Phân tích dữ liệu nâng cao - Hợp nhất dữ liệu

Bạn có thể gặp các tình huống khác nhau trong đó bạn phải trình bày dữ liệu tổng hợp. Nguồn dữ liệu có thể từ một nơi hoặc nhiều nơi. Một thách thức khác có thể là dữ liệu có thể được người khác cập nhật theo thời gian.

Bạn cần biết cách thiết lập trang tính tóm tắt tổng hợp dữ liệu từ các nguồn mà bạn đã thiết lập, bất cứ khi nào bạn muốn. Trong Excel, bạn có thể dễ dàng thực hiện tác vụ này trong một vài bước vớiData Tool – Consolidate.

Chuẩn bị dữ liệu để hợp nhất

Trước khi bạn bắt đầu hợp nhất dữ liệu, hãy đảm bảo rằng có sự nhất quán giữa các nguồn dữ liệu. Điều này có nghĩa là dữ liệu được sắp xếp như sau:

Mỗi phạm vi dữ liệu nằm trên một trang tính riêng biệt.
Mỗi phạm vi dữ liệu ở định dạng danh sách, với các nhãn ở hàng đầu tiên.
Ngoài ra, bạn có thể có nhãn cho các danh mục, nếu có, trong cột đầu tiên.
Tất cả các phạm vi dữ liệu có cùng một bố cục.
Tất cả các phạm vi dữ liệu đều chứa các dữ kiện tương tự.
Không có hàng hoặc cột trống trong mỗi phạm vi.

Trong trường hợp các nguồn dữ liệu là bên ngoài, hãy đảm bảo sử dụng bố cục được xác định trước ở dạng mẫu Excel.

Giả sử bạn có dữ liệu bán hàng của các mặt hàng khác nhau từ từng khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây. Bạn có thể cần phải hợp nhất dữ liệu này và trình bày một bản tóm tắt thông thái về sản phẩm theo thời gian. Chuẩn bị bao gồm những điều sau -

Một trang tính cho mỗi vùng - tức là bốn trang tính có tên Đông, Bắc, Nam và Tây. Chúng có thể nằm trong cùng một sổ làm việc hoặc các sổ làm việc khác nhau.
Mỗi trang tính có bố cục giống nhau, đại diện cho các chi tiết của sản phẩm, số lượng đơn vị và số lượng.
Bạn cần phải hợp nhất sản phẩm dữ liệu một cách khôn ngoan. Do đó, hãy đảm bảo rằng cột có nhãn Sản phẩm là cột đầu tiên và nó chứa các nhãn Sản phẩm.

Hợp nhất dữ liệu trong cùng một sổ làm việc

Nếu bạn có tất cả dữ liệu mà bạn phải hợp nhất, trong cùng một sổ làm việc, hãy tiến hành như sau:

Step 1 - Đảm bảo rằng dữ liệu của mỗi vùng nằm trên một trang tính riêng biệt.

Step 2 - Thêm một trang tính mới và đặt tên là Tóm tắt.

Step 3 - Nhấp vào trang tính Tóm tắt.

Step 4 - Bấm vào ô mà bạn muốn đặt kết quả tóm tắt.

Step 5 - Nhấp vào DATA trên thanh Ribbon.

Step 6 - Nhấp vào Consolidate nút trong Data Tools nhóm.

Các Consolidate hộp thoại xuất hiện.

Step 7 - Chọn Sum từ danh sách thả xuống dưới Function.

Step 8 - Chọn dữ liệu từ mỗi trang tính như sau.

Nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Tham chiếu.
Chọn trang tính - Đông.
Chọn phạm vi dữ liệu.
Một lần nữa, hãy nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Tham chiếu.

Phạm vi đã chọn xuất hiện trong hộp Tham chiếu -

Step 9 - Nhấp vào Addnút ở bên phải của hộp. Dải dữ liệu đã chọn xuất hiện trong hộp bên dướiAll References.

Step 10- Lặp lại các Bước 1-5 cho phần còn lại của bảng dữ liệu - Bắc, Nam và Tây. Hộp thoại Hợp nhất trông như sau.

Bạn có thể thấy rằng các phạm vi dữ liệu xuất hiện trang tính theo thứ tự bảng chữ cái, trong hộp bên dưới All references.

Step 11 - Kiểm tra các hộp Top row và Left column Dưới Use labels in. Bấm OK.

Dữ liệu của bạn là sản phẩm tóm tắt phù hợp với các khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Bạn có thể lặp lại các bước đã nêu ở trên để làm mới kết quả tóm tắt của mình theo cách thủ công, bất cứ khi nào bạn cần.

Tự động hợp nhất dữ liệu

Giả sử bạn muốn bảng tóm tắt của mình được cập nhật tự động, bất cứ khi nào có thay đổi trong dữ liệu. Để thực hiện điều này, bạn cần có các liên kết đến dữ liệu nguồn.

Step 1 - Đánh dấu vào ô - Create links to source data trong hộp thoại Hợp nhất và bấm OK.

Kết quả tóm tắt của bạn xuất hiện với một dàn ý như sau:

Bạn sẽ quan sát thấy một cột mới được chèn vào bên phải của cột có tên Sản phẩm.

Step 2- Nhấp vào dấu + trên đường viền ở hàng chứa giá trị Sản phẩm có tên Xà phòng. Bạn có thể thấy rằng cột mới chứa giá trị tổng hợp cho từng bộ giá trị sản phẩm, tùy theo khu vực.

Hợp nhất dữ liệu từ các sổ làm việc khác nhau

Trong ví dụ trước, tất cả dữ liệu bạn cần tóm tắt đều nằm trong cùng một sổ làm việc. Tuy nhiên, có khả năng dữ liệu được duy trì riêng biệt cho từng khu vực và được cập nhật theo khu vực khôn ngoan. Trong trường hợp này, bạn có thể hợp nhất dữ liệu như sau:

Step 1 - Mở các sổ làm việc có chứa dữ liệu, chẳng hạn như sổ làm việc - Bán hàng Đông, Bán hàng miền Bắc, Bán hàng Nam và Bán hàng miền Tây.

Step 2 - Mở một sổ làm việc mới.

Step 3 - Trên trang tính mới, hãy bấm vào ô mà bạn muốn phần tóm tắt xuất hiện.

Step 4 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 5 - Nhấp vào Hợp nhất trong hộp Công cụ Dữ liệu.

A Consolidatehộp thoại xuất hiện. Trong hộp thoại Hợp nhất -