SAP MM - กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ทุกองค์กรจัดหาวัสดุหรือบริการเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ กระบวนการซื้อวัสดุและรับบริการจากผู้ขายหรือตัวแทนจำหน่ายเรียกว่าการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดซื้อควรทำในลักษณะที่มีการสั่งซื้อวัสดุในปริมาณที่ถูกต้องโดยมีมูลค่าที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆดังนี้ -

• การจัดซื้อขั้นพื้นฐาน
• การจัดซื้อจัดจ้างพิเศษ

การจัดซื้อขั้นพื้นฐาน

การจัดซื้อขั้นพื้นฐานเป็นกระบวนการในการจัดหาสินค้าหรือบริการในปริมาณที่เหมาะสมในราคาที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องรักษาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างปริมาณราคาและเวลา ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ -

• องค์กรพยายามรักษาระดับสินค้าคงคลังให้ต่ำที่สุดเนื่องจากราคาที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่โฆษณาระดับสูง ในขณะเดียวกันอาจเป็นอันตรายต่อการหยุดการผลิตเนื่องจากการขาดแคลนวัตถุดิบ

• การได้รับราคาขั้นต่ำสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการมักเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างไรก็ตามการรักษาความสมดุลระหว่างความพร้อมของผลิตภัณฑ์คุณภาพและความสัมพันธ์กับผู้ขาย (ผู้ขาย) ก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน

วงจรชีวิตการจัดซื้อ

การจัดซื้อจัดจ้างในองค์กรสมัยใหม่ส่วนใหญ่ปฏิบัติตามขั้นตอนตามลำดับซึ่งอธิบายไว้ด้านล่าง -

ข้อกำหนดและการรวบรวมข้อมูล

กระบวนการจัดซื้อเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และปริมาณ จากนั้นสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่ต้องการจำเป็นต้องมองหาซัพพลายเออร์ที่สามารถตอบสนองความต้องการได้

ติดต่อซัพพลายเออร์

หลังจากรวบรวมข้อกำหนดแล้วเราจะมองหาซัพพลายเออร์ที่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ จากนั้นคำขอใบเสนอราคาหรือคำขอข้อมูลจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์หรือได้รับการติดต่อโดยตรง

การตรวจสอบความเป็นมา

เมื่อทราบซัพพลายเออร์แล้วจะมีการตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ / บริการและตรวจสอบความจำเป็นในการบริการเช่นการติดตั้งการรับประกันและการบำรุงรักษา ตัวอย่างผลิตภัณฑ์บางส่วนสามารถขอรับการตรวจสอบคุณภาพได้

การเจรจาต่อรอง

มีการเจรจากับซัพพลายเออร์บางส่วนเกี่ยวกับราคาความพร้อมใช้งานและกำหนดการส่งมอบผลิตภัณฑ์ / บริการ หลังจากนั้นจะมีการลงนามในสัญญาซึ่งเป็นเอกสารทางกฎหมายที่มีผลผูกพันระหว่างซัพพลายเออร์และฝ่ายสั่งซื้อ สัญญาจะรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเช่นราคาและปริมาณของวัสดุวันที่จัดส่งเป็นต้น

สั่งซื้อ Fulfillment

วัสดุที่สั่งซื้อจะถูกจัดส่งส่งไปยังฝ่ายสั่งซื้อและซัพพลายเออร์จะได้รับเงินตามนั้น อาจรวมการฝึกอบรมและการติดตั้งผลิตภัณฑ์หรือบริการ

การบริโภคการบำรุงรักษาและการกำจัด

เมื่อมีการใช้ผลิตภัณฑ์ / บริการประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการจะได้รับการประเมินและมีการวิเคราะห์การสนับสนุนบริการติดตามผลหากจำเป็น

การต่ออายุสัญญา

เมื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการถูกใช้หมดหรือหมดสัญญาและจำเป็นต้องได้รับการต่ออายุหรือต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่จะมีการตรวจสอบประสบการณ์กับผู้ขายและผู้ให้บริการ หากต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ บริษัท จะตัดสินใจว่าจะสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์รายเดิมหรือคิดถึงซัพพลายเออร์รายใหม่

กิจกรรมการจัดซื้อขั้นพื้นฐาน

รูปต่อไปนี้แสดงขั้นตอนของกิจกรรมการจัดซื้อขั้นพื้นฐาน -

แนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับกิจกรรมการจัดซื้อได้รับด้านล่าง -

ซีเนียร์	กิจกรรมการจัดซื้อและคำอธิบาย
1	Determination of requirement เป็นการแบ่งส่วนย่อยเชิงตรรกะที่กำหนดว่าต้องใช้วัสดุหรือบริการใดบ้างและซัพพลายเออร์รายใดสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดได้
2	Creating Purchase Requisition เป็นระยะที่แผนกจัดซื้อได้รับแจ้งเกี่ยวกับความต้องการของสินค้าหรือบริการ ใบเบิกเป็นเอกสารภายใน
3	Creating Purchase Order เป็นขั้นตอนที่สร้างคำสั่งซื้อจากใบเบิกและได้รับการอนุมัติและมอบหมายให้กับซัพพลายเออร์
4	Goods receipt/ Invoice Received เป็นระยะที่ บริษัท ได้รับวัสดุและอยู่ระหว่างการตรวจสอบสภาพและคุณภาพ ในระยะนี้จะได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย (ผู้ขาย)
5	Invoice verification/ Vendor Payment เป็นขั้นตอนที่ผู้จัดจำหน่าย (ผู้ขาย) ได้รับเงินจาก บริษัท และการกระทบยอดใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อจะสำเร็จ

ประเภทของการจัดซื้อขั้นพื้นฐาน

การจัดซื้อขั้นพื้นฐานมีสองประเภท -

• การจัดหาหุ้นเทียบกับการบริโภค

• การจัดซื้อจัดจ้างภายนอกและภายใน

การจัดหาหุ้นเทียบกับการบริโภค

ประเด็นต่อไปนี้แสดงความแตกต่างของการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับสต็อกเทียบกับการบริโภค -

• Procurement for Stock- วัสดุสต็อกคือวัสดุที่เก็บไว้ในสต็อก วัสดุเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในสต็อกเมื่อได้รับจากผู้ขาย สต็อกของวัสดุนี้ยังคงเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามปริมาณของปริมาณที่ได้รับหรือออก ในการสั่งซื้อวัสดุสำหรับสต็อกวัสดุmust มีบันทึกหลักภายในระบบ

• Procurement for Direct Consumption- เมื่อการจัดซื้อเป็นไปเพื่อการบริโภคโดยตรงกล่าวคือจะถูกใช้ทันทีที่ได้รับผู้ใช้ควรระบุวัตถุประสงค์ในการบริโภค ในการสั่งซื้อวัสดุเพื่อการบริโภควัสดุmay มีบันทึกหลักภายในระบบ

การจัดซื้อจัดจ้างภายนอกและภายใน

ประเด็นต่อไปนี้แสดงความแตกต่างของการจัดซื้อจัดจ้างภายนอกและภายใน -

• External procurement- เป็นกระบวนการจัดหาสินค้าหรือบริการจากผู้ขายภายนอก โดยทั่วไปมีสามรูปแบบพื้นฐานของการจัดซื้อภายนอกที่สนับสนุนโดยส่วนประกอบการจัดซื้อของระบบไอที

• One-time orders โดยทั่วไปจะใช้สำหรับวัสดุและบริการที่สั่งซื้อไม่สม่ำเสมอ

• Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- สำหรับวัสดุที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำและในปริมาณมากเราสามารถเจรจาตกลงกับผู้ขาย (ผู้ขาย) เพื่อกำหนดราคาหรือเงื่อนไขและบันทึกในสัญญา ในสัญญาคุณระบุวันที่ถูกต้องด้วย

• Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - หากมีการสั่งซื้อวัสดุในชีวิตประจำวันและจะต้องจัดส่งตามกำหนดเวลาที่แน่นอนคุณจะต้องกำหนดข้อตกลงการจัดตารางเวลา

• Internal Procurement- องค์กรขนาดใหญ่อาจเป็นเจ้าของธุรกิจหรือ บริษัท แยกกันหลายแห่ง การจัดซื้อภายในเป็นกระบวนการในการรับวัสดุและบริการจาก บริษัท ที่เหมือนกัน ดังนั้นแต่ละ บริษัท เหล่านี้จึงมีระบบการทำบัญชีที่สมบูรณ์พร้อมด้วยยอดคงเหลืองบกำไรและขาดทุนแยกกันเพื่อให้เมื่อเกิดการซื้อขายระหว่างกันจะมีการบันทึก

การจัดซื้อจัดจ้างพิเศษ

หุ้นพิเศษคือหุ้นที่มีการจัดการแตกต่างกันเนื่องจากหุ้นเหล่านี้ไม่ได้เป็นของ บริษัท หุ้นพิเศษจะถูกเก็บไว้ในสถานที่เฉพาะบางแห่ง การจัดซื้อพิเศษและประเภทหุ้นพิเศษแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆดังต่อไปนี้ -

หุ้นฝากขาย

สต็อคฝากขายคือวัสดุที่มีอยู่ในร้านค้าของเรา แต่ยังคงเป็นของผู้ขาย (ผู้ขาย) ของวัสดุนั้น หากคุณใช้วัสดุจากหุ้นฝากขายคุณจะต้องจ่ายเงินให้กับผู้ขาย

การประมวลผลของบุคคลที่สาม

ในการดำเนินการของบุคคลที่สาม บริษัท ส่งใบสั่งขายไปยังผู้ขายภายนอก (ผู้ขาย) ที่ส่งสินค้าให้กับลูกค้าโดยตรง บริษัท ไม่ได้ดำเนินการใบสั่งขาย แต่โดยผู้ขาย (ผู้ขาย) รายการของบุคคลที่สามสามารถป้อนในใบขอซื้อใบสั่งซื้อและใบสั่งขาย

การจัดการท่อ

ในการจัดการท่อ บริษัท ไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อหรือจัดเก็บวัสดุที่เกี่ยวข้อง สามารถหาได้ตามและเมื่อจำเป็นผ่านทางท่อ (เช่นน้ำมันหรือน้ำ) หรือสายเคเบิลรูปแบบอื่น (เช่นไฟฟ้า) วัสดุที่ใช้จะถูกจ่ายกับผู้ขาย (ผู้ขาย) เป็นประจำ

สต็อกการขนส่งที่ส่งคืนได้

บริษัท สั่งซื้อสินค้าจากผู้ขาย (ผู้ขาย) สินค้าจะถูกจัดส่งด้วยบรรจุภัณฑ์สำหรับการขนส่งที่สามารถส่งคืนได้ (พาเลทตู้คอนเทนเนอร์) ซึ่งเป็นของผู้ขาย (ผู้ขาย) และจะถูกจัดเก็บไว้ที่สถานที่ของลูกค้าจนกว่าจะส่งคืนให้กับ บริษัท

รับเหมาช่วง

ผู้ขาย (ผู้รับเหมาช่วง) ได้รับส่วนประกอบจากฝ่ายสั่งซื้อด้วยความช่วยเหลือในการผลิตผลิตภัณฑ์ บริษัท ของคุณสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ผ่านใบสั่งซื้อ ส่วนประกอบที่ผู้จัดจำหน่าย (ผู้ขาย) ต้องการในการผลิตผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อจะแสดงอยู่ในใบสั่งซื้อและจัดหาให้กับผู้รับเหมาช่วง

การโอนหุ้นโดยใช้คำสั่งการขนส่งสต็อก

สินค้าได้รับการจัดหาและจัดหาภายใน บริษัท โรงงานแห่งหนึ่งสั่งสินค้าภายในจากโรงงานอื่น (โรงงานรับ / โรงงานที่ออก) สินค้าได้รับการจัดหาด้วยใบสั่งซื้อชนิดพิเศษ - ใบสั่งขนส่งสต็อก คุณจะสามารถขอและตรวจสอบการโอนสินค้าด้วยใบสั่งขนส่งสินค้า