรับสมัครผู้สมัครที่เสียค่าใช้จ่ายมากที่สุดวิธีหนึ่ง แต่เมื่อเวลาและจำนวนมีความสำคัญโฆษณาจึงเป็นแหล่งสรรหาที่ดีที่สุด

สมาคมวิชาชีพ

สมาคมวิชาชีพสามารถช่วยองค์กรในการจ้างบุคลากรมืออาชีพด้านเทคนิคและการจัดการอย่างไรก็ตามพวกเขาเชี่ยวชาญในการจัดหาทรัพยากรระดับกลางและระดับบนสุด มีสมาคมวิชาชีพหลายแห่งที่ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างองค์กรและผู้หางาน

การสรรหาวิทยาเขต

การรับสมัครในวิทยาเขตเป็นแหล่งจัดหางานภายนอกที่สถาบันการศึกษาเช่นวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยเปิดโอกาสให้จ้างนักศึกษา ในกระบวนการนี้องค์กรต่างๆจะเข้าเยี่ยมชมสถาบันด้านเทคนิคการจัดการและวิชาชีพเพื่อรับสมัครนักศึกษาโดยตรงสำหรับตำแหน่งใหม่

การโฆษณาแบบปากต่อปาก

ปากต่อปากเป็นวิธีที่จับต้องไม่ได้ในการจัดหาผู้สมัครเพื่อบรรจุตำแหน่งที่ว่างลง มีหลายองค์กรที่มีชื่อเสียงและมีภาพลักษณ์ที่ดีในตลาด องค์กรดังกล่าวต้องการเพียงการโฆษณาแบบปากต่อปากเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างเพื่อดึงดูดผู้สมัครจำนวนมาก

ข้อดีและข้อเสียของแหล่งจัดหางานภายนอก

แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางาน ได้แก่ การจ้างพนักงานภายนอกองค์กรมีทั้งประโยชน์และข้อเสีย สิทธิประโยชน์มีดังนี้ -

• เป็นการส่งเสริมโอกาสใหม่ ๆ สำหรับผู้หางาน
• การสร้างตราสินค้าขององค์กรเพิ่มขึ้นผ่านแหล่งภายนอก
• จะไม่มีการลำเอียงหรือลำเอียงระหว่างพนักงาน
• ขอบเขตในการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมมีมากขึ้นเนื่องจากมีผู้สมัครจำนวนมากปรากฏขึ้น

ข้อเสียของการสรรหาผ่านแหล่งภายนอกมีดังนี้ -

• กระบวนการนี้ใช้เวลามากขึ้นเนื่องจากกระบวนการคัดเลือกมีความยาวมาก
• ต้นทุนที่เกิดขึ้นนั้นสูงมากเมื่อเทียบกับการสรรหาผ่านแหล่งภายใน
• ผู้สมัครภายนอกต้องการค่าตอบแทนและผลประโยชน์มากขึ้น

สรุปได้ว่าแผนกทรัพยากรบุคคลควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะเลือกระหว่างวิธีการสรรหาภายในหรือภายนอกขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กร

การสัมภาษณ์เป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยมีจุดมุ่งหมายการตอบคำถามและการสื่อสารระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป โดยทั่วไปการสัมภาษณ์เป็นกระบวนการของการสนทนาในการพบปะส่วนตัวระหว่างผู้คนซึ่งมีการถามและตอบคำถามเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติทัศนคติหนังสือชี้ชวนเป็นต้น

การสัมภาษณ์หมายถึงการสนทนากับบุคคลหนึ่งคนหรือหลายคนที่ทำหน้าที่เป็น interviewer ผู้ถามคำถามและผู้ที่ตอบคำถามทำหน้าที่เป็น interviewee.

วัตถุประสงค์หลักของการสัมภาษณ์คือการถ่ายโอนข้อมูลจากผู้ให้สัมภาษณ์ไปยังผู้สัมภาษณ์ การสัมภาษณ์อาจเป็นได้formal หรือ informal, structured หรือ unstructured. การสัมภาษณ์สามารถทำได้แบบตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่ม สามารถดำเนินการทางโทรศัพท์หรือผ่านการประชุมทางวิดีโอ

คำว่า "สัมภาษณ์" มีความหมายที่แตกต่างกันเนื่องจากนักวิชาการหลายคนนิยามศัพท์แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามการสัมภาษณ์มีวัตถุประสงค์พื้นฐานบางประการซึ่งมีดังต่อไปนี้

• ผ่านการสัมภาษณ์นายหน้าสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับผ่านแบบฟอร์มใบสมัครและแบบทดสอบ

• นายหน้าสามารถขอรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัครที่ไม่ได้ระบุไว้ในแบบฟอร์มใบสมัครหรือประวัติย่อ

• การสัมภาษณ์ให้ข้อมูลและข้อเท็จจริงที่จำเป็นเกี่ยวกับงานและองค์กรแก่ผู้สมัคร

• การสัมภาษณ์สร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้สมัครและองค์กร

สัมภาษณ์อย่างไร?

งานวิจัยต่างๆได้พิสูจน์แล้วว่าองค์กรที่ใช้เวลาในการสรรหาบุคลากรมากขึ้นได้รับประโยชน์อย่างมากในระยะยาว สิ่งสำคัญที่ต้องทำเมื่อคุณวางแผนสำหรับการสัมภาษณ์คือการคิดว่าคุณกำลังสัมภาษณ์ใครและคุณต้องการข้อมูลประเภทใดจากบุคคลนั้น ดังนั้นคุณควรเตรียมรายการคำถามที่คุณต้องการถามก่อนทำการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์เป็นทั้งศิลปะและวิทยาศาสตร์ ดังนั้นวิธีการสัมภาษณ์จึงเป็นเทคนิคที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลทุกคนควรเรียนรู้และนำไปปฏิบัติ

ควรนำ P ห้าข้อต่อไปนี้มาพิจารณาเพื่อให้การเลือกและการสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพ -

• Prepare- การเตรียมตัวเป็นขั้นตอนแรกของการสัมภาษณ์ ก่อนสัมภาษณ์ผู้สัมภาษณ์ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขา / เธอเข้าใจองค์ประกอบหลักของงาน และผู้สัมภาษณ์ควรอ่านประวัติย่อของผู้สมัครเพื่อทำความเข้าใจคุณสมบัติและประสิทธิภาพของเขา / เธอ

• Purpose- ผู้สัมภาษณ์ควรมีความรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ว่าเหตุใดจึงดำเนินการสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์ควรคาดการณ์ว่าองค์กรเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการทำงานกับผู้ถูกสัมภาษณ์ซึ่งจะช่วยในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม

• Performance- ผู้สัมภาษณ์จะต้องระบุทัศนคติคุณลักษณะความรู้และทักษะของผู้สมัครซึ่งจำเป็นต่อความสำเร็จขององค์กร หากข้อกำหนดเกี่ยวกับการศึกษาพิเศษและทักษะทางเทคนิคการจ้างผู้สมัครที่มีประสิทธิภาพสูงจะมีบทบาทสำคัญ

• People Skills- ผู้สมัครที่มาสัมภาษณ์จะไม่โปร่งใสทั้งหมด ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่จะต้องถอดหน้ากากผู้สมัครและค้นพบคุณสมบัติและทักษะภายในในระหว่างการสัมภาษณ์ แนวปฏิบัติที่ดีในการจ้างงานนี้จะช่วยในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมกับองค์กร

• Process- ผู้สัมภาษณ์ทุกคนควรปฏิบัติตามขั้นตอนการสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น กระบวนการสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้างหลีกเลี่ยงความลำเอียงและให้โอกาสที่เท่าเทียมและยุติธรรมกับผู้สมัครทุกคน วิธีที่ดีที่สุดในการทำกระบวนการนี้ให้สำเร็จคือการใช้คำถามตามพฤติกรรมและคำถามตามสถานการณ์

ความสำคัญของการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์ทำให้องค์กรมีขอบเขตในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัครที่มาสัมภาษณ์ในขณะที่ผู้สมัครจะได้รับโอกาสทำความคุ้นเคยกับความต้องการของตำแหน่งที่กำหนด การสัมภาษณ์ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลถามคำถามและช่วยในการประเมินศักยภาพในการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานแบบมืออาชีพกับองค์กร

การสัมภาษณ์ช่วยในการรวบรวมข้อมูลที่หลากหลายเกี่ยวกับทัศนคติความรู้สึกและแรงจูงใจของผู้สมัครซึ่งจะช่วยในกระบวนการตัดสินใจจ้างผู้สมัครที่เหมาะสม

ประเด็นต่อไปนี้อธิบายถึงความสำคัญของการสัมภาษณ์ -

• การสัมภาษณ์ช่วยในการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมจากกลุ่มผู้สมัครที่สมัครงาน

• การสัมภาษณ์เป็นสื่อในการช่วยรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัคร

• ข้อมูลที่ระบุในใบสมัครหรือประวัติย่อน้อยมาก นายหน้าสามารถขอให้ผู้สมัครให้คำอธิบายอย่างละเอียดในระหว่างการสัมภาษณ์

• ผู้สัมภาษณ์ที่ดีให้ความประทับใจที่ดีเกี่ยวกับองค์กรซึ่งจะเพิ่มความปรารถนาดีขององค์กร

• การสัมภาษณ์ยังช่วยในการเลื่อนตำแหน่งและการโยกย้ายผู้สมัครตามข้อกำหนดขององค์กร

ขั้นตอนการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์ผู้สมัครเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสรรหา ดังนั้นในการค้นหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งเฉพาะควรมีกระบวนการที่เหมาะสมซึ่งจะต้องปฏิบัติตามเพื่อผลลัพธ์ที่เหมาะสม

ขั้นตอนการสัมภาษณ์ที่ดีที่สุดในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมมีดังนี้ -

• กำหนดความต้องการของงาน ทำการวิเคราะห์งานอย่างละเอียด

• จัดทำรายละเอียดงานเฉพาะและข้อกำหนดของงาน

• จัดทำแผน - วิธีการหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

• รวบรวมและตรวจสอบใบสมัครและประวัติย่อจากนั้นเลือกผู้สมัครที่มีศักยภาพและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเพื่อดำเนินการต่อไป

• สัมภาษณ์ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกตามลักษณะงานและคุณสมบัติเฉพาะ

• ตรวจสอบภูมิหลังของผู้สมัครด้วยข้อมูลอ้างอิงที่จัดเตรียมโดยพวกเขา

หลังจากขั้นตอนการสัมภาษณ์ดังกล่าวฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจ้างผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งงานว่างได้

ขึ้นอยู่กับความต้องการสถานการณ์สถานที่และเวลาการสัมภาษณ์แบ่งออกเป็นสิบประเภทอย่างกว้าง ๆ ผู้รับสมัครควรมีความรู้เพียงพอที่จะเข้าใจว่าควรใช้การสัมภาษณ์ประเภทใดเมื่อใด

การสัมภาษณ์ 10 ประเภทมีดังนี้ -

• Structured Interview- ในประเภทนี้การสัมภาษณ์ได้รับการออกแบบและให้รายละเอียดล่วงหน้า การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าถูกต้องและสม่ำเสมอในการจ้างผู้สมัคร

• Unstructured Interview- การสัมภาษณ์ประเภทนี้เป็นการสัมภาษณ์โดยไม่ได้วางแผนไว้โดยที่ไม่ได้เตรียมแบบสอบถามการสัมภาษณ์ไว้ ที่นี่ประสิทธิผลของการสัมภาษณ์น้อยลงมากและเสียเวลาและความพยายามอย่างมากทั้งผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

• Group Interview- ในการสัมภาษณ์ประเภทนี้ผู้สมัครทั้งหมดหรือกลุ่มผู้สมัครจะถูกสัมภาษณ์ร่วมกัน การสัมภาษณ์กลุ่มจะดำเนินการเพื่อประหยัดเวลาเมื่อมีการสมัครงานจำนวนมากสำหรับตำแหน่งงานว่างเพียงไม่กี่ตำแหน่ง หัวข้อจะได้รับการอภิปรายระหว่างผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์จะตัดสินนวัตกรรมและพฤติกรรมของผู้สมัครแต่ละคนในกลุ่ม

• Depth Interview - การสัมภาษณ์เชิงลึกเป็นการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้างโดยผู้สมัครจะต้องให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวุฒิการศึกษาประสบการณ์การทำงานความสนใจพิเศษ ฯลฯ และผู้สัมภาษณ์จะทำการสัมภาษณ์เชิงลึกและพยายามค้นหาความเชี่ยวชาญของผู้สมัคร

• Stress Interview- การสัมภาษณ์ความเครียดจัดทำขึ้นเพื่อค้นหาว่าผู้สมัครมีพฤติกรรมอย่างไรในสภาวะเครียด ในการสัมภาษณ์ประเภทนี้ผู้สัมภาษณ์จะได้ทราบว่าผู้สมัครสามารถจัดการกับความต้องการของงานที่ซับซ้อนได้หรือไม่ ผู้สมัครที่รักษาความสงบในระหว่างการสัมภาษณ์ความเครียดมักเป็นบุคคลที่เหมาะสมในการจัดการกับงานที่เครียด

• Individual Interview- ในการสัมภาษณ์รายบุคคลการสัมภาษณ์จะเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัวกล่าวคือจะมีการโต้ตอบด้วยวาจาและภาพระหว่างคนสองคนผู้สัมภาษณ์และผู้สมัคร นี่คือการสัมภาษณ์แบบสื่อสารสองทางซึ่งช่วยในการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งงานว่าง

• Informal Interview- การสัมภาษณ์ดังกล่าวดำเนินการอย่างไม่เป็นทางการกล่าวคือการสัมภาษณ์จะได้รับการแก้ไขโดยไม่ต้องมีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและสามารถจัดเตรียมได้ทุกที่ ไม่มีขั้นตอนในการถามคำถามในการสัมภาษณ์ประเภทนี้จึงเป็นการสัมภาษณ์แบบเป็นกันเอง

• Formal Interview- การสัมภาษณ์แบบเป็นทางการจัดขึ้นอย่างเป็นทางการกล่าวคือผู้สมัครจะได้รับการแจ้งล่วงหน้าเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ล่วงหน้าและผู้สัมภาษณ์จะวางแผนและเตรียมคำถามสำหรับการสัมภาษณ์ นี้เรียกอีกอย่างว่าเป็นไฟล์planned interview.

• Panel Interview- การสัมภาษณ์โดยคณะบุคคลตามชื่อระบุว่ากำลังดำเนินการโดยกลุ่มคน ในการสัมภาษณ์ประเภทนี้สมาชิกสามถึงห้าคนของคณะกรรมการคัดเลือกจะถามคำถามกับผู้สมัครในแง่มุมต่างๆ การตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะดำเนินการโดยสมาชิกทั้งหมดของคณะกรรมการโดยรวม

• Exit Interview- การสัมภาษณ์ออกจะดำเนินการสำหรับพนักงานที่ต้องการออกจากองค์กร ความสำคัญของการสัมภาษณ์ออกคือการค้นหาว่าเหตุใดพนักงานจึงต้องการออกจากงาน

ตัวอย่าง

สมมติว่ามี บริษัท ซอฟต์แวร์ Global Systems ซึ่งมีข้อกำหนดระดับผู้บริหารสำหรับตำแหน่งซีอีโอ ตำแหน่งแบบนี้ไม่สามารถบรรลุได้ในช่วงสั้น ๆ ข้อกำหนดประเภทนี้จำเป็นต้องมีการสังเกตที่ดีและการวางแผนมากมาย

มีการสัมภาษณ์หลายประเภทซึ่งจะอธิบายไว้ในรายการด้านบน ประเภทของการสัมภาษณ์ที่ดีที่สุดที่เหมาะสำหรับการจ้าง CEO คือ“ การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง” การจ้างซีอีโอสำหรับองค์กรเป็นงานใหญ่และสามารถบรรลุได้ด้วยการวางแผนมากมายเท่านั้น ดังนั้นกระบวนการสัมภาษณ์จึงต้องมีโครงสร้างที่ดีและจะต้องดำเนินการอย่างสมบูรณ์แบบ

การคัดเลือกเป็นกระบวนการคัดเลือกหรือเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงานที่ว่างในองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งการคัดเลือกยังสามารถอธิบายได้ว่าเป็นกระบวนการสัมภาษณ์ผู้สมัครและการประเมินคุณสมบัติซึ่งจำเป็นสำหรับงานเฉพาะจากนั้นจึงเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่ง

การคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งที่ว่างจะเป็นทรัพย์สินขององค์กรซึ่งจะช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์

ผู้เขียนต่างกันกำหนดการเลือกในรูปแบบต่างๆ นี่คือรายการคำจำกัดความบางส่วน -

• การคัดเลือกพนักงานเป็นกระบวนการในการจัดหาผู้สมัครที่เหมาะสมในงานที่เหมาะสม

• การคัดเลือกพนักงานเป็นกระบวนการในการเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติในการบรรจุตำแหน่งงานที่ว่างในองค์กร

• การคัดเลือกเป็นกระบวนการในการระบุและว่าจ้างผู้สมัครเพื่อกรอกตำแหน่งงานว่างในองค์กร

• การคัดเลือกพนักงานเป็นกระบวนการในการจับคู่ความต้องการขององค์กรกับทักษะและคุณสมบัติของบุคคล

กระบวนการคัดเลือกที่ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะได้ชุดพนักงานที่เหมาะสมและมีทัศนคติที่ถูกต้อง

ความแตกต่างระหว่างการสรรหาและคัดเลือก

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสรรหาและคัดเลือกมีดังนี้ -

รับสมัคร	การเลือก
การสรรหาหมายถึงกระบวนการในการระบุและกำหนดผู้สมัครที่มีศักยภาพในการสมัครงาน	การคัดเลือกหมายถึงกระบวนการในการเลือกผู้ที่เหมาะสมกับตำแหน่งที่ว่าง
การสรรหาเรียกว่าเป็นกระบวนการเชิงบวกโดยมีแนวทางในการดึงดูดผู้สมัครให้ได้มากที่สุดสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง	การคัดเลือกเรียกว่าเป็นกระบวนการเชิงลบโดยมีการคัดออกหรือปฏิเสธผู้สมัครให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อระบุผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่ง

ทั้งงานด้านการสรรหาและคัดเลือกจะจับมือกันและทั้งสองมีบทบาทสำคัญในการเติบโตโดยรวมขององค์กร

ความสำคัญของการเลือก

การคัดเลือกเป็นกระบวนการที่สำคัญเนื่องจากการจ้างทรัพยากรที่ดีสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรได้ ในทางตรงกันข้ามหากมีการจ้างงานที่ไม่ถูกต้องด้วยกระบวนการคัดเลือกที่ไม่ดีงานนั้นจะได้รับผลกระทบและต้นทุนที่เกิดขึ้นในการเปลี่ยนทรัพยากรที่ไม่ดีนั้นจะสูง

วัตถุประสงค์ของการคัดเลือกคือการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของงานในองค์กรซึ่งจะเป็นผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรสิ่งสำคัญคือต้องประเมินคุณลักษณะต่างๆของผู้สมัครแต่ละคนเช่นคุณสมบัติทักษะประสบการณ์ทัศนคติโดยรวมเป็นต้นในขั้นตอนนี้ผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดจะถูกเลือกหลังจากการคัดออกของผู้สมัคร ไม่เหมาะกับงานที่ว่าง

องค์กรต้องปฏิบัติตามกระบวนการหรือขั้นตอนการคัดเลือกที่เหมาะสมเนื่องจากใช้เงินจำนวนมากในการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่ง หากการเลือกไม่ถูกต้องค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมผู้สมัครที่ไม่ถูกต้องจะเป็นการสูญเสียนายจ้างอย่างมากในแง่ของเงินความพยายามและเวลาด้วย ดังนั้นการคัดเลือกจึงมีความสำคัญมากและกระบวนการควรจะสมบูรณ์แบบเพื่อการพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้น

ข้อดีของการเลือก

กระบวนการคัดเลือกที่ดีมีข้อดีดังต่อไปนี้ −

• ประหยัดค่าใช้จ่ายและลดเวลาและความพยายามได้มาก

• ช่วยหลีกเลี่ยงการให้น้ำหนักในขณะที่สรรหาผู้สมัครที่เหมาะสม

• ช่วยกำจัดผู้สมัครที่ขาดความรู้ความสามารถและความเชี่ยวชาญ

• เป็นแนวทางในการประเมินผู้สมัครเพิ่มเติมผ่านการตรวจสอบอย่างเข้มงวดและการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง

• ช่วยในการเปรียบเทียบผู้สมัครที่แตกต่างกันในแง่ของความสามารถความรู้ทักษะประสบการณ์ทัศนคติในการทำงาน ฯลฯ

กระบวนการคัดเลือกที่ดีช่วยในการคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของตำแหน่งที่ว่างในองค์กร

กระบวนการคัดเลือกและขั้นตอน

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วว่าการเลือกมีความสำคัญมากสำหรับองค์กรใด ๆ ในการลดการสูญเสียและเพิ่มผลกำไรสูงสุด ดังนั้นขั้นตอนการคัดเลือกควรสมบูรณ์แบบ กระบวนการคัดเลือกที่ดีควรประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ -

• Employment Interview- การสัมภาษณ์การจ้างงานเป็นกระบวนการที่ดำเนินการแบบตัวต่อตัวกับผู้สมัครเพื่อให้รู้จักผู้สมัครดีขึ้น ช่วยให้ผู้สัมภาษณ์ค้นพบคุณสมบัติภายในของผู้สมัครและช่วยในการตัดสินใจที่ถูกต้อง

• Checking References- การตรวจสอบเอกสารอ้างอิงเป็นกระบวนการตรวจสอบคุณสมบัติและประสบการณ์ของผู้สมัครด้วยข้อมูลอ้างอิงที่เขาจัดเตรียมให้ การตรวจสอบอ้างอิงเหล่านี้ช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เข้าใจความประพฤติทัศนคติและพฤติกรรมของผู้สมัครในฐานะบุคคลและในฐานะมืออาชีพ

• Medical Examination- การตรวจสุขภาพเป็นกระบวนการตรวจสอบสมรรถภาพทางร่างกายและจิตใจของผู้สมัครว่ามีความสามารถในการปฏิบัติงานหรือไม่ การสอบนี้ช่วยองค์กรในการเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมกับร่างกายและจิตใจ

• Final Selection - การคัดเลือกขั้นสุดท้ายเป็นกระบวนการสุดท้ายที่พิสูจน์ว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติครบถ้วนในทุกรอบของกระบวนการคัดเลือกและจะได้รับจดหมายแต่งตั้ง

กระบวนการคัดเลือกด้วยขั้นตอนข้างต้นจะช่วยองค์กรในการเลือกและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับงานที่เหมาะสม

การเจรจาต่อรองเงินเดือนทำได้ก่อนการออกจดหมายเสนอ นี่คือหัวใจสำคัญของกระบวนการสรรหาและคัดเลือกโดยจะมีการประเมินมูลค่าที่แท้จริงของผู้สมัครที่เหมาะสม ค่าตอบแทนที่เสนอควรมีความสมดุลเป็นที่ยอมรับและตกลงกันโดยทั้งสองฝ่าย - นายจ้างและลูกจ้าง

บางองค์กรมี salary gradesซึ่งกำหนดไว้แล้วสำหรับแต่ละตำแหน่งดังนั้นพนักงานใหม่ยังได้รับเงินเดือนตามเกรดที่ผู้สมัครมีคุณสมบัติและได้รับการคัดเลือก

สถานการณ์ที่ชนะ

การเจรจาควรเป็นแบบ win-win ซึ่งทั้งผู้สมัครและนายจ้างควรได้รับประโยชน์

หากผู้สมัครคาดหวังและต้องการเงินเดือนที่สูงกว่าเงินเดือนที่เสนอนายจ้างสามารถเพิ่มแพ็คเกจได้ (หากงบประมาณอนุญาต) ในกรณีต่อไปนี้ -

• ผู้สมัครมีความสามารถสูงและมีศักยภาพในการให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม
• ผู้สมัครมีทักษะพิเศษซึ่งหาได้ยากในตลาด

บางครั้งมีความต้องการทักษะสูงและตลาดไม่มีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะเติมเต็มช่องว่าง ในกรณีเช่นนี้ทีมทรัพยากรบุคคลนำเสนอแพ็คเกจที่มีกำไรเพื่อดึงดูดผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถ

โดยส่วนใหญ่แล้วการจ้างผู้จัดการจะมีงบประมาณสำหรับแต่ละตำแหน่งและพวกเขาอยู่ภายใต้แรงกดดันในการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสมโดยไม่ใช้งบประมาณที่ได้รับมอบหมายมากเกินไป

เคล็ดลับในการเจรจาต่อรองเงินเดือนที่ดี

การจ้างผู้จัดการควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ในขณะที่เจรจาต่อรองเงินเดือนกับผู้สมัครที่มีศักยภาพ -

• ค้นคว้าเกี่ยวกับการประกาศรับสมัครงานล่วงหน้าและมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับอุปสงค์และอุปทานของผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะในตลาดงาน

• ทำให้ผู้สมัครเข้าใจการแยกแพ็กเกจทั้งหมดที่เสนอ

• อย่าให้ผู้สมัครทราบเงินเดือนสูงสุดที่สามารถเสนอได้

• อย่าปฏิเสธผู้สมัครหากความคาดหวังของเขาเกินกว่างบประมาณ แต่พยายามทำให้พวกเขาเข้าใจถึงสิทธิประโยชน์มากมายที่เสนอในแพ็คเกจ

การเจรจาต่อรองเงินเดือนมีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากสามารถเลือกหรือทำลายการเลือกได้ บางครั้งผู้จัดการการจ้างงานมักจะลงน้ำและเสนอแพ็คเกจพิเศษเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม ในบางครั้งผู้สมัครที่มีศักยภาพปฏิเสธข้อเสนอเพราะไม่เป็นไปตามที่เขาคาดหวัง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องรักษาสมดุลระหว่างการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสมกับการทำงานภายในขอบเขตของงบประมาณที่ได้รับมอบหมาย

การเสนองานเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการสรรหาและคัดเลือก เมื่อผู้สมัครได้รับการคัดเลือกแล้วเขา / เธอจะได้รับจดหมายเสนอซึ่งอธิบายการกำหนดตำแหน่งงานบทบาทความรับผิดชอบค่าตอบแทนผลประโยชน์และข้อกำหนดบางประการที่เกี่ยวข้องกับนโยบายของ บริษัท

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่มักเชื่อว่าการยื่นข้อเสนอเป็นกระบวนการง่ายๆ แต่ในหลาย ๆ กรณีกลับไม่เป็นเช่นนั้น การยื่นข้อเสนอเป็นส่วนสำคัญในการสรรหาและคัดเลือกเนื่องจากเป็นกระบวนการที่เครียดและเรียกร้องจนกว่าผู้สมัครจะเข้าร่วม บริษัท หลังจากออกข้อเสนอ ในขั้นตอนนี้ความรับผิดชอบจำนวนมากอยู่บนบ่าของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับกระบวนการหลังจากยื่นข้อเสนอ

วิธีการเสนองาน

การเสนองานเป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนและควรได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้อาจเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ -

• ผู้สมัครอาจยอมรับและเริ่มทำงานกับองค์กรหรือ
• ผู้สมัครอาจยอมรับข้อเสนองานที่ดีกว่าจากองค์กรอื่นถ้าเขาได้รับ

ดังนั้นทีมทรัพยากรบุคคลควรดำเนินการอย่างรวดเร็วในขั้นตอนของเขา ควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ในขณะเสนองาน -

• Do Not Delay - ออกจดหมายเสนอทันทีที่มีการเลือกผู้สมัครโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทรัพยากรมี จำกัด

• Put the job offer on the table- ในขณะที่ออกจดหมายเสนออย่ารอให้ถึงเวลาที่เหมาะสม ติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกทางโทรศัพท์และให้คำยืนยันด้วยวาจาว่าเขา / เธอได้รับเลือกให้ดำรงตำแหน่งที่ว่าง

• Set a deadline to accept the offer- เมื่อออกข้อเสนอให้กับผู้สมัครแล้วให้กำหนดเส้นตายที่สมเหตุสมผลในการยอมรับข้อเสนอ รับการยืนยันจากผู้สมัครว่าเขา / เธอควรเข้าร่วมตามวันที่เข้าร่วมที่ระบุไว้ในจดหมายข้อเสนอ

• Stay connected - แม้หลังจากที่ผู้สมัครยอมรับข้อเสนอแล้วผู้จัดการฝ่ายจ้างงานจะต้องติดต่อกับผู้สมัครที่เลือกจนกว่าจะเข้าร่วมองค์กร

หลังจากพบทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับงานที่ว่างในองค์กรแล้วข้อเสนอจะถูกเตรียมและปล่อยให้กับผู้สมัคร เป็นสิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้ที่จะต้องปฏิบัติตามกระบวนการที่ถูกต้องเพื่อปิดข้อตกลงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครที่เลือกเข้าร่วมองค์กรตามข้อกำหนดที่ออกในจดหมายข้อเสนอ

การเตรียมจดหมายเสนองาน

เมื่อการเจรจาเงินเดือนเสร็จสิ้นขั้นตอนต่อไปคือการเตรียมและออกจดหมายเสนองาน ในระหว่างการยืนยันข้อเสนองานผ่านทางโทรศัพท์หรือทางไปรษณีย์ทางที่ดีที่สุดคือการยื่นข้อเสนอเบื้องต้นและหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขการจ้างงาน

ข้อเสนองานที่เป็นทางการควรมีดังต่อไปนี้ -

• ชื่อพนักงาน
• ชื่อหรือการกำหนดของงาน
• ค่าตอบแทนหรือเงินเดือนที่เสนอ
• วันที่เริ่มการจ้างงาน
• บทบาทและความรับผิดชอบของงาน
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข (สัญญา / ชั่วคราว / ถาวร) ของงาน
• ค่าตอบแทนและผลประโยชน์
• เงื่อนไขในช่วงทดลองงาน
• เงื่อนไขเพิ่มเติมซึ่งรวมถึงกฎหมายการตรวจสอบภูมิหลังเป็นต้น

เมื่อจัดทำจดหมายตอบรับและออกให้กับผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกแล้วขอให้ผู้สมัครส่งสำเนาจดหมายข้อเสนอที่มีลายเซ็นเพื่อเป็นสัญลักษณ์ในการตอบรับข้อเสนองาน

ขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกเริ่มต้นตั้งแต่การทำความเข้าใจข้อกำหนดการจัดหาการจัดตารางการคัดเลือกการสัมภาษณ์การคัดเลือกและการออกจดหมายข้อเสนอในที่สุด กระบวนการยังไม่สิ้นสุดจนกว่าผู้สมัครจะเข้าร่วม

อะไรต่อไปหลังจากออกข้อเสนองาน?

พนักงานมักจะต้องให้บริการ notice periodก่อนที่จะเปลี่ยนงาน ดังนั้นจึงมีช่องว่างของเวลาประมาณหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้นหลังจากที่ผู้สมัครยอมรับจดหมายข้อเสนอจนถึงเวลาที่เขาเข้าร่วมองค์กร ในช่วงเวลานี้บทบาทของนายหน้ามีความสำคัญเนื่องจากผู้สมัครอาจเข้าร่วมหรือไม่ก็ได้แม้จะตอบรับจดหมายข้อเสนอแล้วก็ตาม! ดังนั้นนายหน้าควรติดต่อกับผู้สมัครทางอีเมล / ข้อความ / การโทรจนกว่าเขา / เธอจะเข้าร่วม บริษัท

การสื่อสารและความสัมพันธ์ระหว่างนายหน้าและผู้สมัครนี้จะช่วยให้กระบวนการดำเนินการเสร็จสิ้นและลดความเสี่ยงจากการที่ผู้สมัครไม่เข้าร่วม บริษัท ดังนั้นการสื่อสารจึงมีบทบาทสำคัญในกระบวนการสรรหาและคัดเลือก

ขั้นตอนต่อไปนี้มีความสำคัญหลังจากผู้สมัครยอมรับข้อเสนองาน -

• Documentation process - กระบวนการนี้รวมถึงการรวบรวมเอกสารต่างๆเช่นใบรับรองการศึกษาหลักฐานบัตรประชาชนหลักฐานที่อยู่จดหมายเสนอ บริษัท ก่อนหน้าจดหมายคลายความกังวล ฯลฯ หากผู้สมัครตอบในเชิงบวกแสดงว่าเขา / เธอสนใจที่จะเข้าร่วมองค์กร

• Employment verification process- รวบรวมเอกสารการตรวจสอบการจ้างงานซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของนายจ้างก่อนหน้านี้และข้อมูลอ้างอิง ให้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมและทัศนคติของผู้สมัคร

• Contacting the candidates- ติดต่อกับผู้สมัครผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมลหรือข้อความซึ่งจะช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างนายหน้าและพนักงานที่มีศักยภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการทราบสถานะของผู้สมัครที่เข้าร่วมองค์กร

• Resignation from current employment- ทันทีที่มีการส่งจดหมายเสนอให้กับผู้สมัครตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครลาออกจากงานปัจจุบันของเขาและแบ่งปันสำเนาเอกสารการลาออก / จดหมาย หลังจากนั้นให้ติดตามเอกสารตอบรับการลาออก / จดหมายจากนายจ้างปัจจุบัน

• Following up for the joining date - สุดท้ายติดตามผู้สมัครเกี่ยวกับวันที่เข้าร่วมเพราะจะช่วยให้ทราบสถานะของผู้สมัครที่เข้าร่วมองค์กรตามวันที่เข้าร่วมที่ระบุไว้ในจดหมายเสนอ

ประเด็นทั้งหมดข้างต้นช่วยนายจ้างในการระบุความสนใจและความจริงจังของผู้สมัครในการเข้าร่วมองค์กร