กระบวนการสรรหา

การสรรหาเป็นกระบวนการในการค้นหาและดึงดูดทรัพยากรที่มีศักยภาพสำหรับการเติมตำแหน่งที่ว่างในองค์กร จัดหาผู้สมัครที่มีความสามารถและทัศนคติซึ่งจำเป็นสำหรับการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

กระบวนการสรรหาเป็นกระบวนการในการระบุตำแหน่งงานว่างวิเคราะห์ความต้องการงานตรวจสอบใบสมัครคัดกรองคัดเลือกและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจ้างงานขอแนะนำให้ทีม HR ขององค์กรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการ (ดังแสดงในภาพต่อไปนี้) แนวทางปฏิบัติทั้งห้านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการสรรหาบุคลากรจะประสบความสำเร็จ นอกจากนี้การปฏิบัติเหล่านี้ยังช่วยให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องและเป็นไปตามกระบวนการสรรหา

กระบวนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างฐานทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างเป็นระบบโดยเริ่มตั้งแต่การจัดหาทรัพยากรไปจนถึงการจัดเตรียมและดำเนินการสัมภาษณ์และคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมในที่สุด

การวางแผนการสรรหา

การวางแผนการสรรหาเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการสรรหาซึ่งจะมีการวิเคราะห์และอธิบายตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติของงานและลักษณะประสบการณ์คุณสมบัติและทักษะที่จำเป็นสำหรับงานเป็นต้น

แผนการสรรหาที่มีโครงสร้างเป็นสิ่งจำเป็นในการดึงดูดผู้สมัครที่มีศักยภาพจากกลุ่มผู้สมัคร ผู้สมัครที่มีศักยภาพควรเป็นผู้มีคุณสมบัติมีประสบการณ์และมีความสามารถในการรับผิดชอบที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

การระบุตำแหน่งว่าง

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดของแผนการสรรหาคือการระบุตำแหน่งงานว่าง ขั้นตอนนี้เริ่มต้นด้วยการรับใบเบิกสำหรับการสรรหาจากแผนกต่างๆขององค์กรไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลซึ่งประกอบด้วย -

  • จำนวนโพสต์ที่จะกรอก
  • จำนวนตำแหน่ง
  • หน้าที่และความรับผิดชอบที่ต้องดำเนินการ
  • คุณสมบัติและประสบการณ์ที่จำเป็น

เมื่อมีการระบุตำแหน่งว่างผู้จัดการฝ่ายจัดหาจะต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าตำแหน่งนั้นจำเป็นหรือไม่ถาวรหรือชั่วคราวเต็มเวลาหรือนอกเวลาเป็นต้นควรประเมินพารามิเตอร์เหล่านี้ก่อนเริ่มการสรรหา การระบุการวางแผนและการประเมินที่เหมาะสมนำไปสู่การจ้างทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับทีมและองค์กร

การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการในการระบุวิเคราะห์และกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบทักษะความสามารถและสภาพแวดล้อมการทำงานของงานเฉพาะ ปัจจัยเหล่านี้ช่วยในการระบุความต้องการของงานและสิ่งที่พนักงานต้องมีในการทำงานอย่างมีประสิทธิผล

การวิเคราะห์งานช่วยในการทำความเข้าใจว่างานใดสำคัญและต้องดำเนินการอย่างไร มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างและจัดทำเอกสารjob relatedness ขั้นตอนการจ้างงานเช่นการคัดเลือกการฝึกอบรมค่าตอบแทนและการประเมินผลงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้มีความสำคัญในการวิเคราะห์งาน -

  • การบันทึกและรวบรวมข้อมูลงาน
  • ความถูกต้องในการตรวจสอบข้อมูลงาน
  • การสร้างรายละเอียดงานตามข้อมูล
  • การกำหนดทักษะความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน

ผลิตภัณฑ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานคือ job descriptions และ job specifications.

รายละเอียดงาน

รายละเอียดงานเป็นเอกสารสำคัญซึ่งมีลักษณะเป็นคำอธิบายและประกอบด้วยข้อความสุดท้ายของการวิเคราะห์งาน คำอธิบายนี้มีความสำคัญมากสำหรับกระบวนการสรรหาที่ประสบความสำเร็จ

รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตของบทบาทงานความรับผิดชอบและการกำหนดตำแหน่งของงานในองค์กร และข้อมูลนี้ทำให้นายจ้างและองค์กรมีความคิดที่ชัดเจนว่าพนักงานต้องทำอะไรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในหน้าที่ความรับผิดชอบในงานของเขา

รายละเอียดงานถูกสร้างขึ้นเพื่อปฏิบัติตามกระบวนการต่อไปนี้ -

  • การจัดประเภทและการจัดลำดับงาน
  • การวางและการวางแนวของทรัพยากรใหม่
  • โปรโมชั่นและการโอน
  • อธิบายเส้นทางอาชีพ
  • การพัฒนามาตรฐานการทำงานในอนาคต

รายละเอียดงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -

  • ตำแหน่งงาน / การระบุตำแหน่งงาน / ตำแหน่งองค์กร
  • สถานที่ปฏิบัติงาน
  • สรุปงาน
  • หน้าที่การงาน
  • เครื่องจักรวัสดุและอุปกรณ์
  • กระบวนการกำกับดูแล
  • สภาพการทำงาน
  • อันตรายต่อสุขภาพ

ลักษณะงาน

ข้อกำหนดของงานมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดของผู้สมัครซึ่งทีมงาน HR จะจ้าง ขั้นตอนแรกในข้อกำหนดงานคือการจัดเตรียมรายการงานทั้งหมดในองค์กรและสถานที่ตั้ง ขั้นตอนที่สองคือการสร้างข้อมูลของแต่ละงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละงานในองค์กรมีดังต่อไปนี้ -

  • ข้อกำหนดทางกายภาพ
  • ข้อกำหนดทางจิต
  • คุณสมบัติทางกายภาพ
  • ข้อกำหนดทางอารมณ์
  • ข้อกำหนดเกี่ยวกับพฤติกรรม

เอกสารคุณสมบัติงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่อไปนี้ -

  • Qualification
  • Experiences
  • การฝึกอบรมและการพัฒนา
  • ข้อกำหนดด้านทักษะ
  • ความรับผิดชอบในการทำงาน
  • ลักษณะทางอารมณ์
  • การวางแผนอาชีพ

การประเมินผลงาน

การประเมินงานเป็นกระบวนการเปรียบเทียบในการวิเคราะห์ประเมินและกำหนดมูลค่าสัมพัทธ์ / มูลค่าของงานที่สัมพันธ์กับงานอื่น ๆ ในองค์กร

วัตถุประสงค์หลักของการประเมินงานคือการวิเคราะห์และกำหนดว่างานใดสั่งจ่ายเท่าใด มีหลายวิธีเช่นjob grading, job classifications, job rankingฯลฯ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินงาน การประเมินงานเป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจาเรื่องเงินเดือนและค่าจ้าง

กลยุทธ์การสรรหา

กลยุทธ์การสรรหาเป็นขั้นตอนที่สองของกระบวนการสรรหาซึ่งมีการเตรียมกลยุทธ์สำหรับการจ้างทรัพยากร หลังจากจัดทำคำบรรยายลักษณะงานและคุณสมบัติงานเสร็จแล้วขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจว่าจะใช้กลยุทธ์ใดในการสรรหาผู้ที่มีศักยภาพสำหรับองค์กร

ในขณะที่เตรียมกลยุทธ์การสรรหาทีม HR จะพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ -

  • สร้างหรือซื้อพนักงาน
  • ประเภทของการรับสมัคร
  • พื้นที่ทางภูมิศาสตร์
  • แหล่งรับสมัคร

การพัฒนากลยุทธ์การสรรหาเป็นกระบวนการที่ยาวนาน แต่การมีกลยุทธ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการพัฒนากลยุทธ์การสรรหา ได้แก่ -

  • การตั้งทีมคณะกรรมการ
  • การวิเคราะห์กลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล
  • การรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่
  • การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวม
  • การกำหนดกลยุทธ์การสรรหาบุคลากร

ค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม

การค้นหาเป็นกระบวนการของการสรรหาทรัพยากรที่มีที่มาขึ้นอยู่กับความต้องการของงาน หลังจากเสร็จสิ้นกลยุทธ์การรับสมัครการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มต้น กระบวนการนี้ประกอบด้วยสองขั้นตอน -

  • Source activation - เมื่อผู้จัดการสายงานตรวจสอบและอนุญาตให้มีตำแหน่งว่างแล้วการค้นหาผู้สมัครจะเริ่มขึ้น

  • Selling - ที่นี่องค์กรเลือกสื่อที่จะสื่อสารตำแหน่งงานว่างไปยังผู้สมัครที่คาดหวัง

การค้นหาเกี่ยวข้องกับการดึงดูดผู้หางานไปยังตำแหน่งงานว่าง แหล่งข้อมูลแบ่งออกเป็นสองประเภทอย่างกว้าง ๆ :Internal Sources และ External Sources.

แหล่งที่มาภายใน

แหล่งที่มาภายในของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายในองค์กรผ่าน -

  • Promotions
  • Transfers
  • อดีตพนักงาน
  • โฆษณาภายใน (ประกาศรับสมัครงาน)
  • การอ้างอิงของพนักงาน
  • ผู้สมัครก่อนหน้านี้

แหล่งภายนอก

แหล่งที่มาภายนอกของการจัดหางานหมายถึงการจ้างพนักงานภายนอกองค์กรผ่าน -

  • รับสมัครงานโดยตรง
  • การแลกเปลี่ยนการจ้างงาน
  • บริษัท จัดหางาน
  • Advertisements
  • สมาคมวิชาชีพ
  • การสรรหาวิทยาเขต
  • การบอกต่อ

การคัดกรอง / รายการสั้น

การคัดกรองจะเริ่มต้นหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการจัดหาผู้สมัคร การคัดกรองเป็นกระบวนการกรองใบสมัครของผู้สมัครเพื่อดำเนินการคัดเลือกต่อไป

การคัดกรองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาที่ช่วยในการลบผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติหรือไม่เกี่ยวข้องซึ่งได้รับผ่านการจัดหา กระบวนการคัดกรองการสรรหาประกอบด้วยสามขั้นตอน -

การตรวจสอบประวัติย่อและจดหมายปะหน้า

การตรวจสอบเป็นขั้นตอนแรกของการคัดกรองผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ประวัติย่อของผู้สมัครจะได้รับการตรวจสอบและตรวจสอบการศึกษาประสบการณ์การทำงานและภูมิหลังโดยรวมของผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการของงาน

ในขณะที่ตรวจสอบประวัติย่อผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการคัดกรองผู้ที่มีศักยภาพจะทำได้ดีขึ้น -

  • เหตุผลในการเปลี่ยนงาน
  • มีอายุยืนยาวกับแต่ละองค์กร
  • ช่องว่างในการจ้างงานยาว
  • Job-hopping
  • ขาดความก้าวหน้าในอาชีพ

การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอ

การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือวิดีโอเป็นขั้นตอนที่สองของการคัดกรองผู้สมัคร ในขั้นตอนนี้หลังจากคัดเลือกเรซูเม่แล้วผู้สมัครจะได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์หรือวิดีโอโดยผู้จัดการการจ้างงาน กระบวนการคัดกรองนี้มีสองผลลัพธ์ -

  • ช่วยในการตรวจสอบผู้สมัครว่ามีการใช้งานอยู่หรือไม่

  • นอกจากนี้ยังช่วยในการให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับทัศนคติของผู้สมัครความสามารถในการตอบคำถามสัมภาษณ์และทักษะการสื่อสาร

การระบุผู้สมัครอันดับต้น ๆ

การระบุผู้สมัครอันดับสูงสุดเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการคัดกรองประวัติย่อ / ผู้สมัคร ในกระบวนการนี้ครีม / ชั้นบนสุดของเรซูเม่เป็นรายการสั้น ๆ ซึ่งทำให้ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างตัดสินใจได้ง่าย กระบวนการนี้มีสามผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

  • การคัดเลือก 5 ถึง 10 เรซูเม่สำหรับการตรวจสอบโดยผู้จัดการการจ้างงาน
  • ให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำแก่ผู้จัดการการจ้างงาน
  • ช่วยผู้จัดการการจ้างงานในการตัดสินใจในการจ้างผู้สมัครที่เหมาะสม

การประเมินผลและการควบคุม

การประเมินผลและการควบคุมเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสรรหา ในกระบวนการนี้จะมีการประเมินประสิทธิผลและความถูกต้องของกระบวนการและวิธีการ การสรรหาเป็นกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูงดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีการประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหาอย่างละเอียด

ต้นทุนที่เกิดขึ้นในกระบวนการสรรหาจะได้รับการประเมินและควบคุมอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้ -

  • เงินเดือนให้กับนายหน้า

  • ค่าโฆษณาและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในวิธีการรับสมัครเช่นค่าธรรมเนียมตัวแทน

  • ค่าใช้จ่ายในการบริหารและค่าใช้จ่ายในการจัดหางาน

  • ค่าล่วงเวลาและค่าใช้จ่ายคงค้างในขณะที่ตำแหน่งงานว่างยังไม่สำเร็จ

  • ต้นทุนที่เกิดขึ้นในการสรรหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการคัดเลือกขั้นสุดท้าย

  • เวลาที่ฝ่ายบริหารและผู้เชี่ยวชาญใช้ในการจัดเตรียมรายละเอียดงานคุณสมบัติของงานและดำเนินการสัมภาษณ์

สุดท้ายคำถามที่จะถามคือวิธีการรับสมัครที่ใช้นั้นถูกต้องหรือไม่? และกระบวนการสรรหาเองมีประสิทธิผลหรือไม่? ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับกระบวนการสรรหาควรมีประสิทธิภาพ