Ortak Araçlar

İşbirlikçi araçlar, işbirliği ve belge yönetimi yetenekleriyle ilgili işlevsellik düzeylerine göre sınıflandırılır. Araçlar, aşağıdaki dört etkinliği gerçekleştirme kapasitelerine göre gruplandırılabilir -

• Grup ve Dosya Belge İşleme
• Bilgisayar Konferansı
• Elektronik Toplantı Sistemi
• Elektronik Çalışma Alanı

Grup ve Dosya Belge İşleme

Bu kategorinin temel işlevi, belgelerle çalışmayı ve dosyaları işlemeyi içerir.

• Çalışanlar yalnızca paylaşılan bir görünüme ve dosyalara / belgelere sınırlı erişime sahipken, dosyaları ayrı ayrı düzenleme, belgeleme / yönetme ve merkezi bir veritabanında depolamanın yanı sıra toplu yazma ve belgelerin revizyonu için de bir olasılık vardır.

• Belgeler üzerinde eşzamanlı çalışma, e-posta bildirimi ve tweet'ler gibi temel iletişim yeteneklerine ek olarak bir grup belge işleme aracının bir parçası olabilir.

Bilgisayar Konferansı

Çalışanların belgeleri eşzamanlı olarak veya birbirlerinin ekranında görme ve üzerinde çalışma olasılığı vardır.

• Bilgisayar konferansı, eşzamansız ve sıralı toplantıların yanı sıra gerçek zamanlı metin konuşmaları ve gerçek zamanlı toplantılar için alan sağlar. Dosyalar ve belgeler paylaşılır.

• Sesli ve görüntülü konferans oldukça yaygın bir iletişim şeklidir.

Elektronik Toplantı Sistemi

Toplantı yönetimi, herhangi bir ticari organizasyonun temel işlevidir.

• Toplantılar düzenli (aynı saat, aynı adres), eşzamanlı (aynı saat, farklı adres) veya asenkron (farklı saat, farklı adres) olabilir.

• Toplantı üyeleri posta yoluyla bilgilendirilir ve sesli ve görüntülü konferans olanaklarını kullanarak sohbet edebilir, gerçek zamanlı tartışmalar yürütebilirler. Üyeler ayrıca anketlere katılabilir (tercih edilirse isimsiz olarak), grup tartışmaları yapabilir ve belge ve dosyaları paylaşabilir.

• Katılımcılar Power Point sunumlarını gösterebilir ve açıklama ekleyebilir, canlı yazılım uygulamalarını paylaşabilir ve hatta belgeler üzerinde aynı anda çalışabilir.

• Son olarak, toplantı merkezli faaliyetler; oluşturulması, gündemin sürdürülmesi ve toplantı sonrası tutanakların dağıtılması dahil olmak üzere toplantı sürecini destekler.

Elektronik Çalışma Alanı

Elektronik bir çalışma alanına sahip olmanın temel fikri, ekip üyelerine çalışmalarını koordine etmek ve organize etmek için ortak bir alan sağlamaktır.

• Ekipler belgeleri merkezi olarak depolayabilir, onlarla çalışabilir, tartışmalar yoluyla sorunları çözebilir, yapılacaklar listelerini ve adres defterlerini grup iletişim bilgileri ile tutabilir ve hatta proje kilometre taşlarını ve proje etkileşimlerini takip edebilir.

• Farklı ekipler için çalışma alanları vardır ve bireyler birkaç çalışma alanının üyesi olabilir.

Elbette yukarıdaki sınıflandırma sınırlı değildir. Elektronik posta, Elektronik takvim, İş sahibi, Grup kararı desteği, İşbirliğine dayalı yazma ve elektronik öğrenme gibi birkaç başka işlevsel düzeyde kategori vardır.