กระบวนการสรรหา
การสรรหาเป็นกระบวนการในการค้นหาและดึงดูดทรัพยากรที่มีศักยภาพสำหรับการเติมตำแหน่งที่ว่างในองค์กร จัดหาผู้สมัครที่มีความสามารถและทัศนคติซึ่งจำเป็นสำหรับการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
กระบวนการสรรหาเป็นกระบวนการในการระบุตำแหน่งงานว่างวิเคราะห์ความต้องการงานตรวจสอบใบสมัครคัดกรองคัดเลือกและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจ้างงานขอแนะนำให้ทีม HR ขององค์กรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการ (ดังแสดงในภาพต่อไปนี้) แนวทางปฏิบัติทั้งห้านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการสรรหาบุคลากรจะประสบความสำเร็จ นอกจากนี้การปฏิบัติเหล่านี้ยังช่วยให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องและเป็นไปตามกระบวนการสรรหา
กระบวนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างฐานทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างเป็นระบบโดยเริ่มตั้งแต่การจัดหาทรัพยากรไปจนถึงการจัดเตรียมและดำเนินการสัมภาษณ์และคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมในที่สุด
การวางแผนการสรรหา
การวางแผนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการสรรหาซึ่งจะมีการวิเคราะห์และอธิบายตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติของงานและลักษณะประสบการณ์คุณสมบัติและทักษะที่จำเป็นสำหรับงานเป็นต้น
แผนการสรรหาที่มีโครงสร้างเป็นสิ่งจำเป็นในการดึงดูดผู้สมัครที่มีศักยภาพจากกลุ่มผู้สมัคร ผู้สมัครที่มีศักยภาพควรเป็นผู้มีคุณสมบัติมีประสบการณ์และมีความสามารถในการรับผิดชอบที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
การระบุตำแหน่งว่าง
ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดของแผนการสรรหาคือการระบุตำแหน่งงานว่าง ขั้นตอนนี้เริ่มต้นด้วยการรับใบเบิกสำหรับการสรรหาจากแผนกต่างๆขององค์กรไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลซึ่งประกอบด้วย -
- จำนวนโพสต์ที่จะกรอก
- จำนวนตำแหน่ง
- หน้าที่และความรับผิดชอบที่ต้องดำเนินการ
- คุณสมบัติและประสบการณ์ที่จำเป็น
เมื่อมีการระบุตำแหน่งว่างผู้จัดการฝ่ายจัดหาจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าตำแหน่งนั้นจำเป็นหรือไม่ถาวรหรือชั่วคราวเต็มเวลาหรือนอกเวลาเป็นต้นควรประเมินพารามิเตอร์เหล่านี้ก่อนเริ่มการสรรหา การระบุการวางแผนและการประเมินที่เหมาะสมนำไปสู่การจ้างทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับทีมและองค์กร
การวิเคราะห์งาน
การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการในการระบุวิเคราะห์และกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบทักษะความสามารถและสภาพแวดล้อมการทำงานของงานเฉพาะ ปัจจัยเหล่านี้ช่วยในการระบุความต้องการของงานและสิ่งที่พนักงานต้องมีในการทำงานอย่างมีประสิทธิผล
การวิเคราะห์งานช่วยในการทำความเข้าใจว่างานใดสำคัญและต้องดำเนินการอย่างไร มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างและจัดทำเอกสารjob relatedness ขั้นตอนการจ้างงานเช่นการคัดเลือกการฝึกอบรมค่าตอบแทนและการประเมินผลงาน
ขั้นตอนต่อไปนี้มีความสำคัญในการวิเคราะห์งาน -
- การบันทึกและรวบรวมข้อมูลงาน
- ความถูกต้องในการตรวจสอบข้อมูลงาน
- การสร้างรายละเอียดงานตามข้อมูล
- การกำหนดทักษะความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน
ผลิตภัณฑ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานคือ job descriptions และ job specifications.
รายละเอียดงาน
รายละเอียดงานเป็นเอกสารสำคัญซึ่งมีลักษณะเป็นคำอธิบายและประกอบด้วยข้อความสุดท้ายของการวิเคราะห์งาน คำอธิบายนี้มีความสำคัญมากสำหรับกระบวนการสรรหาที่ประสบความสำเร็จ
รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตของบทบาทงานความรับผิดชอบและการกำหนดตำแหน่งของงานในองค์กร และข้อมูลนี้ทำให้นายจ้างและองค์กรมีความคิดที่ชัดเจนว่าพนักงานต้องทำอะไรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในหน้าที่ความรับผิดชอบในงานของเขา
รายละเอียดงานถูกสร้างขึ้นเพื่อปฏิบัติตามกระบวนการต่อไปนี้ -
- การจัดประเภทและการจัดลำดับงาน
- การวางและการวางแนวของทรัพยากรใหม่
- โปรโมชั่นและการโอน
- อธิบายเส้นทางอาชีพ
- การพัฒนามาตรฐานการทำงานในอนาคต
รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -
- ตำแหน่งงาน / การระบุตำแหน่งงาน / ตำแหน่งองค์กร
- สถานที่ปฏิบัติงาน
- สรุปงาน
- หน้าที่การงาน
- เครื่องจักรวัสดุและอุปกรณ์
- กระบวนการกำกับดูแล
- สภาพการทำงาน
- อันตรายต่อสุขภาพ
ลักษณะงาน
ข้อกำหนดของงานมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดของผู้สมัครซึ่งทีมงาน HR จะจ้าง ขั้นตอนแรกในข้อกำหนดงานคือการจัดเตรียมรายการงานทั้งหมดในองค์กรและสถานที่ตั้ง ขั้นตอนที่สองคือการสร้างข้อมูลของแต่ละงาน
ข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละงานในองค์กรมีดังต่อไปนี้ -
- ข้อกำหนดทางกายภาพ
- ข้อกำหนดทางจิต
- คุณสมบัติทางกายภาพ
- ข้อกำหนดทางอารมณ์
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับพฤติกรรม
เอกสารคุณสมบัติงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -
- Qualification
- Experiences
- การฝึกอบรมและการพัฒนา
- ข้อกำหนดด้านทักษะ
- ความรับผิดชอบในการทำงาน
- ลักษณะทางอารมณ์
- การวางแผนอาชีพ
การประเมินผลงาน
การประเมินงานเป็นกระบวนการเปรียบเทียบในการวิเคราะห์ประเมินและกำหนดมูลค่าสัมพัทธ์ / มูลค่าของงานที่สัมพันธ์กับงานอื่น ๆ ในองค์กร
วัตถุประสงค์หลักของการประเมินงานคือการวิเคราะห์และกำหนดว่างานใดสั่งจ่ายเท่าใด มีหลายวิธีเช่นjob grading, job classifications, job rankingฯลฯ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินงาน การประเมินงานเป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจาเรื่องเงินเดือนและค่าจ้าง
กลยุทธ์การสรรหา
กลยุทธ์การสรรหาเป็นขั้นตอนที่สองของกระบวนการสรรหาซึ่งมีการเตรียมกลยุทธ์สำหรับการจ้างทรัพยากร หลังจากจัดทำคำบรรยายลักษณะงานและคุณสมบัติงานเสร็จแล้วขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจว่าจะใช้กลยุทธ์ใดในการสรรหาผู้ที่มีศักยภาพสำหรับองค์กร
ในขณะที่เตรียมกลยุทธ์การสรรหาทีม HR จะพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ -
- สร้างหรือซื้อพนักงาน
- ประเภทของการรับสมัคร
- พื้นที่ทางภูมิศาสตร์
- แหล่งรับสมัคร
การพัฒนากลยุทธ์การสรรหาเป็นกระบวนการที่ยาวนาน แต่การมีกลยุทธ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการพัฒนากลยุทธ์การสรรหา ได้แก่ -
- การตั้งทีมคณะกรรมการ
- การวิเคราะห์กลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล
- การรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่
- การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวม
- การกำหนดกลยุทธ์การสรรหาบุคลากร
ค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม
การค้นหาเป็นกระบวนการของการสรรหาทรัพยากรที่มีที่มาขึ้นอยู่กับความต้องการของงาน หลังจากเสร็จสิ้นกลยุทธ์การรับสมัครการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มต้น กระบวนการนี้ประกอบด้วยสองขั้นตอน -
Source activation - เมื่อผู้จัดการสายงานตรวจสอบและอนุญาตให้มีตำแหน่งว่างแล้วการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มขึ้น
Selling - ที่นี่องค์กรเลือกสื่อที่จะสื่อสารตำแหน่งงานว่างไปยังผู้สมัครที่คาดหวัง
การค้นหาเกี่ยวข้องกับการดึงดูดผู้หางานไปยังตำแหน่งงานว่าง แหล่งข้อมูลแบ่งออกเป็นสองประเภทอย่างกว้าง ๆ :Internal Sources และ External Sources.
แหล่งที่มาภายใน
แหล่งที่มาภายในของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายในองค์กรผ่าน -
- Promotions
- Transfers
- อดีตพนักงาน
- โฆษณาภายใน (ประกาศรับสมัครงาน)
- การอ้างอิงของพนักงาน
- ผู้สมัครก่อนหน้านี้
แหล่งภายนอก
แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายนอกองค์กรผ่าน -
- รับสมัครงานโดยตรง
- การแลกเปลี่ยนการจ้างงาน
- บริษัท จัดหางาน
- Advertisements
- สมาคมวิชาชีพ
- การสรรหาวิทยาเขต
- การบอกต่อ
การคัดกรอง / รายการสั้น
การคัดกรองจะเริ่มต้นหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการจัดหาผู้สมัคร การคัดกรองเป็นกระบวนการกรองใบสมัครของผู้สมัครเพื่อดำเนินการคัดเลือกต่อไป
การคัดกรองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาที่ช่วยในการลบผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติหรือไม่เกี่ยวข้องซึ่งได้รับผ่านการจัดหา กระบวนการคัดกรองการสรรหาประกอบด้วยสามขั้นตอน -
การตรวจสอบประวัติย่อและจดหมายปะหน้า
การตรวจสอบเป็นขั้นตอนแรกของการคัดกรองผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ประวัติย่อของผู้สมัครจะได้รับการตรวจสอบและตรวจสอบการศึกษาประสบการณ์การทำงานและภูมิหลังโดยรวมของผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการของงาน
ในขณะที่ตรวจสอบประวัติย่อผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการคัดกรองผู้ที่มีศักยภาพจะทำได้ดีขึ้น -
- เหตุผลในการเปลี่ยนงาน
- มีอายุยืนยาวกับแต่ละองค์กร
- ช่องว่างในการจ้างงานยาว
- Job-hopping
- ขาดความก้าวหน้าในอาชีพ
การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอ
การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอเป็นขั้นตอนที่สองของการคัดกรองผู้สมัคร ในขั้นตอนนี้หลังจากคัดเลือกเรซูเม่แล้วผู้สมัครจะได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์หรือวิดีโอโดยผู้จัดการการจ้างงาน กระบวนการคัดกรองนี้มีสองผลลัพธ์ -
ช่วยในการตรวจสอบผู้สมัครว่ามีการใช้งานอยู่หรือไม่
นอกจากนี้ยังช่วยในการให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับทัศนคติของผู้สมัครความสามารถในการตอบคำถามสัมภาษณ์และทักษะการสื่อสาร
การระบุผู้สมัครอันดับต้น ๆ
การระบุผู้สมัครอันดับสูงสุดเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการคัดกรองประวัติย่อ / ผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ครีม / ชั้นบนสุดของเรซูเม่เป็นรายการสั้น ๆ ซึ่งทำให้ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างตัดสินใจได้ง่าย กระบวนการนี้มีสามผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -
- การคัดเลือก 5 ถึง 10 เรซูเม่สำหรับการตรวจสอบโดยผู้จัดการการจ้างงาน
- ให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำแก่ผู้จัดการการจ้างงาน
- ช่วยผู้จัดการการจ้างงานในการตัดสินใจในการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสม
การประเมินผลและการควบคุม
การประเมินผลและการควบคุมเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสรรหา ในกระบวนการนี้จะมีการประเมินประสิทธิผลและความถูกต้องของกระบวนการและวิธีการ การสรรหาเป็นกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูงดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีการประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหาอย่างละเอียด
ต้นทุนที่เกิดขึ้นในกระบวนการสรรหาจะได้รับการประเมินและควบคุมอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้ -
เงินเดือนให้กับนายหน้า
ค่าโฆษณาและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในวิธีการรับสมัครเช่นค่าธรรมเนียมตัวแทน
ค่าใช้จ่ายในการบริหารและค่าใช้จ่ายในการจัดหางาน
ค่าล่วงเวลาและค่าใช้จ่ายคงค้างในขณะที่ตำแหน่งงานว่างยังไม่สำเร็จ
ต้นทุนที่เกิดขึ้นในการสรรหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการคัดเลือกขั้นสุดท้าย
เวลาที่ฝ่ายบริหารและผู้เชี่ยวชาญใช้ในการจัดเตรียมรายละเอียดงานคุณสมบัติของงานและดำเนินการสัมภาษณ์
สุดท้ายคำถามที่จะถามคือวิธีการรับสมัครที่ใช้นั้นถูกต้องหรือไม่? และกระบวนการสรรหาเองมีประสิทธิผลหรือไม่? ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับกระบวนการสรรหาควรมีประสิทธิภาพ