SAP MM - การตรวจสอบใบแจ้งหนี้

ทุกองค์กรจัดหาสินค้าหรือบริการเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ เมื่อมีการจัดหาสินค้าจากผู้ขายและวางในสถานที่ของ บริษัท ผ่านการรับสินค้าเราจำเป็นต้องจ่ายเงินให้กับผู้ขายสำหรับสินค้าและบริการที่ได้มา จำนวนเงินที่ต้องชำระพร้อมกับรายละเอียดของวัสดุจัดทำโดยผู้ขายในรูปแบบของเอกสารที่เรียกว่าinvoice. ก่อนที่จะจ่ายเงินให้กับผู้ขายเราจำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนทำการชำระเงินนี้เรียกว่าinvoice verification. ประเด็นสำคัญที่ควรทราบเกี่ยวกับการตรวจสอบใบแจ้งหนี้มีดังนี้ -

• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ถือเป็นการสิ้นสุดการจัดซื้อหลังจากใบสั่งซื้อและการรับสินค้า

• การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้จะอัปเดตเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในด้านการเงินและการบัญชี

• ใบแจ้งหนี้ที่ถูกปิดกั้นซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้จริงสามารถดำเนินการผ่านการตรวจสอบใบแจ้งหนี้

โดยปกติคำหนึ่งจะมีเงื่อนไขต่อไปนี้ในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ -

• การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อก
• การตั้งถิ่นฐานการรับที่ประเมิน (ERS)

การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้

การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้จะกระทำหลังจากได้รับสินค้าจากผู้ขายและหลังจากได้รับสินค้าเสร็จสิ้น ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้จัดจำหน่ายจะได้รับการตรวจสอบราคาปริมาณและคุณภาพโดยผู้สั่งซื้อจากนั้นใบแจ้งหนี้จะถูกลงรายการบัญชีตามใบสั่งซื้อนั้น

นี่คือขั้นตอนที่ผู้จัดจำหน่าย (ผู้ขาย) ได้รับการชำระเงินจาก บริษัท และการกระทบยอดใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อจะสำเร็จ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้

เส้นทางการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้

โลจิสติกส์⇒การจัดการวัสดุ⇒การตรวจสอบใบแจ้งหนี้โลจิสติก⇒การป้อนเอกสาร⇒ป้อนใบแจ้งหนี้

TCode: MIRO

Step 1 - บนหน้าจอ SAP Menu เลือก Enter Invoice โดยทำตามเส้นทางด้านบน

Step 2- กรอกรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเช่นวันที่ลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้จำนวนเงินที่จ่ายให้กับผู้จัดจำหน่ายพร้อมกับจำนวนเงินที่ต้องชำระ คลิกที่บันทึก ขณะนี้มีการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้สำหรับการรับสินค้า

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อก

บางครั้งแผนกบัญชีอาจไม่สามารถจ่ายเงินให้กับผู้ขายได้ตามใบแจ้งหนี้ที่ขึ้น สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นในสถานการณ์ต่อไปนี้ คุณพยายามลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้อย่างไรก็ตามระบบคาดว่าค่าเริ่มต้นบางอย่างเทียบกับใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้าและใบแจ้งหนี้ที่ลงรายการบัญชีแตกต่างจากค่าเริ่มต้น ซึ่งอาจนำไปสู่การบล็อกใบแจ้งหนี้ การปิดกั้นใบแจ้งหนี้เกิดจาก -

• ความแปรปรวนของจำนวนในระดับสินค้า

• ความแปรปรวนของปริมาณที่ระดับสินค้า

เป็นการยากที่จะวิเคราะห์ผลต่างเล็กน้อยในใบแจ้งหนี้ ดังนั้นจึงมีการตั้งค่าขีดจำกัดความอดทนในระบบและหากความแปรปรวนในใบแจ้งหนี้อยู่ในขีดจำกัดความอดทนระบบจะยอมรับใบแจ้งหนี้ หากผลต่างเกินขีด จำกัด ที่ยอมรับได้ก็อาจนำไปสู่การบล็อกใบแจ้งหนี้ ในกรณีเช่นนี้เราจำเป็นต้องปลดบล็อกหรือปล่อยใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อกด้วยตนเองหากต้องดำเนินการ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อปลดบล็อกใบแจ้งหนี้

เส้นทางในการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อก

โลจิสติกส์⇒การจัดการวัสดุ⇒การตรวจสอบใบแจ้งหนี้โลจิสติกส์⇒การประมวลผลเพิ่มเติม⇒ปล่อยใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อก

TCode: MRBR

Step 1 - บนหน้าจอ SAP Menu เลือก Release Blocked Invoices โดยทำตามเส้นทางด้านบน

Step 2- ระบุรายละเอียดที่จำเป็นเช่นรหัส บริษัท หมายเลขเอกสารใบแจ้งหนี้ผู้ขายวันที่ลงรายการบัญชีและกลุ่มการจัดซื้อ จากนั้นคลิกปุ่มดำเนินการ ใบแจ้งหนี้ที่ถูกบล็อกจะออก

การประเมินการรับชำระเงิน

การตั้งถิ่นฐานการรับสินค้าแบบประเมิน (ERS) เป็นวิธีการง่ายๆในการจัดการการรับสินค้าโดยอัตโนมัติ หากฝ่ายสั่งซื้อได้ตกลงกับผู้ขายในข้อกำหนดและเงื่อนไขทางการเงินทั้งหมดก็ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกลงรายการบัญชีโดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่ปรากฏในใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินสินค้า ด้านล่างนี้เป็นข้อดีของการมี ERS -

• ใบสั่งซื้อสามารถตกลงและปิดได้อย่างรวดเร็ว

• ช่วยลดความพยายามของมนุษย์เนื่องจากไม่จำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้

• ความแปรปรวนของจำนวนและปริมาณในใบแจ้งหนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยความช่วยเหลือของ ERS

ในการใช้ ERS การตั้งค่าที่จำเป็นบางอย่างจะต้องดำเนินการในผู้ขายหลัก

• ไปที่ XK02 (เปลี่ยนโหมดของผู้ขายหลัก)

• เลือกแท็บควบคุมข้อมูล

• เลือกช่อง AutoEvalGRSetmt Del และ AutoEvalGRSetmt Ret

• คลิกที่บันทึก ขณะนี้ผู้จำหน่ายเฉพาะถูกเปิดใช้งานสำหรับ ERS

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้าง ERS

เส้นทางในการสร้าง ERS

โลจิสติกส์⇒การจัดการวัสดุ⇒การตรวจสอบใบแจ้งหนี้โลจิสติกส์⇒การตั้งถิ่นฐานอัตโนมัติ⇒การตั้งถิ่นฐานการรับที่ประเมิน (ERS)

TCode: MRRL

Step 1 - บนหน้าจอ SAP Menu ให้เลือก Evaluated Receipt Settlement (ERS) โดยทำตามเส้นทางด้านบน

Step 2- กรอกรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเช่นรหัส บริษัท โรงงานหมายเลขเอกสารการรับสินค้าและวันที่ผู้ขายและเอกสารการจัดซื้อ คลิกที่บันทึก ERS จะถูกสร้างขึ้นสำหรับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้อง